¿Qué es un ATS (Applicant Tracking System)?

Un sistema de gestión del proceso de selección (ATS) es un software de seguimiento y gestión de candidatos en reclutamiento y selección. Su propósito es optimizar tiempos y costos en la contratación de nuevos colaboradores. Además, ordena la información del proceso para proyectos de People Analytics y proporciona una base de datos de candidatos centralizada en un solo lugar.

Los software de reclutamiento se crearon para ayudar a las empresas a realizar procesos de reclutamiento y selección. Por ejemplo, GEPP (grupo embotellador mexicano de marcas como Pepsi, 7up y Gatorade) disminuyó su tiempo de reclutamiento y aumentó la obtención de candidatos aptos hasta en un 40%. Al igual que este ejemplo, le siguen multinacionales como Sodexo, Palladium Hotel Group y Telepizza.

La ausencia de este software de reclutamiento (ATS) en un área de RR.HH. se refleja con un equipo agotado y saturado de pendientes que dedican más del 80% de sus actividades a trabajos operativos, tediosos y rutinarios. Además, muestra la presencia de un líder preocupado en gestionar las ofertas de empleo y cumplir con los requerimientos de personal. Por lo tanto, el objetivo de este blog es dar a conocer quiénes deberían contar con un ATS en su área. Esto último, ayudará a entender por qué una hoja de datos en Excel y un portal de empleo son completamente distintos a un ATS y dejará claro qué ventajas tiene este software en el seguimiento y la gestión de candidatos durante sus procesos de reclutamiento y selección.

¿Por qué usar un ATS?

1. Automatiza y centraliza las fuentes de Reclutamiento: Desde el ATS, la oferta laboral es difundida a través de distintas plataformas de empleo con un solo clic: las bolsas de trabajo universitarias, redes sociales y portales favoritos del usuario están unidos a la plataforma y el aviso se replica en automático en todos los puntos seleccionados. Esto se conoce como multiposting.

2. Centraliza la documentación y evaluaciones: El reclutador promedio tiene una carpeta para recibir las solicitudes de empleo, otro para archivar los documentos, uno más para las pruebas psicométricas, otro para las entrevistas, etc. El ATS centraliza todo esto y lo almacena en el archivo digital del candidato para una evaluación más ordenada, futuras revisiones y auditorías. Además, el cliente interno tiene acceso a toda esa información desde cualquier dispositivo.

3. Crear Dashboards y Analytics: Durante el proceso es indispensable evaluar cada etapa en cuanto a tiempos y rendimientos. Hacer esto en Excel puede ser una tortura para todo el equipo de RRHH, más aún porque controlar estadísticas y generar informes manualmente toma tiempo. Con los dashboards integrados en el ATS se crean informes y métricas basándose en los datos obtenidos por el mismo análisis del software. Esto permite una toma consciente de decisiones para el futuro y, además, son indispensables para una empresa que busca gestionar su organización con People Analytics.

4. Beneficia a los candidatos: Durante el proceso de reclutamiento y selección es importante que la empresa brinde beneficios a los candidatos, es decir, cumplir con los horarios de las entrevistas o revisar sus curriculums eficientemente. Esto permite un proceso justo y equitativo para los postulantes. A continuación, explicaremos algunos de estos beneficios:

1. Automatiza la comunicación con los candidatos:  Un buen ATS prioriza el Candidate Experience. Por lo tanto, contempla herramientas que ayudan al reclutador a dar aviso al candidato sobre la situación de su postulación. En su software se incorporan herramientas como: APIs de Whatsapp, Mails automatizados y  mensajes de texto.

2. Automatiza los filtros de candidatos: En una primera fase de selección, el sistema descarta los currículums que no cumplen con los requisitos del puesto, utilizando palabras clave. Un ATS entrega al reclutador una cantidad de CVs mucho más manejable que los recibidos, lo cual hace que la carga laboral disminuya considerablemente.

3. Genera una base de datos de candidatos: Contar con un historial de información en un solo lugar  sobre los procesos de selección llevados a cabo es un gran regalo, y más si la empresa se caracteriza por llevar la misma vacante varias veces al año. Así, no tomará más de 5 minutos invitar a todos los candidatos que postularon al mismo puesto hace unos meses. Además, todas las evaluaciones también quedan registradas y pueden ser reutilizadas en otros procesos.

5. Gestiona la marca empleadora. Un buen ATS también se preocupa por ayudar a la compañía a mejorar su marca empleadora. ¿Cómo lo hace? Cada vez que un reclutador gestiona su vacante en la plataforma, se brinda una zona especializada para que coloque todos los datos de la empresa (nombre, reseña, logo, links, videos). Entonces, la vacante sale publicada y no posiciona la marca del ATS, sino todo lo que la empresa quiera hacer denotar de sí misma para atraer candidatos. Incluso un excelente ATS logra que todo el proceso de selección contemple el branding de la compañía.

 ¿Qué empresas necesitan un ATS?

Aunque se mencione repetidamente que los procesos de seguimiento son solo para las grandes empresas, hoy los usuarios de un ATS son cualquier área de Recursos Humanos que recluta de la siguiente manera:

• Difunden manualmente las ofertas de empleo. Redactan la convocatoria y van de plataforma en plataforma copiando y pegando la información en cada portal.

• Persisten problemas al momento de revisar currículums. “Este CV se me hace conocido", si esta frase suele escucharse muy seguido en el equipo es porque el candidato, cuando postula por múltiples fuentes o portales de empleo, envía su currículum a la misma oferta de trabajo pensando que son propuestas diferentes o queriendo hacerse más visible lo que hace que el reclutador realice doble esfuerzo. Por otro lado, con tanta información archivada los datos de los postulantes suelen cruzarse o perderse lo que implica la pérdida de talento valioso para la empresa.

• Dedican horas a planificar entrevistas. Contactan a los postulantes uno por uno por llamada o WhatsApp y aunque anoten todo en hojas de cálculo, cometen errores en la organización de entrevistas, llegan tarde y hasta las olvidan. Esto no solo afecta la imagen positiva que quiere dar la empresa, también perjudica el tiempo del postulante.

• Ignoran totalmente las métricas del proceso. ¿Cuántos candidatos en total postularon?, ¿cuántos pasaron a las siguientes etapas?, ¿qué plataforma atrajo más talento? Si estas preguntas no pueden ser respondidas de inmediato, significa que el reclutador tampoco puede generar informes para implementar mejoras y gestionar estrategias para la empresa.

• No cuentan con una base de datos: En vez de reutilizar y aprovechar la data obtenida en esos procesos (postulantes, candidatos aptos, candidatos finalistas, evaluaciones realizadas, etc.), elaboran todo desde 0 porque saben que eso les resulta más rápido que buscar en las carpetas de Drive o filtrar una inmensa hoja de cálculos.

El software de ATS frente a procesos tradicionales

Aún con todas sus funcionalidades, sigue perenne el temor para muchos reclutadores en confiar todos los procesos a la tecnología. A continuación, se explicará qué beneficios trae las ATS, frente a procesos tradicionales en Excel o portales de trabajo.

Excel versus ATS

El uso de Excel en los procesos de reclutamiento y selección, se debe a que tal vez no se comprende claramente por qué un ATS es más eficiente que una hoja de datos.

Portal de empleo versus un ATS

Aunque muchos lo confunden, la realidad es que un ATS agiliza el rendimiento en las empresas. A continuación, se explicará cuatro motivos por los que pagar por un portal de empleo no resuelve los mismos problemas que resolvería el pagar por un ATS:

1. Multiposting.

• Portal de empleo: Cuando una empresa paga por una determinada bolsa de empleo tiene derecho a publicar su aviso, visualizar a los candidatos que postularon solo esa bolsa, descargar el CV de los postulantes y en algunas, incluso, contactar con el candidato por su propio canal de comunicación. Pero, un buen reclutador sabe que solo manejar una es lo mismo que nada, simultáneamente manejan 3 o más. 

• ATS: Cuando se contrata un ATS, este ya incluye el derecho a la publicación en una amplia gama de bolsas laborales. Y, además de eso, se puede ver a todos los candidatos en la misma plataforma.

2. Gestión y seguimiento de candidatos.

• Portal de empleo: La bolsa de empleo fue creada para atraer candidatos y obtener su información. Su objetivo y mejoras se centran en ello.

• ATS: El objetivo de un ATS es ayudar al reclutador a que haga un buen seguimiento y avance de los candidatos. Sus herramientas se especializan en lograrlo.

3. Evaluación de candidatos

• Portal de empleo: Un portal de empleo no se caracteriza por proveer herramientas especializadas para evaluar y administrar las evaluaciones de los candidatos aprobados.

• ATS: El ATS ayuda al reclutador a tomar pruebas a los candidatos (tanto técnicas como psicológicas) a través de Forms, Open Tests, Videocuestionarios, Videoentrevistas online, etc. y sin necesidad de acceder a otra plataforma para revisarlo todo.

4. Centralización de documentación

• Portal de empleo: No es común que un portal de empleo cuente con una nube o carpeta dedicada a cargar toda la información necesaria para la contratación del candidato.

• ATS: Además de almacenar currículums y datos generales, también guarda toda la documentación necesaria para el ingreso del postulante (referencias laborales, pruebas, informes, contratos, etc.

Conclusión

En síntesis, seguir trabajando manualmente con sistemas tradicionales como Excel ya no es la mejor opción. Es momento de considerar otras herramientas y tecnologías. Un ATS no tiene que ser caro ni difícil de implementar en las empresas. Si el propósito de un equipo de reclutamiento y selección es gestionar su proceso de manera más rápida y estratégica, un ATS es la alternativa ideal.

En caso de que una persona sea usuario de un ATS y aún no resuelva los retos diarios, tal vez sea momento de evaluar otras opciones y compararlas. Averiguar los diferentes tipos de Applicant Tracking Systems que existen y contrastar las ventajas y desventajas de cada uno es encargarse de la transformación digital que la actualidad le exige a las empresas.

Por el contrario, si el cliente tomó la decisión de dejar el Excel pero los ATS no lo convencieron, puede averiguar sobre qué otras opciones tiene para dejar de hacer todo manualmente, y digitalizar por lo menos algunas partes de su proceso de reclutamiento con Google Forms, Trello, Notion, etc. Definitivamente, estas son  mejores opciones que seguir usando Excel.