¿Tercerizar o Digitalizar?: Ahorrando tiempo al equipo de RRHH

Cuando un colaborador de Recursos Humanos cae en cuenta de que hay proyectos estratégicos y apasionantes que nunca llegan a realizarse porque se dedica a diario a las tareas más operativas y rutinarias, es momento de pensar: “¿Qué alternativas existen para liberar esos tiempos?” En el caso de los procesos de reclutamiento y selección, hay dos alternativas para liberarse de todas las tareas tediosas, repetitivas y operativas sin gastar mucho: el RDO (Recruitment Digital Outsourcing) y el ATS (Applicant Tracking System).

El objetivo de este artículo es analizar brevemente qué es un ATS y un RDO. Además, se compararán ambos, describiendo cómo funcionan, sus ventajas y desventajas. Finalmente, se darán recomendaciones para ayudar a las empresas a elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades.

¿Qué es un ATS?

Un ATS (Applicant Tracking System) es un software de reclutamiento y selección de personal que ayuda a las empresas a automatizar y administrar el proceso de reclutamiento y selección de nuevos trabajadores. Los ATS permiten a las empresas recibir, almacenar, rastrear y gestionar la postulación de los candidatos de manera automatizada, lo que mejora la eficiencia del proceso y permite una mejor gestión de su información.

¿Qué es un RDO?

Un RDO (Recruitment Digital Outsourcing) es una forma de externalizar el proceso de selección de personal de una empresa a una compañía que lo ha digitalizado casi todo. Un RDO se encarga de llevar a cabo todas o algunas de las tareas asociadas con el reclutamiento, desde la publicación de anuncios hasta la contratación final, en nombre de la empresa cliente.

Comparación de RDO y ATS

Similitudes:

• Elevan la productividad. Ambos pueden ayudar a las empresas a automatizar y administrar el proceso de selección de personal, lo cual mejora la eficiencia y efectividad de las compañías.

• Ahorran tiempo. Liberan el tiempo del equipo de reclutamiento y selección de una empresa porque han atravesado un proceso de transformación digital profundo.

• Uso de multiposting. Se usa la tecnología del multiposting para publicar automáticamente ofertas de trabajo en múltiples plataformas de empleo, unificando así todas las fuentes de reclutamiento en una sola base de datos integrada y ampliando el alcance para llegar a un mayor número de candidatos.

• Ordenan datos. Centralizan todos los documentos, evaluaciones e información del candidato en un servidor integrado en la nube y permiten ordenar la información y tener mejor trazabilidad de cada candidato.

• Focalización en proyectos. Tienen dashboards automáticos con toda la información de los procesos de selección porque cuentan con toda la información digitalizada. Esta permite a los líderes de RRHH realizar ambiciosos proyectos de people analytics.

Diferencias:

• La principal diferencia entre los ATS y los RDO es quién se hace cargo y se responsabiliza de gestionar el proceso de selección. En el ATS, es el área de reclutamiento quien opera la plataforma. En el caso del RDO, el proceso es en su totalidad gestionado por terceros, quienes se encargan de promover la marca empleadora, recabar los contratos de trabajo y realizar el onboarding. Así, ahorran mucho más tiempo a la empresa.

• Algunos RDO traen su propio ATS con funcionalidades especiales. Otros, ayudan a la empresa a seleccionarlo. En cualquier caso, los ATS son herramientas que traen funcionalidades predefinidas y el usuario se adecúa a ellas. Mientras tanto, el servicio de RDO incluye un equipo especializado en tecnología para implementar mejoras según lo que el cliente desee.

• RDO es una solución integral que cubre todo o parte del proceso de selección de personal, mientras que, dependiendo de qué ATS se adquiera, hay funcionalidades que no vienen incluidas.

• RDO puede proporcionar un mayor nivel de flexibilidad y escalabilidad en comparación con un ATS, ya que adapta sus servicios a las necesidades específicas de la empresa cliente.

Cómo elegir entre RDO y ATS

Al elegir entre un RDO y un ATS, las empresas deben considerar lo siguiente:

1. Escala y complejidad del proceso de selección de personal.

Si la empresa tiene un gran volumen de puestos vacantes y un proceso de selección complejo, un RDO puede ser una mejor opción, ya que proporciona una solución integral que puede adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. Los RDO se encargan tanto de reclutar ejecutivos como mandos medios, puestos de entrada y operarios. En el caso de las pequeñas empresas, también conviene usar este servicio, ya que aún no han construido un equipo exclusivo de reclutamiento, además de que contratar un RDO es casi siempre más barato que hacerlo uno mismo. Es más, si no se tiene un equipo de reclutamiento, no guarda mucho sentido adquirir un ATS porque, por más automatizado que sea, no habrá quien lo utilice. Si se busca escalabilidad para un crecimiento acelerado, un RDO puede proporcionar mayor nivel de flexibilidad. Por otro lado, un ATS permite un mayor control y personalización en el proceso de selección de personal.

2. Costos

El costo del equipo interno dedicándose a actividades poco estratégicas es invaluable. Si no se toma en cuenta este gasto de oportunidad, un RDO es más costoso que un ATS, ya que es un servicio de tercerización que cubre todo o parte del proceso de selección de personal. Otro costo que habría que añadir a los ATS es el de la suma de bolsas de empleo, pruebas psicométricas, gestión de documentación, entre otros. Los RDO incluyen todo eso.

3. Integración con otras herramientas

Es importante asegurarse de que el RDO o ATS seleccionado pueda integrarse con otras herramientas y sistemas existentes en la empresa, como el sistema de nómina o el sistema de gestión de talentos.

Digitalización

Para muchos queda claro qué se recibe de la digitalización si se usa un ATS. Como mínimo, se deben recibir 3 tipos de centralizaciones de información:

Un RDO debería brindar todas las herramientas digitales anteriores, pero además tiene que gestionar que toda la experiencia, evaluaciones y aprobación de los candidatos sea digital. La transformación digital y la gestión del cambio para hacer de esta un éxito depende del RDO. Si se incluye en el servicio, el RDO debería promover la campaña de marca empleadora y gestionar el proceso de onboarding e inducción de los candidatos.

Conclusión

En este artículo, se ha discutido la diferencia entre los servicios de Recruitment Digital Outsourcing (RDO) y los Applicant Tracking Systems (ATS). Se ha mencionado que los RDO son una buena opción para empresas con un gran volumen de puestos vacantes y un proceso de selección complejo, ya que proporcionan una solución integral que se adapta a las necesidades específicas de la empresa y ayuda a mejorar la eficiencia del proceso de selección de personal.

El RDO también es una buena solución para aquellos que no desean tener un equipo de reclutamiento porque sus empresas son muy pequeñas o porque desean enfocar a su talentoso equipo de trabajo en los proyectos más estratégicos de RRHH. Por otro lado, los ATS son una buena opción para empresas que quieren mantener el control  de sus procesos de selección porque piensan que son parte de la estrategia principal de RRHH.

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