22 ventajas de aplicar Business Intelligence en Recursos Humanos

Un concepto que agrupa todas las tecnologías, herramientas y técnicas de almacenamiento, gestión y análisis de datos para la optimización de procesos de RH.


En el contexto de la transformación digital, con la mayor cantidad de datos procedentes de espacios web y su complejidad, las organizaciones empezaron a desarrollar soluciones para administrarlos sistémica y estratégicamente, ya que toda área del negocio los produce y necesita analizarlos en profundidad para mejorar su toma de decisiones. Dentro de estas soluciones emerge como una de las principales el Business Intelligence (BI), que es un concepto que agrupa todas las tecnologías, herramientas y técnicas de almacenamiento, gestión y análisis de datos (Big y Small data) para la optimización de procesos.

El BI incluye aplicaciones, software y dispositivos que procesan datos (en algunos casos a partir de algoritmos de inteligencia artificial) para brindar diferentes resultados solicitados por las áreas en donde se encuentren implementados.

Como ejemplos destacados podemos tomar al software ERP (Enterprise Resource Planning - Planeamiento de Recursos Empresariales) como el mundialmente conocido SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing), o programas que permiten el análisis y reporting de datos a partir de dashboards como Microsoft Dynamics y Zeus Visión.

Sus usos tradicionales se aplican a la gestión de presupuestos, el seguimiento del cliente a través del ciclo de compra y el desarrollo de reportes financieros. Recientemente, como muchas tecnologías y técnicas del abanico de posibilidades que ahora ofrece la llamada 4ta revolución industrial o transformación digital, se viene aplicando también al ámbito de los recursos humanos para labores como la gestión de nóminas, la atracción de talento y la medición de la productividad.

¿Qué significa esto? Que labores operativas principalmente orientadas a la recolección o captura de datos, su tabulación  y análisis (actividades humanas) son automatizadas y orientan a las organizaciones a generar valor a partir de la especialización de su talento humano. Con el Business Intelligence el colaborador se centra en tareas más productivas.

Pero, ¿en qué se aplica puntualmente el BI en los Recursos Humanos?


Sueldos y compensaciones: Gracias al seguimiento preciso de las horas/hombre realizadas por los colaboradores mediante dispositivos y programas de tracking sobre el tiempo, hay una gestión justa de los sueldos, compensaciones y bonificaciones.

● Gestión de la planilla: Automatización del seguimiento y gestión de cambios que pueden presentarse en las planillas. Control del número de empleados, anticipación frente a salida de colaboradores (rotación), análisis geográficos, demográficos y por áreas sobre los colaboradores, planificación de las necesidades y requerimientos de la planilla.

● Productividad y eficiencia: Punto aparte de hacer un seguimiento estricto a las horas cumplidas, también se puede realizar un control estricto del trabajo realizado por cada colaborador. Este mismo seguimiento al rendimiento de los colaboradores permite anticipar sus necesidades y dotarlos de los espacios, herramientas o recursos necesarios para mejorar su trabajo.

● Gestión del Talento: A partir del seguimiento a la productividad y las competencias de los colaboradores, se pueden desarrollar habilidades de las que aún se encuentren carentes y que son necesarias para que se encuentren alineados a los objetivos del negocio. Por otro lado, podrás detectar qué elementos están faltando para que los colaboradores puedan operar óptimamente. Por ejemplo, el espacio laboral, el salario emocional, el trato entre compañeros, etc. 

● Absentismo: Se pueden mapear las ausencias y prever casos de colaboradores problema que presentan sucesivas faltas, lo que repercute negativamente en la rentabilidad de la empresa. También se pueden detectar las causas del absentismo y trabajar estrategias para prevenirlo.

● Motivación: Se pueden detectar específicamente los factores que influyen en la motivación de los colaboradores, y se puede desarrollar estrategias para gestionar estos intangibles.

● Gestión de la jornada laboral: En línea a las ausencias y absentismos, con un software de BI podemos conocer todos los detalles de la jornada laboral de los colaboradores (pausas necesarias para su salud física y emocional, refrigerios, puntualidad, evitar horas extra, etc.).

● Control de costos: Evolución en el tiempo por departamento, perfil, nivel, zona geográfica o cualquier variable demográfica incluida en las soluciones de gestión.

● Línea de carrera: Gracias al seguimiento que permiten las herramientas de BI, se puede anticipar por el desempeño, productividad y competencias detectadas cuáles son los colaboradores más idóneos para que sean promovidos o ascendidos.

● Rotación: En base al histórico de abandono laboral, despidos, renuncias y cualquier otro tipo de salida de la organización, pueden establecerse causas de estos procesos y relacionarlos a datos estadísticos de colaboradores particulares, para prevenir su salida del trabajo o ir desarrollando procesos de reclutamiento y selección con anticipación para el puesto que está próximo a dejarse.

● Planificación y control: Puedes centralizar la administración de todos estos datos y en base a su análisis y tu evaluación establecer prioridades a trabajar por tu departamento. De igual manera puedes administrar todos los datos bajo tu administración en un solo programa o aplicativo. El análisis de datos permite una evaluación objetiva del estado de la empresa, lo que te permite hacer cálculos predictivos acerca de la posible asignación de recursos y presupuestos responsables del área.

BI para Reclutamiento y Selección


En el caso específico del reclutamiento y selección el BI puede tener las siguientes aplicaciones:

● Definición de perfiles laborales: Si ya existe un sistema integrado para administrar los datos de los colaboradores, se pueden definir las habilidades y tareas que cada tipo de puesto requiere o el tipo de talento específico que cada operación necesita. En base a esto podemos predecir nuevos puestos a requerir, los candidatos más idóneos para formar en ciertas habilidades necesarias para el negocio y perfilar mejor las necesidades de los puestos que tenemos a la fecha.

● Clarificar el impacto del puesto: En base a la data previamente analizada, en cuanto a la productividad de los colaboradores, tareas desempeñadas y resultados, se podrá determinar el impacto del puesto en los resultados y la rentabilidad de la organización. Es decir, se podrán definir puestos prioritarios o neurálgicos, sobre los que hay que concentrar los esfuerzos de reclutamiento y selección, dependiendo de su nivel de rotación, especialización, etc.

Benchmarking de competidores: Principalmente a partir de software orientado a la analítica web y de redes sociales, podemos analizar los datos de desempeño de nuestros competidores con respecto a sus estrategias de marca empleadora desplegadas en estos medios.

Seguimiento de gasto y presupuesto: Un software para la gestión del presupuesto vinculada, no necesariamente de forma digital ya que puede ser a partir de políticas o directrices, a las acciones que administra un ATS - Applicant Tracking System, nos permitirá tener un seguimiento ya no solo de los procesos que vamos culminando en el reclutamiento y selección, sino también de las gastos que tenemos pendientes y los que hemos cancelado de acuerdo a estas etapas.

Atracción de personal: Herramientas utilizadas primordialmente para el marketing de contenidos o el seguimiento de clientes (Customer Relationship Management) ahora también están siendo empleadas para la atracción de personal. Con software de gestión de contenidos y analítica de datos puedes centralizar tu estrategia de Inbound Recruiting, es decir, todos los contenidos de tu marca empleadora orientados a captar talento. Por otro lado, los ATS (Applicant Tracking System) a través de sus algoritmos de procesamiento de lenguaje natural, analizan diferentes datos de diversos candidatos que nos pueden ayudar a concretar una descripción laboral más efectiva para atraerlos. Este potente software va ayudándonos a definir con qué términos y palabras es más efectivo buscar candidatos.

Gestión de la comunicación con candidatos: Mediante un ATS se automatizará la comunicación con candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento y selección. Esta es personalizada y se actualiza a medida que el candidato avanza en el proceso. La tecnología BI la encontramos en la capacidad que tiene el ATS para evaluar los datos de los candidatos y los datos de su estado en el proceso para elaborar automáticamente respuestas predeterminadas.

Reclutamiento: El poder de un software como el ATS permite adquirir, clasificar y analizar datos procedentes de CVs, cartas de presentación, perfiles de redes sociales, menciones en internet, etc. Información sobre el candidato y su desarrollo académico y profesional que el programa comparará automáticamente con los requerimientos de la descripción laboral y sus requisitos mínimos.

Evaluación de perfiles: El diseño web de algunas páginas de empleo permite integrar sistemas para el envío, registro y análisis de exámenes diagnósticos generales, que agrega un filtrado adicional al realizado mediante el ATS que esté utilizando, y que brinda datos inmediatamente para su comparación. Por otro lado, estos pueden ser enviados virtualmente mediante correos electrónicos. En ambas modalidades se pueden medir otros factores como tiempo de respuesta a la evaluación, tiempo de desarrollo de la evaluación, cambio y edición de respuestas, que aparte de medir los conocimientos de los candidatos miden su motivación.

Entrevistas: También existe tecnología para las entrevistas a distancia y el análisis de datos extraídos de estas en el momento. Tecnología como la de los Smart Video, permite a los reclutadores utilizar un software para la comunicación similar a Skype pero con la posibilidad de transcribir y marcar las respuestas de los entrevistados y clasificarlas en base a las competencias que están buscando. La tecnología BI la encontramos en la capacidad de la herramienta para procesar datos y generar gráficos estadísticos y comparativos sobre las competencias de los distintos candidatos, a partir de la información brindada por ellos mismos en tiempo real.

Escenarios posibles: A través del análisis predictivo de datos, el reclutador puede proyectar qué candidato, en base a la información sobre sus habilidades, conocimientos y competencias, tiene posibilidades de desempeñarse mejor en determinadas tareas, ser más productivo o estar mejor adaptado al entorno de la organización.

Selección: Como has podido ver, se puede analizar y generar valor de todos los datos sobre los candidatos que ingresan a tu proceso de reclutamiento y selección. En todas las fases hay posibilidad de emplear el BI. En la fase final, de selección, se puede emplear un software para la analítica de todos los datos recogidos de sus candidatos, muchos de ellos podrán estar alojados en un ATS, base de datos (SQL) integral o pueden estar vinculados bajo un mismo sistema, y también podrás hacer uso de estos programas para el análisis de los mismos. Luego de la revisión de estos datos tomarás una decisión segura e informada.

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