KPIs en reclutamiento: Todo lo que hay que saber

"Sin datos, eres solo otra persona con una opinión"- Dr. Edwards Deming

¡Bienvenidos al mundo de los KPIs! Un lugar en que las metas se establecen alto, los resultados se miden con precisión y los empleados son felices y productivos. ¿Suena bien, verdad? Pues implementarlos en un área no es tan fácil como parece. Se necesita planificación, datos, recursos, apoyo y tiempo.

Pero ¿por qué deben seguir intentándolo? Se habla siempre de retener al mejor talento, de subirle el salario a tal área, de premiar su desempeño. En un lunch o un almuerzo con el equipo es fácil sustentarlo. Pero no es lo mismo llegar a la oficina del Gerente llamado ‘¡Quiero números!’. Spoiler de vida laboral: Ninguna empresa, hoy en día, tomará decisiones si esta no se sustenta con datos.

Los KPIs ayudan a sustentar todas las mejoras que requiere la gestión del talento en una empresa. Aunque implementarlos no es fácil, la tecnología ofrece un abanico de oportunidades para hacer el proyecto más llevadero. En este blog, se encuentran 3 alternativas (y 0 excusas) para contar con KPIs en Recursos Humanos.

Primera Alternativa

Al estilo de Nike - Just Do It! (Hacerlo internamente, con propios recursos del área)

Hay una metodología detallada sobre el paso a paso para formar parte de los ‘cracks de RRHH’, con sus debidos KPIs. Para seguirla, se necesitan 5 elementos esenciales:

1. Experiencia previa realizando mediciones de desempeño

2. RRHH alineado a los objetivos estratégicos (para que los planes de implementación de KPIs formen parte del plan anual)

3. Historial de datos, tiempo (mucho tiempo…) y recursos (para almacenar los datos)

4. Apoyo de la alta dirección (¡es un must!)

5. Herramientas de medición  (sino ¿de qué serviría toda la data?)

Si tras una introspección, el área de RRHH se percata de que no cumple con estos requisitos, es mejor revisar otras alternativas. En caso contrario, estos son los pros y contras de implementar KPIs internamente:

Pros

• Conocimiento profundo: Si lo hace el área por sí misma, sabe a detalle dónde recabar la información, cómo, de dónde obtener el histórico de datos… También conoce la cultura y la accesibilidad que tiene para el proyecto, hasta dónde puede llegar, cuáles son los objetivos estratégicos, el nivel de prioridad y un aproximado de cuánto tiempo se debe invertir para no afectar sus otras metas mensuales.

• Precisión: Ninguna empresa es igual, incluso si venden lo mismo. Partiendo de esto, ningún proceso se asemeja, y por lo tanto ninguna manera de medir es igual. Si un área lo hace sola, sabe que puede customizar los KPI acorde a sus propias necesidades.

  Por ejemplo: En un KPI de selección, las variables del tiempo de contratación difieren entre una empresa de Marketing y una de Manufactura. Probablemente, en el caso de una manufacturera hay que contemplar un ‘tiempo flexible’ cuando se cubren vacantes de otras regiones (pues las vacantes son presenciales). En Marketing, no es necesario añadirlo, pues no difiere la residencia de los candidatos.

• Transparencia: Nadie quiere engañarse a sí mismo. Por lo tanto, la manera de recopilar, controlar y compartir la información será lo más transparente posible. Eso sí, siempre y cuando los líderes que la implementen comprendan que un KPI es para realmente tomar mejores decisiones, no para destacar en una competencia contra los demás.

  

  Contras
  

• Puede tardar más: Hacerlo manualmente con plantillas de Excel y algún previo curso o capacitación sobre la manera para implementarlo reduce las probabilidades de que un KPI falle. Pero, de hecho, iniciarlo desde cero hará que una y otra vez se cometan errores hasta que adapten el KPI a las necesidades de la empresa. Es común que en el trayecto el equipo se dé cuenta de que necesita más de lo que esperaba.

• Necesitan de un especialista: Si ya han tomado la decisión de implementar los KPIs, hay que contar con alguien en el área que se dedique a manejarlos. No solo porque ocupan horas del equipo, sino porque no son fáciles de hacer y requieren de un experto que domine el proceso.

• Necesitan tiempo: Implementar KPIs no es cosa de utilizar un Excel. Requiere que el equipo ocupe parte de su día para la planificación, selección, búsqueda de datos, presentación de reportes, etc. Una buena delegación de tareas debe estimar que dejen de hacer otras actividades para dedicarse a los KPIs.

  Por ejemplo, si se está midiendo la tasa de efectividad de las bolsas de empleo, el reclutador no solo debe invertir tiempo en la publicación de vacantes, debe sumarle a sus procesos el tiempo para llenar la base de datos y medir los KPIs. 

• Necesitan adquirir una plataforma para almacenar la información en un solo lugar: Este punto es crucial. De nada sirve tener todos los indicadores en cientos de lugares. Si van a medir en una hoja de cálculo la tasa de rotación y en otra la tasa de efectividad, para luego generar los reportes en PowerBI, solo están perjudicando al área. Por lo tanto, lo mejor es presupuestar: el especialista, el tiempo del equipo y una plataforma para llevar su People Analytics.

Contratar un ATS

Un buen ATS trae consigo dashboards pre-configurados e incluso brinda alternativas para configurar indicadores propios (recuerda: ninguna medición es igual, todas se ajustan a las necesidades y objetivos del área. ¡Un ATS ya se preocupó por ello!).

Pros

• Menos trabajo. Adiós al llenado de datos en Excel, no es necesario crear o  personalizar varias hojas de cálculo para contar con KPIs. Toda la información (cantidad de fuentes en las que fueron publicadas las convocatorias, cantidad de postulantes por bolsa laboral, tiempo de contratación, etc.) se va generando desde que inician a utilizar la plataforma para cubrir una vacante.

• Menos preocupación. Es frustrante cuando el gerente encarga la tarea de presentar para el fin de la semana el análisis y los reportes sobre la cantidad de postulantes que llegaron a la convocatoria, y un análisis comparativo con todos los procesos anteriores. Un ATS lo facilita, al tener centralizado todo en un solo lugar.
  
  
• Comparación con otros. Los ATS no solo tienen datos de una empresa, sino de cientos de ellas, y esta información es útil para un benchmark colaborativo. Una empresa puede visualizar qué KPIs de reclutamiento están funcionando en otra y viceversa. Así, se comparan datos, métodos, etc.
  
  

• Data automatizada. Un ATS almacena todo en la nube, no es necesario presionar ningún botón para que esto se haga. La nube está activa 24/7 y se va a llenar de todos los datos mientras la vacante está abierta (va a guardar a todos los postulantes, los CVs, las evaluaciones, los días que está abierto el proceso, etc.)

• Centralización de la información. De nada sirve medir sin tener un orden. Un ATS genera todos los datos y dashboards en un solo lugar.

Contras

• Es una inversión adicional: Adquirir un ATS tiene un costo y es variable según las funcionalidades o beneficios que tengan cada uno de ellos.

• Aún debe haber alguien que realice el análisis de los datos: Si bien el ATS automatiza la generación de datos y dashboards, aún debe haber alguien en el área que interprete los resultados y tome decisiones a partir de estos.

• No suele brindar propuestas de mejora: Por lo mismo, deben dedicar un tiempo a analizar la información y hacer una lluvia de ideas sobre las causas del éxito o fracaso de sus resultados, además de proponer mejoras a futuro.

Contratar un RDO que ya traiga un dashboard. 

Un RDO (Recruitment Digital Outsourcing) es una firma digital encargada de llevar a cabo el total o parcial de los procesos de contratación de una empresa. Por lo tanto, su objetivo es lograr que el área de RRHH deje de preocuparse o dedicar tiempo a las tareas relacionadas al reclutamiento y selección, para que puedan tomar acción en aquellas que les generan mayor valor. Partiendo de esto, un RDO también se preocupa por las métricas que forman parte de este proceso, provee dashboards y, además de ello, genera reportes con propuestas de mejora para sus procesos.

Pros

• Provee indicadores personalizados: Un RDO, además de cumplir con su objetivo, cubre las vacantes de la empresa. Brinda toda la transformación digital, incluyendo un ATS integrado que no solo ofrece herramientas para automatizar las tareas operativas del área, también provee de métricas personalizadas para hacer un seguimiento a los procesos de reclutamiento y selección.

• Cuenta con un histórico de indicadores más usados: Un RDO trabaja con diversas empresas, por lo tanto, también puede sugerir a las empresas los indicadores a los que deben prestarles atención y a los que no.

• Brinda informes personalizados:  Además de dar un resultado de datos, un RDO puede ofrecer a las empresas un informe personalizado sobre las posibles causas de los efectos negativos en su proceso de contratación.

Por ejemplo: Si hay una baja tasa de respuesta en una convocatoria, puede deberse a que no ha implementado su marca empleadora, ya que tras un análisis notó que no tiene presencia digital (o la tiene desactualizada) en redes como LinkedIn o Facebook.

Contras

• Tiene un costo adicional: Al igual que un ATS, un RDO también cobra por sus servicios.

Palabras finales

Los KPIs son sumamente importantes en una empresa. Toda área debe contar con ellos, pues es la única manera de sustentar los cambios que quieran realizarse. Sin embargo, es difícil implementarlos desde cero, por ello hay alternativas digitales que lo facilitan.

Si quieres conocer más sobre los RDO, te invitamos a revisar este artículo:  02 buenas alternativas de reclutamiento externo. Si la alternativa del ATS se adapta más a las necesidades de tu empresa, este artículo puede servirte para conocer más sobre sus ventajas y diferencias.