10 funciones clave en una buena plataforma de reclutamiento digital.

La automatización de tareas se ha convertido en una necesidad para todas las empresas, ya que gran parte de procesos contemplan tareas rutinarias para cumplir objetivos. La automatización reduce errores, incrementa la productividad y ahorra tiempo y dinero. La pregunta es ¿cómo?

La mayoría de las áreas empresariales cuentan por lo menos con un software para lograr la automatización. Recursos Humanos no es ninguna excepción. Entre los procesos que el área ha logrado automatizar están:

• Planificación de tareas

• Planillas

• Compensaciones

• Reclutamiento y selección.

Sin embargo, como en cualquier otra toma de decisiones, existen cientos de alternativas. En este artículo se presentan las 10 funcionalidades esenciales para escoger una plataforma que automatice el proceso de reclutamiento apropiadamente. Además, se detalla una lista de desafíos para incorporar dichas funcionalidades.

Lista de 10 funcionalidades:

1. Búsqueda de candi(datos)

Énfasis en el paréntesis. Una buena plataforma debe poseer una base de datos de candidatos, permitiendo la búsqueda de los mejores a partir del uso de palabras clave (búsquedas booleanas).

Por ejemplo, en una empresa farmacéutica se abre una vacante de Asesor de Ventas presencial para su sede en Bogotá (este perfil se busca por lo menos unas 10 o 20 veces al año). Cuando se cuenta con un software de reclutamiento, el equipo de RRHH utiliza la información que ha recolectado la plataforma en todos los procesos pasados. Recurre al motor de búsqueda de la plataforma y utiliza el filtro por palabras clave (coloca: “Asesor de ventas”, “ventas farmacéuticas”, “droguería”...) y algunos otros criterios de búsqueda como: Ubicación - Bogotá; Estudios - Química Farmacéutica; Años de experiencia - 1 a 3. A partir de ello, se crea una lista con todos aquellos candidatos registrados en la base de datos que cumplan con los criterios seleccionados. En ese momento, el reclutador decide qué acción realizar para avanzar en el proceso. Por ejemplo, invitarlos a completar la información, citarlos a entrevistas o solicitarles algún documento adicional.

Recordatorio: ¡Una plataforma sin candidatos es lo mismo que nada!

2. Publicación de anuncios de empleo en múltiples portales

El Multiposting es un must en una plataforma de reclutamiento. Contratar un software optimiza las tareas que alguien realiza en su día a día. Partiendo de esto, un reclutador sin tecnología toma horas de su jornada difundiendo la vacante, ¿para qué pagar por algo “tecnológico” que no resolverá este problema?

Lo mínimo que hay que exigir a una plataforma es que traiga integrados varios portales de empleo (municipalidades, universidades, institutos, bolsas laborales), para que la difusión se agilice.

3. Gestión y centralización de documentos

Solo quienes lo han vivido saben lo frustrante que es leer que el gerente de operaciones vuelva a pedir la misma vacante por cuarta vez en el año. De repente, uno se cuestiona: “¿Cómo se llamaba la carpeta de este proceso?” o “¿cómo se llama el candidato que quedó segundo?”. Los profesionales y los candidatos aprecian encontrar en un solo lugar toda la información.

4. Centralización y seguimiento de los procesos

Una buena plataforma tiene todas las herramientas que permiten gestionar una vacante end-to-end. Por lo tanto, el reclutador es capaz de publicar la vacante como de seleccionar al candidato en una misma interfaz (si no es así, pues realmente no se está centralizando nada).

Retomando el ejemplo de la empresa farmacéutica, ya el área de RRHH tiene una gran lista de candidatos para invitar a la vacante de Asesor de Ventas, ¿de qué serviría tener que hacerlo en otro lugar? En esta misma plataforma, el reclutador debe solicitar los documentos adicionales (tal vez algún certificado de bachillerato o de seguridad y salubridad). También debe organizar y almacenar las entrevistas.

Las pruebas psicométricas deben ser solicitadas por este mismo medio y su resultado debe aparecer en el mismo file digital creado por la plataforma. Al transcurrir unos días, contarán con el candidato seleccionado. Gracias a la tecnología, no será imperativo armar un PDF compuesto por varios tipos de letra o formatos. Solo será necesario hacer un clic para generar el informe final del candidato ganador.

5. Automatización de la comunicación

En diciembre, lo que menos tiene el área de Recursos Humanos en una empresa de juguetes es tiempo. Lo que más tiene, vacantes abiertas (unas 10 o 20 aproximadamente). ¿Qué ocurre en el proceso tradicional?

Es tan alta la demanda de tareas, que hay un solo encargado de llamar a 200 candidatos (por lo menos) para que envíen sus documentos actualizados o completen sus tareas de postulación.

Aunque suene repetitivo, debe quedar claro: Si un software no resuelve esto, ¿entonces para qué pagar por ello? Una buena plataforma debe contar con canales de comunicación especializados en enviar mensajes sobre el avance del proceso. Es mucho mejor si cuentan con APIs que envían mensajes masivos en aplicaciones como WhatsApp o Telegram para optimizar más ese tiempo.

6. Programación de entrevistas

La plataforma debe permitir programar y gestionar entrevistas con los candidatos seleccionados, incluyendo la asignación de entrevistadores y la configuración de recordatorios.

Al reclutador: Le deben llegar alertas y recordatorios de las entrevistas pendientes que tiene, la disponibilidad de horarios (y si cuentan con una alternativa de crowdsourcing con la disponibilidad de horarios del entrevistador externo que tomará la entrevista)

Al candidato: Le llegan notificaciones al Mail o WhatsApp en 03 instancias para que programe su entrevista, para recordarle el horario pactado y para que ingrese a la videollamada. En cada una de ellas el mensaje contiene el link de acceso para facilitar su experiencia.

7. Evaluación de habilidades

Una buena plataforma debe contar con pruebas psicométricas y evaluaciones de habilidades integradas para determinar el nivel de aptitud de un candidato. Por lo tanto, en su batería de evaluaciones, deben estar desde pruebas de personalidad como el DISC, hasta pruebas de habilidades técnicas para evaluar su nivel en Excel o su dominio del Inglés.

También debe contemplar preguntas y filtros personalizables, tanto para cuestionarios, como para videocuestionarios. Esto, con el fin de tener mayor precisión en el avance y selección de los candidatos.

8. Integración con sistemas de gestión de Recursos Humanos

La centralización es una clave para la optimización de tiempos, por lo tanto, sería en vano invertir en algo que no va a integrarse a los demás procesos del área.

Por ejemplo, si bien es cierto, la planilla y el reclutamiento son tareas completamente distintas, ambas tienen una estrecha relación. Los candidatos seleccionados luego formarán parte de la planilla y es ahí donde una buena plataforma debe ahorrar tiempo e integrar directamente la información en las otras vinculadas.

9. Análisis de datos

La plataforma debe proporcionar el análisis de datos sobre el rendimiento y avance de los procesos de contratación. Una buena plataforma debe responder a las constantes preguntas que hace un líder de reclutamiento: ¿cuántas personas postularon y cuántas calzan con el perfil?, ¿cuántos candidatos avanzaron en el proceso?, ¿cuántas vacantes abiertas hay?, ¿qué porcentaje desistió del proceso?, entre otras preguntas que a mediano plazo generan indicadores para la toma de decisiones.

10. Seguridad y privacidad

Una buena plataforma debe garantizar la seguridad y privacidad de los datos que otorgan los candidatos. Además, debe cumplir con los estándares y con todas las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos.

¿Todo es tan bueno como parece?

Como cualquier cosa, el reclutamiento digital tiene algo bueno y malo. Es bueno que al momento de contemplar la adquisición de un software de reclutamiento también se consideren los riesgos o desafíos que existen:

1. Costos

Definitivamente hay que invertir. Sería un engaño decir que la transformación digital llega a costo cero (salvo que contemplen la decisión de contratar firmas digitales como los RDO, que proveen de la transformación digital incluida en sus servicios). 

2. Cambio cultural

Todo cambio genera miedos y dudas. Si un líder ya quiere contar con una plataforma digital debe considerar el tiempo de adaptación a este nuevo software. Además, debe hacer un cambio en el flujo de trabajo tradicional y una redistribución de tareas. Todo ello toma tiempo, tanto de planificación del líder como de adaptación del equipo.

3. Problemas técnicos

Nada es perfecto en la vida, ni la tecnología de última generación. Nunca pueden dejar de lado los fallos, ‘bugs’, interrupciones que trae consigo un software.

4. Capacitación

Antes de erradicar el proceso tradicional y llevar todo a la digitalización, hay que garantizar que todos los usuarios tengan acceso y estén debidamente capacitados para sacarle provecho a la plataforma.

5. Cambios en el mercado laboral

Las necesidades y expectativas en el mercado cambian,  mucho más en lo que refiere a tecnología. Una buena plataforma debe ser flexible y capaz de adaptarse a ello.

6. Cambios en la estructura de contratación

Las tareas cambian, algunas se eliminan, otras reducen su tiempo y otras deben ser reasignadas. Al momento de digitalizar procesos, deben contemplarse estos tiempos y cambios para que todo el equipo de talento humano aproveche su horario. Lo bueno es que ahora podrán invertirlo en tareas de mayor valor.

En conclusión, no es fácil tomar la decisión de elegir a un proveedor de software de reclutamiento. No solo porque existe un gran catálogo en el mercado, sino porque hay que evaluar más de un factor para elegir el mejor.

Si aún tienes dudas sobre los software de reclutamiento, te invitamos a leer las diferencias que tiene un ATS con un excel y un portal de empleo. Este artículo también te ayudará a conocer qué tan difícil es integrar el software a tu área.

Un reclutador invierte entre 10% y 50% de su día haciendo tareas operativas (sujeto a la cantidad de vacantes abiertas).  No dejes de aprovechar la tecnología, que ya forma parte de nosotros y permite que dejes de lado todas las tareas operativas que ocupan la mayor parte de tu jornada. Disminuye ese tiempo y dedícate a proyectos estratégicos que generen mayor valor en tus metas anuales de Recursos Humanos.