Antes de organizar la fiesta de fin de año de la empresa, revise asistencia, alcohol, accidentes, hostigamiento sexual e inclusión, con un checklist para empleadores.

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Respuesta breve: La fiesta de fin de año es una actividad social, pero sigue siendo una actividad de la empresa: el empleador conserva deberes de prevención, especialmente frente al alcohol, al traslado de las personas y al hostigamiento sexual. Lo más prudente es que la asistencia sea voluntaria y así se comunique por escrito, definir reglas de conducta claras antes del evento, ofrecer alternativas sin alcohol y transporte seguro, y tener un canal visible para reportar incidentes. La calificación legal de un accidente ocurrido en la fiesta depende de cada caso, por lo que conviene consultarlo con asesoría legal.

Aviso: Este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal. Valide la norma vigente y los criterios de SUNAFIL y del Poder Judicial aplicables a su caso.

La fiesta de fin de año suele verse como un tema de cultura y celebración, y lo es. Pero para el área de RRHH y la gerencia también es un evento con riesgos laborales y reputacionales que conviene ordenar antes de reservar el local. Esta guía se centra en esa mirada de cumplimiento. Si busca ideas de formato, presupuesto y dinámicas, revise cómo organizar el amigo secreto y la fiesta de fin de año; aquí trabajamos las responsabilidades del empleador.

¿Es obligatoria la asistencia a la fiesta de fin de año?

Como regla de prudencia, no debería ser obligatoria. Una reunión social no forma parte de las funciones del puesto, y exigir asistencia (o sancionar la ausencia) genera varios problemas: puede discriminar a quienes no celebran por motivos religiosos, familiares o de salud, y abre la discusión sobre si el tiempo del evento debe tratarse como tiempo de trabajo.

Recomendaciones prácticas:

• Comunique por escrito que la asistencia es voluntaria y que no asistir no tendrá consecuencias en evaluaciones, ascensos ni trato.
• Evite que jefaturas presionen de manera informal (“se espera que todos vayan”).
• Si hay un acto institucional que sí requiere presencia (por ejemplo, un reconocimiento formal o un mensaje de la gerencia), sepárelo de la parte social y trátelo como actividad de trabajo.

No encontramos una norma que regule de forma expresa la asistencia obligatoria a eventos sociales: lo anterior es una recomendación de prudencia, no una regla legal.

¿Cuenta como horas de trabajo?

No hay una respuesta única; depende de cómo se organice el evento. El criterio de fondo en materia de jornada es si la persona está a disposición del empleador y bajo sus órdenes. Por eso, la forma de reducir riesgos es distinguir bien los casos:

• Evento voluntario, fuera del horario de trabajo: en principio es tiempo libre del trabajador, siempre que realmente no se exija asistencia ni se asignen tareas.
• Evento dentro del horario de trabajo: si la empresa decide realizarlo en horario laboral, lo habitual es que ese tiempo se considere parte de la jornada y no se descuente. Comunique si se libera la jornada o si se reprograma.
• Evento obligatorio o con tareas asignadas (atender clientes, exponer, apoyar la logística): es más probable que se trate como tiempo de trabajo, con efectos sobre jornada y sobretiempo.

La normativa de jornada (D.S. 007-2002-TR y su reglamento, D.S. 008-2002-TR) vincula el sobretiempo con la prestación efectiva de servicios en beneficio del empleador y lo define como voluntario. No hay una regla expresa para eventos sociales obligatorios, así que, si la asistencia se exige o se asignan tareas, el tiempo puede discutirse como trabajo; consulte con su asesor legal.

Para repasar los límites y el sobretiempo, consulte la jornada laboral en Perú y las obligaciones del empleador. Si algún colaborador trabaja durante el evento (por ejemplo, personal que cubre un turno), el registro de horas debe reflejarlo.

Alcohol y traslado seguro: el riesgo más previsible

El mayor riesgo práctico de una fiesta con alcohol no está en la fiesta, sino en la salida. Un accidente de tránsito de un colaborador que bebió en un evento de la empresa es un escenario que cualquier empleador prefiere haber prevenido. Medidas razonables:

1. Defina una política de alcohol por escrito: sin obligación ni presión de consumir, con límites claros para jefaturas y con prohibición de ofrecer alcohol a menores de edad o a quien lo rechace.
2. Ofrezca bebidas sin alcohol variadas y visibles, no como segunda opción.
3. Limite el servicio: evite barras libres sin control, defina un horario de cierre del servicio de licor y use proveedores que sirvan de forma responsable.
4. Organice el traslado: transporte contratado, taxis con cargo a la empresa o un acuerdo con una aplicación de movilidad. Comunique que nadie debe conducir en estado de ebriedad.
5. Elija un local accesible y con acceso seguro, de preferencia cerca de transporte confiable.
6. Designe a responsables del evento (RRHH y una jefatura) que permanezcan sobrios y puedan intervenir.

Sea consistente con lo que dice su reglamento interno de trabajo sobre alcohol y conducta; si no lo menciona, es buen momento de revisarlo.

Accidentes durante la fiesta: ¿es accidente de trabajo?

Esta es la pregunta más delicada y conviene responderla con cautela. En seguridad y salud en el trabajo, el concepto de accidente de trabajo se vincula a hechos ocurridos por causa o con ocasión del trabajo. Que un evento sea organizado o pagado por la empresa no resuelve por sí solo la calificación: pueden pesar la obligatoriedad de la asistencia, si ocurrió en horario laboral, si había tareas asignadas, el lugar y las circunstancias del hecho.

Por eso, lo responsable es:

• No asumir de antemano que sí ni que no es accidente de trabajo.
• Si ocurre un accidente, registrarlo y reportarlo según su procedimiento interno de SST y consultar de inmediato con asesoría legal sobre su calificación y los avisos que correspondan.
• Revisar con el comité o supervisor de SST si el evento requiere medidas de seguridad (aforo, salidas de emergencia, primeros auxilios). Puede apoyarse en las obligaciones del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Contratar un seguro de accidentes para el evento o confirmar la cobertura del local, como medida adicional de prevención.

El reglamento de la Ley 29783 (D.S. 005-2012-TR) define el accidente de trabajo como un suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo. No encontramos una calificación expresa para los eventos sociales organizados por el empleador, por lo que SUNAFIL y los tribunales la evalúan caso por caso.

Hostigamiento sexual en eventos de la empresa

La Ley 27942, Ley de Prevención y Sanción del Hostigamiento Sexual, y su reglamento obligan al empleador a prevenir y atender estas conductas. Los eventos sociales con alcohol, ambiente informal y presencia de jefaturas son un escenario de riesgo, y una conducta puede constituir hostigamiento aunque ocurra fuera de la oficina o del horario laboral. Según el reglamento (D.S. 014-2019-MIMP), la configuración no depende de que los actos ocurran dentro o fuera del lugar y del horario de trabajo, siempre que tengan la potencialidad de afectar a la persona en el ámbito laboral.

Qué puede hacer el empleador antes y durante el evento:

• Recordar la política de prevención y el canal de denuncias en el comunicado de la fiesta.
• Reforzar la capacitación y la difusión que ya exige la normativa, y conservar evidencia; en cómo documentar capacitación y difusión sobre hostigamiento sexual encontrará un esquema.
• Informar quién puede recibir un reporte durante el evento (una persona de RRHH identificable) y asegurar que sepa derivar el caso.
• Actuar con rapidez si hay una queja: aplicar las medidas de protección que correspondan y seguir el procedimiento de investigación. La guía qué hacer ante el hostigamiento sexual laboral en Perú resume los pasos.

Evite asumir que “fue una broma” o “estaban en una fiesta” como atenuante: el empleador debe tratar toda queja con seriedad.

Inclusión: una fiesta en la que todos puedan participar

Un evento mal diseñado excluye sin proponérselo. Revise estos puntos:

• Diversidad de creencias: hable de “celebración de fin de año” o “cierre de año” y evite elementos religiosos obligatorios. Quienes no celebran Navidad deben poder participar o no hacerlo sin consecuencias.
• Alternativas sin alcohol: comida y bebidas para personas que no consumen por salud, religión, embarazo, tratamiento médico o decisión personal.
• Horarios compatibles con el cuidado de hijos: un evento a mediodía o al final de la tarde, con fin definido, facilita la asistencia de quienes tienen responsabilidades familiares. Considere permitir la asistencia con acompañantes solo si es seguro y está previsto.
• Accesibilidad: local con acceso para personas con discapacidad, baños adaptados y opciones de menú para alergias y restricciones alimentarias.
• Equipos remotos y sedes: facilite traslado o una versión virtual para quienes no están en la sede principal.

Para una mirada más amplia, consulte cómo auditar barreras de inclusión en el ciclo laboral.

Comunicación de reglas: qué decir y cuándo

Las reglas funcionan cuando se conocen antes del evento. Envíe un comunicado breve, una o dos semanas antes, con:

1. Carácter voluntario de la asistencia y su relación con el horario.
2. Código de conducta del evento y recordatorio del canal de reporte de hostigamiento.
3. Política de alcohol y servicio de bebidas sin alcohol.
4. Detalles de traslado y hora de cierre.
5. Datos de contacto de la persona responsable el día del evento.
6. Recordatorio de que las imágenes y publicaciones en redes deben respetar la privacidad de los demás.

Conserve evidencia del envío (correo, intranet o acuse de lectura). Si algo sale mal, demostrar que se comunicó la política es una prueba útil de diligencia.

Checklist previo al evento

• Asistencia comunicada como voluntaria; si hay parte obligatoria, separada y definida.
• Horario del evento definido y tratamiento de jornada comunicado.
• Política de alcohol y servicio responsable acordados con el proveedor.
• Bebidas y comida sin alcohol, con opciones para restricciones.
• Traslado seguro organizado y comunicado.
• Local con aforo, salidas de emergencia, primeros auxilios y accesibilidad revisados.
• Canal de reporte de hostigamiento sexual recordado y responsable presente.
• Inclusión revisada: horario, creencias, cuidado de hijos, discapacidad.
• Procedimiento de registro y reporte de incidentes y accidentes definido.
• Comunicado de reglas enviado con evidencia.
• Revisión con asesoría legal de los puntos pendientes.

Cierre: celebrar con criterio

Una buena fiesta de fin de año no exige riesgos innecesarios. Con asistencia voluntaria, reglas claras, alcohol responsable, traslado seguro, prevención del hostigamiento sexual y un diseño inclusivo, el empleador protege a su equipo y a la empresa, y la celebración cumple su propósito: reconocer el año de trabajo. Si necesita ordenar sus procesos de personas durante el cierre de año, una plataforma de gestión de talento puede ayudarle a centralizar comunicaciones y evidencias; conozca más en Laborum Empresas.