¿Qué es Transformación Digital y cómo se aplica a Recursos Humanos?

Para Brenda, una jefa de RRHH, entrar a LinkedIn es casi como atender a un carnaval de atractivos y tendencias en su área. Sin embargo, cuando tiene que regresar a la vida real en su organización, sabe que el tiempo no será suficiente disfrutar ninguno.

Hace mucho que sabe con qué tendencia quiere iniciar: la Transformación Digital (TD). Pero, mientras ella observa cómo otros colegas la incorporan en el área, siente frustración. ¡Ojalá tuviera las horas libres para empezar la TD, que tanto le entusiasma!

Hoy en día, los profesionales de Recursos Humanos quieren ser más tecnológicos. ¿Por qué?

• Así agilizan procesos administrativos, como el reporte de compliance o las evaluaciones de rendimiento.

• Mejoran la experiencia del empleado, con portales de aprendizaje en línea o softwares de gestión.

• Mantienen a la organización competitiva en un mercado cada vez más digital.

Sin embargo, pocos disponen del horario para iniciar con el proyecto. De hecho, cuando pueden investigar, es demasiada la información y muy pocos los minutos para procesarla, ¡no saben por dónde empezar!

Este blog explica cómo la transformación digital puede aplicarse a RRHH (qué implica, cuáles son sus beneficios, de qué forma implementarla). Para el final del texto, el lector entenderá por qué es necesario deshacerse de la carga operativa y enfocarse en actividades estratégicas, como la TD.

¿Qué es Transformación Digital para RRHH?

La TD es el proceso de adoptar tecnologías para automatizar y mejorar procesos organizacionales y crear nuevos modelos de negocio. Abarca herramientas como el Big Data, la IA, la nube o el internet de las cosas.

En RRHH, puede utilizarse para acelerar el reclutamiento, gestionar el rendimiento, compromiso y desarrollo de los empleados y tomar decisiones basadas en datos. ¿Cómo?

Los Recursos Humanos Digitales requieren de la implementación de softwares y herramientas, como los ATS (Applicant Tracking System(, las plataformas de gestión del desempeño (performance management) o los sistemas de procesamiento de nóminas. Estos sistemas usan la IA y el machine learning para optimizar la gestión del talento. Por ejemplo, en el reclutamiento, los profesionales no tienen que realizar el screening por su cuenta. El ATS analiza los datos de cada CV y, automáticamente, muestra un top de candidatos que mejor se ajustan al perfil.

La tecnología para Recursos Humanos

La inteligencia artificial ayuda a los profesionales de RRHH a identificar tendencias y patrones en grandes conjuntos de datos. Una de las técnicas de IA más importantes es el análisis predictivo. Este sirve para reconocer y rankear qué candidatos tienen más probabilidad de lograr éxito en una determinada compañía, de modo que se acelera el proceso de selección y se toman mejores decisiones.

Otras tecnologías emergentes son la realidad virtual, el blockchain o la automatización robótica de procesos.

HSBC aplica la realidad virtual para que sus empleados practiquen cómo reaccionar a interacciones difíciles con clientes. La simulación ubica al colaborador en un ambiente realista e inmersivo, en el que se presentan personas enojadas a reclamar todo tipo de asuntos.

La compañía se distingue por su cultura de enfoque en el cliente. Esta iniciativa reforzó la competencia de servicio en los colaboradores, disminuyendo el tiempo que tomaba resolver cada reclamo. Además, fue uno de los primeros entrenamientos de RRHH que se alejó de métodos tradicionales e implementó la realidad virtual para reforzar el aprendizaje.

Por supuesto, para que funcione, se necesitó un equipo multifuncional de los RRHH, constantemente recogiendo feedback y refinando el aplicativo.

Un ejemplo latinoamericano es Natura, la compañía de cosméticos. En 2017, inició su transformación digital con Natura&Co Talentos. La plataforma usa IA y machine learning para crear matches con candidatos, basándose en sus habilidades, intereses y experiencias.

Esta información se contrasta con los valores organizaciones y los requerimientos del perfil, con el fin de detectar los mejores fit culturales para la empresa. Además, Natura provee al talento recursos para prepararse para la entrevista. Esto disminuye la ansiedad de los candidatos y mejora su experiencia en el reclutamiento..

Ambas estrategias optimizaron las condiciones laborales de RRHH, haciendo su entrenamiento más inmersivo y efectivo, y refinando su proceso de selección para identificar los mejores talentos.

Más que reemplazarlas, la transformación digital potencia las habilidades de los profesionales. Automatizando tareas rutinarias, como el reclutamiento, el onboarding o la asistencia de los empleados, el equipo puede mejorar la calidad de su trabajo.

¿Cómo emprender la Transformación Digital en RRHH?

El área puede mostrarse reacia al comienzo. Probablemente, esto se debe a la falta de comprensión de la tecnología, falta de presupuesto, resistencia al cambio, entre otros temores del equipo. ¿Cómo abordarlos para, por fin, emprender la transformación digital en RRHH?

• Educación y capacitación: Las empresas deben ofrecer capacitación y educación sobre las nuevas tecnologías y cómo pueden mejorar la gestión de talentos. Esto ayudará a los empleados a comprender los beneficios de la transformación digital y cómo pueden adaptarse a los nuevos procesos.

• Inversión en tecnología: Aunque puede ser costosa, a largo plazo, proporciona una ventaja competitiva. Además, siempre está la alternativa de tercerizar un proceso a un proveedor que ofrezca la transformación digital en sus servicios, como los RDO.

  Al contratar un RDO, la empresa delega su reclutamiento a un grupo de expertos reclutadores, que cuentan con un ATS y han digitalizado cada etapa del proceso. De este modo, el pago incluye el trabajo del equipo externo y los softwares de Transformación Digital.

• Comunicación y participación de los empleados: Es importante involucrar a los empleados en el proceso, comunicando claramente la estrategia y los objetivos. Los empleados deben entender cómo la transformación digital afectará su trabajo y cómo pueden adaptarse.
  
  Una forma de lograr esto es seguir la metodología del “cambio liderado por el colaborador”. Esta cuenta con los siguientes pasos:

1. Comunicar la visión de la TD (cómo impactará y beneficiará al área y la organización).

2. Crear oportunidades de participación. Por ejemplo, organizando sesiones de brainstorming, workshops, u otros espacios en los que los trabajadores puedan compartir ideas.

3. Entregar recursos al equipo, como programas de entrenamiento o softwares para desarrollar ideas, para que puedan registrar sus perspectivas y propuestas sobre nueva tecnología.

4. Evaluar las ideas y seleccionar las más prometedoras. Estas serán trabajadas por el equipo de RRHH.

5. Felicitar y ofrecer feedback a los colaboradores, pues eso impulsa al equipo a seguir participando en el cambio.

• Automatización de procesos: Las empresas pueden utilizar herramientas de automatización para simplificar procesos y reducir el tiempo dedicado a tareas manuales y repetitivas.

  Por ejemplo, con un ATS se automatizan la mayoría de las fases del reclutamiento, liberando horas del equipo interno para que las dediquen a la estrategia.

  Los sistemas de evaluación de rendimiento también ayudan a los profesionales de RRHH a recolectar y analizar datos sobre la performance de los empleados. Ofrecen plantillas de evaluaciones y permiten obtener feedback de distintas fuentes, para luego generar reportes.

Conclusión

La TD ofrece múltiples beneficios que dan a una empresa ventajas competitivas sostenibles. El tiempo es un recurso limitado, tanto para líderes como para el resto del equipo, por lo que las actividades manuales corresponden a un desperdicio de valor significativo. La solución más efectiva es aplicar la TD para agilizar los procesos de RRHH.

Esto incluye tercerizar aquellas actividades no estratégicas a proveedores externos. El reclutamiento puede delegarse a un RPO digital (RDO), para quitarle carga laboral al equipo interno, tener los beneficios de la digitalización del proceso de manera costo-efectiva y contar con más disponibilidad para proyectos estratégicos.

Inicia la Transformación Digital hoy. De nuevo: Aunque tome tiempo, digitalizar es la mejor alternativa. Considera la tercerización de las tareas operativas para evitar distraerte de tu objetivo más importante: la transformación digital.