Fases del proceso de selección de personal: ¿Cómo abordarlos?

Para Interim Group, el proceso de selección de personal es un pilar fundamental en la gestión de Recursos Humanos de cualquier organización. Este proceso no solo se basa en buscar, identificar y contratar a individuos que se ajusten a los requisitos del puesto de trabajo, si no también lograr un “match” con la cultura organizacional, logrando un encaje cultural.

En este artículo, se explorarán distintas fases de un proceso de selección de personal, cómo mejorar cada una de ellas y se brindarán consejos para una gestión efectiva de la selección de candidatos.

¿Qué es un proceso de selección de personal?

La selección de personal es un proceso crucial donde se evalúan candidatos para que la empresa tome decisiones informadas y pueda distinguir entre los candidatos calificados y los que no lo son. Según Glassdoor, un buen proceso tiene el potencial de retener al personal en un 82% y elevar la productividad de la empresa en más del 70%.

Para lograrlo, es necesario identificar sus fases y lograr potenciar cada una de ellas.

Fases de un proceso de selección de personal y cómo mejorarlos

1. Descripción del puesto de trabajo

Es necesario saber qué tareas específicas se van a desarrollar en el puesto de trabajo para así, buscar las competencias requeridas entre los aspirantes. Para ello, se realiza un análisis interno que detalla claramente qué funciones pertenecen al puesto, con el fin de definir específicamente las pautas de elección y evaluar imparcialmente su experiencia. Este análisis se transforma a largo plazo en un recurso esencial para el progreso profesional y la preparación de futuras transiciones en la empresa. Dentro de la descripción del puesto de trabajo se debe definir el salario, las condiciones laborales, y requerimientos mínimos.

Ámbito de Mejora:

Según Allegis Group, se calcula que 76% de los reclutadores creen que la Inteligencia Artificial será una de las herramientas fundamentales en los próximos años. Ciertamente, las IAs tienen muchos beneficios, entre los cuales se encuentra mejorar en la descripción de puestos de trabajo. La inteligencia artificial y el análisis de datos mejoran las descripciones de empleo al personalizarlas y utilizar los datos históricos para identificar habilidades clave, promoviendo así la diversidad al evitar sesgos en el lenguaje, y sugiriendo keywords para aumentar la visibilidad en motores de búsqueda de empleo.

2. Publicación de la oferta

Las ofertas de trabajo pueden ser publicadas en las webs de las empresas, en portales de empleo, en prensa o difundidas en redes sociales. De hecho, portales como Xataca hacen énfasis en que hay un alza en el uso de redes sociales para buscar empleo: en 2019 sólo un 2% utilizaba redes sociales para buscar trabajo, pero en 2020 la cifra se elevó a un 54% y ahora redes como Linkedin solo son superadas por las  bolsas de trabajo en Internet.

Ámbito de Mejora:

El multiposting en la publicación de empleos se presenta como una estrategia altamente eficiente para maximizar la exposición de una vacante al compartirla en diversas plataformas de manera simultánea. Esta táctica no sólo acelera el proceso de reclutamiento, sino que también enriquece el pool de candidatos y potencia las oportunidades. Además de estos beneficios, simplifica la gestión al permitir la publicación centralizada en una única plataforma.

3. Preselección

En muchas ofertas de trabajo el número de aspirantes puede ser elevado, por lo que es necesario hacer una preselección rápida de los currículums que permita reducir el número de candidatos a una cantidad apropiada para la realización de las distintas pruebas de las siguientes etapas. En esta primera criba se descartan los candidatos que no cuenten con la formación o experiencia adecuadas para el puesto de trabajo, o cuya experiencia profesional no sea suficiente.

Ámbito de Mejora:

Un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) mejora la preselección automatizando y optimizando el proceso de reclutamiento. Además, facilita la gestión de etapas como la publicación de vacantes, revisión de currículums y seguimiento de interacciones con candidatos a través de herramientas avanzadas. Esto ahorra tiempo, recursos y eleva la calidad de las contrataciones, mejorando la eficiencia del equipo de Recursos Humanos. Según afirma Zippia, el 97% de los líderes empresariales tienen previsto aumentar sus inversiones en este tipo de tecnología de contratación.  

4. Revisión de la huella digital del candidato

Esta es una nueva fase cada vez más utilizada, ya que casi todas las personas tienen una huella digital que se va dejando en comentarios y publicaciones, en páginas de Internet y en redes sociales. De hecho,  según una investigación a nivel global determina que, en promedio, las personas pasan casi 7 horas al día utilizando dispositivos con acceso a Internet, siendo la mayoría de ese tiempo dedicado a dispositivos móviles, con un promedio de 3 horas y 43 minutos al día. Frente a ello, es cada vez es más necesario prestar especial atención a la marca personal que los candidatos dejan en las redes, ya que puede facilitar a los reclutadores el acceso a las ideas de los interesados al puesto y cual involucrados están en su desarrollo profesional.

Ámbito de Mejora:

La automatización de la revisión de la huella digital del candidato se logra mediante herramientas de análisis de datos y monitoreo en línea que rastrean y analizan su actividad en plataformas digitales, usando algoritmos para identificar información relevante y evaluar la congruencia con su currículum, proporcionando a los empleadores una visión completa para tomar decisiones de contratación basadas en datos.

5. Realización de pruebas para evaluar a los candidatos y toma de referencias.

Se convoca a los candidatos que han superado la fase anterior a la realización de diferentes pruebas, como test psicométricos para determinar las aptitudes y la personalidad del candidato, evaluaciones por competencias en relación con el puesto de trabajo o pruebas de conocimientos sobre determinados temas, etc. También se pueden solicitar referencias, aunque hay que ser muy cauto con las referencias obtenidas y de quién se recaban.

Ámbito de Mejora:

Las plataformas modernas de evaluación de candidatos han revolucionado las pruebas psicométricas y la obtención de referencias al incorporar análisis de datos. Estas herramientas, como los  ATS, agilizan la recopilación y análisis de información sobre las habilidades, personalidad y desempeño de los candidatos mediante algoritmos avanzados que revelan patrones y tendencias. Esto proporciona a los empleadores una comprensión más profunda de las capacidades de los candidatos y fomenta decisiones de contratación objetivas y precisas, mejorando así la calidad de las selecciones de personal y optimizando el proceso de selección en su conjunto.

6. Entrevistas finales

Se convoca a los candidatos que superen las fases anteriores a una entrevista de trabajo para conocerlos personalmente con el objetivo de corroborar que la información que se ha obtenido de ellos en las pruebas anteriores es correcta, así como para conocer su disposición y disponibilidad en relación con el puesto, una vez conocen la remuneración y el resto de condiciones. Se pueden realizar diferentes tipos de entrevistas de trabajo: individuales, dinámicas de grupo, con varios entrevistadores, video entrevistas, etc.

Ámbito de Mejora:

La incorporación de video entrevistas con datos mejora significativamente las entrevistas tradicionales al proporcionar una visión más completa y objetiva de los candidatos. Esto se logra al analizar su lenguaje corporal, tono de voz y expresiones faciales, y los datos resultantes se pueden analizar cuantitativamente para obtener más información sobre su idoneidad. Las video entrevistas con datos permiten ser guardadas en la nube y facilitan una revisión y comparación posterior de ser necesaria, reduciendo los sesgos y contribuyendo a una contratación más objetiva y precisa.

7. Fase final

Se llega al momento crucial de elegir al candidato o candidatos que se van a incorporar a la empresa, para lo cual se tiene en cuenta toda la información recogida en las fases anteriores. En algunos casos, antes de incorporar al trabajador se le realiza una revisión médica.

Ámbito de Mejora:

Guardar el proceso de selección en bases de datos en la fase final es beneficioso para mejorar el proceso en el futuro, permitiendo un acceso rápido a la información de los candidatos, análisis retrospectivos para identificar patrones de éxito y áreas de mejora, garantizando transparencia y coherencia en la toma de decisiones de contratación.

Consejos para gestionar los procesos de selección de la mejor manera

Consejos para efectuar de manera óptima la gestión de los procesos de selección:

1. 1. Es esencial que se describa minuciosamente las cualidades requeridas para el puesto, abarcando tanto los aspectos personales, las habilidades técnicas, como la experiencia laboral pertinente. En lugar de omitir información, se recomienda que se sea transparente, ya que esto atraerá a candidatos más alineados con las necesidades.

   2. En lugar de confiar en una sola entrevista, se debe planificar y estructurar diferentes etapas en el proceso de selección para asegurar una evaluación completa de los candidatos.

   3. No se debe elegir a los candidatos basándose únicamente en afinidades personales; es esencial considerar la idoneidad global, teniendo en cuenta experiencia, habilidades y personalidad planteadas desde el inicio del proceso.

   4. Se recomienda aplicar distintos métodos, como entrevistas, pruebas psicométricas, evaluaciones de personalidad y referencias laborales, para obtener una visión completa de los candidatos.

   5. Es ideal mantener un proceso de selección estandarizado con preguntas comunes y una plantilla de evaluación garantiza una evaluación justa y objetiva de todos los candidatos.

   6. Se debe mantener una comunicación constante con los candidatos, informándoles sobre el estado de su candidatura y proporcionándoles retroalimentación a lo largo de todo el proceso de selección.

Conclusión

En síntesis, el proceso de selección de personal es parte de una etapa crucial que requiere una planificación cuidadosa y una ejecución estratégica. Para garantizar un proceso eficiente y justo, es esencial seguir consejos como la definición exhaustiva del perfil deseado, la planificación de entrevistas estructuradas y la utilización de múltiples métodos de evaluación. Además, la elección entre el método tradicional o la mejora con herramientas digitales depende de las necesidades específicas de la empresa, con ventajas y desventajas que deben pensarse cuidadosamente.

Para saber más sobre las últimas tendencias en Recursos Humanos, se recomienda leer el siguiente blog de Krowdy sobre “Herramientas para el reclutamiento y selección de personal”.