Tu gestión de Recursos Humanos y tus procesos de reclutamiento y selección se optimizan con una base de datos de candidatos. Entérate cómo gestionar una.

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Docu Mentada es una jefa de RRHH con un gran problema: su base de datos.  Los reclutadores de Docu no cuentan con una manera ordenada de interpretar las hojas de Excel que llenan manualmente. ¡Es inútil! Siempre tienen que empezar de cero. Docu se siente frustrada. Dispone de los datos pero, sin metodología o herramientas para interpretarlos, aquello vale de poco. ¿Cómo solucionarlo?

Como Docu, muchos profesionales tienen problemas para organizar la información de sus procesos. Este blog presenta todo lo que se debe saber para tener una base de datos perfecta de candidatos y dejar de desperdiciar tiempo y recursos.

Para el final del texto, el lector sabrá cómo manejar sus datos de manera eficiente.

¿Qué es una base de datos perfecta?

Una base de datos estructurada permite el acceso rápido y fácil a la información, para tomar decisiones. Esto debería incluir:

• Datos personales: Nombre completo, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento, número de documento de identidad, estado civil...

• Formación académica: Nivel de estudios, títulos obtenidos, nombre de las instituciones educativas, fecha de graduación...

• Experiencia laboral: Nombre de las empresas donde ha trabajado, cargo desempeñado, tiempo de trabajo, principales responsabilidades, logros y reconocimientos obtenidos…

• Habilidades y competencias: Idiomas que domina, habilidades técnicas, habilidades sociales, habilidades de liderazgo…

• Referencias laborales: Nombre, cargo y contacto de los jefes inmediatos en los trabajos anteriores.

• Preferencias laborales: Área de interés, salario deseado, horario de trabajo, ubicación geográfica…

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Las mejores bases de datos no solo disponen de estos criterios. Añaden los resultados de las pruebas psicométricas, las respuestas de entrevista, el feedback de los evaluadores, etc.

Amazon, por ejemplo, diseñó su base de datos para rastrear la información de los candidatos a través de diferentes etapas del reclutamiento. O sea, que permite acceder a la información de entrevistas pasadas, en lugar de iniciar todo el proceso otra vez y desarrollar People Analytics dentro de su área de recursos humanos. 

Beneficios de una base de datos perfecta

Una base de datos bien organizada permite gestionar más eficientemente a los postulantes. Los reclutadores pueden realizar búsquedas específicas, filtrando por habilidades, experiencias y otros criterios. Esto ayuda, sobre todo, cuando se trata de procesos de perfiles similares (no se tiene que comenzar de nuevo la convocatoria).

La base de datos permite identificar patrones y tendencias que pueden ayudar a mejorar futuros procesos. Al contar con la información de cada uno, los reclutadores pueden personalizar el reclutamiento para mejorar la experiencia del candidato.

¿Cómo actualizar la base de datos?

Linkedin es una de las organizaciones con bases de datos más actualizadas. ¿Cómo? Primero, anima a sus usuarios a actualizar sus perfiles (historia de trabajo, educación, habilidades…). Segundo, ofrece herramientas de gestión para los reclutadores. Tercero, a partir de los datos recopilados, interpreta y provee insights a los miembros de la red, para tomar mejores decisiones profesionales.

Si una empresa desea emular los pasos de LinkedIn, puede seguir estos consejos:

1. Verificar la precisión de la información, para evitar errores y omisiones.

2. Establecer un calendario para actualizar la base de datos con regularidad.

3. Asegurarse de contar con fuentes confiables que ofrezcan datos de calidad.

4. Realizar pruebas periódicas de calidad a los datos, para detectar errores y corregirlos.

5. Utilizar herramientas automatizadas que actualicen la base de datos de manera eficiente.

6. Contar con el consentimiento del titular de los datos, para cumplir con las leyes de privacidad de datos.

Herramientas para una base de datos perfecta

No solo se trata de metodología. Las herramientas digitales pueden ayudar a mantener una base de datos organizada. Estas son algunas opciones:

• Sistema de gestión de candidatos (ATS). Diseñado para almacenar la información de postulantes, programar entrevistas, enviar correos y realizar seguimiento desde una plataforma centralizada. Además, permite a los reclutadores buscar y filtrar candidatos  por habilidades y experiencia, y realizar un seguimiento del proceso de contratación en tiempo real.

• Nube de almacenamiento. La nube almacena la información en servidores remotos, para que sean accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet.

• Software de base de datos. Permite diseñar bases de datos personalizadas que se adapten a las necesidades de la empresa. Organizan la información personal, cargo, área, salario, performance en un solo expediente.

• Hojas de cálculo. Las hojas de cálculo permiten almacenar información importante. Sin embargo, no se recomiendan para bases de datos grandes, pues no disponen de herramientas que faciliten su procesamiento.

¿Cómo ahorrar tiempo trabajando con bases de datos perfectas?

En general, las bases de datos bien organizadas ahorran tiempo en 4 aspectos:

Búsqueda de candidatos	Revisión de currículos	Programación de entrevistas	Selección de candidatos
Se accede a la información de los candidatos de convocatorias pasadas que se ajustan a los requisitos de la vacante. No se desgastan horas buscando en diferentes fuentes de reclutamiento.	No es necesario revisar manualmente cada currículo. En cambio, se usan herramientas de filtrado para concentrarse en los candidatos más relevantes.	Un ATS, por ejemplo, facilita coordinar entrevistas con los candidatos gracias a su herramienta de mensajería masiva.. Esto reemplaza el método tradicional de llamarlos, uno por uno, al teléfono.	Permite filtrar rápidamente los candidatos que calzan con el perfil de los que no calzan . De esta manera, Se realiza un descarte eficiente  en fases tempranas del proceso.

Conclusión

Una base de datos bien organizada tiene múltiples beneficios. Los principales son dos: el ahorro de tiempo y el de trabajo. Implementando bases de datos perfectas, se podrá liberar horas y recursos de RRHH, para dedicarlos a proyectos más estratégicos. Asimismo, contar con un ATS es fundamental para mantener bases de datos precisas y actualizadas de postulantes en los procesos de reclutamiento y selección. También ayuda a automatizar las tareas de recopilación y análisis de datos, lo que permite una gestión más eficaz y precisa de los prospectos y candidatos.

¿Te suena bien la idea? Lee estos artículos que presentan alternativas para conseguir una buena base de datos, como los ATS.

• Applicant tracking system: todo lo que necesitas saber
• ¿Por qué RR.HH. debería utilizar un ATS (Applicant Tracking System)

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