MULTIPOSTING: Publicar vacantes gratis al segundo

El Multiposting permite publicar vacantes gratis en múltiples plataformas con un solo clic para optimizar el tiempo de un reclutador.

Aunque parezca difícil de creer, el área de RRHH aún recluta manualmente, es decir, copia y pega repetidas veces un anuncio de trabajo en diversas fuentes de reclutamiento. Al final del día, el equipo invirtió más tiempo del que quisiera en publicar anuncios de ofertas de trabajo que bien podrían destinarse a otras actividades más productivas. Ante esto, muchas empresas optan por tecnologías para automatizar los procesos de selección, incluyendo la difusión automatizada de anuncios de trabajo con un solo clic. A esto último, se le conoce como Multiposting. A continuación, en el siguiente blog se explicará en qué consiste este proceso, las ventajas que ofrece, en qué formas lo encontramos y cómo aplicarlo en el área de RR.HH.

¿Qué es el Multiposting?

El Multiposting no es una técnica. Se trata de una tecnología completa y compuesta por procedimientos comprobados para satisfacer una necesidad, en este caso: el ahorro de tiempos al publicar anuncios de ofertas laborales. Se basa en difundir una convocatoria a través de diferentes portales al mismo tiempo, muy similar a los mensajes de difusión en WhatsApp: se escribe una sola vez el mensaje, se escoge a los destinatarios y se espera las respuestas. Claro que en el multiposting no hay candidatos específicos a quienes enviarles la oferta… ¿o sí?

Ventajas del multiposting

Entre las principales ventajas se encuentran las siguientes:

• Integra todas las fuentes de reclutamiento necesarias en un solo espacio: Sin importar dónde el candidato encuentre el anuncio y registre sus datos, la información se guardará en un mismo lugar. Si bien la primera vez tomará un poco más de tiempo, ya que el reclutador debe registrar su usuario en cada bolsa. En los siguientes procesos de reclutamiento externo, bastará con redactar una vez el job description. En otras palabras, existe un ahorro significativo de tiempo para el equipo de RR.HH y un mejor enfoque del esfuerzo.

• Construcción de una base de datos centralizada de todos los candidatos: Esto es importante, ya que según Glen Cathey, vicepresidente de estrategias de selección en Kforce, "la información sobre el capital humano se puede aprovechar para identificar y contratar más rápido a más candidatos geniales, pero la mayoría de empresas aún no han adoptado totalmente la información como ventaja estratégica de captación de candidatos".  Por lo tanto, logra encontrar  colaboradores de forma más rápida y eficiente, ya que se duplican las posibilidades de mejorar el proceso de selección y se triplican las probabilidades de reducir costos y ser más productivos.

• Accesibilidad a fuentes de reclutamiento desconocidas: Esto amplía la posibilidad de alcance a un mayor número de candidatos. Por ejemplo, la empresa Domino's Pizza lleva a cabo procesos masivos de contratación cada año para cubrir las necesidades del personal en sus tiendas. Se estima que requiere alrededor de tres mil empleados para cubrir la demanda laboral. Sin embargo, su departamento de Recursos Humanos se enfrentaba al desafío de no alcanzar la meta de contratación dentro del plazo establecido. Para abordar esta situación, decidieron implementar un ATS con multiposting. Al utilizar esta herramienta, lograron publicar anuncios de empleo en diversas bolsas de trabajo y redes sociales como LinkedIn y Facebook, además de su propio sitio web de empleo ¿Cuál fue el resultado? En nueve meses, experimentaron un crecimiento del 52% en el número de candidatos, obteniendo aproximadamente 4500 candidatos nuevos cada mes.

• Este ejemplo muestra cómo Domino's Pizza implementó un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) con multiposting para mejorar su proceso de contratación y atraer un mayor número de candidatos calificados. La adopción de esta tecnología les permitió obtener resultados exitosos en términos de aumento en la cantidad de candidatos y agilidad en el proceso de contratación.

Tres formas de aplicar el multiposting en la empresa y sus desventajas

Copiar y pegar un link: Es la forma más primitiva de hacer multiposting.

¿Cómo funciona?

1. 1. Los reclutadores comparten el link del anuncio de trabajo en avisos publicados en redes sociales o fuentes de reclutamiento externo.

   2. El link dirige al candidato a un formulario de datos en Google Forms o la página de un software de Reclutamiento Digital (ATS), donde se cargará su información (datos generales, respuestas de un formulario, etc) e incluso archivos adjuntos como sus CV.

Desventajas:

• Algunos portales de empleo como Computrabajo bloquean los links en los avisos.

• No todos los candidatos visualizan el link y creen que adjuntar el CV en la convocatoria es suficiente; es decir, no terminan por completar el formulario.

• Si bien se ahorra el tiempo de revisar cada plataforma para ver quiénes y cuántos han postulado, sí toma mucho tiempo el copiar y pegar el job description con el link en todas las fuentes de reclutamiento.

2. Uso de APIS: Es la integración de base de datos de dos o más sistemas.

¿Cómo funciona?

1. 1. En algunos casos, hace referencia a las empresas que desarrollan tanto un software de reclutamiento (ATS) como una bolsa de trabajo. Krowdy, por ejemplo, construyó las bolsas universitarias de decenas de universidades. En esta ATS están integradas a la base de datos de alumnos y ex-alumnos de esas universidades. En otras ocasiones, se debe a la alianza entre páginas y softwares que unen sus bases de datos a través de un API.

   2. Los API (que son como un puente o túnel que conecta dos sistemas), implementados normalmente en los ATS, piden permisos especiales para publicar vacantes gratis en el portal de empleo que se desea (Por ejemplo: Hiring Room está integrado con Bumeran, Sherlock con Computrabajo y Krowdy con Laborum).

   3. Otro ejemplo de un API es la herramienta que provee Facebook llamada Lead Ads. Son formularios que aparecen en la misma página de la red social donde se ha publicado el aviso. Cuando el usuario interesado le da clic, la información de contacto del candidato se llena automáticamente (porque Facebook ya tiene su información) y viaja a través de un API hacia un ATS para quedar registrada.

Desventajas:

• No todas las bolsas de trabajo otorgan estos permisos.

• Se necesita formar alianzas entre los dos sistemas, y en ocasiones, una de las dos partes no cuenta con la tecnología o no sabe cómo implementarla.

3. Web Scraping: Es la forma más avanzada de hacer multiposting, pero es desconocida por la gran mayoría.

¿Cómo funciona?

1. 1. La tecnología del Web Scraping es la misma que usa Google desde finales de los 90s para visitar y guardar en una base de datos todas las páginas web del mundo.

   2. Es como si un humano visitara manualmente y leyera el contenido de todas las páginas, ingresando incluso a los links que hay dentro, para luego compartir esta información con la persona que la está buscando.

   3. Si un software de reclutamiento (ATS) aprovecha el Web Scraping no será necesario tener la autorización de las plataformas para publicar anuncios de oferta de trabajo, simplemente el bot ingresa y publica la convocatoria.

   4. El bot se loguea en esas cuentas con los datos del usuario y pega en los lugares respectivos la información del aviso de trabajo. Con un solo click, el bot, en lugar de la persona, visitará 02 o más portales de empleo y publicará la vacante de trabajo.

   5. Al iniciar la postulación, el mismo bot visitará los portales y "leerá" la información de cada candidato para luego copiarla e indexarla de manera ordenada en la base de datos del ATS que se tenga (como lo hace Google)

   6. El Web Scraping construirá en una sola base de datos una lista ordenada y centralizada de los postulantes de todas las fuentes de reclutamiento usadas.

Desventajas:

• Requiere de un equipo de tecnología o un ATS que haya resuelto la integración con los portales más populares.

• Son pocos los sistemas que funcionan así, por eso antes de adquirir un ATS, lo ideal es preguntar qué tipo de multiposting utiliza.

¿Cómo implementar el Multiposting en la empresa?

• Para todas las formas de multiposting, lo primero es redactar el job description con las funciones, requisitos y detalles de la vacante de trabajo.

• En el caso de los links, lo siguiente es entrar a cada una de las plataformas para publicar anuncios de trabajo y pegar la información, incluyendo el enlace que llevará al candidato a registrar sus datos. Es importante crear un formulario claro y de estructura simple. Por ejemplo, en forms.google.com,  además de habilitar la opción para que se pueda subir archivos, se pueden extraer links para copiarlo y compartirlo donde se requiera.

• Si se usa la segunda opción, los API, antes, debe haberse implementado un software de reclutamiento (ATS) con esta función o haber contratado un equipo de desarrolladores de software que apoye con la parte técnica de la integración entre sistemas. Con esto resultado, el reclutador podrá verificar qué plataformas para empleos otorgan los permisos necesarios para publicar ofertas de trabajo en sus páginas. De desear un portal que no esté disponible, la publicación del empleo deberá ser manual. Posterior a ello, se revisan los datos de la base generada. El reclutador no debe olvidar a los candidatos que postularon por la otra plataforma.

• Para la tercera opción, ATS con web scraping, el reclutador debe escoger las fuentes de reclutamiento que necesita, dependiendo del puesto que se busca. Tras hacer clic para difundir, basta una persona para que espere la llegada de las postulaciones y revise que todos los datos hayan sido llenados.

Finalmente, se ha visto cómo publicar manualmente los anuncios de vacantes de trabajo es parte del pasado. Los profesionales de RR.HH saben que para una labor eficiente de selección, necesitan aprender a manejar el multiposting. Después de todo, la difusión manualmente es un problema de tiempo que al reemplazarlo trae consigo muchas ventajas.

Mantener la forma tradicional de publicar anuncios de ofertas de trabajo es quitarle la oportunidad a un área de Recursos Humanos de progresar y dedicarse a tareas más estratégicas en beneficio de la empresa. Lo ideal sería empezar, aunque sea, por la primera forma de multiposting. Por otro lado, si el equipo no desea implementar internamente la solución, podrían contratar un RDO, empresas especialistas en reclutamiento que han digitalizado el 100% de su operación y que tienen resuelto el multiposting. Por supuesto, antes de tomar una decisión, lo mejor es seguir averiguando sobre las otras ventajas del multiposting, cómo funcionan, y además, qué otros obstáculos tiene el proceso de selección y cómo medirlos.