Tips de RRHH: Como mejorar la productividad laboral

Investigaciones recientes han revelado que la mejora de la productividad laboral puede resultar en un incremento promedio de la rentabilidad de una empresa del 5% al 10%. Además, mantener a los colaboradores satisfechos puede llevar a un aumento del 31% en la productividad laboral total de la compañía y aumentar las ventas en hasta un 37%.

En este artículo, se explorarán técnicas y consejos efectivos que el departamento de Recursos Humanos puede emplear y compartir con sus colaboradores para elevar su satisfacción y aumentar la productividad en el trabajo.

¿Qué es la productividad laboral?

La productividad laboral se refiere principalmente al desempeño en el trabajo, es decir, a la cantidad de recursos utilizados para lograr un resultado. Sin embargo, generalmente cuando se habla de productividad y de consejos para mejorarla, se enfocan en el tiempo que se necesita para completar una tarea y cómo este tiempo puede variar debido a diferentes factores.

A pesar de que la productividad se centra en mejorar la eficiencia en el trabajo, su objetivo no se limita solo a aumentar la producción en menos tiempo. En realidad, también busca desarrollar hábitos laborales y patrones de vida más saludables, así como lograr un equilibrio satisfactorio entre el trabajo y el tiempo libre para promover un mayor bienestar, lo que, a su vez, contribuye a un mejor rendimiento.

¿Por qué es importante la productividad en el trabajo?

La productividad en el trabajo no se trata solo de trabajar más horas, sino de trabajar de manera más inteligente. Un equipo o profesional más productivo puede lograr resultados significativos con menos esfuerzo, lo que lleva a beneficios como:

Eficiencia 

Aunque la productividad no sea idéntica a la eficiencia, están estrechamente relacionadas. A menudo se considera que la productividad mide la eficiencia en la producción. En un mundo donde la sostenibilidad y la eficiencia de recursos son esenciales, las organizaciones deben utilizar recursos de manera eficiente y minimizar el desperdicio.

Mejores niveles de vida

Una mayor productividad beneficia a todos, no solo a las organizaciones. Puede conducir a salarios más altos, precios más bajos y mayor demanda, lo que resulta en una economía más robusta y competitiva.

Rentabilidad

Para las empresas, una mayor productividad se traduce en mayores ganancias. Si se utiliza de manera equitativa, esto puede beneficiar a los colaboradores mediante salarios más altos y oportunidades de crecimiento.

Bienestar de los colaboradores

La productividad y el bienestar están vinculados. Cuando las personas son más productivas, pueden disfrutar de un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal, lo que mejora su bienestar y desarrollo profesional.

Compromiso de los colaboradores

La productividad y el compromiso de los colaboradores están estrechamente relacionados. Los colaboradores comprometidos aportan más a la productividad, y las empresas con lugares de trabajo comprometidos son más rentables y productivas.

Satisfacción del cliente

Utilizar el tiempo de manera más productiva puede conducir a una mayor satisfacción del cliente, pero es importante medir la calidad del servicio junto con la productividad cuantitativa para garantizar una experiencia positiva del cliente.

5 Estrategias para mejorar la productividad en el trabajo

1. Establecer objetivos claros

Las empresas deben establecer metas específicas diarias y objetivos a corto, mediano y largo plazo, ya que estos actúan como indicadores estratégicos poderosos que guían las acciones y motivan a los equipos a ofrecer su máximo rendimiento. Algunas formas de medición son las siguientes:

Además de esto, las empresas deben tener una mejor visibilidad a tiempo real utilizando dashboard y softwares especializados.

2. Fomentar un clima laboral positivo

Para crear este ambiente favorable, las empresas suelen tomar medidas como ser más flexibles en los horarios de trabajo, ofrecer incentivos salariales, promover oportunidades de promoción interna y permitir trabajo remoto para facilitar el equilibrio entre la vida profesional y personal.

Para medir el clima laboral se debe aplicar encuestas con los siguientes criterios:

• La satisfacción de los colaboradores con las condiciones de trabajo.
• La efectividad de la comunicación interna en la organización.
• El sentimiento de pertenencia de los colaboradores a la empresa.
• Nivel de carga laboral y equilibrio entre trabajo y vida personal.
• Las oportunidades de promoción dentro de la empresa.

3. Priorizar tareas importantes

Aquí se muestra un proceso para hacerlo de manera efectiva:

1. Lista de tareas: Comenzar una lista de todas las tareas que se deben completar. Se puede utilizar una aplicación de gestión de tareas, una hoja de cálculo o simplemente papel y lápiz.

2. Evaluar la importancia: Se debe utilizar la matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas en función de su urgencia e importancia en cuatro cuadrantes:

3. Establecer prioridades: Se comienza con las tareas del Cuadrante 1, ya que son las más críticas. Luego, dedicar tiempo a las tareas del Cuadrante 2, ya que son las que ayudarán a evitar que las tareas se conviertan en urgentes.

4. Planificación y programación: Crear un plan de trabajo por día con proyección semanal y mensual. Asignando tiempo específico dentro de un cronograma de trabajo por horas en el horario laboral.

5. Seguimiento: Se recomienda reuniones interdiarias de no más de 45 minutos cómo máximo. En donde se podrá dialogar del avance y ayudar a destrabar actividades para cumplir los objetivos.

6. Aprender a decir "no": No se debe decir “si” a todo, cuando se tiene claro que no se podrá cumplir con actividades adicionales. Esto se puede sustentar perfectamente si se usa un cronograma de trabajo diario.

7. Descansos y autocuidado: No se debe olvidar incluir pausas y tiempo para el autocuidado individual y de equipo. Reuniones cortas de 1 hora a la semana de integración o “conocer cosas que no sabían de su equipo” ayuda a crear lazos fuertes, mejora el compromiso y por ende la productividad laboral.

4. Promover la comunicación bidireccional

Esto permite a los colaboradores expresar sus ideas, preocupaciones y sugerencias, lo que a su vez fomenta la colaboración y la resolución de problemas de manera eficaz. Aquí alguna sugerencias:

• Cultivar una cultura abierta y de confianza: Los colaboradores deben sentirse seguros al expresar sus opiniones sin temor a represalias. Los líderes y gerentes deben establecer un ambiente de confianza y mostrar receptividad a las ideas de los demás.

• Fomentar la retroalimentación constante: Establecer un sistema regular de retroalimentación y evaluación, que incluya revisiones periódicas del desempeño, reuniones uno a uno y encuestas de satisfacción.

5. Utilizar técnicas de gestión del tiempo

Las técnicas de gestión del tiempo representan recursos valiosos para mantener el enfoque en las próximas responsabilidades, reduciendo la inclinación a procrastinar y mejorando la eficiencia en el trabajo. A continuación algunas técnicas:

La técnica Pomodoro

Es un método de gestión del tiempo que implica dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos, llamados "Pomodoros", seguidos de descansos de 5 minutos. Después de cuatro Pomodoros, se toma un descanso más largo de 20 a 30 minutos. Este enfoque ayuda a mantener la concentración en el trabajo.

El principio de Pareto

Juan decide identificar el 20% de tareas que generan el 80% de los resultados. Luego, enfoca su tiempo y energía en estas tareas clave, delegando, organizando y/o simplificando las menos importantes.

El método “Getting things done (GTD)”

Se debe registrar detalladamente todas las tareas pendientes y dividirlas en tareas más pequeñas si es necesario. Esto permite tener una visión completa, simplificando la toma de decisiones.

Hazlo primero

Una vez que escojas y hayas completado la tarea más complicada primero, las siguientes serán más agradables y menos difíciles.

El método de Jerry Seinfeld

Pone su atención en abordar una única tarea y llevarla a cabo de manera ininterrumpida desde el inicio hasta la conclusión. Esto puede implicar la fijación de un plazo de inicio y finalización.

Reloj biológico

Cuando se trabaja en base a cumplimiento por objetivos con fechas límites, un colaborador debe escoger sus horarios de trabajo en donde siente mejor productividad y energía.

Usa el cronómetro

Usa tu cronómetro con un tiempo ideal de 60 minutos, no se debe hacer otra actividad hasta finalizar este tiempo.

Cómo medir la productividad laboral

Aquí hay algunas acciones que se pueden realizar para llevar a cabo esta evaluación:

• Planifica listas de objetivos claras: Esto facilita la segmentación de tareas y permite determinar el porcentaje de trabajo asignado durante el día y por actividad.

• Registrar el trabajo completado durante ese tiempo: Este registro permite una sensación de satisfacción y poder acelerar el trabajo cuando se requiera. Finalmente se consigue cumplir con los objetivos propuestos.

• Descomponer los objetivos en tareas más pequeñas: Es esencial definir los objetivos en las unidades más pequeñas posibles para evitar que las tareas voluminosas resulten abrumadoras.

Conclusión

En este artículo, se exploraron estrategias clave para mejorar la productividad laboral. Se destaca la importancia del equilibrio entre trabajo y vida personal y se presentan prácticas como el establecimiento de objetivos claros, la promoción de un ambiente positivo, el uso de técnicas de gestión del tiempo y la priorización de tareas importantes. Si se detectan problemas de productividad laboral, es muy probable que se deba a una alta realización de trabajos operativos y repetitivos, como en áreas de reclutamiento y selección.

Se recomienda tercerizar este proceso a expertos tecnológicos en reclutamiento, y así puedas dedicarte a proyectos estratégicos que sumen mayor valor para tu organización.

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