Qué es un organigrama y su importancia en las empresas

La toma de decisiones estratégicas o la optimización de operaciones dependen indispensablemente de la correcta organización de una empresa, y para definirla será necesario el uso de un organigrama, una herramienta poderosa, que, según el portal Open HR, sin ella la empresa “jamás podrá crecer”. En este artículo, se explorará qué es un organigrama y cómo puede facilitar la toma de decisiones estratégicas.

Qué es un organigrama

Es un esquema que ayuda a entender la estructura interna u organización de la empresa, por lo tanto, las relaciones jerárquicas, áreas, roles, responsabilidades o nombres se presentan de forma mucho más ordenada, otorgando una visión simple y a la vez completa de la estructura empresarial. Beatriz Veililla de Endalia menciona que su uso “sienta las bases de la organización y ofrece información esencial relacionada con el negocio y sus personas.”

Tipos de organigramas para empresas

Existen diferentes tipos de organigramas, cuya utilidad depende del funcionamiento y la cultura laboral de la empresa.

Algunos de los organigramas más comunes son:

• Jerárquico: Es una estructura de jerarquía piramidal. Generalmente, se organiza desde el nivel superior hasta el personal base en la parte inferior. Ideal para empresas tradicionales.

• Matricial: Los empleados obedecen a dos o más líderes, uno funcional y otro de proyectos. Esto permite una mayor flexibilidad y autonomía a la hora de trabajar.

• Funcional: Común en organizaciones más grandes. Aquí los empleados son agrupados en áreas funcionales o departamentos, Finanzas, Ventas, Marketing, cada uno con su respectivo líder.

• Divisional: Sujeta a criterios geográficos o de mercado, se centra en la división de la organización en unidades independientes, cada una con sus respectivas funciones, recursos y personal. Esta división está sujeta a criterios geográficos o de mercado.

Ventajas y desventajas de los diferentes tipos de organigrama

Cada organigrama tiene sus propias ventajas y desventajas dependiendo de los objetivos y la organización de la empresa.

a. Organigrama Jerárquico

Ventajas: Claridad en la estructura de autoridad y toma de decisiones.  

Ejemplo: Una empresa de tecnología decide implementar este organigrama, el cual muestra: al CEO en la cima de la jerarquía, seguido por los directores de diferentes departamentos y, finalmente, los empleados de nivel inferior.

Desventaja: Rigidez y lentitud en la toma de decisiones.

Ejemplo: Una empresa de desarrollo de software emplea un organigrama tradicional. En momentos de cambio la rigidez de su estructura dificulta la adaptación. La toma de decisiones se ve obstaculizada, afectando su capacidad de respuesta.

b. Organigrama Matricial

Ventaja: Flexibilidad y agilidad.

Ejemplo: En una empresa de diseño un diseñador del Departamento A colabora directamente con un equipo del Departamento B para idear el aspecto visual de un nuevo producto. Esta colaboración garantiza un diseño atractivo y funcional.

Desventaja: Confusión de autoridad y responsabilidades.

Ejemplo: Los empleados de una empresa de tecnología reciben instrucciones de múltiples jefes, lo que causa conflicto sobre las prioridades del proyecto.

c. Organigrama Funcional

Ventaja: Eficiencia en especialización.

Ejemplo: Una empresa de comida organiza departamentos específicos para áreas como producción, ventas y logística. Esto permite que los empleados se enfoquen en tareas específicas

Desventaja: Problemas de comunicación interdepartamental.

Ejemplo: El equipo de desarrollo puede tener dificultades para comunicar las necesidades del cliente al equipo de marketing, ralentizando la introducción de nuevos productos.

d. Organigrama Divisional

Ventaja: Enfoque de mercados específicos.

Ejemplo: Una empresa de moda tiene una estructura que separa los departamentos según líneas de productos, como ropa para hombres, mujeres y niños. Esto permite un enfoque específico en las necesidades de cada mercado.

Desventaja: Falta de coordinación entre divisiones.

Ejemplo: Las divisiones pueden operar casi como empresas autónomas, lo que puede resultar falta de comunicación y colaboración entre ellas.

Usos de los Organigramas

Un organigrama no solo presenta visualmente la estructura interna de una empresa. También se relaciona con la toma de decisiones estratégicas y la gestión de Recursos Humanos, ya que define las jerarquías y las responsabilidades de cada puesto, lo que puede mejorar el desarrollo organizacional de la compañía.

Los organigramas pueden ayudar a:

- Identificar áreas de mejora en la estructura organizativa: Al tener ordenadas las jerarquías y funciones, es posible evaluar fácilmente los puntos débiles de la organización.

Nota: Para tener una idea más clara sobre las áreas de mejora y el rendimiento de los empleados, People Analytics y Employee Lifetime Value son dos excelentes herramientas.

- Asignar responsabilidades de manera efectiva: Se reducen las ambigüedades al tener los roles de cada empleado o departamento bien definidos.

- Facilitar la comunicación dentro de la empresa: Al saber quién debe comunicarse con quién, se reducen los malos entendidos.

- Mejorar la coordinación entre departamentos.

- Visualizar líneas de autoridad y flujo de información: Esencial para entender la jerarquía empresarial. Los empleados saben con quién acudir y su lugar dentro de la organización.

Es necesario tener en cuenta que la organización puede hacer la diferencia entre el desarrollo y el fracaso de una empresa. Una estructura empresarial bien definida es clave para la optimización de procesos, y en este contexto los organigramas son herramientas valiosas para lograrlo; los CEOs pueden usarlas para hallar áreas de redundancia, y, así como la toma de decisiones para mejorar con mayor facilidad.

Conclusión

Al definir la estructura interna y las relaciones jerárquicas, los organigramas no solo ofrecen una visión ordenada de la organización, también son fundamentales para la toma de decisiones estratégicas. Su importancia radica en la claridad que brindan sobre las jerarquías, roles y responsabilidades, mejorando la asignación de tareas, la comunicación y la coordinación entre departamentos.

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