ATS

5 motivos para centralizar el proceso de selección en una plataforma

Desde la publicación de la vacante hasta la contratación del candidato. Todo esto puede ser gestionado en un ATS que almacena y organiza la información.


 

Ahorrar tiempo y dinero. Mejorar la eficiencia y precisión en la selección de candidatos. Aumentar la visibilidad y alcance de las búsquedas de talento. Por estas y muchas otras razones optimizar los procesos de reclutamiento y selección es una obligación. Una forma de hacerlo es centralizando varias plataformas de reclutamiento y selección en una única herramienta. 

Los CVs están dispersos en bolsas de empleo, discos duros o drives. Pruebas psicométricas en una plataforma. Historial crediticio y referencias de seguridad en otra. Evaluaciones de conocimiento técnico en una tercera. Cuando toda la información está diseminada, los reclutadores consumen mucho más tiempo e invierten más esfuerzo en encontrar a los mejores candidatos. Además, como no tienen un único lugar destinado a guardar toda esta valiosa información, no la pueden reutilizar para búsquedas posteriores similares. 

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¿Avanzó el candidato en su evaluación? ¿Envió la información completa? ¿Firmó los documentos que faltaban? Gestionar y seguir el proceso de selección a través de varias plataformas, o en un excel que sólo entiende el que lo usa, aumenta la posibilidad de errores y confusión por la falta de buena trazabilidad en línea.

¿Cuáles son mis indicadores? ¿Cuánto tiempo demora en cerrar un proceso? ¿Están postulando candidatos de las mejores universidades? ¿Cuáles son mis fuentes más efectivas de candidatos? Llevar un seguimiento del proceso de selección a través de varias plataformas impide mantener una visión general del proceso y llevar un dashboard centralizado de indicadores.

En este artículo, se profundizará en estos beneficios y cómo la centralización de las plataformas de reclutamiento y selección puede ayudar a las empresas a obtener una ventaja competitiva y a encontrar los mejores candidatos para sus puestos de trabajo.

5 Motivos para centralizar toda la documentación en un solo lugar.

La centralización de las plataformas de reclutamiento y selección en un solo lugar puede proporcionar numerosos beneficios tanto para las empresas como para los candidatos. 

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  1. Ahorro de tiempo y esfuerzo: Una plataforma que centraliza todo, se caracteriza por contemplar todos los pasos del reclutamiento (end-to-end). Por lo tanto, no será necesario perder el tiempo logueandose en uno y otro lugar para publicar la vacante, encontrar el CV o incluso ver los resultados de la evaluación psicométrica de un candidato.

  2. Mayor visibilidad y alcance: Al utilizar una única plataforma que tenga la funcionalidad de Multiposting, es más fácil para las empresas llegar a una audiencia más amplia de candidatos ya que sus ofertas de empleo son más visibles que cualquier otra, por el simple hecho de que su vacante aparece en todos los portales seleccionados.

  3. Mayor eficiencia y precisión en la selección de candidatos: Todas las evaluaciones técnicas, psicométricas y de competencias en un mismo lugar permiten comparar entre los finalistas y tomar una decisión más ordenada y más rápida. 

  4. Mayor facilidad de uso: ¿Cuántas veces los reclutadores entran al drive para mirar el CV de un candidato? ¿...al correo electrónico para encontrar su contrato? ¿...a la plataforma de psicométricas para mirar sus resultados? No sólo aprender a usar una única plataforma es más fácil tanto para las empresas como para los candidatos si no que la información fluye continuamente de una etapa a otra del proceso. ¿Cuántas veces se le pide a los candidatos que creen un usuario? ¿Cuántas veces se le hacen las mismas preguntas? 

  5. Revisar el historial de un proceso de selección y reutilizar los datos para un proceso nuevo: Si ya se tiene a los candidatos en una base de datos ordenada; se sabe cuáles son los resultados de las evaluaciones y las pruebas; se cuenta con la entrevista por competencias grabada; y se conocen las opiniones de los clientes internos que los evaluaron: ¿por qué se lanza un proceso de selección de cero? ¿No sería mejor tener todo centralizado y llamar a los mejores de tu propia base de datos? 

En resumen, la centralización de las plataformas de reclutamiento y selección en una única plataforma puede proporcionar ahorros de tiempo y esfuerzo, mayor visibilidad y alcance, mayor eficiencia y precisión en la selección de candidatos y mayor facilidad de uso tanto para las empresas como para los candidatos.

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¿A qué empresas les sirve?

Centralizar las evaluaciones y documentos es beneficioso para cualquier tipo de empresa, independientemente del tamaño o el sector en el que opere. 

Hay muchas empresas que han implementado medidas para mejorar y optimizar sus procesos de reclutamiento y selección. Algunos ejemplos son:

  • Talma: La empresa de gestión logística y aeroportuaria ha implementado una serie de iniciativas con un RDO para mejorar su proceso de reclutamiento de personal operario y masivo, incluyendo la centralización de la información de sus centenas de miles de postulantes en una única base de datos que cuenta con la información de sus documentos legales provistos por el gobierno, la utilización de comunicación masiva y seguimiento en línea y la creación de un equipo dedicado a la preparación para el demandante entrenamiento que se les exige llevar a los candidatos previo a ingresar a la compañía.

  • Interseguro: La empresa de aseguramiento perteneciente al grupo Intercorp utiliza herramientas de evaluación en línea y la grabación de sus entrevistas por competencias que finalmente son compartidas con el evaluador del puesto. Todo en la misma plataforma.

  • Farmacias Peruanas: Una de las empresas retail más grandes de la región ha desarrollado, en sociedad con un RDO, una herramienta de selección de candidatos automatizada llamada "Fa-Pe Engine" que utiliza algoritmos para evaluar a los candidatos de una base de datos de millones de candidatos, invitarlos en automático y seleccionar a los mejores para entrevistas.

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Estos son solo algunos ejemplos de empresas que han centralizado toda la información documentaria y de evaluaciones de los candidatos en un sólo lugar ordenado. 

En resumen, la centralización de los documentos de reclutamiento de personal puede ser beneficiosa para cualquier tipo de empresa, ya que permite una mayor facilidad de acceso, gestión, seguridad y eficiencia en el proceso de selección y contratación.

¿Qué etapas se pueden centralizar en una sola plataforma?

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Algunas etapas del proceso de reclutamiento y selección que antes estaban separadas en varias plataformas pero que ahora se encuentran centralizadas en una sola incluyen:

  • Publicación de vacantes: Antes, las empresas a menudo tenían que publicar sus vacantes en múltiples sitios web o plataformas para llegar a una audiencia amplia de candidatos. Ahora  existe tecnología para publicar vacantes desde una única plataforma centralizada y llegar a una audiencia amplia de candidatos con un solo click.

  • Evaluación de candidatos: Antes, las empresas a menudo tenían que utilizar múltiples plataformas o herramientas para evaluar a los candidatos y seleccionar a los mejores.  Una única plataforma centralizada incluye herramientas de evaluación y selección automatizadas para hacer que el proceso sea más eficiente y preciso.

  • Gestión de los documentos de candidatos: Antes, las empresas a menudo tenían que llevar un seguimiento de los documentos de los candidatos a través de múltiples plataformas o herramientas como el correo electrónico y el drive.  Mucho más eficiente es tener todos estos documentos centralizados y entregarlos de manera ordenada a los responsables del on-boarding a la hora de la contratación.

Consejos y recomendaciones sobre cómo implementar la centralización en una empresa

  1. Definir los objetivos y necesidades: No todas las plataformas cuentan con las mismas evaluaciones, la misma posibilidad de almacenar y administrar documentos, la misma funcionalidad de grabar las comunicaciones y las entrevistas de los candidatos. Antes de empezar a buscar una plataforma, es importante saber qué esperar de ella y qué necesidades tiene la empresa en términos de centralización de documentos. Esto ayudará a elegir una plataforma que se ajuste a los requisitos. 

  2. Investigar las opciones disponibles: Así como hay niños a los que no les gusta la fruta en general porque una vez probaron una y no les gustó. Es imposible evaluar a todas las plataformas que existen sin antes entender que hay una gran variedad de plataformas de selección disponibles en el mercado y todas tienen virtudes y defectos diferentes. Es indispensable investigar las opciones disponibles y comparar sus características y precios para encontrar la que mejor se ajuste a las necesidades.

  3. Considerar la facilidad de uso: Toda nueva tecnología trae consigo altos costos de despliegue que se materializan en las actividades de capacitación y adopción. La capacitación tiene que ver con la inversión que se debe hacer para entrenar a los empleados y dar soporte a los candidatos para que usen bien la herramienta. La adopción tiene que ver con el costo que se incurre cuando se hace gestión del cambio y se vence la inercia de seguir haciendo las cosas de la manera tradicional.

  4. Adecuarse al proceso actual: Muchas plataformas exigen que se adecúen los procesos de selección, los documentos que se recolectan y las evaluaciones que se realizan. La empresa no se debe adecuar a la nueva tecnología. El software debe ser suficientemente flexible como para que funcione con los procesos y documentos existentes.

Drive. Disco duro. Psicométricas. Antecedentes. Referencias. Bolsas de empleo. Zoom, meet o Teams. Decir que uno es “digital” porque tiene todo en varias plataformas digitales no es lo mismo que “transformación digital”. 

Centralización de todas estas herramientas en una sola plataforma es el equivalente de cambiar la cámara, el teléfono, el whatsapp, el block de notas y el calendar por un solo smartphone. 

Las razones por la que esta es una mejor opción que tener todo desintegrado en varias plataformas es el orden, la trazabilidad, el historial y la eficiencia. Hay muchas herramientas de digitalización de reclutamiento que no traen esta solución. El que piensa en digitalizar su proceso debería tener esto en consideración. 

Una alternativa interesante si no se quiere comprar una herramienta como esta pero se desea centralizar todo es contratar un RDO que trae un ATS que ya tenga esta funcionalidad y que garantice que al término del contrato le deja toda la base de datos a sus clientes para que la puedan seguir usando para el futuro.

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