Cómo mejorar la productividad de recursos humanos

Agendar una reunión con un líder de RRHH es un evento que hay que planificar con dos semanas de anticipación. ¿Por qué? Pues, estos profesionales siempre tienen algo que hacer. Siempre están atrasados o tienen una lista de pendientes por acabar…

La pregunta es ¿en qué están invirtiendo su tiempo realmente? ¿Será que están trabajando en el proyecto anual de RRHH? ¿Será que están armando el calendario de contenidos para su marca empleadora? ¿O tal vez se les ha ido el horario implementando las métricas de medición para People Analytics? ¡Qué buena noticia! Mejor no interrumpir…

Alto ahí… ¿No es así? Es decir, ¿están ocupados, pero no están haciendo ninguno de esos proyectos? Algo anda mal…

En 2018, SurveyMonkey descubrió en una investigación que el 39% de los trabajadores invierten más de 2 horas en tareas que no son necesarias. Esto puede ocurrir porque, ‘con tanto que hay que hacer día a día’, no se sabe qué es lo que genera mayor valor o es productivo para los objetivos estratégicos de la empresa.

Este artículo detalla qué realmente implica la productividad laboral. Además, brinda una lista de alternativas que pueden realizarse para mejorarla en el área de trabajo.

¿Qué realmente es la productividad?

Lo más importante es aclarar que ‘estar ocupado’ no significa ser más productivo. Tampoco debe pensarse que trabajar más horas significa que hay mayor productividad.

La productividad es el resultado de las acciones que se deben ejecutar para conseguir los objetivos de la empresa. Si se hace una correlación: Cuanto más se invierta (en tiempos, recursos y dinero) y menos resultados se consigan, quiere decir que hay menor productividad.

La productividad está compuesta por 3 variables:

• Tiempo

• Recursos / insumos

• Producto final

Es importante medir la productividad laboral de manera objetiva por los siguientes motivos:

• Permite conocer y analizar si hay un máximo aprovechamiento de los recursos disponibles. En caso no sea así, gracias a la medición de la productividad, pueden tomarse decisiones para cambiarlo.

• Permite conocer el desempeño de los colaboradores.

• Permite mejorar la planificación y gestión de tiempos (detectar tiempos muertos, cantidad de producción por horas, cantidad de personas por producto, etc.)

• Permite detectar ‘cuellos de botella’ en los procesos.

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¿Cómo mejorar la productividad?

a. Digitalizar el área de RRHH: El uso de softwares de gestión de recursos humanos (HRMS) puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas en un 34% y mejorar la precisión en un 90%.  Además, según un estudio realizado por la consultora Deloitte, permite reducir los costos en un 20%.

b. Establecer objetivos SMART: Esta es la metodología común entre grandes empresas para planificar los objetivos y metas. ¿Qué implica? Al momento de redactar objetivos, asegurarse de que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.

Los objetivos SMART son esenciales para mejorar el rendimiento de Recursos Humanos y alinearlo con los objetivos de la empresa. De hecho, según un estudio de la revista Harvard Business Review, el establecimiento de objetivos claros y medibles puede aumentar el rendimiento del equipo en un 16%.

c. Fomentar la comunicación abierta y transparente: Una comunicación fluida entre los trabajadores de cada uno de los departamentos es una buena forma de evitar malentendidos, errores, olvidos… Pero también es útil para librarse de reuniones constantes que consuman el tiempo de todos.

d. Metodología GTD: David Allen ideó este método de gestión del tiempo, que por sus siglas en inglés se traduce como Getting Things Done (que se hagan las cosas).

Se trata de una metodología de trabajo que se aplica para finalizar todo el trabajo importante cada día y evitar el estrés por no haberlo realizado. El método se basa en cuatro pasos:

• Recopilar todas las tareas pendientes.

• Procesar, aquellos trabajos que se pueden hacer más rápido, los que suponen tiempo adicional o los que necesitan ser delegados.

• Organizar la fecha de cada una de las tareas, así como las horas y el tiempo que se tardará en finalizarlas.

• Revisar las listas y tareas pendientes, reubicar las que tienen fecha.

e. Metodología Kanban

Las Kanban son tarjetas similares a los post-it, que se utilizan para etiquetar procesos de una tarea que se divide por etapas. En su forma más básica, en un tablero deberían estructurarse tres columnas: una de tareas pendientes, otra de tareas en proceso y una última con tareas completadas. La tarjeta con la actividad en cuestión se moverá a medida que se realicen los objetivos.

Si estás invirtiendo mucho tiempo en tareas operativas que a nivel panorámico solo logran pequeños objetivos, es probable que la productividad de tu equipo sea baja, por lo que sugerimos considerar alternativas de tercerización, para que puedas cumplir tareas más productivas. Evalúa alternativas para delegar tus procesos.

Si estás interesado en mejorar la productividad de tu equipo, te recomendamos leer más sobre alternativas digitales que te ayudan a digitalizar procesos, como los RDO. Conoce más en este artículo: ¿Qué es reclutamiento digital?