6 beneficios de implementar metodologías ágiles en Recursos Humanos

Detrás del éxito de una empresa, está su metodología ágil. Descubre los 6 valiosos beneficios de convertir los Recursos Humanos en un área Agile.

¿Alguna vez el lector ha trabajado en un espacio donde las cosas se mueven a ritmo lento y las decisiones parecen tomarse eternamente? ¿Se ha preguntado cómo podría mejorar la eficiencia y la satisfacción en el lugar de trabajo? La respuesta podría estar en la metodología ágil.

El área de RRHH puede aplicarla en sus procesos, para el cumplimiento de sus objetivos. En este artículo se expone en qué consiste la metodología Agile y cómo transforma el trabajo. Asimismo, se detallan los beneficios de contar con equipos autodirigidos y orientados a la mejora continua.

Un poco de historia

El origen de las metodologías ágiles se remonta a los 70, década en la que el dominio norteamericano en el sector automotriz fue ampliamente superado por el crecimiento de sus pares japoneses: Nissan, Honda y Toyota.

En el momento, se especuló sobre la calidad de los vehículos, cuestionando su bajo precio y producción rápida. Muchas empresas no entendieron de qué se trataba. Unas cayeron en la bancarrota y otras mudaron sus fábricas, dejando ciudades fantasmas a su paso.

¿La razón? Empresas como Toyota y Honda venían con un chip distinto. La posguerra mundial y el primer contacto de las industrias japonesas con el racionalismo occidental de los norteamericanos dio nacimiento a la filosofía Kaizen, o mejora continua, a inicios de los años 50. Filosofía que se adaptaría perfectamente al cambiante entorno económico de la crisis del petróleo de la década del 70.

Los negocios podían darse el lujo de sobre-stockearse y gastar en recursos humanos, materiales, máquinas y transporte de forma constante cuando el flujo de ventas no tenía las mismas características. Después de todo, las líneas de producción convencionales responden a cierta periodicidad, rutina y procesos predecibles.

Pero ¿qué es el método Kaizen?

El método Kaizen es un enfoque de mejora continua utilizado en la gestión de procesos y producción. Fue desarrollado en Japón después de la Segunda Guerra Mundial y se ha utilizado con éxito en empresas de todo el mundo. Kaizen es una palabra japonesa, que se compone de dos sinogramas que significan “bueno” y “cambio”.

El objetivo principal de Kaizen es mejorar la eficiencia y la calidad mediante pequeños cambios continuos en el proceso de trabajo. Se basa en la participación activa de todos los empleados y en la eliminación continua de desperdicios.

Y ¿qué son las metodologías ágiles?

Las metodologías ágiles son un enfoque para la gestión de proyectos que se caracteriza por su flexibilidad y adaptabilidad al cambio, enfatizando la colaboración continua con el cliente y la entrega constante de valor. Estas metodologías se basan en una serie de principios y valores descritos en el "Manifiesto Ágil", que busca una mayor eficiencia y satisfacción en la realización de proyectos.

Algunas de las metodologías ágiles más populares incluyen Scrum, Kanban, Lean, entre otras. Todas ellas comparten principios básicos, como la entrega continua, la colaboración, la flexibilidad y la adaptación al cambio.

Scrum es una metodología ágil para la gestión de proyectos de desarrollo de software. Se basa en dividir el trabajo en sprints cortos (generalmente de 2 a 4 semanas) y realizar reuniones regulares para evaluar el progreso y planificar el trabajo futuro. Estas reuniones incluyen una reunión diaria de seguimiento, una de planificación al inicio del sprint y una de revisión y retrospectiva al final del sprint. El objetivo de Scrum es entregar un incremento funcional en cada sprint y mejorar la comunicación y la colaboración en el equipo.

Kanban es una metodología ágil que se utiliza para la gestión de proyectos y procesos. Se basa en la visualización del flujo de trabajo y la limitación de las labores en progreso para maximizar la eficiencia. El objetivo de Kanban es mejorar la capacidad de respuesta al cambio y adaptarse a las necesidades cambiantes del cliente mediante la mejora continua.

Lean es una metodología ágil que se basa en la eliminación de desperdicios y la mejora continua. Se aplica en todo tipo de proyectos y se enfoca en mejorar la eficiencia y la calidad mediante la eliminación de procesos innecesarios y la optimización de los procesos existentes. El objetivo de Lean es mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente mediante la eliminación de desperdicios y la mejora continua.

¿Cómo se relacionan entre sí?

El método Kaizen y las metodologías ágiles comparten algunas similitudes en cuanto a la filosofía y enfoque. Ambos enfatizan la mejora continua, la colaboración y la adaptación al cambio.

El Kaizen se enfoca en perfeccionar constantemente los procesos y la calidad a través de pequeños cambios, mientras que las metodologías ágiles se enfocan en la mejora continua y la entrega de valor a través de un enfoque iterativo e incremental.

En cuanto a la implementación, el Kaizen se enfoca en eliminar desperdicios y optimizar recursos, mientras que las metodologías ágiles se enfocan en la entrega de productos y servicios a través de un enfoque centrado en el cliente y la colaboración.

En resumen, aunque ambos poseen enfoques y objetivos diferentes, buscan mejorar la eficiencia y la calidad mediante una filosofía de mejora continua y colaboración.

El modelo Toyota

Toyota nadó contra la corriente. En lugar de seguir las estructuras jerárquicas tradicionales, retiró las barreras entre áreas y juntó a todos frente a un lienzo y algunas tarjetas. Organizó a los colaboradores en equipos de trabajo según el nuevo proyecto y, así, se designaron responsabilidades.

Pero esto no fue lo más importante que cambió. La producción comenzó a depender exclusivamente de la demanda de los consumidores y a hacerse en pequeños lotes por producto. Toyota dejó de emplear el método masivo y estandarizado. Además, eliminó procesos que otras empresas creían neurálgicos, pero que en verdad no aportan valor, como ciertas áreas de revisión, que podían reemplazarse al momento del desarrollo del producto o al final en conjunto.

Mejoró la comunicación entre equipos, para acortar las distancias entre sucursales con kilómetros de separación. Era vital saber qué productos faltaban en la sede X en Chile para poder contactar a la fábrica Y en Brasil, y esta pueda seguir los diseños de la central Z en Japón.

Esta forma de trabajar permitió tiempos de producción menores, revisiones constantes y mejoras continuas. Además, Toyota fue capaz de ofrecer a los clientes la máxima calidad con el menor empleo de recursos.

¿Cómo beneficia al área de RRHH?

La metodología ágil en RRHH se enfoca en la entrega continua de valor al empleado y en mejorar la eficiencia y la satisfacción en el lugar de trabajo. En lugar de seguir un plan establecido, se adapta y se ajusta en función de las necesidades cambiantes del equipo y la empresa.

Algunos de los aspectos de Agile HR incluyen:

• La implementación de equipos autodirigidos y la promoción de la colaboración y la comunicación continua.

• La visualización del flujo de trabajo y la limitación del trabajo en progreso para maximizar la eficiencia.

• La implementación de un enfoque de mejora continua para identificar y eliminar los procesos innecesarios.

• La adaptación a las necesidades cambiantes de los empleados y la empresa, en lugar de seguir un plan establecido.

Esta metodología ofrece los siguientes beneficios:

1. Clarifica los proyectos que tiene el área

Con estas metodologías, se obtiene una ayuda visual, ya sea en un tablero virtual o un lienzo físico (metodología Kanban), que ayudará a identificar las acciones del área, los responsables y los recursos asignados.

Permitirá también que cada colaborador pueda hacer un seguimiento de su trabajo, el del equipo, y cómo ambos repercuten en el resultado global.

También podrán seguir de cerca el gasto y desarrollo de las tareas del área, e identificar todos los procesos que no les aportan valor y que podrían ser automatizados.

2. Desarrolla el trabajo en equipo

El equipo completo no necesariamente se concentra en la sede principal, puede que unos estén más en planta, otros encargados de la parte dura (planillas, compensaciones, etc.) y otros abocados a la selección de personal.

La ventaja de estas metodologías es que son perfectas para trabajar por equipos. o, el trabajo de un equipo no interrumpirá el de otro, pero entre ellos, al final del proceso completo, podrán retroalimentarse y aprender mutuamente. Comparado a tener que reunirse, en función a horarios de trabajo diversos, valorarán el nuevo sistema y asumirán esta responsabilidad.

3. Cumple con las expectativas de directivos y clientes

Los altos directivos siempre querrán tener a la mano tus resultados cuantitativos. Con este sistema podrán reconocerlos en cada etapa del proyecto, por cada equipo de trabajo y por cada función.

Asimismo, permitirá reunir feedback de ellos mientras los equipos realizan sus labores. En consecuencia, podrán eliminar procesos innecesarios u objetivos que, por el momento, no son pertinentes. Además, serán evidentes los avances y las mejoras continuas del área.

4. Simplifica los procesos de reclutamiento y selección

Con un equipo dedicado a estas tareas y la ayuda visual que provee este marco de trabajo, se podrá hacer un seguimiento claro y constante a los procesos, marcando sus fases y tareas necesarias, identificando las fuentes de los candidatos y eliminando aquellas partes que no agregan valor.

Por ejemplo, se puede eliminar la participación en una feria de trabajo o cancelar un anuncio laboral que no está proveyendo candidatos de calidad. De este modo, se refinan los procesos, consiguiendo un balance entre cantidad y calidad.

5. Impulsa los procesos de formación y evaluación

Las dinámicas empleadas por estas metodologías son ágiles y lúdicas, por lo que al grueso de colaboradores le parecerá atractivo, innovador y menos aburrido que trabajar bajo métodos tradicionales.

Es más, podrían tener actitudes más sinceras al no sentirse sujetos al “rígido” ambiente laboral, sino a ejercicios más libres y participativos, como el clásico brainstorming (lluvia de ideas) o el trabajo con post-it para la creación de proyectos (habitual en el Kanban).

Con esto, será más sencillo que los colaboradores aprendan, consulten y expresen sus dudas. Las barreras personales son menores que las suscitadas por el software, ya que las metodologías ágiles pueden ser entendidas por el colaborador en el entorno físico, sin recurrir al entorno digital.

Por otro lado, puede que no se necesite un segundo instrumento para evaluar el desempeño de un colaborador frente a la metodología, ya que la mejor evidencia será su actitud y resolución en el momento de ejecutar las actividades propuestas.

6. Mejora el ambiente laboral

Todos los colaboradores se sentirán responsables de una parte del proyecto y se reconocerán igual de importantes de cara a la organización, lo que genera autoestima, sentimiento de pertenencia, compromiso y responsabilidad en ellos.

Por parte del equipo, se tendrá conocimiento de qué está haciendo cada uno. No de manera punitiva, sino como un facilitador atento a las necesidades de cada grupo, lo que cambiará la concepción que tienen todos sobre el liderazgo y la forma de trabajar de la compañía.

Palabras finales

Aplicar estas metodologías genera muchos beneficios para un área. Promueve un cambio cultural, favorece el trabajo en equipo y facilita el cumplimiento de objetivos. Si estás interesado en implementarlo en tus procesos, puedes utilizar gratuitamente herramientas como Trello, Asana y Notion, para gestionar y visualizar el avance de tus proyectos.

Si quieres contar con estas metodologías en tus procesos de reclutamiento, puedes optar por herramientas digitales como los ATS, que cuentan con un modo de trabajo basado en la metodología Kanban. Un ejemplo es el ATS de Krowdy.