Indicadores (KPIs) para medir tu área de Recursos Humanos

Imagina a un piloto de carreras preparándose para una competición importante. Antes de arrancar su motor, revisa meticulosamente su tablero de instrumentos. Allí, encuentra indicadores clave como la velocidad, el nivel de combustible y la temperatura del motor. Estos indicadores son cruciales para que el piloto se mantenga en control y alcance la línea de meta de manera eficiente y exitosa.

Del mismo modo, en el mundo empresarial, los KPIs (Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Desempeño) son como el tablero de instrumentos de un negocio. Son las métricas que las empresas utilizan para evaluar su rendimiento e identificar áreas de mejora. En este blog se tocarán los conceptos, tipos de KPI’s  junto a un caso de estudio para explicar el paso a paso de su implementación.

¿Qué son los indicadores clave de rendimiento (KPIs)?

Los indicadores clave de desempeño (KPI) son medidas abstractas que determinan el nivel de rendimiento de un proceso, permitiendo identificar oportunidades, establecer metas futuras y supervisar el progreso de una empresa. De acuerdo a Mckinsey, dominar, crear y evaluar adecuadamente los KPI es una parte esencial de las herramientas estratégicas disponibles. Aquellas organizaciones que aprovechan al máximo el potencial de los KPI mantienen un control constante sobre sus fortalezas, debilidades, progresos y posibilidades de mejora de la empresa.

Característica Clave de los Indicadores: Metodología SMART

Entre las características clave de los indicadores de Recursos Humanos se encuentra la necesidad de que sean específicos (specific), medibles (measurable), asequibles (attainable), relevantes (relevant) y ejecutables en un tiempo determinado (time bound), además de tener una justificación sólida para formar parte del análisis de la empresa, evitando la inclusión de indicadores no fundamentados.

¿Por qué es importante utilizar indicadores  en el área de Recursos Humanos?

Sin una sólida selección de métricas de gestión de Recursos Humanos, resulta imposible evaluar el impacto o la calidad del trabajo efectuado. ¿Se están logrando los objetivos?, ¿se necesita mejoras en los procesos para lograrlos?. Con los KPI’s adecuados los esfuerzos y recursos no se dispersan, sino que se concentran en donde se obtienen los mejores resultados. Además, los indicadores de Recursos Humanos ofrecen información acerca del costo de los procesos de contratación, selección y capacitación de empleados.

¿Cómo saber cuáles indicadores son necesarios?

Determinar los indicadores clave de desempeño (KPI) necesarios requiere un proceso de análisis y planificación cuidadoso. Aquí tienes una guía paso a paso para identificar los KPIs adecuados:

1. Comprender sus Objetivos y Estrategias Organizacionales

Antes de seleccionar un KPI, debes tener una comprensión clara de los objetivos y metas de tu organización. ¿Qué intenta lograr la empresa en el corto y largo plazo? ¿Cuáles son las estrategias clave para alcanzar estos objetivos?

        Caso de estudio:

“Sara, gerente de Recursos Humanos, se reúne con la alta dirección quienes le reportan que la empresa está experimentando una alta rotación de personal, lo que está afectando negativamente la estabilidad y el rendimiento del equipo. Ahora, la empresa tiene como objetivo atraer y retener talento de alta calidad para respaldar su crecimiento a largo plazo.”

2. Identificar las áreas claves

Determinar las áreas funcionales o departamentos críticos que desempeñan un papel fundamental en el logro de un objetivo específico. Por ejemplo, podría ser ventas, marketing, operaciones, recursos humanos, etc.

        Caso de estudio:

“Después de comprender los objetivos de la empresa, Sara identifica qué el área de marketing y ventas son las áreas con más rotación en un periodo de 4 meses.”

3. Colaborar con los Equipos Relevantes

Se trabaja en colaboración con los equipos responsables de cada área clave para comprender las necesidades y desafíos. Asimismo, se debe preguntar a los líderes de cada departamento qué métricas consideran más importantes para evaluar el rendimiento

Caso de estudio:
“Sara trabaja en estrecha colaboración con los líderes del área de marketing y ventas para comprender qué está pasando. Realiza encuestas y entrevistas con los empleados actuales para obtener una visión completa de los problemas que afectan la retención.”

4. Identificar métricas relevantes

Basándose en los objetivos y en las conversaciones con los equipos, se identifican las métricas que mejor reflejan el problema y el éxito en cada área. Estas métricas pueden variar ampliamente, desde ingresos, margen de beneficio y adquisición de clientes hasta retención de empleados y satisfacción del cliente.

Caso de estudio:
“Basándose en las conversaciones con los equipos y los comentarios de los empleados, Sara decide que algunas métricas relevantes incluyen la tasa de retención de empleados, la satisfacción del empleado (medida a través de encuestas periódicas), y la cantidad de tiempo que el departamento de Recursos Humanos dedica a tareas operativas de reclutamiento.”

5. Priorizar los KPIs

No es necesario tener un gran número de KPIs, pues es importante centrarse en los más críticos. Se recomienda usar el principio SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con un plazo de Tiempo) para asegurarte de que cada KPI sea significativo.

Caso de estudio:
“Sara decide centrarse en el KPI más crítico, tasa de retención de empleados, para su objetivo de mejorar la retención. Sin embargo, no descuida KPIs relacionados con la satisfacción del empleado y la eficiencia en las tareas operativas de reclutamiento.”

6. Establecer metas y límites:

Es importante definir metas específicas para cada KPI. Estas metas deben ser desafiantes, pero alcanzables. Además, se recomienda establecer límites o umbrales que indiquen cuando las métricas están fuera de lo esperado.

Caso de estudio:

“Sara establece una meta específica para aumentar la tasa de retención de empleados en un 20% en un período de 12 meses. También establece límites para la satisfacción del empleado (se espera que la puntuación de satisfacción sea superior a 80 en una escala del 1 al 100) y para reducir el tiempo dedicado a tareas operativas del área de Recursos Humanos en un 30%.”

7. Implementar herramientas de seguimiento:

Conviene investigar y seleccionar las herramientas o sistemas que te ayudarán a recopilar, medir y analizar los datos necesarios para los KPIs.

Caso de estudio:
“Sara en una búsqueda continua, logra encontrar una forma de recopilar y analizar datos de manera centralizada a través de un ATS. Además este software puede ayudar a automatizar tareas operativas de reclutamiento, lo que le permite al equipo de Recursos Humanos dedicar más tiempo a actividades estratégicas como fortalecer el clima y cultura para la retención de personal. La inclusión de esta herramienta soluciona dos problemas observados.”

8. Realizar un seguimiento continuo:

Monitorea regularmente tus KPI y actualiza las métricas o los objetivos según sea necesario. Esto permite una toma de decisiones ágil y la adaptación a cambios en el entorno empresarial.

Caso de estudio:
“Sara monitorea regularmente sus KPIs (la tasa de retención de empleados y la satisfacción del empleado). Además realiza encuestas periódicas a los empleados para no perder el progreso. A medida que se obtienen datos, se ajustan las estrategias y los KPIs para asegurar una cultura y un clima organizacional más saludables y una retención de empleados mejorada.”

Tipos de indicadores de Recursos Humanos

1. Indicadores de RR. HH. en Reclutamiento y Selección

• • • Rotación de Personal: Este indicador mide la cantidad de empleados que dejan la organización en un período de tiempo determinado. Una alta rotación puede indicar problemas en el proceso de reclutamiento o en el ambiente laboral.

    • Tiempo Promedio de Contratación: Este indicador muestra cuánto tiempo se necesita para llenar una vacante desde que se anuncia. Un tiempo largo puede indicar ineficiencias en el proceso de selección.

    • Costo de Contratación: Calcula los gastos asociados con la contratación de un nuevo empleado, incluyendo publicidad, entrevistas, pruebas, etc.

Para potenciar esta sección se recomienda Los mejores KPIs de reclutamiento.

2. Indicadores de RR. HH. en Desarrollo y Capacitación

• • • Tasa de Participación en Programas de Capacitación: Mide qué proporción de los empleados ha participado en programas de formación.

    • Efectividad de la Capacitación: Evalúa cómo los empleados aplican los conocimientos adquiridos en la capacitación en su trabajo diario.

    • Retorno de la Inversión en Capacitación: Calcula el valor generado por la inversión en programas de capacitación.

3. Indicadores de RR. HH. sobre el Compromiso de la Planilla

• • • Encuestas de Satisfacción Laboral: Evalúan el nivel de satisfacción y compromiso de los empleados en cada área.

    • Índice de Ausentismo: Mide la frecuencia de ausencias no programadas de los empleados, que puede estar relacionada con su nivel de compromiso.

    • Índice de Rotación Voluntaria: Calcula la cantidad de empleados que dejan la organización de manera voluntaria, lo que puede indicar falta de estrategias de retención.

4. Indicadores de RR. HH. sobre Productividad

• • • Producción por Empleado: Calcula la cantidad de productos o servicios generados por cada empleado en un período determinado.

    • Eficiencia en la Utilización del Tiempo: Mide cuánto tiempo se dedica a tareas productivas en comparación con el tiempo total de trabajo.

    • Costo de la Mano de Obra: Evalúa los costos laborales en relación con los niveles de producción.

¿Cómo hacer seguimiento a los Indicadores (KPI’s)?

No es suficiente tener conocimiento de cuáles son los indicadores más pertinentes; para que resulten verdaderamente eficaces, es esencial llevar a cabo un seguimiento adecuado. Existen dos enfoques predominantes para monitorear los KPI relacionados con el reclutamiento y la selección de personal:

1. 1. El uso de una hoja de cálculo en Excel que permite llevar un registro de cada indicador a medida que avanza el proceso. Sin embargo, a medida que la organización crece, la gestión manual de estos indicadores se vuelve más complicada.

   2. La adopción de un software de reclutamiento que automatiza el proceso, lo que ahorra un tiempo y optimiza los recursos.

Conclusión

Al comprender la relevancia de los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) y aplicarlos estratégicamente no solo ayuda a atraer y retener el talento en el área de Recursos Humanos, como en el caso de Sara, sino que la buena elección, aplicación y seguimiento de los KPIs proporcionan una visión precisa del progreso en cualquier área,  como rendimiento en temas de costos, la productividad, compromiso, satisfacción. Los KPIs permiten a las empresas concentrarse en lo que realmente importa, guiando el rumbo hacia el logro de sus objetivos y metas estratégicas. 

Se recomienda ¿Seguir o no seguir haciendo las tareas operativas de RR.HH.? y Los mejores KPIs de reclutamiento para complementar el presente artículo.