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Cómo implementar un plan de comunicación para Transformación Digital

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Los cambios culturales para cualquier empresa siempre son complicados y más aún en la era digital. Sin embargo, estos son necesarios para que las organizaciones sean más ágiles y entren en sintonía con las nuevas formas de trabajo que la tecnología hace posible. Si ya tienes un Plan de Transformación Digital en Recursos Humanos, o lo estás desarrollando, resulta indispensable tener un plan de comunicación interna para que los colaboradores puedan estar informados y respondan de la mejor manera a los cambios.

Te recordamos que en nuestra Pillar Page podrás ver las etapas que un Plan de Transformación Digital en Recursos Humanos implica, desde el diagnóstico hasta la medición de resultados. Ese, además de tu plan de comunicación interna, te brindarán mayor control sobre tus futuras estrategias digitales. Con ello, lograrás aumentar tus probabilidades de éxito.

Pues bien, es hora de que apliques un plan de comunicación interna para informar a tus colaboradores sobre la Transformación Digital. Si no has realizado antes este tipo de planes, deberás solicitar el apoyo de tu área de Comunicación o Marketing para que te guíen en las etapas que verás a continuación.

Analiza tu empresa

Si ya tienes un Plan de Transformación Digital en Recursos Humanos, en el diagnóstico sobre los objetivos, procesos, personas, acciones y herramientas de tu empresa debes haber recogido información valiosa sobre cuánto les favorece la inclusión de tecnología, los procesos específicos donde tendrá cabida esta, y el nivel de las competencias digitales y habilidades blandas de tus empleados.

Por otro lado, tu diagnóstico también debe haber comprendido el análisis de tu entorno competitivo y los principales referentes empresariales en cuanto a Transformación Digital en Recursos Humanos, sus acciones y resultados. 

Ahora, tienes que dar un paso más y complementar esta información con data específica sobre buenas prácticas de comunicación interna en el mercado (a nivel externo) y acerca de los flujos de información, clima organizacional y la comunicación dentro de tu empresa (a nivel interno).

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Toca, entonces, realizar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Desventajas y Amenazas) para identificar las resistencias y facilidades que tienes para implementar un proceso de Transformación Digital. Con ello, podrás diseñar un plan de comunicación interna centrado en las necesidades específicas de tu compañía y, sobre todo, que tome en cuenta los temores y dudas de tus colaboradores.

Define tus objetivos

Después de analizar tu entorno y tener claro qué tienes a tu favor y cuáles son los factores adversos, podrás empezar a fijar objetivos de comunicación. Recuerda que estos deben ser específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y establecidos en un periodo de tiempo (SMART, por sus siglas en inglés). Además, tienen que estar alineados de forma coherente a los objetivos generales de tu Plan de Transformación Digital en Recursos Humanos.

Si hablamos de Transformación Digital, deberías considerar, por ejemplo, estos objetivos:

  • Incrementar el porcentaje de colaboradores que valoran positivamente la Transformación Digital.
  • Aumentar el número de usuarios de las nuevas TICs (Tecnologías de la Información y Comunicación).
  • Aumentar la cantidad de proyectos organizados de forma colaborativa.
  • Reemplazar métodos de trabajo antiguos por metodologías ágiles (porque no solo se trata de incluir tecnología, sino también innovación).
  • Aumentar el número de propuestas o proyectos para automatizar o digitalizar procesos operativos.

No olvides que debes ponerle un plazo a cada una de las metas que te propongas. Además, desde tu análisis debes ponderar la etapa de transformación y cambio organizacional en la que te encuentras para que tus objetivos sean alcanzables y tu propuesta genere confianza.

Determina tu público objetivo

Lo siguiente que debes hacer es definir a tu público objetivo. Mira bien a tus colaboradores y categorízalos en distintos grupos de acuerdo a edad, área, requerimientos tecnológicos, intereses, etc. Dentro del diagnóstico para tu Plan de Transformación Digital en Recursos Humanos puedes ya haber realizado este ejercicio. 

Asimismo, si ya has aplicado evaluaciones y estrategias sobre tu fuerza laboral, puedes usar la información de estos documentos sobre el estado de tu Marca Empleadora o el clima organizacional de tu empresa.

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Separarlos te ayudará a definir la estrategia de comunicación idónea, pues la definición de tus públicos determina los mejores canales de comunicación, la información que transmitirás por cada uno de estos y los formatos que pueden resultarte más efectivos.

Considera también que hay públicos más reticentes a la Transformación Digital que otros. Convencer a los nativos digitales, los millennials o miembros de la generación Z, no será tan difícil como apelar a los baby boomers o a los de la generación X. Ten esto en mente para destinar los recursos y esfuerzos adecuados.

Construye tu mensaje

Si bien el mensaje depende de cada organización, en materia de Transformación Digital lo recomendable es comunicar de forma positiva y siendo transparente en todo momento. En otras palabras, no evadas los cuestionamientos o temores válidos de tus empleados; en lugar de ello, responde con beneficios que puedan motivarlos a adoptar los nuevos cambios. ¿Por qué? Una de las principales barreras al momento de emprender la Transformación Digital es la creencia común de que la tecnología reemplazará la labor humana. 

Por ejemplo, comunica que es un proceso beneficioso, natural y que no significará despidos masivos, sino una disminución en las labores operativas, mayor tiempo para especializaciones y desarrollo profesional, y la posibilidad de equilibrar mejor el balance vida - trabajo con alternativas como el teletrabajo. Esto, además de suponer un beneficio para tus colaboradores, también significa un incremento de la eficiencia laboral.

Asegúrate también de que tu mensaje sea claro y conciso, algo recordable y fácil de entender. Con estas características será más sencillo que comuniques lo que verdaderamente quieres, sin lugar a confusiones ni malinterpretaciones. Si ya utilizas estrategias de Marca Empleadora y lineamientos de cultura organizacional, procura que tu mensaje (tono, proximidad, contenido) y actitudes al comunicar se encuentren alineadas a estas.

Aboga por tu presupuesto

Comunicar el proceso de Transformación Digital correctamente es de vital importancia, así que preocúpate de que el presupuesto no desestime esta acción. Debes sustentar el uso de recursos para este plan, pues de no comunicar adecuadamente el proceso, los colaboradores pueden poner barreras para su desarrollo.

De hecho, invertir en este plan de comunicación interna te ahorrará, a futuro, no solo dolores de cabeza, sino gastos en reemplazar personal o en segundas capacitaciones que pudieron no ocurrir de haber transmitido tu mensaje correctamente. Es más, evitará que en tu proceso de reclutamiento y selección de personal sigas considerando candidatos que tienen las competencias necesarias para afrontar la Transformación Digital.

Define los canales de comunicación

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Estos son vitales para la correcta comunicación interna. Si eliges el canal incorrecto, el público para el que hayas destinado este no recibirá el mensaje de la mejor manera y habrá sido una pérdida de tiempo y recursos.

Por ejemplo, una charla funcionará mejor con los colaboradores mayores, mientras que los más jóvenes podrían recibir de mejor manera la información con el uso de un chatbot. Las posibilidades son amplias y depende de cada organización y cada grupo humano.

Lo recomendable es aprovechar alguna herramienta digital para que el “medio” sea el “mensaje”. Por ejemplo, en lugar del tradicional mural de comunicados, puedes implementar cartelería digital y de esta manera das un mensaje de cambio con mayor credibilidad y sustento. En esta etapa, nuevamente, puedes considerar tus anteriores estrategias de Marca Empleadora, cultura organizacional o clima organizacional para identificar tus canales más efectivos.

Plan de acción

Con los anteriores elementos ya definidos, es momento de aterrizar todo en un Gantt y poner fechas, acciones y objetivos. Por ejemplo, si tu primer objetivo es “Incrementar el porcentaje de colaboradores que valoran positivamente la Transformación Digital”, una primera acción sería notificar a tus colaboradores sobre el proceso en el que se embarcará la empresa y atender sus dudas y temores. Lo que puedes hacer a través de un app o un chatbot, correos o alguna dinámica presencial. Lo importante es aplicar la escucha activa. 

Una vez que sepan del proceso debes empezar a “ganártelos”. Usa tus canales elegidos para comunicarles los pros del proceso y aclarar cuestiones acerca de los contras. De esta manera, el temor que puede haber suscitado la Transformación Digital se irá disipando y podrás empezar a capacitar a tu fuerza laboral, llegando así a la parte final de tu plan de acción. 

Recuerda que en este plan de comunicación interna puedes incluir parte de las capacitaciones necesarias para lograr que tus colaboradores sean competentes digitalmente y se adapten a un mindset ágil. implementar-plan-comunicacion-transformacion-digital-2

Sin embargo, si las prácticas o conocimientos que quieres impartir escapan al ámbito de la comunicación interna, es mejor que dejes estas acciones y objetivos dentro de tu Plan de Transformación Digital en Recursos Humanos.

Evalúa tus resultados

Llegó el momento. Es aquí donde sabrás si todo el esfuerzo de tus colaboradores, los recursos destinados y el tiempo invertido dieron fruto. Haciendo un segundo análisis de tu empresa, cotejando el estatus de la misma con los objetivos que te planteaste, podrás ver si las acciones tomadas fueron las mejores.

Es aquí donde verás si tus colaboradores están a bordo de la Transformación Digital o son, por otro lado, barreras para la misma. Si el caso es el primero, ¡excelente! Lograste el cometido. En caso sea el segundo, deberás repetir el proceso y redefinir tu mensaje, revisando tus públicos, tus objetivos, canales y acciones.

¡Y, listo! Es así cómo se desarrolla un plan para comunicar la Transformación Digital. En Krowdy, queremos ayudarte a iniciar este proceso de transición en tu empresa y brindarte evidencia para convencer a tus líderes sobre su importancia. 

Por eso, hemos diseñado una plantilla que te permite monitorear, medir y evaluar de forma eficiente tus acciones de Transformación Digital en selección de personal y gestión de Recursos Humanos. Descárgala gratis aquí:

CTA final Plantilla KPIs Transformación Digital en Recursos Humanos

Tags: Recursos Humanos, Transformación Digital