La integración del ATS a un área de RR.HH. ¿Qué tan difícil es?

¿Ha probado el lector una plataforma de reclutamiento que no fue de su agrado? ¿Confunde las bolsas de empleo con las plataformas de reclutamiento ATS? ¿Tiene una plataforma de reclutamiento y cree que todas son iguales? ¿Tiene un ATS y piensa que es imposible cambiarlo o mejorarlo? 

El ATS (Applicant Tracking System) se está haciendo cada vez más conocido por la amplia cantidad de funcionalidades que provee para optimizar los procesos de contratación. Pese a ello, aún hay mucho escepticismo, sobre todo cuando se trata de unificar el trabajo humano con las herramientas digitales.

Decir que el total de frutas son feas porque una en particular no es del agrado del hablante es como decir que todos los ATS son iguales. Si el área de RRHH ya cuenta con un ATS, pero todavía persisten gestionando procesos con Excel, es probable que no se haya elegido una buena herramienta.

Este artículo detalla el flujo que hay que considerar para integrar el ATS en el área de RRHH. Además, responde a preguntas o mitos que hay acerca de este software: ¿Es costoso? ¿es difícil de usar? ¿una pequeña empresa debería tener un ATS? entre otras preguntas más que ayudarán a aclarar la dificultad (o la sencillez) de contar con uno en los procesos de RRHH.

¿Mito o realidad?: El 360º de los ATS.

Antes de saber cómo integrarlo, hay que esclarecer las posibles ideas erróneas que existen sobre el ATS.

• El ATS es difícil de usar

  Esto es falso. Aunque es un software novedoso con muchos botones, funcionalidades y maneras nuevas de hacer las cosas, un buen ATS está diseñado con una interfaz intuitiva, fácil de usar y cuenta con funciones de seguimiento, automatización y una sección de dashboards y reportes.

• El ATS reemplaza al personal de RRHH.

  ¡Es un mito! Un reclutador no debe ver como un enemigo al ATS. Por el contrario, es un aliado para llevar los procesos de selección más rápido. Si bien es cierto, el ATS reemplaza las tareas rutinarias, tediosas y repetitivas, igual se requiere del factor humano para hacer seguimiento y tomar decisiones estratégicas e importantes.

• El ATS es costoso

  No es completamente cierto. El costo varía según las necesidades específicas de la empresa y la cantidad de usuarios que esta necesite. Aquí lo importante es contactar a varios proveedores para obtener cotizaciones, comparar precios y decidir.

• El ATS es solo para grandes empresas

  Es cierto que los ejemplos de empresas que utilizan un ATS son compañías grandes con más de 500 o 1000 empleados, como Lockheed Martin, una empresa global de tecnología aeroespacial y de defensa, y DHL, una empresa de logística. Pero esta creencia es totalmente falsa. Un buen software de selección debe contar con funcionalidades más asequibles y diseñadas para cubrir las necesidades de medianas y pequeñas empresas. Por ejemplo: Debe ser tan flexible que pueda proporcionar planes o créditos para empresas que cubren 100 vacantes al mes, como planes para aquellas que cubren 5 vacantes mensuales.

Pasos a seguir para integrarlo al área de RRHH

Como cualquier nueva tecnología, el ATS también requiere de un proceso de integración y adaptación. Por más que se quiera, no siempre es fácil. Entonces, es importante conocer el flujo para integrarlo a las dificultades que pueden presentarse.

1. Identificación de las necesidades del área: ¿Por qué RRHH necesita un software de reclutamiento? Si la respuesta es solo para ingresar al mundo de la tecnología, probablemente esta adquisición no sirva de nada. Previamente se deben identificar qué tareas repetitivas se están haciendo. Además, hay que entender qué dolores, atrasos, problemas o malas experiencias está presentando el proceso de selección actual. Después de ello, ya es momento de conocer todo lo que un ATS ofrece y determinar si es la mejor herramienta para sus necesidades. Si se detecta que se quiere mejorar el flujo de trabajo de los procesos, habrá que identificar qué esperan obtener del ATS y cómo su adquisición favorece los objetivos del área. .

2. Evaluación de distintas opciones:  Pensar que todos los ATS son iguales es como decir que no existen distintos sabores de comida. No todos los ATS del mercado cuentan con las mismas funcionalidades. Hay factores diferenciadores en estas plataformas:

• Costos: Ya fue mencionado arriba (el precio varía según las funcionalidades que ofrece, las necesidades que cubren, el volumen de demanda, etc.)
• Planes o créditos: Por temporalidad (mensuales, trimestrales), por créditos (costo por vacante o por candidato), por nivel de membresía (básico o premium)
• Organización de datos: La manera en que almacenan y organizan la información (¿cómo organizan el historial de puestos?, ¿tienen filtros o buscadores para encontrar rápido una vacante pasada?, ¿dónde almacenan la información de todos los candidatos?)
• Herramientas de comunicación: No todas las plataformas proveen los mismos canales de comunicación. Un buen ATS debe contar con mensajes automáticos para correos electrónicos. Hay algunos mucho más sofisticados que cuentan con APIs e integraciones que permiten enviar mensajes masivos en diversos canales de comunicación, como WhatsApp o Telegram.
• Herramientas de seguimiento: ¿Qué funcionalidades provee la plataforma para ver el avance de los candidatos? ¿Cada cuánto actualizan la información de los candidatos?
• Métricas: Una buena plataforma debe contar con una sección de reportes y dashboards que faciliten a los directores del área la toma de decisiones en las oportunidades de mejora que puedan evidenciar en los procesos de selección

Por eso, es necesario definir los objetivos que se quieren alcanzar con la implementación de esta herramienta (digitalizar el área, comunicarse más con los candidatos, establecer métricas, etc.).

3. Configuración del ATS: Un buen ATS debe ser customizable a los requisitos de la empresa, verifica que funcione correctamente y que otorgue los accesos correctos a todos los reclutadores de la empresa.

Una buena configuración de ATS se refleja así: La empresa ABC Construcciones logra un excelente proceso de contratación, ya que el ATS que adquirió le ayudó en la selección de su Ingeniero Civil porque pudo configurar tareas como la recepción de CVs y la personalización de formularios, para conocer la experiencia en diseño estructural y la recolección de documentos como los certificados relacionados a la seguridad en construcción y el portafolio de sus experiencias en proyectos relacionados.

Por si fuera poco, esta misma empresa con la misma plataforma logra contratar en tiempo record al Backend Developer para su área de TI, ya que pudieron tener más precisión en los candidatos que entrevistaron. Lograron incluir una sección de preguntas técnicas relacionadas a indagar en su nivel de dominio en el lenguaje de programación requerido.

4. Capacitación a los usuarios: Es indispensable que antes de usar el ATS, se garantice que los usuarios conozcan cada botón de la plataforma. De no ser así, podrían dejar de aprovechar alguna de sus funciones o podrían perder información importante.

5. Uso de la plataforma: Una adecuada integración implica dejar de lado otras plataformas para manejar los procesos de selección (adiós Excel, adiós múltiples portales de empleo, adiós papeleos). Es hora de aprovechar la tecnología. Cada reclutador de la empresa dispone de su propio acceso. A través de este, se puede ingresar a la plataforma para gestionar cada proceso. Los mejores ATS se encuentran en la nube, no necesitan de ningún tipo de descarga o instalación.

6. Seguimiento y evaluación: ¿Qué tan importante es verificar la familiarización del equipo con el software? ¿Qué tanto desaprendieron del reclutamiento tradicional para adaptarse a uno tecnológico? Un buen ATS logra que un reclutador deje de lado por completo otros métodos. Si esto no ocurre, es momento de evaluar otras opciones de ATS, que se ajusten más a las necesidades del equipo.

7. Hora de dedicarse a lo estratégico: Si se siguen los pasos previamente mencionados, la probabilidad de que el equipo de Recursos Humanos se libere de tiempos es completamente alta. Ya las tareas que tomaban horas, tomarán minutos. Entonces, es momento de dedicarse a lo que genera mayor valor. Algunas ideas de lo que hay por emprender en Recursos Humanos son:

1. 1. Iniciar el plan de retención de personal

   2. Crear y promover la marca empleadora

   3. Elaborar líneas de crecimiento profesional

   4. Realizar investigaciones salariales

   5. Evaluar la satisfacción de los colaboradores

   6. Crear un plan de capacitaciones.

¿Qué hacer después de adquirir un ATS?

Un buen ATS, además de lograr lo obvio (la digitalización), no solo automatiza los procesos del área. Hay una lista de cambios que verá RRHH después de utilizarlo día a día.

1. Mayor gusto por las herramientas digitales: Un buen ATS, con un interfaz amigable y con una serie de funcionalidades que realmente facilitan tareas, va a generar en el área una mirada nueva sobre Google Docs o Excel, que pasarán a ser herramientas del pasado. Esto es ventajoso, porque se contagia la cultura digital entre todos los miembros de la empresa.

2. El reclutador siente que tiene más tiempo y energía para otras tareas: Las dos horas agendando entrevistas son cosa de ayer. Ahora, su distribución de tareas es: 5 minutos al seguimiento del candidato. El resto del tiempo se puede usar trabajando en la marca empleadora o la retención del talento.

3. Mejor estructuración de datos e información: Todos los procesos, todos los candidatos, todas las evaluaciones en un solo lugar. Eso sí que es pensar a largo plazo. ¿Por qué? Pues, si la vacante se abre 3 meses después, ya se sabrá donde encontrar lo necesario.

4. Mejora en el candidate experience: Un buen ATS no solo prioriza al usuario, también al candidato, por lo que va a contar con herramientas y mensajes que le den comunicación constante y un estatus en línea sobre la situación de su postulación.

5. Mejora de la marca empleadora: Un buen ATS debe contar con espacios dedicados a que la empresa comparta videos, fotos e información de su compañía. También debe tener formularios personalizados que permitan crear secciones que difundan sus valores y cultura. Por último, un ATS debe comprometerse a garantizar un buen candidate experience para que los postulantes se lleven una buena impresión de quiénes lo contratan.

6. Menor tiempo de cobertura de una vacante: La búsqueda de datos, recolección de información y seguimiento de candidatos es más rápida. Por lo que elegir al candidato ideal toma menos tiempo que en un reclutamiento tradicional.

En conclusión, un ATS no debe ser difícil de integrar a los procesos de recursos humanos, ya que un buen software está diseñado para facilitar la transición y no para alargarla. De no ser así, es importante que se evalúe cambiar el proveedor con el que se cuenta.

Hay muchas ventajas que provee adquirir un software en tus procesos de selección. Se sugiere investigar toda la lista de alternativas digitales que existen o contratar un RDO, que además de liberarte de la carga de tus procesos de reclutamiento, ofrece un ATS para optimizar el tiempo que ocupa el equipo en la dotación de personal.