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6 beneficios de implementar metodologías ágiles en Recursos Humanos

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Las metodologías ágiles, a primera vista, pueden parecer terreno exclusivo de Startups y empresas de software. Por ello, es importante ahondar en sus fundamentos y principales impulsores para reconocer que estas se encuentran en el corazón de las empresas industriales. 

Un poco de historia

Remontémonos a los 70, década en la que el dominio norteamericano en el sector automotriz fue ampliamente superado por el crecimiento de sus pares japoneses: Nissan, Honda y Toyota.

En el momento, se especuló sobre la calidad de los vehículos, cuestionando su bajo precio y producción ágil. Muchas empresas no entendieron de qué se trataba, unas cayeron en la bancarrota y otras mudaron sus fábricas, dejando ciudades fantasma a su paso.

¿La razón? Empresas como Toyota y Honda venían con un chip distinto. La posguerra mundial y el primer contacto de las industrias japonesas con el racionalismo occidental de los norteamericanos dio nacimiento a la filosofía Kaizen, o mejora continua, a inicios de los años 50. Filosofía que se adaptaría perfectamente al cambiante entorno económico de la crisis del petróleo de la década del 70.

No podían darse el lujo de sobre stockearse y gastar en recursos humanos, materiales, máquinas y transporte de forma constante cuando el flujo de ventas no tenía las mismas características. Recordemos que las líneas de producción convencionales responden a cierta periodicidad, rutina y procesos predecibles.

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El modelo Toyota

Toyota nadó contra la corriente. En lugar de seguir las estructuras jerárquicas tradicionales, retiró las barreras entre áreas y juntó a todos frente a un lienzo y algunas tarjetas, estructuró a los colaboradores en equipos de trabajo según el nuevo proyecto y se designaron responsabilidades.

Pero no fue lo más importante que cambió. Ahora la producción dependía exclusivamente de la demanda de los consumidores y se hacían pequeños lotes por producto:

  • No producían masivamente y de forma estandarizada.
  • Eliminaron procesos que otras empresas creían neurálgicos, pero que en verdad no aportaban valor, como áreas de revisión, función que podían hacer los colaboradores en el momento del desarrollo del producto o al final en conjunto.
  • Mejoraron la comunicación entre equipos, para acortar las distancias entre sedes con kilómetros de separación, ya que era vital saber qué productos faltaban en la sede X en Chile para poder contactar a la fábrica Y en Brasil, y esta pueda seguir los diseños de la central Z en Japón.

Esta forma de trabajar permitía tiempos de producción menores, revisiones constantes y mejoras continuas. Además de proveer a los clientes la máxima calidad con el menor empleo de recursos. 

¿Puede ayudarnos en la actualidad esta metodología para la gestión de Recursos Humanos?

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Te facilitamos la respuesta en 6 beneficios concretos:

1. Clarifica los proyectos que tienes en el área

Tienes mucho por hacer, poco personal y poco tiempo para organizarte. Con estas metodologías tendrás una ayuda visual, ya sea en un tablero virtual o un lienzo físico, que te ayudará a identificar tus acciones del área, los responsables y los recursos asignados.

Permitirá también que cada colaborador pueda tener un seguimiento de su trabajo, el del equipo, y cómo éste repercute en el resultado global.

Tú podrás tener un seguimiento continuo del gasto y el desarrollo de las tareas del área, lo que será valorado por los directivos de la empresa, pues podrás identificar todos esos procesos que no les aportan valor y que podrían ser automatizados.

Por otro lado, y no menos importante, tendrás conocimiento al detalle de tus fallas, para que puedas remontar la situación antes de la siguiente revisión. 

2. Desarrolla el trabajo en equipo

Tu equipo completo no necesariamente se concentra en la sede principal, puede que unos estén más en planta, otros encargados de la parte dura (planillas, compensaciones, etc.) y otros abocados a la selección de personal.

La ventaja de estas metodologías es que son perfectas para trabajar por equipos; es más, requieren la división del personal del área en grupos, por tareas. Al estar concentrados en una sola tarea podrán resolverla más rápidamente y pasar a la siguiente.

Por otro lado, el trabajo de un equipo no interrumpirá el de otro, pero entre ellos, al final del proceso completo, podrán darse retroalimentación y aprenderán unos de otros. Para que puedan estar al día sobre sus progresos y complicaciones necesitan estar conectados por flujos de comunicación efectiva. Comparado a tener que reunirse, teniendo funciones y horarios de trabajo diversos, valorarán el nuevo sistema y asumirán esta responsabilidad.


3. Cumple con las expectativas de directivos y clientes

Los altos directivos siempre querrán tener a la mano tus resultados cuantitativos. Con este sistema podrán reconocerlos en cada etapa del proyecto, por cada equipo de trabajo y por cada función.

Así mismo, te permitirá reunir feedback de ellos mientras tus equipos realizan sus labores, permitiéndoles eliminar procesos innecesarios u objetivos que por el momento no son pertinentes. Además, serán evidentes tus avances y las mejoras continuas.

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4. Simplifica los procesos de reclutamiento y selección

Con un equipo dedicado a estas tareas y la ayuda visual que te provee este marco de trabajo, podrás hacer un seguimiento claro y constante a estos procesos, marcando sus fases y tareas necesarias, identificando las fuentes de tus candidatos y eliminando aquellas partes del proceso que no agregan valor.

Por ejemplo, puedes eliminar tu participación en una feria de trabajo o bajar un anuncio laboral que no te está proveyendo candidatos de calidad. Refinarás los procesos, consiguiendo el balance entre cantidad y calidad.

5. Impulsa los procesos de formación y evaluación

Las dinámicas empleadas por estas metodologías son ágiles y bastante lúdicas. Por lo que al grueso de colaboradores le parecerá atractivo, innovador y menos aburrido que trabajar bajo métodos tradicionales.

Es más, podrían tener actitudes más sinceras al no sentirse sujetos al “rígido” ambiente laboral, sino a ejercicios más libres y participativos, como el clásico brainstorming (lluvia de ideas) o el trabajo con post-it para la creación de proyectos (habitual en el Kanban).

Será más sencillo que los colaboradores aprendan, consulten y expresen sus dudas, las mismas que serán resueltas en el momento. Las barreras personales serán menores que las suscitadas por software, ya que las metodologías ágiles pueden ser entendidas por el colaborador en el entorno físico, sin recurrir al entorno digital.

Por otro lado, puede que no necesites un segundo instrumento para evaluar el desempeño de un colaborador frente a la metodología, ya que tu mejor evidencia será su actitud y resolución en el momento de las actividades propuestas.

6. Mejora el ambiente laboral

Todos los colaboradores se sentirán responsables de una parte del proyecto y se reconocerán igual de importantes de cara a la organización, lo que generará autoestima, sentimiento de pertenencia, compromiso y responsabilidad en ellos.

Es propicio también apostar por espacios abiertos, que en la mayoría de casos requieren de menor logística que los clásicos cubículos, para una mejor y más rápida comunicación al interior de los equipos y entre ellos.

Esto sumado a la carga laboral mejor distribuida, el reconocimiento exacto de tareas, recursos y responsables, y la menor cantidad de reuniones que concentren a todo el área, mejorará la actitud de los colaboradores.

Por tu parte, tendrás conocimiento de qué está haciendo cada uno, pero no de manera punitiva, sino como un facilitador atento a las necesidades de cada grupo, lo que cambiará la concepción que tienen todos sobre el liderazgo y la forma de trabajar de la compañía.