¿Cómo optimizar el sourcing de candidatos?

Etapas del proceso de selección

El proceso de selección de personal comprende diferentes etapas que contribuyen en su conjunto a conseguir al mejor talento humano para las organizaciones. 

Estas etapas son el sourcing o abastecimiento de candidatos, la aplicación de filtros mediante el análisis de perfiles, las evaluaciones médicas, psicométricas, de conocimientos y competencias (entre estas, las entrevistas y la contratación del personal idóneo para el puesto de trabajo).

Sourcing

Llegar a los candidatos ideales y motivar la participación de estos para la aplicación de procesos suele demandar capacidades, tiempo y recursos del equipo de Recursos Humanos como ninguna otra función del área. 

Primero que nada, el área de reclutamiento tendrá que aplicar habilidades como la búsqueda en internet y redes sociales, en distintas bolsas de trabajo, perfiles y páginas, si es que el sourcing se realiza sobre candidatos externos. Además, deberán echar mano a su capacidad analítica y de discernimiento para aplicar People Analytics como parte de procesos de selección internos, en dónde deben identificar de entre los trabajadores actuales a los indicados para cubrir las vacantes. 

Deberán también, interrelacionarse con otras áreas para conocer sus necesidades de talento y encontrar las mejores maneras para desarrollar campañas que lo atraigan. Sobre todo con los especialistas en comunicación y marketing digital, o de comunicación interna, para el diseño de contenido y anuncios atractivos para diversas plataformas y la selección de las ferias de trabajo adecuadas para posicionarse; o del área de Informática, para la implementación de sistemas de seguimiento al postulante (Applicant Tracking System - ATS) y llegar a candidatos activos y pasivos presentes en diferentes bolsas laborales y redes sociales. 

Esta etapa también se caracteriza por que el talento puede ser conseguido por diversas fuentes, como por reclutadores, agencias subcontratadas, Software as a Service, o in house, realizada por el departamento de Recursos Humanos de la empresa. En esta parte del proceso se logra atraer un mínimo de candidatos viables, es decir que cumplen con parte importante de los criterios definidos en la descripción laboral diseñada por el equipo. Los seleccionados deben haber pasado por un conjunto de filtros simples, como el tipo de profesión o una titulación requerida.

Filtros

En esta etapa, al grupo de candidatos preseleccionados se les tienen que aplicar filtros más rigurosos, que permitan identificar al mejor talento para el puesto. Se tienen que llenar los vacíos de información que los documentos facilitados, en una primera instancia, por el candidato no satisfacen. 

Por ejemplo, se consultan años de experiencia, expectativa salarial, si es que ha tenido colaboradores a su cargo o cargos de responsabilidad, si tiene habilidades o conocimientos específicos como el manejo de un software particular o la realización de una tarea específica. 

Estos pueden realizarse mediante formularios online, presencialmente con dinámicas de trabajo o llenado de documentos, o a través de métodos disruptivos como aplicaciones o programas de gamificación que implican al candidato en un entorno digital en el que tiene que responder a los filtros pre-establecidos. Luego de pasarlos, será el momento para las evaluaciones que ahondan en la personalidad y habilidad de cada candidato.

Evaluaciones

Esta etapa permite que los encargados del proceso de selección puedan verificar la información brindada por los candidatos. Deben enfrentar a los candidatos a ejercicios o situaciones que demuestren que son aptos para el cargo a desempeñar. Tienen que pasar pruebas de habilidades cognitivas, competencias digitales, habilidades blandas, personalidad, valores, estilos de comportamiento, conocimientos técnicos, etc., para conocer si el perfil proyectado es real, si es que coincide con la cultura de la empresa y si es que tiene el nivel necesario para cubrir la vacante.

También se realizan pruebas psicológicas y médicas para evaluar la salud del postulante, sus hábitos y estilo de vida, y si puede representar alguna complicación para desempeñar sus tareas o un peligro para la integridad de sus compañeros de trabajo. 

<<Entérate cómo levantar el perfil del candidato ideal>>

En esta fase los encargados del proceso deben elegir el método adecuado para que el postulante pueda proyectar sus conocimientos, habilidades y desempeño. Por ello, también es muy importante conocer al público objetivo postulante. El equipo de Recursos Humanos tendrá que elegir si es que mejor se adecúan las pruebas psicométricas para medir rasgos de la personalidad o competencias laborales, si es que se aplican cuestionarios o se desarrollan tareas en una aplicación de gamificación para evaluar conocimientos técnicos, o si se realiza una video-entrevista en base a preguntas predeterminadas o una conversación libre para reconocer las habilidades sociales del candidato.

Contratación

Es el cierre del proceso de selección y cuando se llega a encontrar al colaborador idóneo en coincidencia con el perfil laboral predeterminado. 

Por otro lado, el sourcing está compuesto por procesos organizados, orientados a conseguir candidatos que participen en el proceso de selección. A estos procesos se les denominará etapas, y a lo largo del presente contenido se explicará cómo optimizarlas.

Identificar las vacantes

Se trata de mapear adecuadamente las vacantes. Reconoce qué puestos son los más urgentes de suplir y presta atención a los procesos que ocurren al interior de la empresa por los que puede suscitarse el inicio de un nuevo proceso de selección: licencias temporales, vacaciones, crecimiento de la empresa o expansión y diversificación de operaciones, retiro de un empleado y finalización de tiempo de servicio. 

De esta manera se puede actuar proactivamente e iniciar el proceso de sourcing con celeridad y el conocimiento de base necesario, así como dejar mayor tiempo para las partes del proceso de selección dedicadas a las entrevistas personales y filtros, o para etapas posteriores en los procesos de inducción. 

Desarrollar descripción laboral y analizar el perfil

Se tiene que elaborar una descripción del perfil laboral vacante, lo más claro posible en cuanto a lo que exige de los postulantes. Se indica el puesto, un resumen de la posición, las tareas o funciones específicas, habilidades, conocimientos, nivel de educación y certificación, y condiciones laborales. 

Es importante ser bastante específico en detallar aquellas funciones que son neurálgicas del puesto (que nadie más puede realizar) y evitar utilizar tecnicismos rebuscados, un tono de comunicación demasiado vertical o términos que puedan ser ofensivos para algunos postulantes. De esta manera se tiene menos resistencia a los anuncios laborales y los candidatos idóneos podrán identificar de manera sencilla que el puesto se adecúa a ellos. 

Por otro lado, si se analiza correctamente el perfil laboral, se puede determinar la mejor opción entre un proceso de selección interno o uno externo, entre uno desarrollado in-house u otro desarrollado por un headhunter, y entre diferentes tipos de fuentes de candidatos. 

Es crucial este análisis ya que hay fuentes que pueden ser estériles, insuficientes o de poca calidad para ciertas posiciones laborales. Además, se debe recoger el feedback de los superiores y realizar los ajustes correspondientes.

Desarrollar un plan de acción

Esta etapa tiene un carácter integral y sistémico, ya que deberá involucrar la planificación de diferentes estrategias para la selección de personal, tomando en cuenta tanto a candidatos activos como pasivos, y ser funcional no solo para la búsqueda de posiciones específicas, sino también para desarrollar un posicionamiento positivo como espacio de trabajo frente a colaboradores y candidatos (marca empleadora) que permita un flujo constante de interesados en ser parte de la empresa. 

Dentro de este plan de selección se integrarán todas las fuentes de candidatos y estrategias necesarias para conseguir los postulantes solicitados en un periodo determinado de tiempo. 

Se tiene que dar seguimiento a muchos procesos que ocurren a la par y cuyos resultados tendrán implicancia entre ellos, por lo que será una oportunidad para implementar metodologías ágiles en la gestión de Recursos Humanos Así, el área de recursos humanos, podrá conocer de forma clara y tener siempre presente la evolución de estos procesos, para el monitoreo y ajuste de acciones. De no tener procesos automatizados por tecnología, estos métodos serán de mucha ayuda. 

Elegir una modalidad o fuente de sourcing

Se refiere a elegir un tipo de gestión para el proceso de sourcing. Tomando los dos puntos anteriores, tendremos una visión más clara de las fuentes de candidatos y las estrategias de selección más acertadas para los puestos que queremos cubrir. De igual manera, tenemos que determinar cuál es el tipo de sourcing que mejor se adapta para nuestra búsqueda de personal. 

Por ejemplo, si es una empresa pequeña pero para un servicio particular tiene que contratar muchos operarios de limpieza, puede que su mejor opción sea tercerizar el proceso (outsourcing) con alguna agencia de empleo cercana a este público específico. O, en el caso de una agencia de comunicación y publicidad, puede que la opción más acertada sea implementar un ATS (Applicant Tracking System) para la búsqueda y comunicación automatizada con candidatos que posiblemente tengan una sólida presencia digital. Esta toma de decisión puede optimizar el gasto y diversificar las opciones de los primeros ejecutivos.

Implementar el plan e iniciar el proceso de sourcing

Da inicio al proceso de sourcing  y selección de candidatos. Implica abrir la convocatoria en la página web de empleo, publicar anuncios laborales en los buscadores de Google y en los portales de empleo de preferencia, subir contenido en redes sociales y la página web acerca de los requerimientos laborales y vacantes que tiene la empresa, crear experiencias satisfactorias para los empleados que los motiven a referir el mejor talento que conocen, etc. 

Si es que se automatizó el proceso, se realizan los pre-filtrados para eliminar candidatos de baja calidad; si es que se terceriza con reclutadores o headhunters, hay que mantenerse en constante coordinación para estar al día de los requerimientos y evitar el reinicio o la nulidad del proceso, que igual les generan honorarios pero que para la empresa representan pérdidas. 

No hay que descuidar aquellas estrategias orientadas al largo plazo o que no tienen un resultado inmediato, como las de marca empleadora o inbound recruiting.

Detectar requisitos en candidatos

Luego de abrir la convocatoria a postulantes externos o iniciar un proceso de selección interno, se recibe gran cantidad de información y documentos de parte de candidatos. Sin embargo, habrá muchos postulantes con profesiones muy distantes a las descritas en el perfil laboral, con competencias inferiores a las necesarias o sin certificaciones importantes para la empresa. 

Por ello, se pueden hacer dos cosas con los datos de estos postulantes: no prestarles atención y olvidarlos, o clasificar su información en la base de datos general o en una diferente. 

Si se quiere cuidar al detalle la reputación como lugar para trabajar o marca empleadora, puede tomarse esta base de datos segmentada para la última parte del proceso. Es importante que para esta etapa se apliquen pre-filtros como los antes mencionados, sobre el nivel de educación, profesión o certificaciones, para solo prestar atención a candidatos viables. Así se reducirá el uso de recursos y tiempo en evaluar y entrevistar candidatos por debajo de las expectativas. 

Los ATS, las convocatorias digitales y las aplicaciones de gamificación pueden descartar rápidamente a candidatos no aptos, gracias a los filtros que aplican y la necesidad de tener ciertas competencias digitales para poder postular por estas modalidades. Sin embargo, para otro grupo de candidatos, por ejemplo operarios de planta, estas modalidades pueden representar una desventaja.

Almacenar y clasificar candidatos

En esta fase del proceso ya se cuenta con un grupo de candidatos viables. Si se mantiene una base de datos, no hay que olvidar actualizarla; si aún no se tiene, empezar a desarrollarla, y clasificar a los postulantes del más apto al menos apto. 

Si es que se tiene una base de datos general con postulantes de distintas profesiones y que aspiran a distintos puestos, implementar un sistema de clasificación que sea entendible y permita separar de forma clara unos perfiles de otros es buena idea. Estos datos servirán para posteriores procesos, reduciendo tiempos de contratación y uso de recursos. Permitirán también cruzar información con otras bases de datos, mejorando y desarrollando las habilidades del equipo en la administración y análisis de este tipo de big data (people analytics).

Seleccionar candidatos viables

La información sistematizada de estos candidatos pasa a ser revisada por el equipo para iniciar a aplicar los filtros y evaluaciones necesarias para efectuar la contratación, junto con un informe sobre esta parte del proceso y los documentos elaborados. 

En el caso de haber usado una fuente de reclutamiento externo, un informe también será necesario. Si se trata de una agencia o un Software as a Service, ambos deben de proveer un informe del proceso. De igual manera, si se usa una red social, página o software, debe existir un informe de analítica del desempeño sobre la acción. Esta información permitirá conocer qué tan efectivo y rentable es el servicio o medio, y considerarlo para otras oportunidades.

Responder a candidatos

Esta es la parte final del proceso de selección y no ocurre necesariamente después de que se tiene una primera terna de candidatos viables. Sin embargo, se considera dentro del flujo de acciones del proceso de sourcing por la implicancia que tiene su adecuada gestión en mejorar la calidad de candidatos y la imagen de la empresa frente al mercado laboral. 

Se recomienda crear una plantilla de mensaje y utilizar el mailing para comunicar al grupo de candidatos descartados en la detección de requisitos básicos. Se puede comunicar ni bien estén descartados, para evitar que sea un pendiente que acumule datos poco útiles en la base. Si se hace al final, también se debe comunicar con los quedaron fuera luego de la aplicación de filtros y/o evaluaciones. Estas comunicaciones masivas se pueden personalizar y automatizar con la implementación de un ATS (Applicant Tracking System).

¿Dónde puedo encontrar a mis candidatos?

Se pueden diferenciar rápidamente fuentes internas de externas. Las fuentes internas de reclutamiento son las que se encuentran dentro de la compañía, como los programas de ascenso, crecimiento profesional o promoción, candidatos próximos a retirarse a los que se le pueden ofrecer otras posiciones o regímenes, y, algunos consideran, la referencia por colaboradores y los sindicatos. Por otro lado, también están otros medios internos de reclutamiento como los boletines web, la intranet y los anuncios presenciales. 

Las fuentes externas son más, y también son más diversas. La información de estas proviene del entorno empresarial y suelen gestionarse más allá de nuestro control, con la participación de terceros. Están los anuncios de empleo, las ferias de empleo, los portales de empleo y bolsas laborales, la propia página de empleo y redes sociales, las universidades, etc. Muchas de estas también son medios en sí mismos, como las redes sociales y las páginas web, pero hay otras que se gestionan a través de diversos medios, como los anuncios. Pueden posicionarse en la red (redes sociales y páginas web), la radio o la televisión. 

Cabe recordar que también se considera una fuente de candidatos a las diferentes formas de gestionar este proceso, o fuentes de sourcing. Si este es automatizado y es interno, lo obvio es que se esté usando un Applicant Tracking System (ATS) o Sistema de seguimiento de postulantes. Si es automatizado pero tercerizado, lo más probable es que se esté contratando un Software as a Service. De otra manera, este reclutamiento tercerizado también puede ser realizado por comunidades de profesionales que prestan un servicio online (crowdsourcing), reclutadores o agencias de empleo. 

Por último, con el advenimiento de la era digital, muchas modalidades, como el envío de correspondencia o la publicación en anuncios clasificados de los periódicos, quedaron obsoletas; pero, prontamente surgieron otras, con sus respectivas estrategias, como la gestión de la marca empleadora y el inbound recruiting. Ambas son consideradas fuentes de candidatos, con diversos medios de alcance como las redes sociales, el mailing y los buscadores de internet, y muy efectivas con candidatos activos y pasivos.

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Fuentes de candidatos

Inbound Recruiting

Inbound marketing aplicado a candidatos. Es la generación y optimización de contenidos en todos los medios en contacto con el postulante, de acuerdo al viaje del usuario que hace el candidato desde que es atraído por la convocatoria hasta que es fidelizado por la empresa, para la atracción de talento y lograr la conversión (contratación) de personal.

Marca empleadora

Síntesis de las estrategias de marketing y la gestión de la cultura corporativa. Atención y mejora de la relación con colaboradores, digitalización de los servicios del área y generación de contenido de valor para candidatos y colaboradores. Esta podrá motivar y fidelizar a los empleados, así como atraer a candidatos interesados por los atributos de la marca empleadora.

Página de empleo (Trabaja con Nosotros)

Página web de la empresa orientada al reclutamiento de personal mediante la inscripción de datos y subida de documentos. Sirve para atraer a quienes están específicamente interesados en trabajar contigo.

Redes sociales y blog

Contenido de valor para los postulantes, presente en plataformas digitales, que ayuda a atraer candidatos activos y despierta el interés de candidatos pasivos. Desarrolla relaciones con los postulantes y comunidades alrededor de la marca empleadora. Permite recoger feedback y es útil para mostrar los mejores atributos de la empresa. Sirve con diversidad de públicos, sobre todo con los que tienen competencias digitales. Puede ser complicado utilizar este método con profesiones con poca participación en el entorno digital o postulantes en un rango de edad mayor a los 50 años.

Volanteo y murales

Son formas de contacto usadas principalmente por empresas de manufactura e industriales para la búsqueda de personal operario. Pierde atractivo por lo rudimentario de su implementación pero tiene alcance importante, ya que se ubica en zonas donde transita este público objetivo.

Medios masivos (radio, televisión y prensa escrita)

Canales masivos de comunicación que ya no son tan usados por las empresas, por su alto costo y poca efectividad. La gran excepción son los clasificados laborales, los cuales aún mantienen lectoría y son importantes para captar candidatos activos para puestos operativos en sectores industriales.

Correo electrónico y llamadas

Son modalidades para contactar directamente a los postulantes luego de revisar sus datos básicos en buscadores, LinkedIn, los resultados de un ATS o currículums. Esta modalidad también suele aplicarse en candidatos pasivos, cuando hay escasez de postulantes por nivel, dificultad del puesto o especialización. 

Anuncios laborales

Anuncios con descripciones laborales, creativos, de colocación en medios de comunicación tradicionales y digitales. De gran alcance, pero intrusivos.

Eventos y Ferias Laborales

Los primeros son espacios en los que se puede desarrollar networking y actividades lúdicas con postulantes, ya sea una actividad propia de la empresa u organizada por otros. Las ferias laborales son espacios destacados dentro del mercado laboral con los que ayudan a posicionar la marca empleadora, hacer benchmarking,  destacar frente a competidores y contactar directamente a postulantes. En la mayoría de casos, se consiguen perfiles de alta calidad, ya que estas se generan en universidades o gremios.

Portales de empleo

Páginas en la red que permiten la búsqueda de candidatos en sus bases de datos y que son alimentadas gratuitamente por miles de usuarios que suben currículums y miles de empresas que requieren llenar posiciones. De los más usados. También son utilizados los portales de compra y venta para la publicación de trabajadores independientes, personal técnico, operarios o puestos que demandan secundaria completa como teleoperadores o fuerza de ventas.

Agencias de empleo

Es tercerizar la búsqueda de postulantes con una agencia de especialistas. Estas son útiles cuando se requieren llenar muchas posiciones con la misma función: operarios, impulsadoras, vendedores, etc. 

Reclutadores o headhunters

Son ejecutivos o agencias independientes que buscan principalmente talento especializado. Su costo es alto (a excepción de los Reclutadores Digitales que usan tecnología) pero es de utilidad cuando se quiere llenar posiciones de altos ejecutivos, profesionales muy buscados y especialistas. 

Sindicatos

Recurrir a los sindicatos laborales conformados por trabajadores puede ser de ayuda para llegar a candidatos con poca presencia en redes como operarios o técnicos. Por otro lado, se debe tomar las recomendaciones con pinzas por posibilidad de nepotismo.

Bolsas de empleo

Bases de datos de postulantes administradas por universidades o institutos, que son útiles para la búsqueda de profesionales o técnicos con capacidades y conocimientos específicos, pero sin experiencia. 

Applicant Tracking System (ATS)

Los ATS automatizan el proceso de reclutamiento y selección, en la búsqueda de candidatos, seguimiento, filtro, evaluación y comunicación, gracias a algoritmos de computación. Pueden ser de libre uso y de almacenamiento en la nube. Sirven para la búsqueda inmediata de todo tipo de posiciones, sin embargo explotará su potencial con postulantes con presencia digital.

Entidades estatales

Funcionan como agencias de ayuda para la búsqueda de empleo, pero dependientes del Estado. Suelen utilizarse principalmente para puestos de operaciones o posiciones que solo requieren candidatos con secundaria completa o formación técnica. 

Crowdsourcing

Algunos servicios tercerizados con plataformas online utilizan comunidades o bases de profesionales en selección de personal para conseguir y filtrar perfiles. Son muy efectivos pues permiten entrevistar a una gran cantidad de candidatos en un periodo corto de tiempo y además aportan flexibilidad en cuanto a horarios para realizar entrevistas.

Base de datos de postulantes

Los datos recogidos por el equipo de recursos humanos de cientos de postulantes que quedaron rezagados en alguna fase de procesos anteriores. Importante para dar solución rápida a altas rotaciones o puestos con pocos profesionales.

Referidos

Modalidad en la que a través de los propios colaboradores de la empresa, o utilizando redes sociales profesionales como Linkedin, otros profesionales recomiendan postulantes para las vacantes de la empresa. Permite evaluar si la empresa es atractiva para los colaboradores y será muy útil cuando se tenga que buscar posiciones con escasez de profesionales o puestos de confianza.

Programa de promoción y transferencias

Implementar línea de carrera en la empresa y la posibilidad de formación continua puede resolver dolores de cabeza al buscar ejecutivos para ciertas posiciones, ya que estos ascenderán de forma rotativa. De igual manera puede ser de gran ayuda para tener a disposición personal técnico u operario especializado y que pueda asumir jefaturas.

Intranet y boletines

Efectivos canales para el reclutamiento interno. Las convocatorias pueden segmentarse específicamente y demandan bajo costo. La información necesaria está al alcance de todos los colaboradores. Importante para plantas o empresas con grandes espacios de trabajo, en el nivel de operarios de producción

No todos los caminos conducen a Roma: Diferentes puestos, diferentes fuentes

Los perfiles laborales no son iguales, por lo tanto la efectividad de las fuentes de candidatos variará, en cuanto a calidad de volumen y calidad de postulantes que puedan convocar, con cada posición que se busque llenar. 

Operarios de Producción

En el caso de operarios de planta en empresas industriales o de manufactura, si es que se quiere tercerizar, una opción puede ser una agencia de empleo que busque posiciones de forma masiva, pero verificando sus indicadores de calidad antes, ya que estas pueden usar portales de empleo que no son lo más efectivo para un perfil que no suele tener presencia digital. 

En ese sentido se puede recurrir a los mismos trabajadores, pidiéndoles referencias de candidatos o consultando con sus sindicatos por talento. Así mismo, si se ha tenido procesos anteriores y guardado los datos, se puede recurrir a estas bases. También servirá para desarrollar la marca empleadora, el boca a boca es poderoso, y estas posiciones suelen ser mejor encontradas por canales más informales y presenciales. 

Para algunas empresas medianas, puede ser rentable emplear el volanteo en puntos neurálgicos para su público objetivo o colocar carteles en la fachada de la empresa. Además, serán útiles las fuentes de candidatos internos, como programas de promoción, que formen en habilidades que se puedan requerir en el futuro para cubrir un requerimiento de mandos medios o hasta puestos de jefatura en planta.  

Es importante contar con bases de datos, será útil para luego contactar a los candidatos directamente a sus teléfonos.

Vendedores

En el caso de fuerzas de ventas, impulsión, y otros colaboradores del área de ventas, por el uso de tecnologías digitales de este perfil, es útil emplear los anuncios laborales, los portales de empleo y las páginas de empleo en el propio sitio web. 

Por esa razón, un ATS (Applicant Tracking System) optimizará el tiempo de selección y podrá dar con gran cantidad de candidatos viables. Es una solución que podría reemplazar la contratación de agencias de empleo, una fuente de candidatos común para la búsqueda de estos perfiles. 

Sobre este público, en todos los niveles, se puede intentar el reclutamiento mediante redes sociales o blogs. Crear contenido creativo, dejar en claro los mensajes y participar de comunidades que ya existen para la promoción o búsqueda de este tipo de puestos. 

Aprovechar los buscadores y funciones de redes como LinkedIn. Empezar a implementar algunas estrategias de inbound recruiting y marca empleadora. Ello, sumado al ATS antes mencionado, puede hacer que ya no se tenga que volver a subcontratar. 

Puestos administrativos

Para la búsqueda de puestos administrativos, normalmente se buscan profesionales o técnicos profesionales en diferentes campos como la Economía, la Psicología y la Ingeniería. Este perfil será sencillo de convocar a través de los métodos más comunes actualmente, como los portales de empleo, las páginas web de empleo y anuncios laborales. 

Estos ya tienen relación con el entorno digital, por lo que se podrá potenciar el sourcing con la automatización del proceso de selección, implementando un ATS, u optimizando la información y contenidos de cara a los candidatos pasivos y activos con estrategias de marca empleadora e inbound recruiting. 

Si se buscan puestos medios o junior, será efectivo recurrir a bolsas laborales de universidades o institutos. También serán útiles las fuentes de candidatos internos, como programas de promoción, referidos y transferencias. 

Por otro lado, en el caso de mandos altos, sobre todo cuando se apunta a candidatos pasivos que ya tienen un puesto de trabajo, luego de una búsqueda inicial de perfiles, se puede apuntar a contactarlos personalmente por correo o celular.

Puestos de jerarquía

Para estos puestos son efectivas las fuentes internas como externas. Internamente se pueden desarrollar programas de promoción o transferencias, o recoger referencias de los especialistas y tomadores de decisión dentro de la empresa. 

En cuanto a las fuentes externas, destacan 2: la tercerización mediante headhunters o reclutadores, y las fuentes con presencia en el entorno digital. Los primeros son profesionales especialistas en este tipo de procesos, pero a veces el ROI no llega a ser rentable para organizaciones que buscan pocas posiciones. La segunda opción requerirá una búsqueda más profunda y personalizada que la habitual con otros perfiles en estos entornos. 

En el caso de las redes sociales, es importante centrarse en LinkedIn y el contacto que se puede tener con candidatos a través de la gestión de comunidades. Para ubicar y atraer a estos perfiles, que comúnmente se encuentran en estado pasivo, se tiene que crear grupos de discusión o unirse a aquellos donde estén presentes, se debe elaborar contenido de valor que dé una imagen de estar siempre al tanto de la coyuntura económica y de ser especialistas en el rubro, y conseguir los datos personales de estos candidatos para contactarlos personalmente, ya sea por la misma red social, por correo o llamada telefónica. 

Las estrategias de inbound recruiting y la marca empleadora serán útiles. Por otro lado, la búsqueda mediante ATS resultará de las más rápidas y convenientes gracias a los algoritmos de inteligencia artificial que se usan para buscar perfiles en grandes bases de datos.

Puestos especializados

La situación de los puestos especializados es similar a la de los puestos jerárquicos, en cuanto a la efectividad de las búsquedas mediante ATS, la gestión de redes sociales con foco en las relaciones laborales (LinkedIn), las fuentes internas de reclutamiento, la preferencia del contacto directo y por iniciativa del encargado del proceso, y la eficiencia del trabajo de los reclutadores privados. 

Además, hay otras fuentes a las que se puede recurrir, como eventos o ferias relevantes para el sector en el que se desempeñe la empresa, las cuales pueden ayudar a desarrollar una imagen como referente dentro de este y es una buena oportunidad para diferenciar la propuesta de valor frente a los competidores; bolsas de empleo de universidades e institutos, que pueden brindar especialistas junior, que han pasado por procesos de trainee o que ya han culminado prácticas pre-profesionales de forma satisfactoria; y la página de empleo, que con una campaña de marketing (marca empleadora) bien estructurada podrá ser un canal efectivo para recoger información de especialistas interesados. 

Marca empleadora: Potenciando el sourcing de candidatos

Puede que se tenga algunas nociones sobre lo que es la Marca Empleadora y lo importante de gestionar la imagen de una empresa como lugar donde trabajar frente a los públicos del mercado laboral. Seguramente ha quedado claro que esta estrategia tiene atributos para optimizar la relación con los colaboradores y postulantes pero, ¿cómo hacerlo bien? Estas son 15 acciones clave que repercutirán en el proceso de sourcing: 

1. Tener presencia en el entorno digital. Crear o gestionar una página en redes sociales, implementar una página de empleo en el propio site, tener comunicación vía mailing con candidatos, etc. 
2. Mejorar el servicio hacia los empleados y comunicarlo efectivamente a todos los públicos internos.
3. Promover la formación continua o crecimiento profesional.
4. Tener consideración por los candidatos descartados en procesos anteriores. Comunicarse con ellos con prontitud para darles los resultados de su proceso, y aprovechar esta comunicación para conseguir su autorización en el uso de sus datos. Guardar su data para procesos posteriores.
5. Considerar y proponer a los altos ejecutivos implementar para algunos puestos la flexibilidad laboral, el trabajo a distancia o el trabajo con metodologías ágiles y tecnologías que hagan su jornada laboral más llevadera.
6. Identificar qué tipo de “salario emocional” es el que más valoran los empleados. 
7. Recoger el feedback presente en los diferentes canales orientados a postulantes. Desarrollar estos canales.
8. Prestar atención a las métricas de analítica web y de redes para evaluar las menciones negativas o positivas como marca, los comentarios positivos y negativos en los perfiles o conversaciones, y medir la cantidad de interacciones o reacciones.
9. Definir la propuesta de valor frente a los colaboradores y el mercado laboral. 
10. Desarrollar de forma profesional la imagen y propuesta creativa de la marca empleadora.
11. Desarrollar protocolos para las diferentes etapas del proceso de sourcing.
12. Subir contenido de valor para candidatos pasivos y activos (información sobre la propuesta de valor, experiencias, beneficios o el mismo proceso de selección).
13. Usar formatos novedosos según la plataforma e interés del público.
14. Fomentar los leads u otras acciones necesarias para la conversión final de este cliente (contratación).
15. Implementar acciones donde los colaboradores sean embajadores de marca. Difundir contenido producido por los propios colaboradores y sus opiniones.

Tomando en cuenta las propias y particulares necesidades de sourcing, se implementarán unas u otras acciones de marca empleadora. Con una óptima gestión de la estrategias se pueden lograr los siguientes beneficios en el proceso de sourcing:

1. Desarrollar y mejorar diferentes fuentes de candidatos externas y propias, sobre todo digitales.
2. Tener una mayor y mejor base de candidatos para la búsqueda de talento.
3. Optimizar y analizar los costos de los procesos que involucra el sourcing.
4. Sobre las fuentes que no son propias, demostrar una imagen unificada que siempre haga referencia a la marca y redirija hacia sus plataformas. 
5. Expresar, de forma estructurada, la cultura corporativa a través de distintos medios.
6. Tener colaboradores fidelizados y una tasa de rotación menor. 
7. Mayor credibilidad de la marca.
8. Desarrollar fuentes de candidatos internos. 
9. Desarrollar una base de contactos con postulantes anteriores, para procesos posteriores. Sorprenderá que ellos mismos postulen sucesivas veces o recomienden a la empresa con profesionales del rubro.
10. Brindar un “extra” a los empleados sin necesariamente aumentar los gastos. 
11. Recolectar insights valiosos de postulantes y colaboradores para considerar en las descripciones laborales o la propuesta para nuevos postulantes. 
12. Organizar múltiples fuentes de candidatos, puntos de contacto y diferentes públicos, bajo los mismos objetivos y centralizar su gestión. Se puede tener a la vez anuncios en internet y portales de empleo para vendedores, una página de empleo en el sitio web y presencia en ferias para postulantes administrativos, y  gestionar adecuadamente redes como LinkedIn para conseguir posiciones especiales en informática. 
13. Integrar bajo una gestión las fuentes externas (muchas de bajo costo y optimizadas con el marketing digital) en vez de tercerizar.
14. Perfilar o proponer un sistema para el flujo de candidatos, el registro de su información, y qué medios y tipo de contenido desarrollar para captar esa información. Así mismo, determinar cómo organizar esas bases de datos para extraer insights y datos que nos sirvan dentro del proceso de selección o para posteriores.
15. Desarrollar atributos que otorgarán seriedad y novedad, y serán atractivos para los postulantes, sobre todo en entornos digitales.
16. Procesos cumplidos con calidad y tener una buena imagen hasta con los candidatos que no pudieron pasar los pre-filtros iniciales. 
17. Aminorar la posibilidad de comentarios negativos en internet o redes sociales, que impacten en la imagen corporativa de la empresa.
18. Atraer de forma intermitente candidatos espontáneos que puedan resolver posiciones dejadas intempestivamente o alimentar la base de datos. 
19. Disminuir la posibilidad de encontrar candidatos que no sirven para el puesto. Candidatos que no tienen la suficiente disposición o interés para participar en la empresa, y la formación o certificaciones necesarias. 
20. Delimitar las fuentes de candidatos, acotando los resultados hacia aquellos con mínimas competencias digitales o presencia en el entorno web, lo que facilitará procesos de transformación digital y acortará los tiempos de adecuación al puesto

<<Entérate cómo levantar el perfil del candidato ideal>>

Retos de la convocatoria: ¿Cómo superar esta etapa inicial?

La convocatoria es parte clave del proceso de sourcing, le da inicio y se ubica en la etapa de implementación del plan. Sin embargo, también conlleva algunos pasos previos para que el proceso se cumpla con la mayor calidad posible. 

A veces es complicado conocer la mejor forma de implementar un aviso laboral o cómo describir un perfil, seleccionar las plataformas adecuadas o reconocer exactamente cuáles son las fuentes de candidatos más óptimas. 

Por eso, hay que seguir estos consejos:

1. Analizar los públicos. Recurrir a toda la data que se haya recogido de las interacciones anteriores con postulantes y la información que brinda la analítica web y las redes sociales. 
2. Aplicar People Analytics para la revisión profunda de la información que se tiene sobre los colaboradores y su desempeño, lo que ayudará a definir mejor los perfiles y las necesidades de los puestos a cubrir. 
3. Elaborar una descripción del puesto vacante lo más clara posible. Se tiene que incluir el puesto, un breve resumen de la posición, tareas o funciones específicas, habilidades, conocimientos, nivel de educación, si es necesaria alguna certificación, y las condiciones laborales y beneficios. Así, los candidatos viables podrán identificar de manera sencilla que el puesto se adecúa perfectamente a ellos.
4. Tener una presencia digital multicanal y contundente. Aprovechar las opciones de bajo o nulo costo que ofrecen las redes sociales e internet: crear perfiles en redes sociales y compartir contenido, anunciar ofertas laborales en portales de empleo gratuitos, posicionar ofertas laborales o información de valor de la empresa con estrategias SEO, crear una página de empleo en el sitio web para recoger data de postulantes directos, etc. 
5. Analizar el perfil laboral. La efectividad de las fuentes de candidatos para encontrar talento depende mucho del tipo de puesto que se esté buscando. Ubicar en qué medios tiene presencia el perfil de candidato que se busca, cómo interactúa y qué atributos de la empresa u oferta laboral tienen valor para este. Así sólo se seleccionarán los canales más eficientes y se evitarán búsquedas y gastos innecesarios. 
6. Cuando se elaboren anuncios, publicaciones en distintos formatos o se coloque información en tu la web, tener muy en cuenta un lenguaje inclusivo, que evite algún tipo de suspicacia con respecto a temas de género, racismo, xenofobia, homofobia y discapacidad. El candidato actual es sensible a la realidad social y tiene en estima a las empresas comprometidas con el desarrollo humano y social. 
7. No ocultar o maqullar la información y oferta. Al no brindar datos importantes para la toma de decisión del postulante, este se desmotiva y genera desconfianza. La empresa proyecta una imagen de poca seriedad y secretismo.
8. Elaborar descripciones laborales atractivas. Evitar tecnicismos rebuscados, utilizar creativa y sutilmente los insights que se han recogido de los públicos, y hablar sobre la historia o el propósito de la empresa. 
9. Considerar las reglas para el posicionamiento SEO y el uso de keywords en todo tipo de contenido para medios digitales. Tomar en cuenta los requisitos de contenido que considera cada red social para que estos tengan un adecuado posicionamiento. Conseguir visibilidad y alcance en internet para ofertas laborales casi sin gastar, solo estructurando adecuadamente los mensajes y textos según las búsquedas e intereses de los candidatos. 
10. No perder de vista el talento interno. Evaluar estrategias y posibilidades para el reclutamiento interno. Si es que no son fuentes viables por el momento, es tiempo de prever y proponer a los superiores la implementación de programas de formación o capacitación que puedan desarrollar fuentes óptimas de talento. 
11. Automatizar procesos de sourcing con inteligencia artificial. La búsqueda de candidatos en diferentes bases de datos, la filtración de candidatos viables y la comunicación con estos, entre otros procesos dentro de la gestión de candidatos, pueden ser automatizados con la implementación de un Applicant Tracking System (ATS). Este sistema de seguimiento permitirá administrar una gran cantidad de bases de datos de candidatos, de forma centralizada y sin importar la fuente de información, a la vez que extraerá perfiles de estas para ser almacenados en la propia base. 
12. Crear una base de datos de candidatos. Debes ordenar los datos y perfiles que pueden servir para reducir tiempos de contratación en las siguientes convocatorias, así se obtendrá orden y una base que todos pueden tener de referencia. 
13. No descuidar la presencia en redes cuando no se están desarrollando convocatorias o procesos. Continuar compartiendo contenidos, cimentando la marca empleadora y gestionando las relaciones con posibles postulantes.
14. Analizar qué etapas del proceso de selección serán transformadas por el uso de herramientas digitales o fuentes de candidatos presentes en entornos digitales. De este modo, se podrá anticipar la reestructuración o redefinición de funciones del equipo frente al reclutamiento digital, y sus necesidades de formación. Además, se puede apoyar el proceso de transformación implementando metodologías ágiles que permitan al equipo darle seguimiento a los proyectos digitales que desarrollarán. A la larga, será posible dejar de externalizar el sourcing.
15. Ser creativo y analítico cuando se complique la búsqueda de una posición. Pensar en dónde no se ha buscado o qué medios poco tradicionales pueden usar los perfiles profesionales que se buscan. Meterse de lleno en redes sociales e internet, o utilizar medios físicos o presenciales si la situación lo amerita.
16. Digitalizar documentos y archivos. Cabe recordar que solo se debe recibir documentos en formato digital. Para esto, se tienen que desarrollar canales y formatos que permitan subir esta información. Si se está tratando con un público no familiarizado con tecnologías de información y comunicación, habrá que encargarse de la digitalización de los documentos que brinden.

Base de datos propia: Herramienta clave para el sourcing

Se sugiere la creación de una base de datos propia, que reúna la información de los candidatos que han quedado fuera en alguna fase de los procesos de selección realizados. Llegado ese punto, el profesional tendrá que enfrentarse a una gran cantidad de información. Puede que piense que la cura es peor que la enfermedad y que tendrá que afrontar una serie de nuevos problemas. Calma. Aquí se presentan algunas características  que debe tener una base de datos para ser efectiva:

1. Acceso colaborativo

Independientemente de dónde esté alojada (internet o intranet) debe permitir la gestión e ingesta de datos de diferentes colaboradores.

2. Alojamiento en la nube

Tener la base de datos en servidores virtuales reducirá el gasto de recursos en instalaciones y mantenimiento. Además, permitirá el acceso remoto a los archivos.

3. Automatizada

Es crucial implementar un CRM, un software ERP o un Applicant Tracking System (ATS). Estos softwares permiten el almacenamiento de contactos y la automatización de procesos relacionados. En el caso de los ATS, se pueden hacer búsquedas con filtrado automático y extraer datos de distintas fuentes de candidatos presentes en internet para guardarlos en la propia base.

4. Unificada

Volcar la información de todos los perfiles de candidatos que se tengan, independientemente de sus fuentes de procedencia. Se debe tener a todos los candidatos que han pasado por la empresa en un solo lugar.

5. Clasificada y etiquetada

Rotular adecuadamente los campos donde se ingresa la información. Señalar la posición, comentarios sobre el perfil, los documentos que ha facilitado, nombres, fecha de postulación, fuente o base de procedencia, entre otros datos que faciliten la búsqueda por filtros posteriormente. Dar tiempo dentro del proceso de sourcing para clasificar los candidatos de acuerdo a desempeño.

6. Interactiva y actualizada

Debe permitir su modificación constante por parte de un grupo de responsables. Tiene que ser una base viva y actualizarse continuamente, permitiendo también añadir notas o marcados sobre ciertos datos importantes.

7. Vinculada 

Es importante que se vinculen otros sistemas informáticos para optimizar el uso de la base de datos. Se puede incursionar en plataformas o crear formatos que atraigan leads o registros de postulantes que alimenten la base de datos. Por otro lado, un ATS  automatiza la relación y comunicación con estos contactos. Depende de la celeridad de estos procesos el que los postulantes se lleven una buena impresión de la empresa. 

8. Protegida

Independientemente de dónde esté alojada la base, asegurar que su creación y gestión se desarrolle bajo estrictos estándares de calidad y apegado al marco legal de seguridad informática del país. Se debe alinear a los sistemas de seguridad informática y los protocolos sobre acceso a datos de la empresa, y pedir el apoyo que sea necesario para resguardar correctamente la información de tu base.

Entonces ¿vale el esfuerzo? Estas son algunas razones de la importancia de las bases de datos para el sourcing de candidatos:

1. Genera valor de recursos que en el pasado eran desechados.
2. Evita el uso de papel y el gasto en canales obsoletos.
3. Controla y protege la información de los postulantes a la empresa.
4. Aumenta la posibilidad de encontrar candidatos viables.
5. Evita duplicar documentos, perfiles y procesos con candidatos que no son viables (volver a llamar o entrevistar al iniciar un nuevo proceso).
6. Facilita acceder a los datos de candidatos pasados (si es que son útiles en un nuevo proceso) o actuales y contactarlos.
7. Evita perder datos de candidatos que parecen interesantes.
8. Mejora la percepción sobre la marca empleadora, gracias a un proceso más eficiente y ágil con los postulantes, y una adecuada gestión de la relación con estos.
9. Posibilita comunicarse de forma masiva y automática.
10. Tiene un registro de las estrategias de reclutamiento realizadas y su efectividad en calidad y volumen de postulantes. Permite monitorizar el desempeño de las diferentes fuentes de candidatos.
11. Mayor retorno de inversión en el proceso de sourcing y selección. Ahorra en búsqueda de perfiles al guardar periódicamente los datos de los postulantes a cada proceso que se desarrolle. 
12. Reduce el tiempo de inicio del proceso y de los tiempos de contratación.
13. Reduce el volumen de información y hace más sencilla la clasificación. 
14. Simplifica seguir el proceso de la convocatoria y conocer el estado de los candidatos.
15. Incentiva un trabajo más rápido y de forma colaborativa.

Invitaciones 2.0: Acelerando el proceso con tecnología

Dentro del proceso de sourcing, una de las estrategias más usadas para contactar a todo tipo de candidatos es la invitación directa. Este método, ya sea mediante redes sociales, correo electrónico o llamada, es especialmente útil cuando se trata con candidatos pasivos. Es decir, candidatos que no se encuentran activamente en la búsqueda de oportunidades laborales. Una característica común en perfiles de puestos gerenciales o de toma de decisiones, y de profesionales en informática, principalmente. 

Como parte del equipo de Recursos Humanos de la empresa, se debe manejar todas las estrategias y fuentes de sourcing que estén a la mano para conseguir el mejor talento para los procesos de reclutamiento. Sobre todo ahora, que muchas de las técnicas que antes se utilizaban en la gestión han quedado obsoletas para dar paso a las innovaciones y tecnología de la era digital. A continuación, algunas estrategias dentro del entorno digital para sacarle el máximo provecho al proceso de invitaciones: 

1. Automatizar 

Las invitaciones pueden ser estructuradas en base a plantillas, y personalizadas por cada candidato si es que se implementa un sistema de Seguimiento al candidato (ATS - Applicant Tracking System). Además, puede hacerse seguimiento al estado del candidato, evitar la duplicidad de las comunicaciones o su olvido, y agendar eventos importantes como evaluaciones o citas.  

2. Centralizar

Los dos aliados son la big data y la inteligencia artificial. ¿Cómo? Con un ATS, que permite buscar y extraer contactos de diferentes bases y bolsas, integrar la búsqueda de candidatos en portales de empleo bajo algoritmos de información más complejos para obtener resultados más exactos y almacenar la información de postulantes que se han recogido a través de la página de empleo, redes sociales, etc. También se accede a la data de candidatos pasivos presentes en redes sociales como LinkedIn, blogs e internet en general, da la facilidad de crear una página de empleo y crear y administrar diferentes bases de datos. 

3. Investigar

Para ubicar los datos de los públicos objetivos, a veces se tiene que ir más allá de los ATS o el marketing digital, aplicando técnicas de la gestión de comunidades virtuales, por ejemplo, para establecer contacto con candidatos potenciales presentes en grupos cerrados en redes sociales. Para esta y otras estrategias será fundamental conocer y determinar al Candidate Persona (Inbound Recruiting), lo que se logra analizando qué estrategias, canales o fuentes funcionan mejor con cada tipo de perfil laboral, la información que se recoja de la analítica web y de redes sociales, y la data que provean anteriores candidatos. Se sugiere aplicar People Analytics también con los colaboradores, para reconocer qué información y acciones tienen valor para los perfiles laborales de la empresa. 

4. Atraer

La forma tradicional de recoger los datos de candidatos era revisando en los CVs que se habían descartado o contactando a conocidos de postulantes. Una tarea engorrosa que ahora, gracias a las herramientas del marketing digital, se puede superar. Implica desarrollar plataformas (página de empleo) o contenido que permita el registro de los interesados en la empresa, y difundir información clara sobre los procesos en formatos creativos  que apunten a los insights del público objetivo. Adicionalmente, se usan estrategias para posicionamiento en buscadores (SEO) y redes sociales.

5. Almacenar

Para alimentar la base de datos interna, que se debe tener para enviar las invitaciones a candidatos, se recomienda guardar la información recogida por referencias de los empleados, de procesos anteriores aún no digitalizados o digitalizados, de las búsquedas en portales de empleo o investigaciones en redes sociales, etc. Es vital darse un tiempo dentro de las gestiones semanales para clasificar los candidatos que parecen valiosos.

6. Estructurar

Las comunicaciones principalmente se dan por escrito. Enganchar desde el asunto del mensaje y estructurar correctamente su cuerpo es clave. Se tiene que cuidar la ortografía, la redacción y el contenido. Se recomienda ser claro en lo que ofrece el puesto y sobre el proceso de selección, aprovechando la información que se tiene de los candidatos para personalizar los mensajes, apuntar a sus insights personales y destacar sus logros, certificaciones y habilidades. Procurar ser amable y tener tino para que, si el candidato no está interesado, pueda compartir la oferta con candidatos viables dentro de su red de contactos. Los mensajes con una extensión mayor a 200 palabras tienen menor probabilidad de ser leídos y respondidos. 

De igual manera, contactar al candidato en horas no adecuadas (jornada laboral o fines de semana en la mañana) reduce la posibilidad de respuesta. Caso contrario, según el reporte de LinkedIn “Inside the Mind of Today’s Candidate” incluir en los mensajes el interés de los superiores directos del puesto o de los especialistas del área aumentará en un 56% la posibilidad de respuesta. 

En el caso de que sea una llamada, se tiene que estar completamente seguro de que el candidato se ajusta al perfil, o si se pueden utilizar canales menos urgentes como el mail o las redes sociales. Se recomienda preguntar por su disponibilidad para conversar y evitar dejar recados. Esta oportunidad debe aprovecharse para reconocer su interés, adelantar algunos pre filtros con killer questions y explicar los siguientes pasos del proceso. 

7. Innovar

Si se complica el acopio de información o el proceso de enviar propuestas, se puede recurrir al inbound recruiting para aumentar la base de candidatos. Esta permite poner a disposición de los candidatos información de valor que lo oriente a tomar una decisión que favorezca a la empresa, en este caso brindar sus datos o registrarse para aplicar a la oferta laboral. Es importante atraer a los candidatos, presentando distintas formas de ponerse en contacto con la organización. Se recomienda usar una app de gamificación para conseguir leads y medir habilidades, o implementar formularios que permitan adelantar procesos de pre-filtrado y a la vez reunir información sobre el postulante. Por otro lado, también se pueden elaborar mensajes de seguimiento a los correos que se intercambien con los postulantes para reconocer su interés. 

8. Integrar

Incluso si se automatiza mediante un ATS o se tenga una base de datos propia, no hay que dejar de usar aquellas plataformas que proveen información de valor sobre los candidatos o permiten búsquedas sin costo. Se recomienda emplear LinkedIn para profundizar en la información de perfiles que parezcan relevantes, buscar perfiles que son predominantemente pasivos (puestos de informática, mandos medios, gerentes y de comunicaciones y marketing) y que se encuentran en lugares con poca visibilidad en la red, como grupos o chats privados, y crear contenido que permita atraer registros de forma creativa. Ojo: Esta es una base viva, donde se puede conocer el estado actual de miles de candidatos y recoger insights de los perfiles más complicados de encontrar en el mercado laboral.

9. Capacitar e implementar

El reclutamiento y selección en entornos digitales va a cambiar la dinámica de trabajo en el equipo de recursos humanos. Es necesario que se procure la formación de estos cuadros en las competencias digitales necesarias para poder entender la gestión de People Analytics, la administración de Big data, el uso de dispositivos digitales y de diferentes software de gestión de la información. Así mismo, deben saber lo mínimo sobre seguridad informática para que los protocolos de información y la data no se vean afectados. Por otro lado, si no se tiene los adecuados protocolos de seguridad de información, servidores que soporten el volumen de datos que se manejará, computadoras con procesadores potentes o una red de banda ancha, será imposible contar con el respaldo de la tecnología en la gestión, y los colaboradores no se sentirán animados. 

Si es que se sigue estas estrategias, o la empresa ya viene trabajando en ellas, no pasará mucho tiempo antes de que se noten sus principales beneficios:

1. Aumento de coincidencia en perfiles, y un público mejor determinado.
2. Dejar una buena impresión, desde el primer contacto que implica la invitación, y posicionar la marca empleadora.
3. Menor gasto.
4. Recurrir menos a bases de datos de terceros o externas, y reducir la contratación de headhunters o agencias de empleo.
5. Procesos más rápidos, eficientes y exactos gracias a la automatización.
6. Monitoreo y control de las comunicaciones e interacciones con candidatos.
7. Mayor porcentaje de respuestas positivas a ofertas laborales.
8. Mayor cantidad de registros o leads.
9. Almacenamiento y actualización constante de candidatos para contacto directo, gracias en gran parte a candidatos espontáneos.
10. Mayor persuasión del candidato pasivo.
11. Mejor comunicación y relación con los candidatos.
12. Mejor uso de canales de reclutamiento y eliminación de no útiles. 
13. Candidatos más informados sobre el core business y el propósito de la empresa
14. Candidatos fidelizados o interesados antes de empezar los procesos.

Automatización del sourcing de candidatos

No queda duda de que la tecnología y las estrategias surgidas en la época digital son de gran ayuda para la gestión de recursos humanos y el sourcing de candidatos. Se pueden aplicar las estrategias del marketing digital en forma de marca empleadora o utilizar software como el ATS para hacer seguimiento del estado de los postulantes. Sin embargo, según el análisis de estas innovaciones, la automatización suena como la opción más prometedora, en cuanto a eficiencia, resultados y rentabilidad.

Estas etapas del proceso de sourcing se pueden optimizar usando tecnología:

1. Identificar las vacantes

Un software SAP ERP (planificación de recursos empresariales) suele ser usado por muchas organizaciones para administrar sus áreas de finanzas, contabilidad, logística y recursos humanos. Este permite gestionar la información (Big Data) del personal de la empresa y analizarla (People Analytics) para planificar la fuerza laboral, tener estadísticas del desempeño y monitorear asistencias, entre otras incidencias. Tener un control automatizado sobre estos cambios en las nóminas permite un seguimiento de la rotación de colaboradores en la empresa y tomar decisiones más rápidas para identificar las vacantes.  

2. Desarrollar descripción laboral y analizar el perfil

Si bien un software ATS - Applicant Tracking System (sistema de seguimiento al postulante) no automatiza la elaboración de las descripciones laborales, su uso constante brindará informes del desempeño de anuncios laborales. De este modo, se identifica qué palabras son más eficientes para encontrar perfiles viables. Además, también ofrece acceso a informes y datos sobre el desempeño de las diferentes fuentes de candidatos vinculadas a la base de datos del ATS. Por otro lado, con analítica web y de redes sociales, así como con software para análisis de posicionamiento orgánico (SEO), se obtiene información para pulir las descripciones laborales, las palabras clave para la atracción de talento, y las mejores fuentes de candidatos dependiendo del tipo de perfil que se busca. 

3. Desarrollar un plan de selección

El ATS puede ayudar mucho si es que la base de datos de candidatos se encuentra alojada en su sistema, ya que entrega automáticamente informes y gráficos acerca de la cantidad y calidad de postulantes que ingresan a la base por cada fuente de candidatos. Para darle seguimiento a las diferentes etapas y procesos del plan de selección de forma automática también se puede recurrir al ATS. Por otro lado, una estrategia de marca empleadora o de inbound recruiting puede ayudar a aglutinar fuentes de candidatos y centralizar su administración.

4. Elegir una modalidad o fuente de sourcing

No hay una herramienta que permita automatizar la elección de la fuente de sourcing, pero sí se puede optar por la automatización del proceso entero. Implementando un software ATS, se asegura el reclutamiento y filtrado de candidatos viables en cuestión de minutos, siempre y cuando estos tengan presencia digital. 

5. Implementar el plan e iniciar el proceso de sourcing

Una buena estrategia de marca empleadora o de inbound recruiting puede alimentar la base de datos de candidatos de forma automática, a través de formularios en la página web de empleo, contenido de marca óptimamente posicionado en buscadores que conduzca al registro o anuncios laborales web en páginas de interés del público objetivo. Si es que se automatiza el proceso, con el ATS se reduce a unos cuantos clicks la búsqueda de candidatos y el pre-filtrado en base a currículos, competencias y perfil académico. 

6. Detectar requisitos en candidatos

El ATS resuelve a partir de búsquedas, algoritmos de procesamiento de  lenguaje natural y palabras clave, toda la etapa de detección de coincidencias en los perfiles. Otra forma de filtrar candidatos desde el inicio es poniendo a prueba sus competencias digitales o distintas destrezas relacionadas a la labor a la que se postulan. Se pueden desarrollar convocatorias exclusivamente digitales o en plataformas que sean de nicho, implementando formularios con killer questions al momento de captar registros o difundiendo como parte del contenido aplicaciones de gamificación que permitan al candidato desenvolverse como si estuviera frente a situaciones reales. 

Es muy probable que se reciban cientos de perfiles por cada convocatoria, y la única forma de administrar esa información de manera óptima es a través de un software con capacidad de manejar Big Data, como los ATS.

7. Almacenar y clasificar candidatos

Una base de datos anidada en un sistema de seguimiento al postulante (ATS) permitirá fácilmente clasificar y marcar perfiles por tipo de profesión, fuente de origen, competencias, etc. Se podrá tener debidamente demarcados, pero en una misma base, aquellos perfiles sobresalientes como también los que se han descartado en el proceso de sourcing. Además, permite extraer la información de candidatos presente en redes y recuperar sus perfiles de las bases de datos en las que se busca, para ser almacenados en la propia base. Similares facilidades para el almacenamiento ofrece un sistema SAP ERP. Otra característica de este tipo de base de datos es que debe permitir el acceso de distintos usuarios de forma colaborativa, por lo que, si no se dispone de mucho presupuesto, se puede empezar utilizando programas de edición colaborativa de documentos en tiempo real, alojados en la nube, como Google Drive, para poder almacenar, actualizar y categorizar estos candidatos con diferentes fórmulas. 

8. Seleccionar candidatos viables

Un ATS es la herramienta estrella para realizar pre-filtros de coincidencia con el perfil y seleccionar candidatos viables. Además, algunos de estos sistemas emiten reportes y gráficos sobre el desempeño de los candidatos, lo que permite al equipo de recursos humanos tener la información suficiente para proceder a aplicar filtros y evaluaciones. Es más, algunos ya incluyen filtros mediante video entrevistas o evaluaciones a través de aplicaciones de gamificación. Por otro lado, el ATS también brindará informes sobre el proceso. En esa línea, los programas de analítica web y de redes sociales darán de forma automática información sobre cómo le ha ido a las estrategias de atracción de talento y registros, para una mejor y más rápida toma de decisiones en el futuro.

9. Responder a candidatos

Si solo se ha automatizado la gestión de postulantes y su almacenamiento, la empresa queda corta para todo lo que puede hacer con el ATS (Applicant Tracking System). Se recomienda automatizar también la comunicación. El ATS monitorea el estado del candidato e indica cuándo comunicarse y qué es lo que corresponde comunicar de acuerdo a la situación. Este programa también permite la personalización de correos masivos a partir de plantillas, lo que solucionaría completamente las complicaciones con la mensajería masiva.  Esta automatización es útil para resguardar la imagen de la empresa frente a candidatos que no pasaron el proceso de selección, ya que permite conocer cuando se da el estado de “no aptos” de estos candidatos e inmediatamente comunicarse con ellos.