Cómo realizar un reclutamiento masivo con tecnología

El sistema de reclutamiento tradicional conlleva una serie de procesos manuales, rutinarios y que restan tiempo al equipo de reclutamiento. Entonces, ¿cómo es posible ejecutar un reclutamiento masivo? La transformación digital ofrece una solución.

Este artículo presenta cómo la digitalización está transformando el enfoque convencional para contratar múltiples vacantes abiertas al mismo tiempo. En el caso del reclutamiento masivo, la transformación digital ofrece una serie de cambios que no solo benefician la eficiencia y marca empleadora de la empresa, también mejoran la integración de talento.

¿Qué es Reclutamiento masivo?

El portal iSmart Recruit explica: “el reclutamiento masivo es un proceso en  Recursos Humanos que involucra la preselección, selección e integración de nuevos empleados en una escala amplia y en un lapso breve”. Dentro de los diversos métodos de reclutamiento que las empresas pueden emplear para expandir su personal, el reclutamiento masivo se destaca por su pertinencia en contextos específicos, tales como: ampliación del equipo para aumentar la capacidad operativa, apertura de nuevas sucursales, cobertura de vacantes en ubicaciones remotas, inicio de líneas de producción adicionales, lanzamiento de campañas que demandan mayor mano de obra, respuesta a un incremento imprevisto de la demanda por parte de los clientes.

El mundo digital y su impacto en el reclutamiento masivo

El mundo digital ha tenido un profundo impacto en el proceso de reclutamiento, redefiniendo la manera en que las empresas buscan, seleccionan e incorporan a nuevos empleados de forma masiva, 3 aspectos clave de este impacto son:

• Amplificación del alcance: Gracias a plataformas en línea y redes sociales, las empresas pueden llegar a un público global de candidatos de manera instantánea. Esto amplía el alcance de la búsqueda de talento y permite a las organizaciones atraer candidatos de diversas ubicaciones geográficas.

• Velocidad y agilidad: La digitalización ha acelerado el proceso de reclutamiento masivo al permitir la publicación rápida de ofertas de trabajo en línea y la recepción de una gran cantidad de candidatos.

• Automatización de tareas: Herramientas digitales como software de reclutamiento (ATS) y chatbots de reclutamiento han automatizado tareas repetitivas, como la revisión curricular inicial, la programación de entrevistas y el seguimiento de los candidatos a lo largo del proceso.

“Cambiando el juego”: El antes y después del reclutamiento masivo

Antes, sin tecnología las empresas dependían en gran medida de métodos de reclutamiento masivos tradicionales, como anuncios en periódicos locales, ferias de empleo presenciales y referencias personales para atraer candidatos. Ahora, con uso de la tecnología, se ha cambiado los siguientes procesos de reclutamiento::

Publicación y difusión de las vacantes

Sin tecnología, el reclutador copiaba y pegaba la vacante en todos los portales para tener mayor alcance y éxito su convocatoria. Esperando la máxima cantidad de postulantes para procesos masivos.

Con tecnología, se utiliza el Multiposting y se difunde la vacante en numerosos portales con un solo clic. Ahora se aprovecha las redes sociales para ampliar el alcance. Además, se utilizan anuncios pagados en Meta Business Suite para llegar a personas que se ajusten al perfil deseado en el proceso de reclutamiento.

Atracción de candidatos

Sin tecnología, las agencias de reclutamiento tenían que actuar de forma pasiva. Su mayor esfuerzo de atracción era la publicación de vacantes en todos los portales de pago que tenían contratados.

La digitalización ciertamente involucra un desafío pues los reclutadores se enfrentan a la baja presencia digital de los postulantes en Latinoamérica.

Hoy en día, combinando la tecnología de un software de reclutamiento  y procesos alternativos de soporte, hay empresas dedicadas a la dotación de personal que han pensado en esta problemática y proveen alternativas como las siguientes:

1. Reclutadores de campo que informan a los candidatos de las vacantes abiertas y recaban la información de aquellos interesados para ayudarlos en su aplicación al cargo, digitalizando su postulación a un software de reclutamiento o ATS.

2. Contact centers que llaman a los candidatos interesados y les piden su información vía telefónica para ellos cargarla en el ATS y garantizar que avancen en el proceso.

3. Uso de medios de comunicación tradicionales (radios, periódicos, televisión) que difunden la vacante en aquellos sectores sin acceso a la tecnología, que finalmente serán canalizados a la postulación digital.

4. Uso de canales de comunicación accesibles (WhatsApp, Facebook, Telegram) para pedir documentos o información adicional que ayude a los candidatos a continuar en la postulación en el software de reclutamiento.

En resumen, estas empresas contratan a personas dedicadas a recolectar toda la información en esas fuentes (que son más accesibles para la mayoría de la población) y la cargan en un ATS para ayudar a los postulantes y a los reclutadores a que no pierdan la oportunidad de cubrir cientos de vacantes

Filtro de candidatos

Se propone un caso de reclutamiento masivo tradicional: “Una fábrica de caramelos inició la producción de una nueva línea de chupetines aprobada por el área comercial. Para esto se requiere la contratación de 50 operarios de máquina industrial en una semana” . Una vez conseguida la atracción de talento se requiere una serie de procesos más complejos:

Sin tecnología, el equipo deberá leer unos 2000 CVs., si es qué, obviamente, quieren hacer una búsqueda buena y no superficial. A un reclutador promedio le tomará aproximadamente unas 200 horas o más de 10 días de trabajo.

Con tecnología, la empresa optó por un software de reclutamiento, que analizó todos los currículums automáticamente (basándose en palabras clave y frases específicas del puesto de trabajo). Luego, calificó y asignó una puntuación en función de sus skills y experiencia y se obtuvo como resultado los 50 mejores candidatos. El tiempo de filtrado se redujo a segundos.

Evaluación de candidatos

Sin tecnología los procesos masivos se tornan una pesadilla, se llevan a cabo preguntas pre-filtro de forma individual a cada postulante. Se envían correos electrónicos con evaluaciones específicas para el puesto, y se proporcionan enlaces para realizar pruebas psicométricas manuales o, en el escenario óptimo, se utilizan plataformas de evaluación por separado.

Con tecnología, se automatizan preguntas pre-filtro y se tiene todo tipo de evaluación que pueden ser personalizables o pre establecidas, además de todas las pruebas psicométricas disponibles, todo en un solo lugar (ATS).

Citación a entrevistas y capacitaciones

Sin tecnología,  el personal de reclutamiento o recursos humanos realiza seguimiento individual por postulante calificado del reclutamiento masivo, pasando toda su jornada laboral en ello.

Con tecnología, el software de reclutamiento, conocido como ATS, automatiza la programación de entrevistas y capacitaciones según la disponibilidad de los candidatos, eliminando la necesidad de comunicarse por teléfono para coordinar horarios. Tanto el reclutador como el candidato reciben la información a través de correo electrónico o mensajes de texto, con recordatorios regulares para confirmar la asistencia o reprogramar en caso de emergencia. Además, estas plataformas ofrecen herramientas integradas de videollamada para llevar a cabo entrevistas y conferencias en el mismo entorno.

Documentación

Sin tecnología, un reclutador arma un PDF o Word luego de descargar la información de las múltiples plataformas, correos y medios de comunicación que ha utilizado para recibir información de los candidatos. Puede que, si hay 1 o 10 vacantes, hacerlo sea factible. Pero, si se necesita cubrir 50 vacantes, ¿cuántas manos necesitan para armar los 50 files?

Con tecnología, un software de reclutamiento centraliza todos los documentos, información y resultados en un solo lugar, asegurando que al final del proceso, los reclutadores puedan generar un PDF de resumen que contenga toda la información relevante de los candidatos.

Caso de éxito de reclutamiento masivo

Una empresa peruana líder en servicios de asistencia en tierra para aerolíneas en Latinoamérica se encarga de la atención de aeronaves, los servicios de carga aérea, operador de base fija, la organización de mantenimiento, entre otras funciones. Los servicios que ofrecen y el core business de su negocio dependen, en gran parte, del área de operaciones y de su personal. Esto quiere decir que la falta de operarios en el día a día implica una gran pérdida para su negocio. 

Tras una evaluación exhaustiva, el área de operaciones encontró 02 importantes aspectos de mejora:

1) Tenían un índice alto de rotación de personal. 

2) Requerían de mayor agilidad para cubrir sus vacantes semanalmente. 

¿Qué hicieron? 

Tercerizaron su reclutamiento y contrataron un RDO (Recruitment Digital Outsourcing), que se encargó de llevar a cabo la dotación de personal de su área de operaciones de la mano de la tecnología (con el uso de un ATS). 

 Los resultados fueron los siguientes:

Publicación de vacantes

Las vacantes disponibles aparecieron en múltiples portales de empleo, incluyendo las redes sociales, en cuestión de segundos. Su anuncio apareció en numerosas bolsas laborales a nivel nacional. En solo minutos, logran contar con anuncios pagados.

Reclutadores de campo y bases de datos de postulantes

El RDO analizó desde un inicio la realidad sociodemográfica del candidate persona según el requerimiento del cliente y el perfil del puesto. Por ello se activó en el proceso la búsqueda de candidatos a través de otros medios de recolección de información, como reclutadores de campo para llegar al 30% de la población que no maneja la tecnología y/o no cuenta con presencia digital en plataformas laborales. 

Otro medio de atracción de candidatos es el motor de búsqueda en su base de datos de millones de postulantes que provee el ATS integrado en el RDO. Este invita a miles de candidatos que cumplen con los criterios de búsqueda de los reclutadores. Lo mejor de todo es que no se pasan el día escribiendo a cada persona, envían automáticamente un mensaje masivo a todos los que califican en la vacante con un solo clic, invitándolos para participar del proceso.

Filtro de candidatos

Con el RDO, los candidatos son evaluados en pre-filtros personalizados automáticamente. No es necesaria la intervención del reclutador (de hecho, mientras los candidatos resuelven las preguntas, los reclutadores se están encargando de otras tareas, como analizar el alcance de las bolsas de empleo o actualizar la información de algunos candidatos). Los postulantes llegan al ATS y resuelven los cuestionarios que son antes configurados por los reclutadores. Ellos se encargan de dejar preguntas que permiten indagar si el candidato puede ir a una etapa final del proceso o no.

Citación a entrevistas y capacitaciones

Gracias a los mensajes automatizados, la integración con redes de comunicación (como WhatsApp y Telegram) el contact center integrado al ATS, envían mensajes masivos con un solo clic...

Documentación

El proceso finaliza con la entrega de la documentación para que la empresa gestione el contrato de los candidatos seleccionados. Gracias al ATS los reclutadores logran tener todo integrado en un solo lugar. El descargable que se debe entregar toma segundos en descargarse y ser enviado.

¿El fin del Reclutamiento tradicional?

Aunque el reclutamiento masivo digital ofrece una serie de ventajas, el enfoque tradicional no está necesariamente obsoleto. La interacción humana y las habilidades de comunicación siguen siendo esenciales en el proceso de selección. La clave radica en encontrar un equilibrio entre ambos enfoques, aprovechando las fortalezas de cada uno para lograr el reclutamiento masivo más efectivo.

En última instancia, la decisión entre reclutamiento digital y tradicional dependerá de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa. Sin embargo, queda claro que la tecnología está redefiniendo la forma en que se buscan, evalúan y seleccionan los candidatos, allanando el camino hacia un proceso de reclutamiento más eficiente, inclusivo y exitoso.

Conclusión

La digitalización ha revolucionado el reclutamiento masivo al brindar un mayor alcance, velocidad y eficiencia. Facilita la publicación de vacantes, atrae candidatos en diversas plataformas y automatiza procesos de selección. A pesar de estas ventajas, el enfoque tradicional conserva su relevancia debido a la importancia de la interacción humana y las habilidades comunicativas. La elección entre ambos depende de las necesidades de cada empresa, pero es evidente que la tecnología está redefiniendo el reclutamiento masivo hacia la eficiencia y el éxito.

Otra buena alternativa es contratar una empresa especialista y con experiencia en reclutamiento de procesos masivos, como el RDO de Krowdy. Olvídate de las tareas operativas, rutinarias y monótonas y dedícate a proyectos estratégicos. Consulta más sobre Krowdy.