¿Por qué RR.HH. debería utilizar un ATS (Applicant Tracking System)?

El ATS (Applicant Tracking System), no es otra cosa que un software automático de seguimiento y gestión de candidatos a un puesto laboral. Tiene el propósito de optimizar tiempos y costos en la contratación de nuevos colaboradores, ordenar la información compuesta por el historial de reclutamiento (para proyectos de People Analytics) y la base de datos de candidatos centralizada en un solo lugar.

La ausencia de este software de selección de personal en un área de RR.HH. se refleja  en un equipo  agotado y saturado de pendientes que dedica más del 80% de sus actividades a cubrir vacantes. Además de un líder preocupado en los KPI del área y cansado de pensar ideas para reducir el tiempo que le toma publicar ofertas de empleo, filtrar CVs y organizar entrevistas.

Por lo tanto, el objetivo de este blog es dar a conocer quién debería contar con un ATS en su área, además de presentar todas las funcionalidades que tiene. Finalmente  ayudará a entender por qué un Excel y un portal de empleo son completamente distintos a un ATS y dejará claro por qué este software ayuda más  en el seguimiento y la gestión de candidatos.

¿Quién es un cliente ideal del ATS?

Los sistemas de seguimiento se crearon para ayudar a las empresas que realizan  procesos de selección masivos y de staff. GEPP, por ejemplo, grupo embotellador mexicano de marcas como Pepsi, 7up y Gatorade, disminuyó su tiempo de reclutamiento y aumentó la obtención de candidatos aptos en un 40%. A este caso le siguen multinacionales como Sodexo, Palladium Hotel Group y Telepizza. 

Aunque por más que se diga que los sistemas de seguimiento son solo para las grandes empresas, hoy el cliente ideal de un ATS es cualquier área de Recursos Humanos que recluta así:

• Difunden manualmente las ofertas de empleo. Redactan la convocatoria y van de plataforma en plataforma copiando y pegando la información en cada portal. Encima, toman más horas del día pensando donde más difundir su vacante.
  
  
• Leen dos veces el mismo currículo. Este CV se me hace conocido". Si esta frase suele susurrarse muy seguido en el equipo es porque el candidato, cuando postula por múltiples fuentes o portales de empleo, envía su CV a la misma oferta de trabajo pensando que son propuestas diferentes o queriendo hacerse más visible, haciendo que el reclutador realice doble esfuerzo.
   
• Dedican horas a planificar entrevistas. Contactan a los postulantes uno por uno por llamada o WhatsApp y aunque anoten todo en hojas de cálculo, cometen errores en la organización de entrevistas, llegan tarde y hasta las olvidan. 
  
  
• Revisan más de cien CVs al día. El reclutador organiza toda la información que lee como puede y piensa que digitalizar sus procesos es usar funciones en Excel e integrar links que lo lleven directamente a los CV de los candidatos. 
  
  
• Pierden de vista a buenos candidatos. Con tanta información los datos suelen cruzarse o perderse. El reclutador sabe que es su responsabilidad brindar el mejor talento para la empresa y teme haberse olvidado de contactar a algún candidato potencial. La desorganización es tal que ni puede preocuparse en comunicar y agradecer la participación de los candidatos declinados. 
  
  
• Ignoran totalmente las métricas del proceso. ¿Cuántos candidatos en total postularon?, ¿cuántos pasaron a las siguientes etapas?, ¿qué plataforma atrajo más talento? Si estas preguntas no pueden ser respondidas de inmediato, significa que el reclutador tampoco puede generar informes para implementar mejoras y gestionar estrategias para la empresa. RR.HH. se ve como un equipo de reclutadores y no lo que en realidad son: profesionales en Recursos Humanos. 
  
  
• No cuentan con una base de datos: 3 o 4 veces al año buscan el mismo perfil. Y en vez de reutilizar y aprovechar la data obtenida en esos procesos (Postulantes, candidatos aptos, candidatos finalistas, evaluaciones realizadas, etc.), hacen todo desde 0 porque saben que  eso les resulta más rápido que buscar en las carpetas de Drive o filtrar una inmensa hoja de cálculos.
  

Entonces, ¿cómo influye el ATS en ese modo de reclutar?

1. Automatiza y centraliza las fuentes de Reclutamiento: También conocido como Multiposting. La oferta laboral es difundida a través de distintas plataformas de empleo con un solo click desde el ATS: bolsas de trabajo universitarias, redes sociales y los portales favoritos del usuario están unidas a la plataforma y el aviso se replica en automático en todos los puntos seleccionados. Lo más interesante es que los candidatos llegan de todas las fuentes a un solo lugar. 
   
   
2. Centraliza la documentación y evaluaciones: El reclutador promedio tiene una carpeta para recibir las solicitudes de empleo, otro para archivar los documentos, uno más para las pruebas psicométricas, otro para las entrevistas, y como son muy pocos, otro último para anotar quiénes pasan a la siguiente etapa. El ATS centraliza todo (evaluaciones, documentos, contratos, referencia laboral, etc.), almacena en el archivo digital del candidato para una evaluación más ordenada y futuras revisiones y auditorías. Además, el cliente interno tiene acceso a toda esa información desde su celular, o cualquier dispositivo. Finalmente, no tendrán que buscar en files, carpetas o mails antiguos la información, todo quedará registrado en un solo lugar.
   
   
3. Crea Dashboard y Analytics: Durante el proceso, es indispensable evaluar cada etapa en cuanto a tiempos y rendimientos; hacer esto en Excel puede ser una tortura para todo el equipo de RRHH, más aún porque controlar estadísticas y generar informes manualmente toma tiempo (¡Que no tienen!) y se prestan a ser manipulados. Para eso los dashboards integrados en el ATS dan informes y métricas basándose en los datos obtenidos por el mismo análisis del software. Esto permite una toma consciente de decisiones para el futuro y, además, son indispensables para la empresa que busca gestionar su organización con People Analytics.
   
   
4. Automatiza la comunicación con los candidatos:  Un buen ATS prioriza el Candidate Experience, por lo tanto, contempla herramientas que ayuden al reclutador a avisar al candidato sobre la situación de su postulación. Incorpora en su software herramientas como: APIs de Whatsapp, Mails automatizados y  mensajes de texto.
   
   
5. Automatiza los filtros de candidatos. Los filtros personalizables y automatizados en un ATS son protagónicos de su éxito. En una primera fase de selección, el sistema descarta los CV que no cumplen con los requisitos del puesto utilizando palabras clave. Entrega al reclutador una cantidad de CVs mucho más manejable que los recibidos, lo cual hace que la carga laboral disminuya.
   
   
6. Genera una base de datos de candidatos: Contar con un historial de información en un solo lugar  sobre los procesos de selección llevados a cabo es un gran regalo y más si la empresa se caracteriza por llevar la misma vacante varias veces al año ¿Por qué? Porque no tomará más de 5 minutos invitar a todos los candidatos que postularon al mismo puesto hace unos meses. Además, todas las evaluaciones también quedan registradas y pueden ser reutilizadas en otros procesos.
   
   
7. Gestiona la marca empleadora. Por si no fuera suficiente, un buen ATS  también se preocupa por ayudar a la empresa a mejorar su marca empleadora, ¿cómo lo hace? Cada vez que un reclutador gestiona su vacante en la plataforma, se brinda un espacio especializado para que  coloque todos los datos de la empresa (Nombre, reseña, logo, links, videos). Entonces, la vacante sale publicada y no posicionando la marca del ATS, sino todo lo que la empresa quiera hacer denotar de sí misma para atraer candidatos. Un excelente ATS, incluso logra que todo el proceso de selección contemple el branding de la compañía.

Pero ¿Por qué un ATS sería mejor que un Excel?

Aún con todas sus funcionalidades, sigue perenne el temor para muchos reclutadores en confiar todos los procesos a la tecnología y es que tal vez no tienen claro que hace un ATS mejor a un Excel. Hay 4 diferencias claras:

1. 1. 1. Carga de información de los candidatos.
         
         • Excel: Existen 02 maneras de utilizar una hoja de cálculo: En la primera, a partir de un formulario creado, se descarga la hoja de cálculo con todas las características y respuestas de los candidatos que han llenado el cuestionario. A partir de esta data en Excel, se realizan los filtros. Una segunda alternativa, aún más arcaica, es que cada reclutador ingrese la información (datos generales, datos de evaluación, estatus del candidato) de manera manual.
         • ATS: En un ATS, este paso engorroso queda eliminado. Aquí el postulante carga su información y esta queda registrada en la plataforma para que luego sea evaluada por el reclutador. 
           
           
      2. Organización de la información.
         
         • Excel: Usar Excel obliga al reclutador a que tenga más de una herramienta “digital” para lidiar con sus procesos. Debe tener otro lugar para cargar los archivos de los candidatos (CV, documentos, resultados de evaluaciones, etc.). Encima de todo, debe pensar una manera objetiva de gestionar todas las vacantes (¿cómo etiquetar las carpetas?, ¿crear files por mes o por tipo de proceso?, ¿crear un file por cada postulante?). 
         • ATS: No es necesario nada más que este software. Y, aunque suene repetitivo, es cierto, toda la información del candidato, desde su número de teléfono hasta su informe psicométrico, está en el mismo lugar.
           
           
      3. Visibilidad de los candidatos
         
         • Excel: Para un reclutador la sensación de tener cientos de CVs para una vacante es irremediablemente buena, pero sin un ATS se vuelve un problema. Tener toda la información en una hoja de cálculo es una muerte anunciada. No solo porque toma mucho tiempo, sino porque con tantas líneas de datos se pierde la vista de uno y otro ¿Cómo saber a simple vista cuál de todos es el mejor sin tener que leer uno a uno? Claro, los formatos condicionales y la gama amplia de colores en la hoja ayudan a verlo (verde es apto y rojo no calza), pero con tantos nombres la probabilidad de confundirlos es alta. 
         • ATS: Un ATS, definitivamente, es distinto. La vista de los candidatos es más amigable, organizada y si el software es bueno, tendrá una vista del candidato resumida y clasificada. En un mismo card se puede ver salario, estudios, última experiencia y calificación obtenida en el pre-filtro (de 1 a 5 estrellas).
           
           
      4. Gestión del proceso:
         • Excel: Las hojas de cálculo fueron creadas para ayudar en el manejo de los procesos contables en los años 80 y luego, gracias a su desarrollo, es utilizado para muchos más procesos (incluso el reclutamiento). Por ello, si bien resuelve y organiza datos valiosos para un reclutador, este programa no ha sido diseñado para ayudarlo a gestionar mejor sus procesos. 
         • ATS: En cambio, un ATS ha sido exclusivamente creado para eso, por ello provee una gama de herramientas dedicadas a mantener un excelente seguimiento de los candidatos (pre-filtros, formularios personalizados, comunicación automatizada, etc.)
           

Y ¿Un portal de empleo si cumple las funciones de un ATS?

Aunque muchos lo confunden… ¡Definitivamente no!

Existen 04 motivos por los que pagar por un portal de empleo no resuelve los mismos problemas que resolvería el pagar por un ATS.

1. 1. Multiposting.
      • Portal de empleo: Cuando una empresa paga por una determinada bolsa de empleo tiene derecho a: Publicar su aviso, visualizar a los candidatos que postularon en solo esa bolsa, descargar el CV de los postulantes y en algunas incluso contactar con el candidato por su propio canal de comunicación. Pero, un buen reclutador sabe que solo manejar una es lo mismo que nada, simultáneamente manejan 3 o más. Entonces, aquí está la gran diferencia
      • ATS: Cuando se contrata un ATS, este ya incluye el derecho a la publicación en una amplia gama de bolsas laborales. Y, además de eso, se puede ver a todos los candidatos (sin importar de donde lleguen) en la misma plataforma.
        
        
   2. Gestión y seguimiento de candidatos.
      • Portal de empleo: La bolsa de empleo fue creada para atraer candidatos y obtener su información. Su objetivo y mejoras se centran en ello.
      • ATS: El objetivo de un ATS es ayudar al reclutador a que haga un buen seguimiento y avance de los candidatos. Sus herramientas se especializan en lograrlo.
        
        
   3. Evaluación de candidatos
      
      • Portal de empleo: Un portal de empleo no se caracteriza por proveer herramientas especializadas para evaluar y administrar las evaluaciones de los candidatos aprobados.
      • ATS: El ATS ayuda al reclutador a tomar pruebas a los candidatos (tanto técnicas como psicológicas) a través de Forms, Open Tests, Videocuestionarios, Videoentrevistas online, etc. y lo mejor de todo es que no es necesario acceder a otra plataforma para revisarlo todo.
        
        
   4. Centralización de documentación:
      • Portal de empleo: No es común que un portal de empleo cuente con una nube o carpeta dedicada a cargar toda la información necesaria para la contratación del candidato.
      • ATS: El ATS no solo almacena CVs y datos generales, sino que también guarda toda la documentación necesaria para el ingreso del candidato (referencias laborales, pruebas, informes, contratos, etc.)

Seguir trabajando a mano ya no es la única opción que existe. Es momento de considerar otras opciones y tecnologías que un profesional en RRHH debería usar. Un ATS no tiene por qué ser caro ni difícil de implementar. Si el propósito de un equipo de RRHH es ordenar sus datos y gestionar todo de manera más rápida y estratégica, un ATS pasa de ser una opción a una necesidad. Es importante recordar que tal como otras herramientas, es una alternativa viable al Excel.

Si ya eres un usuario de ATS y este aún no resuelve los retos diarios, tal vez sea momento de evaluar otras opciones y compararlas, no te conformes. Averiguar los diferentes ATS que existen y contrastar las ventajas y desventajas de cada uno es encargarse de la transformación digital que la actualidad le exige a las empresas.

Si has decidido dejar el Excel pero los ATS no son para ti,  entérate de otras opciones que tienes para dejar de hacer todo a mano. Digitaliza por lo menos algunas partes de tu proceso con Google Forms, Trello, Notion, etc. Son mejores opciones que seguir usando Excel.