Software de reclutamiento: Herramientas que todo reclutador debe usar

Según el resumen ejecutivo “Un futuro que funciona: automatización, empleo y productividad” de McKinsey and Company el uso de tecnología en diversas funcionalidades y tareas operativas beneficia a todas las empresas, ya que gran parte de sus procesos son rutinarios y tediosos y no dejan lugar para plantearse objetivos estratégicos.

Actualmente, la mayoría de las áreas empresariales cuentan por lo menos con un software para lograr un proceso eficiente y exitoso. El área de Recursos Humanos no es la excepción. En este artículo se presentan herramientas tecnológicas que todo reclutador debería usar. Además, se detalla una lista de desafíos para incorporar dichas funcionalidades.

8 funcionalidades de una herramienta de reclutamiento

1. Herramientas de búsqueda de candidatos

Un reclutador debe utilizar una base de datos de miles y miles de candidatos. Esto se encuentra en un buen software de reclutamiento, que por lo general tiene millones de postulantes, permitiendo la búsqueda de los mejores talentos a partir del uso de palabras clave (búsqueda booleana).

En una compañía farmacéutica, se abre una vacante para Asesor de Ventas en su sede en Bogotá (se busca este perfil unas 10 o 20 veces al año). Con un software de reclutamiento o ATS, el equipo de Recursos Humanos aprovecha datos previos para buscar candidatos. Utilizan palabras clave como "Asesor de ventas", "ventas farmacéuticas", "droguería", y filtros como ubicación (Bogotá), estudios (Química Farmacéutica), experiencia (1 a 3 años). Se crea una lista de candidatos que cumplan requisitos. Luego, el reclutador decide los próximos pasos: completar info, entrevistas o documentos adicionales.

Recordatorio: ¡Una plataforma sin candidatos es lo mismo que nada!

2. Herramientas de publicación de anuncios de empleos en múltiples portales 

El Multiposting es una tecnología que todo reclutador debería utilizar en un software de reclutamiento o ATS, pues optimiza las tareas que realiza en su día a día. Partiendo de esto, un reclutador sin esta herramienta le tomaría horas de su jornada difundiendo la vacante en diferentes portales y lugares. Un software de reclutamiento o ATS, integra varios portales de empleo (municipalidades, universidades, institutos, bolsas laborales) de manera que la difusión se agiliza. Basta con realizarlo una vez y con un clic se realizará en todos los lugares seleccionados de forma inmediata.

3. Herramientas de gestión y centralización de documentos

Para algún reclutador, en su momento, ha sido frustrante saber que el gerente de operaciones vuelva a pedir la misma vacante por cuarta vez en el año. De repente, el reclutador se pregunta: ¿Cómo se llamaba la carpeta de este proceso? o ¿cómo se llama el candidato que quedó segundo?. Frente a esta problemática, los profesionales y los candidatos apreciarían encontrar toda la información en un solo lugar. Los ATS, evolucionaron para tener todo los documentos de un candidato en un solo lugar y gestionar innumerables vacantes y miles de candidatos en simultáneo.  

4. Herramienta de centralización y seguimiento de los procesos

Un software de reclutamiento integral o también conocido como ATS (applicant tracking system), ofrece las herramientas necesarias para que un reclutador gestione múltiples vacantes de principio a fin. Esto le permite manejar todos los procesos desde una misma interfaz, lo cual centraliza la gestión. En el caso de la empresa farmacéutica mencionada, el área de RRHH ya dispone de una lista amplia de candidatos para la vacante de Asesor de Ventas, evitando la necesidad de buscar en otros lugares. En este software, el reclutador puede solicitar documentos adicionales, como certificados de bachillerato o antecedentes, así como organizar y almacenar video entrevistas. Además puede solicitar pruebas psicométricas y los resultados se integran de forma automática en el archivo digital del candidato. En cuestión de días, se selecciona al candidato adecuado y finalmente, se generará el informe final del candidato seleccionado a través de un clic. Gracias a la tecnología, ya no es necesario ordenar PDFs y trabajar en carpetas y documentos colaborativos.

5. Herramientas que automatizan la comunicación

En temporadas especiales como Navidad o Año Nuevo, lo que menos tiene el área de Recursos Humanos, de una empresa dedicada a la venta de productos infantiles,  es tiempo. Por el contrario, lo que más tiene son vacantes abiertas (10 o 20 aproximadamente). ¿Qué ocurre en el proceso tradicional? Es tan alta la demanda de tareas que un solo reclutador debe llamar a 200 candidatos (por lo menos) para que envíen sus documentos actualizados o completen sus tareas de postulación.

Un software de reclutamiento eficaz debe tener canales de comunicación especializados y automatizados para notificar sobre el proceso. Es aún mejor si ofrece APIs para enviar mensajes en apps como WhatsApp o Telegram y así mejorar la eficiencia.

6. Herramientas para la programación de entrevistas

Un reclutador debe tener la posibilidad de programar y gestionar entrevistas con candidatos, asignación de entrevistadores y configuración de recordatorios:

• Para el reclutador: se requieren alertas y recordatorios de entrevistas pendientes, además de la disponibilidad de horarios, incluyendo la opción de crowdsourcing con horarios de entrevistadores externos.

• Para el candidato: notificaciones por correo o WhatsApp en 3 etapas para programar, recordar horario y acceder a la videollamada. Cada mensaje debe incluir un enlace para una experiencia más sencilla.

Un buen software de reclutamiento tiene todas estas funcionalidades.

7. Herramientas que permitan la evaluación de candidatos

Un buen software de reclutamiento, debe contar con pruebas psicométricas y evaluaciones de habilidades integradas para determinar el nivel de aptitud de un candidato. Por lo tanto, en su batería de evaluaciones, deben estar desde pruebas de personalidad como el DISC, hasta pruebas de habilidades técnicas para evaluar su nivel en Excel o su dominio del Inglés.
También debe contemplar preguntas y filtros personalizables, tanto para cuestionarios, como para video cuestionarios. Esto, con el fin de tener mayor precisión en el avance y selección de los candidatos.

8. Herramientas que entreguen análisis de datos

Los software de reclutamiento deben proporcionar el análisis de datos sobre el rendimiento y avance de los procesos de contratación. Un buen ATS debe responder a las constantes preguntas que hace un líder de reclutamiento: ¿cuántas personas postularon y cuántas calzan con el perfil?, ¿cuántos candidatos avanzaron en el proceso?, ¿cuántas vacantes abiertas hay?, ¿qué porcentaje desistió del proceso?; entre otras preguntas que a mediano plazo generan indicadores para la toma de decisiones.

¿Todo es tan bueno como parece?: Desafíos frente a un software de reclutamiento

Como cualquier cosa, el reclutamiento digital tiene sus pros y contras. Es ideal que al momento de contemplar la adquisición de un software de reclutamiento también se consideren los riesgos o desafíos que existen:

1. Costos: Definitivamente hay que invertir. Sería un engaño decir que la transformación digital llega a costo cero (salvo que contemplen la decisión de contratar firmas digitales como los RDO, que proveen de la transformación digital incluida en sus servicios).

2. Cambio cultural: Todo cambio genera miedos y dudas. Si un líder quiere contar con un software de reclutamiento o ATS, tiene que considerar el tiempo de adaptación. Además, debe generar un cambio en el flujo de trabajo tradicional y una redistribución de tareas. Todo ello toma tiempo, tanto de planificación por parte del líder como de adaptación del equipo.

3. Problemas técnicos: Nada es perfecto en la vida, ni la tecnología de última generación. Nunca pueden dejar de lado los fallos, ‘bugs’, interrupciones que trae consigo un software.

4. Capacitación: Antes de erradicar el proceso tradicional y llevar todo a la digitalización, se tiene que garantizar que todos los usuarios tengan acceso y estén debidamente capacitados para sacarle provecho al software.

5. Cambios en el mercado laboral: Las necesidades y expectativas en el mercado cambian,  mucho más en lo que refiere a tecnología. Un buen sofware debe ser flexible y capaz de adaptarse a ello.

6. Cambios en la estructura de contratación: Las tareas cambian, algunas se eliminan, otras reducen su tiempo y otras deben ser reasignadas. Al momento de digitalizar procesos, deben contemplarse estos tiempos y cambios para que todo el equipo de talento humano aproveche su horario. Lo bueno es que ahora podrán invertirlo en tareas de mayor valor.

Conclusión

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, la incorporación de tecnología en el proceso de reclutamiento se ha vuelto imperativa para mantenerse competitivo. La automatización y eficiencia que los softwares de reclutamiento aportan un valor significativo a las áreas de Recursos Humanos y reclutamiento. Estas herramientas agilizan y optimizan las tareas rutinarias, permitiendo enfocarse en aspectos estratégicos y decisiones más informadas.

Un reclutador invierte entre 10% y 50% de su día haciendo tareas operativas (sujeto a la cantidad de vacantes abiertas).  No dejes de aprovechar la tecnología consultado por el software de reclutamiento o ATS de Krowdy. Si aún tienes dudas sobre los software de reclutamiento, te invitamos a leer las diferencias que tiene un ATS con un excel y un portal de empleo. Este artículo también te ayudará a conocer qué tan difícil es integrar el software a tu área.