Reclutamiento digital de operarios vs. el sistema tradicional.

¿Qué pasa si hay 20 asientos vacíos y un grupo infinito de personas que quieren llenarlos? Un gran lío, ¿verdad? Pues no del todo. En realidad, existe la oportunidad de elegir entre un montón de expertos con habilidades impresionantes y personalidades interesantes. Pero hallar exactamente a la persona que satisface todos los criterios posibles es un reto, un reto de verdad. El sistema de contratación convencional es demasiado lento, desde la publicación hasta la entrevista pasan al menos cinco días. Además, su vacante es solo una entre otras tantas publicadas en cientos de portales (piénselo: más de 100 vacantes publicadas ¿en qué momento verán la de tu empresa?). Entonces, ¿Cómo es posible entrevistar a los cientos de candidatos, cómo saber de todos ellos? Podría pensarse que es imposible, pero no. La digitalización ofrece una solución.

Últimamente se habla mucho de digitalizar los procesos de contratación. Una empresa que destaca por haber convertido todo su proceso de contratación a un modelo digital es Microsoft. Utilizaron Office 365 Recruitment para simplificar su sistema de flujo de trabajo, lo que les permitió alinear mejor sus esfuerzos en todos los ámbitos y ahorrar unos 18 millones de dólares al año. Entre las ventajas más citadas del uso de las tecnologías de contratación, se incluyen el ahorro de tiempo en el proceso y la mayor calidad de las contrataciones gracias al uso de herramientas como las entrevistas en vídeo y el filtrado automático de currículos.

Este artículo, justamente, expondrá cómo cambia el método tradicional de reclutar muchas vacantes abiertas simultáneamente gracias a la digitalización.

Lista de cambios del reclutamiento con la digitalización

1. Publicación y difusión de las vacantes

Tradicionalmente, el reclutador copia y pega la vacante en todos los portales en los que considera que va a tener mayor alcance y éxito su convocatoria. Uno que otro reclutador, más proactivo, crea un flyer y lo difunde en grupos de Facebook, Telegram y LinkedIn.

Con la digitalización, utilizan el Multiposting y difunden la vacante en decenas de portales. También toman en cuenta la importancia de redes sociales y, con un solo botón de difusión, su anuncio ya aparece en redes sociales. Así, logran hacerlo más masivo. Por si fuera poco, utilizan Paid Ads para difundir con mayor alcance (y ya no solo orgánico) en Meta Business Suite. Al boostear este anuncio, no solo logran llegar a más personas, sino que cuentan con personas que cumplen con determinadas características que se acercan más al candidate persona.

2. Atracción de candidatos

Tradicionalmente, las empresas o agencias de reclutamiento tienen un actuar más pasivo. El mayor esfuerzo de atracción ya lo dedicaron en la publicación de vacantes en todos los portales de pago que tienen contratados. De hecho, no se trata de una mala práctica, pero no es la mejor. La probabilidad de alcanzar a los miles de demandantes de empleo es menor a un 10%. (Friendly reminder: El talento está en todo lugar).

La digitalización ciertamente es un problema (sería engañar a los lectores decirles que ya todos postulan súper rápido en una plataforma de reclutamiento). De hecho, según una investigación de la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT) de 2021, el uso de internet en Latinoamérica y el Caribe solo alcanzó el 66% por lo tanto, hay más de un 30% de personas que no acceden a la red. Entonces ¿cómo pretenden llegar a aquel porcentaje de posibles candidatos si el mayor esfuerzo está en utilizar portales digitales? Felizmente, hoy en día ya hay empresas dedicadas a la dotación de personal que han pensado en ello y proveen alternativas como:

1. Empadronadores en las calles que informan a los candidatos de las vacantes abiertas y recaban la información de aquellos interesados para ayudarlos en su aplicación al cargo

2. Contact centers que llaman a los candidatos interesados y les piden su información vía telefónica para ellos cargarla en el sistema y garantizar que avancen en el proceso.

3. Uso de medios de comunicación tradicionales (radios, periódicos, televisión) que difunden la vacante en aquellos sectores sin acceso a la tecnología.

4. Uso de canales de comunicación accesibles (WhatsApp, Facebook, Telegram) para pedir documentos o información adicional que ayude a los candidatos a continuar en la postulación.

En resumen, estas empresas contratan a personas dedicadas a recolectar toda la información en esas fuentes (que son más accesibles para la mayoría de la población) y la cargan en un ATS para ayudar a los postulantes y a los reclutadores a que no pierdan la oportunidad de cubrir cientos de vacantes (Krowdy ha escrito más sobre estas alternativas de digitalización aquí).

3. Filtro de candidatos

Una fábrica de caramelos inició la producción de una nueva línea de chupetines aprobada por el área comercial. Lo primero que pide la gerencia de operaciones: ¡Mucha gente! La solicitud derivada al área de recursos humanos es la contratación de 50 operarios de máquina industrial en una semana (esto pasa, no lo duden...). El dolor de un reclutador no acaba cuando ya tiene una exitosa atracción del talento. De hecho, el dolor más fuerte es escoger el mejor.

Siguiendo con el caso, para cubrir este requerimiento sin tecnología, el equipo debe por lo menos leer unos 2000 CVs. Claro, si es que quieren hacer una búsqueda buena y no superficial (calculando esto en tiempo promedio un reclutador toma 6 segundos: 6 x 2000 = 12000 segundos, en términos de horas son aproximadamente unas 200 horas o más de 10 días de trabajo). Este tiempo en términos de efectividad es inviable, lo que hace que los reclutadores tradicionales solo busquen entre los 100 o 200 primeros postulantes.

Pero, esta empresa, muy precavida de no perder esta increíble oportunidad de negocio, sabía que la digitalización podía ayudar. Optó por una herramienta de reclutamiento y lo que ocurrió fue esto: el sistema analizó todos los CVs automáticamente (basándose en palabras clave y frases específicas que se relacionaban con el puesto de trabajo). Luego, los calificó y les asignó una puntuación en función de sus skills y experiencia. El tiempo de filtrado se redujo significativamente. El reclutador ya no tuvo que indagar entre los 2000 candidatos que llegaron a postular, solo filtró a la lista asignada por el software de los 50 mejores que cumplían con la alta calificación. En términos de números: de más de 10 días de trabajo, el tiempo se redujo a 5 minutos (6 segundos x 50 CVs = 300 segundos o 5 minutos de trabajo).

4. Evaluación de candidatos

Se sabe cómo es una evaluación de candidatos sin tecnología: Las preguntas pre-filtro suelen ser vía telefónica (aunque algunos más sofisticados ya usan formularios para compilar toda la información). Las pruebas técnicas y psicométricas se  manejan a través de correos electrónicos: Un correo para que resuelva la prueba en Excel, otro para que ingrese al portal a resolver sus pruebas psicométricas. En resumidas cuentas, las evaluaciones están en uno y otro lugar (cuesta imaginar todo lo que tomará al reclutador unificar esto. Más incluso si son 50 vacantes por cubrir…)

¡Ya es hora de dejar de lado eso! En un solo lugar, se puede solicitar que respondan las preguntas pre-filtro (se personalizan para cada perfil, como en un Google Forms) y que resuelvan las pruebas técnicas y psicométricas.

5. Citación a entrevistas y capacitaciones

La ausencia de tecnología hace que los líderes de recursos humanos o las agencias de reclutamiento, que ya conocen la alta tasa de deserción, opten por contratar a personas únicamente para llamar y hacer seguimiento de los candidatos. Es decir, el headcount del área de RRHH se usa para contratar un talento, seguramente bueno, que todo el día se dedique a tareas operativas como llamar y enviar mensajes.

Cuando ya existe tecnología para automatizar esto, ese gasto es un total derroche en términos de talento y dinero. Una herramienta de reclutamiento se puede encargar de que los candidatos programen sus entrevistas  o capacitaciones, según su disponibilidad, directamente desde la plataforma. Ya no es necesario llamar y comunicar los horarios. Tanto al reclutador como al candidato les llega la información vía mail o mensaje de texto.

La plataforma envía constantes recordatorios a ambos para que se garantice y confirme la asistencia, o se reprograme en casos de emergencia. Finalmente, las plataformas de reclutamiento cuentan con herramientas de videollamada integradas, para manejar desde el mismo lugar las videoentrevistas o conferencias.

6. Documentación

Tradicionalmente, un reclutador arma un PDF o Word luego de descargar la información de las múltiples plataformas que ha utilizado para determinar los buenos candidatos. Puede que, si hay 1 o 10 vacantes, hacerlo sea factible. Pero, si se replica el requerimiento de la empresa de caramelos (50 vacantes), ¿cuántas manos necesitan para armar los 50 files?

El reclutamiento digital cuenta con esta plataforma, que ha resuelto este dolor al lograr que los candidatos accedan a todo en un solo lugar: tanto sus documentos como sus resultados. Simultáneamente, se asegura que, al final del proceso, los reclutadores puedan descargar un PDF con la información compilada de los candidatos. ¡Adiós, Word!, ¡adiós, IlovePDF o SmallPDF!. Hola tecnología, resuélvelo todo una vez más.

Breve caso de éxito

Talma es una empresa peruana que se encarga de realizar servicios aeroportuarios. Entre ellos están: La atención de aeronaves, servicios de carga aérea, operador de base fija, organización de mantenimiento y Talma Training School.

Sin duda los servicios que ofrecen y el core business de su negocio dependen, en gran parte, del área de operaciones y de su personal. Esto quiere decir que la falta de operarios en su día a día implica una gran pérdida para su negocio.

Tras una evaluación exhaustiva, el área de operaciones encontró 02 importantes aspectos de mejora: 1) Tenían un índice alto de rotación de personal y 2) requerían de mayor agilidad para cubrir sus vacantes semanalmente. Esto condujo a los directores y gerentes a evaluar alternativas de solución. ¿Qué hicieron? Contrataron un RDO (Recruitment Digital Outsourcing), que se encargargó de llevar a cabo la rotación de personal de su área de operaciones de la mano de la digitalización (con el uso de un ATS).

 Los resultados fueron los siguientes:

• Publicación de vacantes

Las vacantes disponibles aparecen en múltiples portales de empleo en cuestión de segundos. Su anuncio aparece en más de 8 bolsas laborales a nivel nacional.

Las redes sociales de Instagram y Facebook también forman parte de estos recursos de atracción. En solo minutos, logran contar con anuncios pagados. Así, se tienen de 80 a 100 candidatos nuevos diariamente.

• Citación a entrevistas y capacitaciones

El RDO analizó desde un inicio la realidad sociodemográfica del candidate persona, por ello activó en el proceso la búsqueda de candidatos a través de otros medios de recolección de información, para llegar al 30% de la población que no maneja la tecnología. Uno de los medios más exitosos son los recolectores de datos, quienes diariamente entregan a los reclutadores digitales una lista de 100 candidatos potenciales para que participen del proceso.

El tercer medio de atracción de candidatos es el motor de búsqueda que provee el ATS integrado en el RDO. Este invita a miles de candidatos que cumplen con los criterios de búsqueda de los reclutadores. Lo mejor de todo es que no se pasan el día escribiendo a cada persona, envían automáticamente un mensaje masivo a todos los que califican en la vacante con una invitación para participar del proceso.

• Filtro de candidatos

Con el RDO, los candidatos son evaluados en pre-filtros personalizados automáticamente. No es necesaria la intervención del reclutador (de hecho, mientras los candidatos resuelven las preguntas, los reclutadores se están encargando de otras tareas, como analizar el alcance de las bolsas de empleo o actualizar la información de algunos candidatos). Los postulantes llegan al ATS y resuelven los cuestionarios que son antes configurados por los reclutadores. Ellos se encargan de dejar preguntas que permiten indagar si el candidato puede ir a una etapa final del proceso o no. En términos de números, diariamente se obtienen más de 40 personas evaluadas que cumplen con los requisitos.

• Citación a entrevistas y capacitaciones

Gracias a los mensajes automatizados, la integración con redes de comunicación (como WhatsApp y Telegram) el contact center integrado al ATS, se envían mensajes masivos para que cada lunes y miércoles asistan un estimado de 600 personas a las capacitaciones.

• Documentación

El proceso finaliza con la entrega de la documentación a Talma, para que ellos gestionen el contrato de los candidatos seleccionados. Gracias al ATS los reclutadores logran tener todo integrado en un solo lugar. El descargable que deben entregar a Talma toma segundos en descargarse y ser enviado.

En términos de números, el RDO y su tecnología integrada logran entregar semanalmente a Talma entre 60 a 80 candidatos para que formen parte de su área de operaciones. De esta manera, garantizan que no haya puestos vacíos que impidan el cumplimiento de sus objetivos.

En conclusión, si formas parte de una empresa como Talma o como los fabricantes de caramelos, no es viable seguir manejando manualmente tus procesos de selección. La probabilidad de que no cumplas con los requerimientos o derroches mucho talento y dinero es alta.

Es hora de que todas las áreas de las empresas se digitalicen. Recursos Humanos no puede ser la excepción. Evalúa alternativas para formar parte de la Transformación Digital, como la adquisición de un ATS o la contratación de un RDO.

 Ambos te ayudarán a liberar el tiempo de tu equipo, para que puedas concretar proyectos de mayor valor.