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Todo lo que debes saber para tener una base de datos perfecta de candidatos

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Seguramente has escuchado sobre la importancia que tiene para tu reclutamiento de personal el elaborar una base de datos propia con los candidatos que postulan a tu empresa. Sin embargo, por la cantidad de perfiles que recibes y la irregularidad que puede existir en los procesos de reclutamiento y selección de personal, implementarla puede parecer que te traerá más complicaciones de las que ya tienes. 

Esta creencia es equivocada, ya que tarde o temprano tendrás que digitalizar la información de tus procesos. Por esa razón, tener una base de datos organizada y de fácil acceso será mejor visto que un archivo repleto de información y currículums no clasificados. 

Desarrollar una base de datos te permitirá conservar la información de los candidatos que no fueron contratados, pero que podrían ser considerados en un futuro proceso de selección de personal. Esto te brindará una base para no iniciar tus procesos desde cero. Asimismo, te permitirá cruzar la información de candidatos que ya evaluaste en el pasado, reduciendo y volviendo más precisas tus operaciones destinadas al filtrado y selección de postulantes. 

¿Qué base de datos es la adecuada para la información de los candidatos?

En líneas generales, podemos diferenciar tres tipos de bases de datos: 

  1. Bases de datos planas, que constan de una sola matriz y podemos identificarlas como una hoja de cálculo en Excel.
  2. Bases de datos relacional o de lenguaje de consulta SQL, que almacenan la data en clasificaciones pequeñas a través de tablas, y estas se relacionan mediante rótulos comunes.
  3. Bases de datos no relacionales o de lenguaje de consulta NoSQL, que almacenan la información en documentos y tablas sin identificadores que las relacionen entre sí.

De entrada, una base de datos plana en Excel o Google Drive no te será lo suficientemente útil. Sin embargo, resulta una buena opción si no dispones de presupuesto o si el volumen de postulaciones que recibes durante el año es bajo. Lo común es que trabajes con varias matrices en hojas de cálculo, y hasta varios libros. En ese sentido, sí tendrás que establecer relaciones entre estas.

Por ejemplo, puedes tener una hoja con los datos principales de los candidatos y otra hoja con todas las evaluaciones que se han aplicado y el puntaje correspondiente. Estas se vincularán a través de identificadores, como los nombres de los postulantes o sus códigos.

Es más, los expertos recomiendan, para un mayor monitoreo y reporte, migrar los datos de bases de Excel a las bases de datos relacionales de Microsoft Access. De esta manera, con un poco de apoyo del departamento de sistemas, puedes arrancar de inicio, y de mejor manera, con una base de datos SQL. 

Esta puede ser creada a partir de distintos programas administradores de base de datos, que permiten la gestión y análisis de los datos de tu proceso de reclutamiento digital. Las bases de datos no relacionales tienen programas de administración similares y sirven principalmente para almacenar data sin una estructura predeterminada.

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Por otro lado, los software ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) o ATS (Applicant Tracking System) no se conectan a tablas con cualquier estructura (como las SQL). Por lo tanto, para gestionar las bases de datos se deben crear al interior de los mismos programas. En ese sentido, la decisión se determinaría principalmente por cuál de estos software necesitas más, ya que los tres te permitirían el desarrollo de una base. 

¿Qué datos se deben almacenar?

Debes tener la información de todos los perfiles de candidatos que hayan postulado a tu empresa, independientemente de sus fuentes de procedencia, y de si fueron seleccionados o no. En algunos casos, tendrás postulantes que, si bien no fueron contratados, cuentan con un perfil laboral adecuado para otro tipo de vacante que tengas a futuro. Es ahí donde radica el valor de almacenar los datos: podrás cubrir posiciones más rápido.

Otro caso es el de los postulantes que bajo ningún concepto contratarías. La razón por la que aconsejamos guardar también sus datos (no olvides incluir esa observación y las razones por la cual has tomado esa decisión) es para que no vuelvan a ser invitados en un futuro a otro proceso de selección de personal y, de esta manera, ahorres tiempo.  

¿Cómo identificar la información?

Primero, deberás etiquetar adecuadamente los campos donde ingresarás la información en base a una clasificación previamente definida. Señala la posición, comentarios sobre el perfil laboral, documentos que se han facilitado, nombres, fecha de postulación, fuente o base de procedencia, competencias laborales, habilidades blandas, entre otros datos que faciliten la búsqueda por filtros posteriormente. 

Trata de procesar esta información cada vez que acabe una etapa del proceso de selección. Esta tarea te demandará tiempo si es que utilizas una hoja de cálculo o un software ERP (como el sistema SAP) para almacenar datos. Sin embargo, la búsqueda por filtros o comandos será automática solo en el ERP. 

Por otro lado, los ATS (Applicant Tracking System) al extraer información y perfiles de la red, los clasifican automáticamente en bases de datos, para permitirte un filtrado sencillo desde el inicio. 

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¿En qué formato debe estar la información?

Exclusivamente en formatos digitales. La información que quieras ingresar en una base de datos puede estar en texto dentro de un archivo de formato .txt o .docx (Word); organizada en una hoja de cálculo .xlsx (Excel), .csv o .accdb (Access); o en código de programación Java, C++, C o Phyton. 

Ahora, hay algunas recomendaciones que debes seguir para que tu información se suba sin problemas:

  • Si quieres subir la información a una base de datos SQL tienes que asegurarte de que esta data se encuentre debidamente estructurada. Es decir, que esté segmentada y organizada de acuerdo a los rótulos o campos que hayas determinado previamente.
  • Si implementas una base de datos NoSQL no es estrictamente obligatorio que tu información esté organizada de acuerdo a rótulos o campos determinados previamente. Dependiendo del sistema que utilices, este te impondrá restricciones que debes consultar con tu área de desarrollo o programación, o te permitirá modificar la información y los campos una vez alojados dentro de este.
  • Los documentos e información que esté en papel tienes que digitalizarla. Puedes tercerizar el proceso, derivarlo con tu área de gestión de información o utiliza un software para la digitalización de documentos como QuickScan Pro.

¿Cómo se debe acceder?

Independientemente de dónde esté alojada (internet o intranet), debe permitir la gestión e ingesta de datos por parte de diferentes colaboradores.  Si es que contratas un servicio de Cloud Computing para la administración o alojamiento de datos, lo más probable es que se te sea fácil acceder remotamente gracias a la nube.

Si tus datos se encuentran en un ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) o ATS (Applicant Tracking System), por sus protocolos de seguridad informática, puedes brindar acceso remoto a solo unas cuantas personas a través de una dirección IP pública. Aunque lo normal es que este tipo de sistemas se administren desde oficinas con la logística necesaria y que permita el acceso de múltiples usuarios con conexión a intranet. 

Una opción alternativa es tener un ATS en la nube, esto permite facilitar los accesos y obviar la intervención del área de Sistemas, lo que puede verse reflejado en un importante ahorro de tiempo y dinero en su implementación.

En el caso de un sistema de administración de base de datos, estos también permitirán el acceso de usuarios en dispositivos conectados a la red local presente en la oficina. Por otro lado, para la conexión remota se debe configurar el sistema y añadir la dirección IP del ordenador o los ordenadores. 

¿Cómo se debe gestionar?

Permite una edición y revisión constante por parte de un grupo de responsables de gestión de recursos humanos. Por otro lado, tu base de datos debe ser constantemente alimentada por información proveniente de tus procesos de selección y tus estrategias para recoger leads

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Lo ideal es que tu estrategia en redes sociales e internet (reclutamiento digital) dirija hacia un sitio específico dentro de tu página web. Así, tu información podrá ser guardada automáticamente en una base de datos alojada en tu Sistema de Gestión de Contenidos (CMS) o la plataforma que utilices para administrar tu sitio web. 

Estos datos luego tendrás que migrarlos periódicamente a tu base de datos de candidatos. Los ATS permiten almacenar automáticamente los datos de distintas fuentes de candidatos presentes en internet para guardarlos en tu propia base.

Es importante también que vincules otros sistemas informáticos para optimizar el uso de tu base de datos. Si tienes una base de datos desarrollada en un administrador de bases de datos SQL, podrás adicionar un software para monitoreo de datos, por ejemplo. 

En el caso de los ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) o ATS (Applicant Tracking System), ya mencionamos sus limitaciones en su relacionamiento con bases de datos estructuradas fuera de sus sistemas. Sin embargo, estos son software muy completos, que también tienen la capacidad de automatizar tu relación y comunicación con los contactos presentes en tu base.

Cabe destacar que tu equipo de Recursos Humanos debe tener competencias digitales, o desarrollarlas, y tener conocimientos generales en el uso de los sistemas de información y programas que decidas implementar. Antes de esto, según los dispositivos digitales y la logística de redes que tengas, decidirás qué programas implementar o si tercerizas la administración de tus datos. 


¿Qué precauciones se debe tomar?

Es esencial que sea desarrollada y administrada bajo estrictos estándares de calidad y, en consecuencia, al marco legal de seguridad informática del país. 

Si tu empresa ya tiene un sistema de seguridad informática o protocolos sobre acceso a datos, pide el apoyo que sea necesario a tu equipo de informática para implementar esta base. Los administradores de bases de datos SQL, NoSQL, y los software ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) o ATS (Applicant Tracking System), en su mayoría, incluyen protocolos y algoritmos para la protección de datos.

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Tags: Reclutamiento y Selección, Atracción de Talento