La Digitalización del Reclutamiento Operativo con O2O

Según el artículo “Las plataformas digitales y el futuro del trabajo” realizada por la Organización Internacional del trabajo, los candidatos en procesos de selección para puestos operativos en países en desarrollo muestran una baja presencia digital y solo se informan sobre trabajos a través de relaciones personales en lugar de utilizar plataformas en línea. Esta falta de presencia digital, así como la carencia de habilidades digitales, dificulta su reclutamiento, lo cual afecta tanto a operarios (trabajadores de fábrica, estibadores, dependientes en supermercados) como a roles masivos (cajeros de banco, agentes de contact centers, vendedores de seguros, etc).

En el presente blog se aprenderá qué es la metodología O2O y cómo se utiliza el modelo offline-to-online para superar esta baja de habilidades digitales y construir un proceso de reclutamiento que combine la presencia física de reclutadores de campo o empadronadores en las calles, el soporte y seguimiento constante a través de contact centers y la digitalización automática de toda la información.

¿Qué es la metodología O2O?

Según el portal de internet WebCP, el O2O es un acrónimo de Offline-to-online el cual es una tendencia del e-commerce (comercio electrónico) que consiste en aplicar estrategias para transicionar de las operaciones tradicionales a las digitales, es decir, es un enfoque estratégico en el que una empresa o individuo busca expandir su presencia y operaciones desde el mundo físico (offline) al mundo digital (online).

Algunos ejemplos de aplicación de la tendencia O2O son:

• Alibaba y sus tiendas Hema: Alibaba, el gigante del comercio electrónico en China, ha implementado la estrategia O2O con sus tiendas Hema. Los clientes pueden comprar productos en las tiendas físicas, y la experiencia se extiende en línea a través de una aplicación que permite a los usuarios realizar pedidos en línea, recibir recomendaciones personalizadas y realizar pagos digitales.

• Starbucks y su aplicación móvil: Starbucks ha utilizado una estrategia O2O exitosa al integrar su aplicación móvil con sus tiendas físicas. Los clientes pueden realizar pedidos y pagos a través de la aplicación, y luego recoger sus productos en la tienda más cercana.

• L'Oréal's Virtual Reality Recruitment: L'Oréal utilizó la realidad virtual en sus eventos de reclutamiento para permitir a los candidatos experimentar el entorno de trabajo de la empresa antes de aplicar. Los candidatos pudieron explorar las oficinas y conocer a los empleados a través de una experiencia en línea.

• BBVA y su aplicación Wallet: BBVA implementó una estrategia O2O al lanzar su aplicación "BBVA Wallet" que permite a los clientes realizar pagos móviles en tiendas físicas y en línea.

Metodología O2O en Recursos Humanos

En el área de Recursos Humanos, específicamente en el proceso de reclutamiento y selección en Latinoamérica, se ha aplicado esta metodología para ayudar a resolver uno de los problemas que aparenta ser el más inextricable: la digitalización del reclutamiento para candidatos sin presencia digital. ¿Cómo solucionar esta problemática? A continuación presentamos 5 ingredientes para tener un proceso O2O alto en efectividad.

Las 5 claves del proceso O2O para reclutar

1. Difusión en medios de comunicación tradicionales.

El objetivo es promover el proceso de reclutamiento  y guiar a los candidatos sobre cómo participar, utilizando principalmente la radio debido a su amplia audiencia, diversidad y capacidad de dirigirse a segmentos específicos. Los anuncios radiales son efectivos para dirigir a los oyentes a plataformas digitales como el sitio web de la empresa. Además, se complementa con publicidad impresa, como volantes y carteles, para proporcionar información adicional sobre el reclutamiento.

2. Una red de reclutadores de campo o empadronadores.

Un ejército de reclutadores en la calle pueden recopilar, en una aplicación conectada a la plataforma de reclutamiento (ATS), información sobre los candidatos como sus nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Esta información está digitalizada ni bien se releva por el reclutador de campo en su app.

3. Comunicación masiva con WhatsApp.

Es cierto que la mayoría de candidatos a puestos operativos no trabajan su presencia digital. Sin embargo, casi todos se comunican por WhatsApp. Apenas los reclutadores de campo han ingresado sus datos al ATS, un sistema automatizado de comunicación le escribe al candidato por este medio para notificarle.  Esto cumple con dos objetivos: asegurarse de que el reclutador llenó la información correctamente y conseguir el consentimiento formal del candidato para confirmar su participación en el proceso.

4. Contact centers para dar soporte y seguimiento. 

Ni bien un candidato se muestra interesado en el proceso de selección, un contact center conectado al ATS recibe una notificación para contactarlo. El contact center cumple dos funciones.

1. Elevar más información que se podría requerir del candidato y filtrar, mediante preguntas predefinidas, a aquellos que no cumplan con el perfil.

2. Hacer seguimiento para que los candidatos envíen su documentación (como documentos de identidad escaneados) y ayudándolos a subirla directamente a la red, a través de una foto por WhatsApp que luego se envía al ATS.

¿Para qué sirve un ATS?

Un ATS (Applicant Tracking System) cuenta con 5 funciones que ayudan a centralizar la información y digitalizar el proceso:

1. Recopilar y almacenar de forma digital toda la información de los candidatos.

2. Evaluar en automático a los candidatos según los filtros y respuestas predefinidas.

3. Hacer un seguimiento digital del proceso.

4. Gestionar una base de datos de candidatos que podrían ser invitados a procesos similares.

5. Armar un dashboard.

Aplicación de la estrategia O2O con el software de ATS

Para comprender cómo funciona la metodología O2O se propone el siguiente caso:

Una empresa industrial está buscando 80 estibadores para una planta manufacturera. Por ello, diez reclutadores de campo salen a las calles y se acercan a las personas para preguntarles si la vacante les atrae. Tratándose de un perfil que no requiere experiencia previa, pronto varios habitantes se enteran e interesan por la posición disponible, aumentando el alcance de la convocatoria. Al cabo de un día de trabajo, los empadronadores, o mejor conocidos como reclutadores de campo, han relevado la información de 850 potenciales candidatos.

Todos ellos reciben un WhatsApp automático confirmando su información y pidiéndoles autorización para añadirlos al ATS (Applicant Tracking System) y gestionar sus datos en el proceso de reclutamiento. Luego, 620 candidatos brindan los datos y confirman por WhatsApp que, efectivamente, sí están interesados. Estos postulantes son destinados a una cola de tareas de un contact center entrenado para hablar con estibadores, donde los trabajadores marcan al número que figura en la pantalla de sus tareas inmediatas.

El contact center los llama en los próximos 30 minutos y les hace una pequeña entrevista para llenar el formulario de datos en el ATS. Asimismo, les pide a los candidatos que tomen una foto a su Documento de Identidad (Cédula, DNI, etc) y que la envíen por WhatsApp. El documento se adjunta en automático a su perfil en el ATS.

Después de un periodo de tiempo, 430 del total de candidatos pasan las preguntas de filtro y son invitados a visitar la planta en los próximos tres días, en horarios de 8 a.m. a 10 a.m. Por supuesto, se les indica qué documentos llevar. Durante los próximos días, los candidatos que se presentan en la fábrica son marcados en el ATS. Los que no, reciben hasta 3 llamadas del contact center para realizar seguimiento y preguntarles si les quedó alguna duda.

Asimismo, esta empresa podría tener como política aplicar un examen médico ocupacional, pruebas de conocimiento, revisión domiciliaria, firma de contratos laborales, etc. El contact center y el ATS van completando el seguimiento de todas estas tareas, en las que muchos de los candidatos quedan relegados.

A los 4 días de iniciado el proceso, la empresa tiene cerca de 95 candidatos de los cuales se seleccionan a los 80 mejores.

Conclusión

El O2O es una metodología de trabajo utilizada en e-commerce y marketing digital que ayuda a digitalizar el proceso de selección de puestos operativos. Es cierto que para una empresa es muy difícil desarrollar el software y desplegar todos los recursos para desarrollar esta estrategia por su cuenta. Por eso, las empresas contratan firmas especializadas que se encargan total o parcialmente de sus procesos de reclutamiento y selección de operarios y empleados masivos. Esas firmas se llaman RDOs (Recruitment Digital Outsourcing) y se especializan en el reclutamiento digital.

Lee más sobre los RDOs y entiende cómo funcionan y de qué forma desarrollan estas habilidades digitales. Recuerda: un RDO transforma tu proceso de reclutamiento en el más tecnológico, liberando tiempos de tu equipo para enfocarlo en actividades de mayor valor estratégico.