Automatización en reclutamiento

¿Cómo hace Krowdy para que funcione el reclutamiento digital?

El mayor reto de la digitalización es que el 100% no maneja la tecnología. Krowdy ejecuta 7 estrategias que disminuyen esta barrera para alcanzar a más candidatos.


Antes de iniciar este artículo, hay que esclarecer la clasificación tradicional (y errónea) de los procesos de reclutamiento. Estos suelen dividirse en: reclutamiento de operarios, reclutamiento masivo y reclutamiento de perfiles administrativos. El primero se enfoca en encontrar personas con habilidades y conocimientos específicos para un puesto operativo (técnico electricista, operarios, etc.) . El segundo, en cubrir un gran número de puestos de manera rápida. El tercero, en buscar y contratar personal de áreas administrativas o de ingeniería. La operatividad de reclutar para cada uno, ya sea un analista de finanzas o un operario, es similar. La diferencia radica en la frecuencia con la que se reclutan estos perfiles. Por lo tanto, la correcta clasificación debería ser: reclutamiento recurrente  (el que se hace por el mismo puesto todos los meses) y reclutamiento eventual (el que se hace de vez en cuando por una necesidad particular).

Partiendo de esta clasificación, existe una creencia errada de que el reclutamiento recurrente no puede digitalizarse. En términos sencillos, se cree que las plataformas digitales y los métodos tecnológicos no funcionan para este tipo de puestos, porque los candidatos no tienen tanto dominio de dispositivos tecnológicos.

Este artículo se encarga de desmentir tal mito, detallando de qué manera un RDO logra digitalizar el proceso de reclutamiento end-to-end. En primera instancia, se explicará cómo se automatizan las tareas operativas de los procesos de reclutamiento recurrente gracias a la digitalización. Luego, se describirán las ventajas que presenta un RDO al gestionar estos procesos, en comparación a los métodos de trabajo que siguen las consultoras tradicionales (o, en otras palabras, los RPO). 

Sin más que aclarar, ¡de lleno al contenido!

¿Qué tareas operativas se pueden automatizar con el reclutamiento digital?

Si conseguir el candidato ideal para un solo puesto puede tardar al equipo de Gestión de Talento casi 1/3 de su semana (es decir, una jornada y media de trabajo), habría que imaginarse cuánto tiempo toma reclutar a cientos de candidatos. Pese a ello, muchas empresas permanecen en este tipo de prácticas largas y tediosas, descartando alternativas digitales que pueden optimizar su tiempo

El reclutamiento digital ayuda justamente con eso: hace que, cada vez, más tareas operativas dejen el plano de lo manual y pasen a formar parte de lo digital. Aquí un vistazo rápido de todas las actividades que la tecnología viene transformando:

Bl03 Ventajas

    • Publicación de ofertas laborales en diversos portales de empleo. De manera tradicional, una empresa destina dos o tres horas de la jornada laboral de los reclutadores para que se encarguen de publicar la vacante en cada portal (y deben cerciorarse de que estas sean las más óptimas para alcanzar a mayor cantidad de candidatos). La tecnología reduce el tiempo de 02 horas de trabajo a 01 minuto gracias al Multiposting. Con esta herramienta, los reclutadores solo deben seleccionar todos los portales en los que desean que aparezca su vacante (redes sociales, municipalidades, institutos, portales de empleo, etc.) y, con un solo clic, ya están en todos ellos.

    • Filtro de candidatos de manera precisa. Si un reclutador necesita cubrir 20 vacantes, debe leer por lo menos 400 CVs, para contar con una alta tasa de probabilidad de encontrar un porcentaje bueno de candidatos para la etapa final. Manualmente, este flujo de trabajo es en verdad tedioso (¡pero, aun así, lo siguen haciendo!). Las plataformas de reclutamiento, en cambio, cuentan con filtros automatizados que puntúan el CV de una persona en función de los datos que él o ella coloca en su currículo (por ejemplo: si el requisito de la vacante pide Excel avanzado y el CV lo tiene descrito, la puntuación de este candidato será más alta). Por si fuera poco, ya hay plataformas sofisticadas que, además, integran preguntas filtro personalizadas, que son enviadas a los candidatos. Estos reciben calificaciones menores o mayor de acuerdo a sus respuestas, según su cercanía al perfil requerido. Así, un reclutador ya no lee 400 CVs, sino los 20 o 30 mejores que muestra la plataforma.

    • Recolección de información de los candidatos en una sola base de datos. Desde un CV y una prueba psicométrica hasta una entrevista grabada, todo es posible almacenarlo en una sola plataforma. Sería imposible hacerlo trabajando con una consultora, que almacena sus datos en un sencillo Excel. El reto más grande cuando hay ausencia de tecnología es lograr visualizar la información de todos los candidatos. Es muy probable que entre tantos números y letras se pierda información importante.

    • Evaluación de los candidatos: La digitalización permite que todas las evaluaciones requeridas para un candidato puedan hacerse desde la misma plataforma. De hecho, se cuenta con secciones especializadas para evaluar el perfil.
    • Comunicación automatizada: Con una plataforma tecnológica, no es necesario que el reclutador invierta gran parte de su día llamando o texteando a cada candidato para que asista a su entrevista o envíe sus documentos.  Las plataformas de reclutamiento tienen integraciones de comunicación masiva para enviar simultáneamente correos electrónicos, mensajes de texto o WhatsApp a más de 100 personas simultáneamente.

    • Visualización del avance del proceso de reclutamiento mediante métricas de progreso: Con digitalización, no es necesario que el reclutador ingrese cada vez que ocurre algo con un candidato a su hoja de cálculo a colocar un estatus (por si desiste o avanza en el proceso). La plataforma tiene un seguimiento en vivo del avance (o no) de los candidatos en curso.

Existen diversas alternativas para lograr la digitalización de estas tareas operativas. Dos de estas son: La adquisición de esta plataforma de reclutamiento, es decir la compra de un ATS. La segunda es delegar los procesos de reclutamiento recurrente a un RDO (Recruitment Digital Outsourcing). Esta alternativa se refiere a la posibilidad de encargar el total o parcial de los procesos de selección a una firma digital caracterizada por tener la capacidad de cubrir todo tipo de vacantes según los requerimientos de una empresa. Lo que la hace diferente de una agencia de reclutamiento tradicional (que solo cubre vacantes en momentos específicos) o de un RPO (Recruitment Process Outsourcing), que sí lleva varios procesos de una empresa, es que un RDO trabaja el proceso de reclutamiento end-to-end de la mano de la tecnología. Esto, debido a que la firma digital cuenta con un ATS y un portal de empleo propios para llevar adelante las vacantes del proceso de selección. 



¿Qué funcionalidades tiene un RDO ante otras alternativas de tercerización de procesos de reclutamiento recurrente?

  • Estrategia O2O (Offline to online):

No todo el personal que se contrata para puestos masivos tiene un background sólido en tecnologías 4.0 Entonces ¿qué hacer? Un RDO lo sabe. Por ello implementa estrategias como la O2O (Offline-to-online), en la cual se inserta a potenciales candidatos dentro del mundo digital. Se puede realizar de distintas formas, y en algunas de estas el trato es tan sutil, que el personal no se da cuenta de que está formando parte de la red. Por ejemplo, a  través de empadronadores en las calles que solicitan datos puntuales para ser ingresados posteriormente a una aplicación. En otros casos, mediante un mensaje de WhatsApp se solicita al candidato un documento en específico.

Lo importante de este método es el constante seguimiento. Una persona que recién ingresa al universo digital puede sentir temor de colocar su información personal en cualquier lugar desconocido. Para tales casos, el O2O contempla en el equipo un staff de personas dedicadas a no perder talentos por esta desventaja. Por el contrario, los ayudan a seguir siendo competitivos en el mercado laboral. 

  • Crowdsourcing

El término crowdsourcing quiere decir “sabiduría de las multitudes” y hace referencia a que, estadísticamente, la multitud tiene mejor conocimiento que los expertos. Es más probable encontrar, entre cientos de individuos, a la persona con el know how necesario para llegar a conclusiones más precisas. Lo mismo puede ocurrir en el reclutamiento recurrente. Como si se tratara de un Uber para recruitment, el RDO de Krowdy abre una convocatoria y pone en conocimiento a una gran cantidad de reclutadores sobre el puesto; entre ellos surgen interesados dispuestos a lograr los requerimientos y ofrecer las soluciones. Porque de eso se trata el crowdsourcing: una multitud voluntaria que abastece a la empresa con las mejores soluciones.

  • Multiposting

Hay empresas que publican sus vacantes en páginas de trabajo. Hay otras, como McDonald’s, que aprovechan cualquier canal, incluso las redes sociales. Para reclutar talento, la famosa cadena de comida rápida creó un filtro personalizable en la aplicación Snapchat, que permitía a cualquier persona interesada verse a sí misma con el uniforme de la marca. Los candidatos, además, tenían la posibilidad de enviar una solicitud de postulación en tan solo 10 segundos. La estrategia de reclutamiento fue todo un éxito. En países como Arabia Saudita, más de 42 mil solicitudes se presentaron en las primeras 24 horas.

Asimismo, Microsoft utilizó el hashtag #microsoftlife en su cuenta de Instagram, como un recopilatorio de experiencias de sus trabajadores. La estrategia le permitió mostrar a los futuros talentos las posibilidades de trabajar en la marca tecnológica. 

Estos son algunos ejemplos de cómo las empresas vienen utilizando las redes sociales a su favor como una herramienta útil al momento de reclutar personal. Este es un caso de multiposting una forma de aprovechar diversos medios (redes sociales, portales de empleo…) para hacer una misma convocatoria. Un estudio de We Are Social muestra que el 60% de la población mundial está en alguna red social. Por lo tanto, hasta los menos digitalizados cuentan con un perfil en Facebook o LinkedIn. Aprovechar las redes sociales en los procesos de reclutamiento es ganar un gran terreno en el mundo digital.

  • Automatización en la comunicación de WhatsApp

Tradicionalmente, el reclutador envía un mensaje que avisa sobre la planificación de una entrevista, o solicita cualquier otro tipo de información. Esto, lógicamente, es una tarea tediosa porque se debe enviar candidato por candidato. El número se incrementa si se trata de una convocatoria para cubrir más de 30 vacantes en simultáneo.

Como si se tratara de un mensaje de difusión, el RDO de Krowdy cuenta con una funcionalidad en su ATS que genera un mensaje personalizado para una cantidad enorme de candidatos. Este se envía a correos electrónicos, mensajes de texto o WhatsApp en apenas cuestión de segundos.

  • Automatización del seguimiento y soporte de candidatos.

No solo las conversaciones son automáticas con la plataforma del RDO, también lo puede ser el seguimiento de los candidatos. Actualmente se puede observar cómo es que los distintos candidatos avanzan en su proceso de reclutamiento, ya sea si están en la primera fase de envío de CVs o en la etapa de preguntas finales. Aunque parezca tecnología de otro mundo, un buen RDO lo hace posible. 

Sin embargo, hay ocasiones en que el personal tiene dudas al postular y se va retrasando en el proceso. En un reclutamiento habitual, es bastante difícil conocer cuál es la situación del candidato, si tiene alguna pregunta o inconveniente que desea resolver. Es por ello que muchos usuarios desisten a mitad de convocatoria y no logran culminar el proceso. Ellos forman parte del 98% de personas que no acceden a la fase de entrevistas (según estudios de Zipia). 

Para evitar este tipo de inconvenientes, un RDO como el de Krowdy garantiza que su ATS automatice el seguimiento de los postulantes, enviando mensajes automáticos cuando no avanzan en el proceso o poniendo a sus krowders a disposición, a través de un call center, para una comunicación más cercana con el candidato, con el fin de impulsar la finalización de su postulación.

  • Digitalización de la documentación.

Al momento de reclutar muchas vacantes, se puede recolectar una enorme cantidad de información que, de no ser digitalizada, podría llevar muchísimo tiempo ordenar y utilizar. Un buen RDO reduce la brecha de documentos físicos de los candidatos y su procesamiento digital de dos maneras. Una es a través del escaneo de documentos, como el DNI, enviados a los chatbots de WhatsApp. La segunda ocurre en el momento de la firma del contrato, el cual se encuentra en la plataforma de reclutamiento y espera la firma digital del candidato. Es así de fácil.

  • Gestión de Base de Datos ordenada y centralizada de candidatos.

A continuación, una historia común en el reclutamiento recurrente. Es septiembre y una empresa de carteras ha finalizado exitosamente casi todas las campañas del año. Sin embargo, ya el área comercial está presionando al área de operaciones para comenzar con la fabricación de carteras para Navidad. Por lo tanto, de nuevo se apertura la vacante de operarios de máquina industrial. Con un método tradicional, los reclutadores recurren al full of cycle del proceso de reclutamiento: publicar la vacante, filtrar CVs, citar candidatos, etc. Pero, ¿qué hay de todos los cientos o miles de candidatos que postularon en las otras 10 convocatorias del año? La respuesta es que nadie lo sabe, porque está todo disperso en cientos de portales, sin ningún registro histórico de quiénes fueron los mejores o qué resultados obtuvieron en las pruebas realizadas. El tiempo y la posibilidad de contratar más rápido a estos operarios ha sido desaprovechado una vez más (sí, en efecto, ¡es como tropezar con la misma piedra!). 

El RDO otorga a las compañías la base de datos centralizada de los procesos de reclutamiento que se han llevado a cabo en una determinada empresa. Por lo tanto, si esta firma de carteras hubiera gestionado sus vacantes de operarios de máquina industrial a lo largo del año con un RDO, podrían haber accedido por su cuenta a la plataforma para revisar todos los procesos pasados y encontrar los CVs de no solo los candidatos que llegaron a etapa final, sino de los cien o miles que se interesaron en la vacante. Por si fuera poco, el ATS que tiene este RDO mantiene la información de la documentación y evaluaciones que fueron solicitadas a los candidatos en los anteriores procesos. Es decir, si hubiera algún finalista que pueda formar parte de esta nueva campaña, ¡ya no sería necesario que pase por todas las etapas o evaluaciones nuevamente!

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04 ventajas de contratar un RDO para el reclutamiento recurrente

  • Contar con una base de datos ordenada para usar en otras convocatorias. Por años, un equipo habitual de RR. HH enfrenta el mismo problema: se dispone un tiempo importante para reclutar y, al finalizar la convocatoria, los currículos e informes de los candidatos se desechan completamente, impidiendo recabar esta información para próximas vacante si. Nada de esto ocurre con un RDO, que almacena la información de los candidatos en una sola base de datos ordenada.
  • Trazabilidad del avance del proceso. Uno puede ver el proceso de reclutamiento en una pila de documentos y carpetas almacenadas… O lo puede apreciar en un gráfico ordenado, donde se disponen estadísticas de los mejores candidatos y sus debidos progresos. El primero es la manera tradicional de trazar el avance. El segundo, uno de los más importantes beneficios de los RDO en el reclutamiento: informes métricos de cada convocatoria.
  • Menor probabilidad de perder a los candidatos, porque el seguimiento es ordenado y automático. El reclutamiento no acaba con detectar los perfiles adecuados, hay que contactarse con ellos y llamarlos para una entrevista. Este proceso tradicional no solo resta tiempo. Además, se corre el riesgo de una posible descoordinación si no se cuenta con un calendario, una agenda o un registro digital. Destinarlo todo a un RDO permite que el sistema se encargue de cada actividad, desde agendar la llamada hasta seleccionar las respuestas pertinentes.  
  • Mejor atracción de candidatos debido al uso de estrategias O2O. Aplicar estrategias O2O permite orientar a los postulantes dentro de un mundo digital, sobre todo para aquellos que recién están interactuando con herramientas tecnológicas a la hora de postular.  

En conclusión, la digitalización en los procesos de reclutamiento recurrente sí es posible. Aunque existe un alto índice de personas que no manejan la tecnología a gran escala, el RDO ya que ha pensado en soluciones para que esto no sea un problema. De hecho, provee de diversas alternativas, como el crowdsourcing y el O2O, para ayudar a la población a que formando parte del mercado laboral activo. 

Contar con un RDO no solo trae esta ventaja, también ayuda a una empresa a digitalizar sus procesos de reclutamiento y selección, a diferencia de una consultora tradicional que se mantiene haciendo lo mismo que un reclutador interno (desaprovechando la tecnología).  

Krowdy es el primer RDO de toda Latinoamérica. Si, finalmente, te has convencido de que un RDO puede ayudarte a llevar tus procesos de reclutamiento recurrente para dedicarte a tareas más estratégicas, contáctanos. Podremos ayudarte a diagnosticar si somos la mejor alternativa para tus necesidades.

En caso de que aún tengas dudas y quieras más información sobre las diferencias entre un RPO y un RDO, puedes aprender más sobre al respecto en este blog.