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8 aplicaciones que no deben faltar en tu equipo de Recursos Humanos

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Parte importante de la Transformación Digital que viven las empresas es la incorporación de herramientas digitales para agilizar y optimizar diferentes procesos internos. El área de Recursos Humanos no es ajena a este cambio y la inclusión de tecnología en la gestión de talento, la comunicación interna y la selección de personal termina por ocupar un lugar importante dentro de cada proyecto.

Krowdy realizó el 2019 un estudio sobre el impacto de la Transformación Digital en Recursos Humanos. En él, se confirma la tendencia: el 45.53% de los líderes peruanos de Recursos Humanos usa frecuentemente aplicaciones para realizar tareas en equipos.

¿Por qué aplicaciones? Estas proveen una interfaz amigable e intuitiva para quienes se inician en el uso de tecnología. Además, permite a los líderes ocuparse de tareas estratégicas para mejorar sus acciones de atracción de talento, endomarketing y/o cultura organizacional, gracias a sus múltiples beneficios:

Por ello, si quieres transformar tu área, te recomendamos familiarizarte primero con las siguientes aplicaciones para la gestión de talento, la comunicación y el trabajo en equipo:


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1. Slack

Slack te ofrece una gran cantidad de características que potenciarán el trabajo en equipo, los canales de comunicación interna y la mensajería directa. Esta hace posible la transmisión de archivos, la integración de plataformas ajenas, y llamadas de audio y video. Tu flujo de trabajo se acelerará exponencialmente y será más transparente, lo cual te permitirá iniciar el cambio de tu cultura organizacional con éxito. Entre otras funciones, la plataforma te permite:

  • Segmentar chats grupales por temas
  • Visualizar todo el contenido presente en un cuadro de búsqueda
  • Integrar otros programas como Trello, Google Drive y Dropbox

Slack es utilizada por empresas como Airbnb y Oracle. Puedes descargarla de forma gratuita en la AppStore y PlayStore, o utilizarla desde cualquier navegador web. Sin embargo, ten en cuenta que esta versión tiene limitaciones en términos de historial, almacenaje, etc.

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2. Trello

Trello es un software de administración de proyectos que emplea la metodología Kanban para organizar su espacio de trabajo mediante tarjetas virtuales. ¿Cómo? Su interfaz se compone de un tablero virtual con diversas columnas que puedes organizar en base a “Todas las tareas por realizar”, “Tareas en Progreso”, “Tareas por Revisar” y “Tareas Hechas”, o bajo otros rótulos que te permitan visualizar con claridad las tareas de tu área.

Puede aplicarse para cualquier proceso o tarea que necesite organizar y visualizar distinto tipo de información y flujos de trabajo. ¿Lo mejor? ¡Todo tu equipo puede participar! Además, pueden aplicar las siguientes funciones para optimizar su forma de hacer las cosas:

  • Agregar en cada tarjeta checklists para monitorizar las tareas realizadas, además de responsables para identificar exactamente a los colaboradores que participan de la actividad
  • Adjuntar archivos de Dropbox y Google Drive dentro de las tarjetas
  • Adjuntar videos y fotos dentro de las tarjetas
  • Marcar deadlines en las tarjetas y colocarlas en tu calendario
  • Agregar temporizadores a cada tarjeta para medir tiempos de trabajo y la eficiencia del equipo

A diferencia de Flock, Trello emplea las metodologías ágiles en su sistema. Por lo tanto, si ya iniciaste la Transformación Digital de tu área de Recursos Humanos, usar esta aplicación es una excelente decisión. Puedes acceder a esta de forma gratuita desde cualquier navegador web, además de descargarla en la PlayStore de Android y la AppStore de Apple. La principal limitación de la versión gratuita es que no te permite crear más de 10 tableros por equipo.

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3. When I Work [App]

When I Work brinda la posibilidad de organizar los horarios de los colaboradores en un solo espacio virtual. Gracias a esta función, los trabajadores pueden revisar si sus compañeros están disponibles. De esta manera, cualquiera puede proponer un sistema más eficiente de coordinación para las operaciones del área, mejorando la comunicación interna y el clima organizacional. Esta aplicación, a través de un sistema en el que subyace el principio de apertura de información, permite:

  • Eliminar los conflictos de horarios, validar días libres y monitorear al personal
  • Encontrar, entre tus colaboradores, aquellos que puedan cubrir posiciones en caso de ausencias, permisos o vacaciones
  • Simular el cálculo de costo de horas de los colaboradores: Aquí podrás colocar el costo por sus horas de trabajo, la cantidad de empleados que tiene tu empresa y las horas que invierten en hacer scheduling a la semana

En Perú, el 36% de líderes de Recursos Humanos utiliza aplicaciones para la gestión de equipos y comunicación, como When I Work, Smart Merge o Basecamp.

Revisa los datos completos del “Informe 2020: ¿Cuál es su avance en Perú?” aquí:

CTA medio Informe 2020 Transformación Digital en Recursos Humanos

Puedes descargarla sin costo en Play Store y en AppStore. El primer plan de uso es gratuito hasta llegar a 75 usuarios. Actualmente, es utilizada por organizaciones como Kenneth Cole y la Universidad de Harvard.  

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4. Smart Merge (iOS) / Simpler (Android) [App]

¿Cuántas veces has recibido perfiles duplicados o una cantidad abrumadora de CVs en un proceso de selección de personal? La administración de la información es crucial, y esta aplicación se ocupa de ayudarte a organizar los datos de los candidatos o de las personas que ya son colaboradores de tu organización. De esta forma, te brinda una herramienta más para optimizar tu Marca Empleadora (Employer Branding) y tus estrategias de gestión de talento.

Con Smart Merge puedes:

  • Guardar tus contactos de forma segura en el espacio virtual (te suscribes automáticamente a una copia de seguridad automática). Los cambios se guardan incluso cuando la aplicación está cerrada
  • Organizar tus diferentes listas de contactos en un mismo lugar
  • Administrar gran cantidad de información como números, direcciones de correo electrónico, datos personales, etc. Si aún no tienes una base de datos con tus candidatos, esta aplicación es un buen primer paso
  • Añadir contactos a distintos grupos y resolver duplicidades
  • Crear grupos de contacto relevantes y enviar rápidamente mensajes y archivos variados

Esta app está disponible para Android y iOS, con el nombre de Smart Merge y Simpler, respectivamente. Si bien no tiene costo de descarga, existen costos de uso.

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5. Basecamp [App]

Esta aplicación permite mejorar la comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo. En vista de que la interacción supone gran cantidad de contenidos compartidos, las funciones de esta app solucionan problemas vinculados con el exceso de información dispersa y difícil de encontrar. Esta optimización de los procesos de comunicación interna se da entre todos los niveles y áreas de la empresa, ya que la app permite:

  • Organizar un dashboard principal con todos los equipos de trabajo o proyectos en los que participes
  • Organizar un dashboard secundario con las conversaciones, foros, archivos, tareas pendientes y fechas importantes del equipo o proyecto en el que participes
  • Crear foros para distintos grupos, donde se pueda intercambiar contenido multimedia, incluso datos confidenciales, pues puedes aplicar contraseñas protegidas

Esta aplicación es ideal para que empieces el cambio de la cultura organizacional de tu empresa. Además, a diferencia de otras aplicaciones similares, esta es exclusiva para grupos de trabajo, lo que le permite tener un elevado rendimiento en sus funciones. 

Esto le ha ganado la confianza de organizaciones como Shopify y la NASA. Basecamp está disponible para Android y para iOS, pero también puedes acceder a esta desde cualquier navegador. ¡El primer mes es gratuito!

 

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6. Chanty

Si estás considerando implementar un servicio de mensajería para tu equipo de trabajo que mejore la comunicación interna, puedes darle una oportunidad a Chanty. Este messenger es sumamente amigable al usuario y está diseñado especialmente para potenciar los procesos de equipos pequeños y medianos, gracias al uso de Inteligencia Artificial. Entre sus utilidades destacan:

Actualmente, se encuentra disponible para Android y iOS. Las principales limitaciones de su versión gratuita son no permitir videollamadas y limitar el número de usuarios por equipo a 10.

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7. Flock

Flock es un servicio de mensajería especializado en comunicación de equipo y desarrollo de proyectos colaborativos. Este software te permite:

  • Programar tareas mientras se chatea dentro de la aplicación.
  • Crear múltiples chats grupales por proyectos o tareas.
  • Invitar a socios, colaboradores freelance y vendedores al chat grupal del proyecto.
  • Mantener video conferencias con hasta ocho miembros de un equipo.
  • Usar la funcionalidad “To-Do” para administrar tareas y la funcionalidad “Rich Note Sharing” para compartir documentos
  • Extra: Integraciones ilimitadas se incluyen dentro de su paquete gratuito

Como puedes ver, Flock aplica parcialmente estrategias propias de las metodologías ágiles, lo que impactará positivamente en el mindset de tus colaboradores. Esto te permitirá contribuir con la transformación de tu cultura organizacional y mejorar la comunicación interna. Puedes descargarla gratis en cualquier sistema operativo o usarla desde tu navegador web.

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8. Whereby

Whereby es una opción bastante similar a la anterior, pues te permite crear salas de chat online para hostear tu reunión, vía videollamada, hasta con 8 personas (en la versión gratuita). Destaca de otras aplicaciones por su sencilla interfaz que permite comprender fácilmente su uso y capacidades. Las más reconocibles son:

  • Personalizar tu sala de chat
  • Bloquear el acceso a la sala para reuniones privadas
  • Enviar mensajes de texto durante la video conferencia
  • Compartir la pantalla de tu dispositivo

Puedes usarla desde cualquier navegador web o descargarla en PlayStore o AppStore para empezar a impactar en tu Gestión de talento y equipos, como ya lo hizo General Electric.

Y tú, ¿qué aplicación utilizarías?¿Prefieres priorizar la gestión de talento o la selección de personal? Cualquier decisión que tomes debe estar basada en evidencia. Con un conocimiento profundo de tu empresa (los procesos, las personas y los sistemas informáticos), podrás identificar la aplicación o herramienta digital que te brindará mayor eficiencia en tus tareas.

Si quieres saber por dónde empezar, ¿qué mejor manera de hacerlo que conociendo las herramientas y aplicaciones que utilizan los líderes de Recursos Humanos y selección de personal en el Perú? Dale un vistazo a nuestro "Informe 2020: Recursos Humanos y Transformación Digital - ¿Cuál es su avance en Perú?". Descárgalo gratis aquí:

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Tags: Productividad en Recursos Humanos, Transformación Digital, Profesional en RRHH