Descubre los beneficios de utilizar un Applicant Tracking System en tu empresa. Te decimos cómo mejorar tus procesos de selección de candidatos.

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Descubre los beneficios de utilizar un Applicant Tracking System en tu empresa. Mejora tus procesos de selección con esta herramienta de digitalización.

El líder de Recursos Humanos llega a su lugar de trabajo luego de haber scrolleado largo rato en LinkedIn. Ha pasado media hora leyendo acerca de iniciativas de digitalización que aportan alto valor estratégico al negocio. ¡Está inspirado! Quiere comentar sus ideas al equipo, proponer proyectos, ejecutarlos, pero… Apenas ingresa, ya tiene que ocuparse de tareas operativas, que absorben su jornada hasta el final del día. ¿En qué momento podrá dedicarse a innovar con estrategias, como la marca empleadora, la gamificación o el design thinking?

El lector conoce la respuesta: será en el momento en que, ¡por fin!, delegue y automatice las actividades rutinarias y manuales de RRHH. Entonces, ¿qué le impide al líder tomar una decisión? ¿Por qué no aprovecha las tecnologías disponibles para agilizar procesos, como el reclutamiento y selección de candidatos?

Entre las alternativas de digitalización, están los Applicant Tracking Systems (ATS). William Tincup, investigador de Recursos Humanos, sostiene que los ATS “mejoran la eficiencia, reducen los costos de contratación y ofrecen una mejor experiencia del candidato”. Sin embargo, estos beneficios no aparecen solos. Antes de adquirir la herramienta, los profesionales deben comprender sus implicancias y formas de uso.

En este blog, se presenta una guía sobre los ATS: qué son, cómo se utilizan, qué ventajas y desventajas traen y qué características deben reunir para considerarse “completos” o “integrales”. Para el final del texto, quienes leen entenderán a mayor profundidad las funcionalidades de un ATS. Esto facilitará elegir el adecuado para delegar las tareas operativas e iniciar cambios en Recursos Humanos con mayor valor estratégico.

¿Qué es un applicant tracking system (ATS)?

Un ATS (o sistema de seguimiento de postulantes) es un software utilizado por RRHH para gestionar, automatizar y centralizar el proceso de reclutamiento y selección de personal. Permite publicar ofertas de trabajo, recibir y programar entrevistas, almacenar información de los candidatos y comunicar la decisión final.

Este sistema ayuda a mejorar la eficiencia, resolviendo desafíos como el alto volumen de candidaturas, los flujos de trabajo ineficientes y la falta de seguimiento de los postulantes. De este modo, se ahorra tiempo y costos en el proceso de selección, al tiempo que se obtiene una visión más completa de los candidatos.

En general, los ATS son una tecnología esencial para la gestión del talento humano en las empresas, ya que ayudan a tomar decisiones informadas de contratación. Las grandes empresas del mundo, como Amazon, Google y Coca-Cola, usan y recomiendan esta herramienta. La pregunta es: ¿Por qué?

Ventajas y desventajas de un ATS

Por supuesto, los ATS presentan numerosos beneficios. El primero de todos es la centralización de toda la información del reclutamiento en una sola plataforma, que repercute en la agilidad y el ahorro de tiempos y recursos del área.

Sin embargo, también existen ciertos desafíos que superar para implementar el software. A continuación, se mencionan las principales ventajas y desventajas de un ATS:

Ventajas	Desventajas
Ahorro de costos y tiempos: Los ATS automatizan tareas manuales del reclutamiento que ocupan demasiado de la jornada laboral del equipo. Por ejemplo, el screening y la coordinación de entrevistas. De acuerdo a un reporte de Jobvite, los ATS reducen el tiempo de contratación en un 30% y los costos de contratación en un 50%.	Costo y complejidad: Los ATS requieren una inversión inicial que no todas las empresas están dispuestas a hacer. Además, si se trata de un software complejo, se necesitará presupuesto para capacitaciones y recursos de apoyo.
Mejor experiencia del candidato: Los ATS proveen una experiencia del candidato personalizada a través de portales del candidato y comunicación automatizada. Esto genera mayor satisfacción de los postulantes y una marca empleadora más positiva.	Exceso de confianza en la tecnología: Hay que saber usar los ATS sin perder la humanidad del reclutamiento, para mejorar la experiencia personal del candidato. Nadie quiere hablar con robots. Más bien, el objetivo es aprovechar la tecnología para reforzar la comunicación del proceso.
Aumento de colaboración y transparencia: La colaboración entre reclutadores y jefes de contratación es más fácil con un ATS, ya que comparten la información de los candidatos y el feedback en una sola plataforma. Esto resulta en decisiones de contratación más informadas y transparentes.	Riesgo de prejuicios: Los ATS pueden perpetuar prejuicios inconscientes a través de sus algoritmos. Por ejemplo, un sistema puede priorizar candidatos basados en palabras clave que no todos conocen, descalificando gran parte del talento humano. Esto tiene solución, por supuesto, si se investiga el perfil de los candidatos y su contexto.
Mejor datos y reportes: Los reclutadores reúnen insights valiosos con las métricas que facilitan los ATS, como el tiempo de contratación, las fuentes de reclutamiento y la demografía de los postulantes.	Asuntos técnicos: Los ATS a veces sufren asuntos técnicos, como fallas en el sistema y tiempos de procesamiento lentos. Esto puede causar frustración en los reclutadores y candidatos. ¿Lo bueno? Se soluciona eligiendo un ATS adecuado y ágil.

Qué pasa si no uso un ATS y sigo haciendo las cosas manualmente

El proceso de selección sin un ATS se vuelve muy laborioso y costoso (tanto en tiempo como en recursos), sobre todo si se recibe un volumen alto de solicitudes. Además, el proceso manual es más proclive a errores en la clasificación y seguimiento de candidaturas, lo que conlleva a una pérdida de talentos potenciales.

Por otro lado, la falta de automatización restringe el alcance de la oferta de trabajo. Publicar manualmente en portales de empleo y redes sociales es limitante por diversas razones:

• Distribución limitada a menos candidatos potenciales.

• Poco uso o falta de uso de palabras clave para mejorar la difusión de la vacante en línea.

• Ritmo lento de respuesta a preguntas de los candidatos, que pueden abandonar el proceso ante la ausencia de guía o feedback.  

• Dificultad para realizar un seguimiento adecuado, pues no se abren los suficientes canales y registros de comunicación entre los candidatos y la empresa empleadora.

Estas cuatro barreras perjudican el análisis de indicadores que evidencian mejoras o desafíos en el proceso de reclutamiento. En otras palabras, no contar con un ATS puede afectar negativamente la eficiencia y efectividad del proceso de selección de personal.

Cómo se ve un ATS completo

Un buen ATS (Applicant Tracking System) debe contar con una serie de características para gestionar de manera efectiva el proceso de selección. Para Jeff Hyman, CEO de Recruit Rockstars, un ATS completo es “un software de reclutamiento de extremo a extremo, que ayuda a las compañías a agilizar y gestionar su proceso de selección”.

Las características más importantes de un ATS completo son:

1. Gestión de candidatos: Un buen ATS permite gestionar eficientemente todos los candidatos que se postulan a una vacante. Además, permite filtrar candidatos, asignar etapas en el proceso de selección, programar entrevistas y enviar comunicaciones automáticas.

   Una compañía sin ATS que recibe centenares de postulaciones tiene que necesariamente revisarlas de manera manual. Este proceso consume su tiempo y, además, es más propenso a errores. Por otro lado, si esta misma empresa adquiere un ATS completo, podrá automatizar la revisión con criterios de habilidades, experiencias y calificaciones, que instantáneamente generarán un ránking de los mejores talentos disponibles.
   
   

2. Portal de candidatos: Un portal de candidatos debe permitir a los usuarios registrarse y postularse a vacantes de manera sencilla. Los postulantes se registran, postulan, cargan su currículo y otra documentación relevante. Además, los candidatos reciben actualizaciones y notificaciones sobre su estado en el proceso de selección.

   Un ejemplo es el portal de candidatos de los hoteles Hilton. Este permite a los candidatos crear un perfil, buscar vacantes y postular en línea. La información es automáticamente procesada por el ATS y almacenada en la base de datos de Hilton. Los candidatos pueden usar el portal para explorar su proceso, ver oportunidades de carrera, programas de entrenamiento y roles de liderazgo dentro de la compañía. Esto contribuye a generar una mejor candidate experience.
   
   

3. Integraciones: El ATS debe tener la capacidad de integrarse con otros sistemas, como correo electrónico, WhatsApp, calendarios, plataformas de publicación de empleos y redes sociales, para poder manejar de manera efectiva todas las solicitudes de empleo.

   LinkedIn Talent Solutions es un ATS que integra la plataforma profesional de LinkedIn, para que los reclutadores accedan a un amplio pool de candidatos. Los reclutadores publican vacantes en LinkedIn y se comunican en la misma network. Además, el ATS identifica candidatos pasivos, que se alinean a la vacante aunque no estén postulando.
   
   
4. Reportes y análisis: El ATS debe proporcionar informes y análisis en tiempo real sobre el estado del proceso de selección, la eficiencia del equipo de reclutamiento y otros datos clave. Esto permitirá a los gerentes de Recursos Humanos monitorear el progreso y tomar decisiones informadas sobre el proceso de selección. 
   
   Un ATS ofrece un reporte llamado “Time to Hire”, que mide el tiempo que toma llenar una vacante desde que se publica la convocatoria. Esto ayuda a los reclutadores a identificar cuellos de botella y tomar decisiones para agilizar el proceso.
   
   Otro de sus reportes es el “Source of Hire”, que rastrea las fuentes donde los candidatos postularon (redes sociales, bolsas de trabajo universitarias, referidos, portales laborales…). Así, se reconoce qué fuentes son más efectivas para atraer y contratar candidatos calificados.
   
   
5. Interfaz de usuario intuitiva: El ATS debe ser fácil de usar y tener una interfaz de usuario intuitiva para permitir una adopción rápida y sencilla por parte de los usuarios.
   
   Otro ATS provee una interfaz amigable para el usuario, que facilita a los reclutadores navegar en la plataforma. Por ejemplo, usan un sistema de arrastre para mover a los candidatos a través de las diferentes etapas del proceso de reclutamiento. Además, cuentan con algoritmos de machine learning que sugieren qué candidatos son los más relevantes para una vacante en específico.
   
   
6. Personalización: El ATS debe permitir la personalización de los flujos de trabajo, las etapas del proceso de selección, las notificaciones y las plantillas de correo electrónico para poder adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
   
   Algunos ATS permiten a los reclutadores crear plantillas de email que se ajustan a los intereses específicos de cada candidato. Esto permite a los reclutadores personalizar su comunicación y construir relaciones fuertes con los postulantes.
   
   Además, permiten la integración con otros servicios, como LinkedIn y Gmail, de modo que los reclutadores pueden personalizar sus interacciones en distintas plataformas y canales.

Para quién están dirigidos los ATS

Un ATS (Applicant Tracking System) de Recursos Humanos puede ser utilizado por cualquier empresa que necesite gestionar su reclutamiento y selección de manera eficiente.

Esto incluye organizaciones de diferentes industrias y tamaños (no solo corporaciones grandes, ¡existen ATS para distintos presupuestos y necesidades!). Por ejemplo: Algunos sistemas de seguimiento se especializan en procesos operativos. Otros, en procesos administrativos.

Por lo general, los ATS se utilizan en empresas de mediana a gran escala que necesitan administrar múltiples vacantes y procesos de selección de manera simultánea. Además, son particularmente útiles para los departamentos de Recursos Humanos que reciben una gran cantidad de solicitudes de empleo y necesitan filtrarlas y organizarlas de manera eficiente.

Los negocios pequeños usan los ATS para gestionar sus actividades de reclutamiento con mayor facilidad. Además, como suelen contar con un presupuesto ajustado, prefieren contratar un servicio de tercerización que incluya el sistema de seguimiento de postulantes y la digitalización.

Una alternativa son los RDO, que incluyen en sus servicios el ATS, por lo que la empresa se ahorra el gasto en licencias.

Los ATS también pueden ser útiles para empresas de reclutamiento y selección de personal, consultoras y agencias de empleo que necesitan manejar una gran cantidad de candidatos para diferentes empresas clientes.

En general, la manera en que el ATS se implementa en los distintos tipos de negocios dependerá de sus necesidades y metas de reclutamiento.

Conclusión

Los ATS son una tecnología esencial para agilizar el proceso de reclutamiento. De este modo, se puede liberar tiempo del equipo e iniciar proyectos estratégicos de digitalización en los Recursos Humanos. De hecho, en el futuro, los sistemas de seguimiento estrecharán su relación con la Inteligencia Artificial (IA), facilitando a los RRHH una agilidad y predicción de resultados nunca antes lograda en el reclutamiento y selección.

En ese sentido, se recomienda que las empresas se sumen a quienes apuestan por esta tecnología y adquieran el software que más se ajuste a sus necesidades.

Una opción adicional es contratar un RDO, que incluye el ATS en sus servicios. Los RDO se ocupan de todo el proceso, ahorrando a RRHH la necesidad de instalar, familiarizarse con o pagar por la licencia de un sistema de seguimiento. De este modo, el equipo interno optimiza su reclutamiento y selección, y adquiere más tiempo para dedicarse a actividades estratégicas del área.

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