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Top 5: Plantillas de reclutamiento de personal en Excel

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Las plantillas o formatos de recursos humanos en Excel son una herramienta casi tradicional en el mundo de la gestión y administración de personal.

Son fáciles de editar para modificar o agregar campos y permiten llevar un relativo control de la información sobre personal y reclutamiento. 

 

Aquí te presentamos cómo son aplicadas las plantillas de reclutamiento de recursos humanos en sus distintas dimensiones, así como las ventajas y desventajas de su uso en la gestión de personal.

¿Cuáles son las plantillas de reclutamiento de personal en Excel que no pueden faltar en Recursos Humanos?

 

1. Plantilla de levantamiento de perfil 

No es lo mismo un descriptivo de puesto que un Excel que documente puntos clave de levantamiento del perfil. Recordemos que un buen levantamiento se trata de conocer la posición, más que describirla.

Las plantillas de levantamiento de perfil se utilizan para generar claridad al contratante sobre el tipo de talento que requiere para cubrir sus cargos vacantes.

Entre los campos utilizados se encuentran las funciones que tendrá junto con la importancia y frecuencia; los requisitos académicos; la experiencia previa en sectores ¿qué debería haber hecho antes?; así como las condiciones de trabajo y la oferta salarial, entre otros.

La ventaja más importante de este tipo de plantilla es la posibilidad de tener una visualización completa de la plaza y sus características. Esto determinará, por ejemplo, dónde se debe publicar la vacante y qué preguntas y pruebas se requieren para llevar a cabo su proceso. 

La desventaja es que pueden requerir modificaciones específicas para cada perfil y con el tiempo, dar paso a contar con múltiples formatos que pueden generar confusión. Además, si no se cuenta con una adecuada organización o si es necesario hacer una publicación de la plaza en diversas bolsas de trabajo, genera una importante inversión de tiempo para llevar el control adecuado de las vacantes.

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2. Plantilla de control de gastos 

Se utilizan para realizar la administración de los gastos derivados de la organización, como pueden ser comisiones, viáticos, gastos de representación, gastos fijos (energía, agua, internet), impuestos, etc. 

En el caso del reclutamiento, las plantillas de control de gastos facilitan la identificación de los gastos para la publicación de vacantes, pruebas psicométricas, evaluaciones técnicas, entrevistas, gastos de reclutadores, entre otros.

Su principal desventaja es que pueden generarse distintas plantillas por cada proceso de reclutamiento. Esto produce enredos para realizar un análisis integrado de los costos de cada proceso, lo que incide en pérdida de datos valiosos para tener una evaluación completa y constante. 

 

3. Plantilla de publicación de vacantes

Es  frecuente que las áreas reclutamiento publiquen sus vacantes en distintas bolsas de trabajo, ya sea digitales, periódicos, mediante invitaciones impresas, etc.

El sitio y formato de publicación depende del tipo de perfiles que se están solicitando. En ocasiones, se deben utilizar varios formatos diferentes.

Así, una plantilla de publicación de vacantes sirve para tener el control de los gastos en anuncios, el número de sitios donde se publicó, el sitio o forma por la cual los candidatos se enteraron de la plaza, el tiempo de su publicación, las especificaciones para cada publicación (considerando que cada bolsa de trabajo implica requisitos diferenciados). 

La desventaja de esta plantilla, además de su incapacidad de integración orgánica a las bases de datos de la reclutadora, es el trabajo que se invierte para actualizar las múltiples cuentas de bolsas de trabajo con nombres de usuario y contraseñas diferentes.

 

4. Plantilla de registro de candidatos 

Cuando el proceso de reclutamiento se encuentra en marcha, es necesario llevar el registro de cada postulante. Datos personales, experiencia laboral, formación académica, estilos de trabajo, pretensiones salariales, posibilidad de adaptación, observaciones específicas, pruebas realizadas y pendientes, entre otras.

Por lo tanto, para usar este tipo de plantilla con eficacia, es necesario rellenar un formulario para cada candidato, establecer una serie de indicadores específicos según el perfil de la vacante y mantener actualizada la información de acuerdo con el avance en cada fase del proceso de reclutamiento. 

Las plantillas de Excel permiten hacer la captura y estandarizar los campos, pero ante la necesidad de realizar cruces, monitorear avances, detectar aspectos clave, entre otros, el sistema de Excel no está plenamente preparado para ello. 

Requiere mucho trabajo de programación y, en particular, la integración de bases de datos con sus indicadores respectivos, es un trabajo que debe hacerse cada vez que existe alguna modificación a las variables.

Además, no permite una visualización integrada de los datos o una consulta que facilite detectar indicadores para la toma de decisiones. 

5. Plantilla de evaluación de candidatos 

Todo reclutamiento implica la realización de entrevistas, pruebas psicométricas, pruebas técnicas, habilidades sociales, conocimiento del sector al que se postula, etc. 

El proceso de evaluación tiene sus complejidades en sí mismo. Agendar citas, dar seguimiento a cada una de ellas, seleccionar las pruebas a realizar, diseñar o escoger los tipos de pruebas a llevar a cabo, organizar entrevistas, etc.

Una plantilla de evaluación puede servir para recabar información que será utilizada por los reclutadores para definir a los candidatos más idóneos para cada vacante. 

La desventaja más importante de las plantillas es que no es posible crear un cruce de variables si no se cuenta con un sistema que permita valorar indicadores de acuerdo con las características de la plaza. 

¿Hay alguna alternativa a las plantillas de Excel?

Las plantillas en Excel son, sin duda, un importante instrumento para organizar las fases de reclutamiento y selección, pero cuentan con características que están quedando desfasadas ante la innovación de las tecnologías digitales.

Los ATS o sistemas de recursos humanos para el reclutamiento están pensados para automatizar la mayoría de los elementos que constituyen un proceso de reclutamiento, desde el diseño del perfil, las evaluaciones, los cuestionarios, las entrevistas, hasta el procesamiento de la selección de candidatos. 

Al igual que las plantillas de Excel gratuitas, unApplicant Tracking System (ATS), también puede encontrarse de forma gratuita en Internet, como Krowdy

En particular, Krowdy, es una herramienta de reclutamiento gratuita cuyo uso facilita al usuario la gestión total de todas las fases de reclutamiento. Con Krowdy es posible crear vacantes, administrar su publicación en las principales bolsas de trabajo del mundo y acceder a millones de postulantes con solo establecer las características del perfil deseado.

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Tags: Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección