Memorando: qué es, formato y ejemplos para RR. HH.
Qué es un memorando, sus partes (de, para, asunto, cuerpo), tipos más usados en RR. HH. y ejemplos listos para adaptar en empresas peruanas.
En casi cualquier empresa llega un momento en que un aviso por WhatsApp o una mención en la reunión del lunes no basta. Cambia el horario de una sede, se actualiza el procedimiento de reembolsos o hay que recordar el cierre de planilla: la información tiene que quedar por escrito, con fecha y destinatarios claros. Para eso existe el memorando, uno de los documentos internos más simples y más útiles de un área de Recursos Humanos.
¿Qué es un memorando?
Un memorando (o memorándum) es un documento breve de comunicación interna que una persona o área envía a otra dentro de la misma organización para informar, pedir, recordar o instruir algo concreto. Se reconoce por su encabezado fijo (de, para, fecha y asunto), un cuerpo corto y directo, y la firma o visto bueno de quien lo emite.
El Diccionario de la lengua española registra varios sentidos de la palabra, entre ellos el de un informe que expone lo que debe tenerse en cuenta para una acción determinada y, como uso de Chile, el de una nota que se envía a una persona de la misma oficina o institución. En el trabajo cotidiano de las empresas peruanas se usa justamente con ese sentido interno: no es una carta para clientes ni proveedores, sino una comunicación entre áreas, jefaturas y colaboradores.
Para qué sirve un memorando en el trabajo
Su valor está en tres cosas:
- Deja constancia. Queda registrado qué se comunicó, a quién y en qué fecha. Si luego alguien dice “no me avisaron”, hay un documento que lo respalda.
- Ordena la información. Un asunto por memorando obliga a ser claro y evita que el mensaje se pierda entre conversaciones.
- Formaliza sin burocracia. Es más ligero que una política o un procedimiento, pero más formal que un mensaje de chat.
Un memorando no reemplaza a otros documentos con funciones propias. No es una política (que fija reglas permanentes; revisa estos ejemplos de políticas de recursos humanos), no es el acta de una reunión (para eso está la minuta de reunión de trabajo) y no es, por sí mismo, una sanción disciplinaria.
Partes de un memorando
La estructura es casi siempre la misma, y conviene estandarizarla en una plantilla para toda la empresa.
| Parte | Qué incluye | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número de documento | Correlativo del área y año, para archivarlo y citarlo | Memorando N.° 015-2026-GGH |
| Para | Nombre y cargo del destinatario, o grupo de destinatarios | Personal de la sede Arequipa |
| De | Nombre y cargo de quien emite | Jefatura de Gestión Humana |
| Copia (CC) | Personas que deben estar informadas, si aplica | Gerencia de Operaciones |
| Fecha | Día de emisión; ciudad, si la empresa tiene varias sedes | Lima, 15 de octubre de 2026 |
| Asunto | Una línea que resume el tema | Cambio de horario de ingreso desde el 3 de noviembre |
| Cuerpo | Qué ocurre, desde cuándo, qué se espera del destinatario y a quién consultar | Dos a cuatro párrafos breves |
| Cierre y firma | Firma, nombre, cargo y, si se requiere, espacio para constancia de recepción | ”Recibí conforme: ______” |
Algunas recomendaciones de redacción:
- Un solo tema por memorando. Si hay dos asuntos, emite dos documentos.
- Primero lo importante. La primera oración debe decir qué cambia o qué se pide.
- Fechas y plazos concretos. “Desde el lunes 3 de noviembre” es mejor que “próximamente”.
- Tono neutro y respetuoso. El memorando informa; no regaña ni ironiza. Si dudas del tono, revisa las pautas de comunicación asertiva en el trabajo.
- Canal y constancia. Puede entregarse impreso o por correo corporativo. Lo importante es poder demostrar que el destinatario lo recibió: firma de cargo, confirmación de lectura o registro en la plataforma interna.
Tipos de memorando más usados en Recursos Humanos
Memorando informativo
Comunica una novedad que no exige una acción inmediata: el ingreso de una nueva jefatura, el cambio de proveedor de alimentación o la publicación del calendario de vacaciones.
Memorando de instrucción o procedimiento
Indica cómo hacer algo a partir de una fecha: el nuevo flujo para pedir permisos, el formato para rendir viáticos o el uso obligatorio de una herramienta. Si la instrucción cambia una regla de fondo, conviene que también se refleje en la política o el reglamento correspondiente y que se controle la versión vigente, como se explica en control de versiones de políticas laborales.
Memorando de cambio de horario
Es uno de los más frecuentes. En el régimen laboral privado, el Texto Único Ordenado de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo (D.S. N.° 007-2002-TR) reconoce en su artículo 6 la facultad del empleador de establecer el horario y de modificarlo sin alterar el número de horas trabajadas. Esa facultad tiene límites: el reglamento de la ley (D.S. N.° 008-2002-TR, artículo 12) regula cómo los trabajadores pueden impugnar una modificación de horario mayor a una hora: ante la Autoridad Administrativa de Trabajo si es colectiva, y ante el Poder Judicial por la vía de cese de hostilidad si es individual.
Por eso el memorando de cambio de horario debe ser preciso: horario anterior, horario nuevo, fecha de inicio, personal alcanzado y motivo. Antes de emitirlo, valida el caso con tu asesor legal, sobre todo si el cambio supera una hora o afecta a trabajadores con cuidado de familiares o estudios.
Memorando de recordatorio
Recuerda plazos o compromisos ya conocidos: entrega de declaraciones juradas, actualización de datos para la planilla, exámenes médicos ocupacionales o cierre de evaluaciones de desempeño.
Memorando de solicitud
Pide información o una acción a otra área: que Contabilidad envíe un reporte, que Operaciones confirme las vacantes del próximo trimestre o que cada jefatura proponga su plan de capacitación.
El memorando y las llamadas de atención
En muchas empresas peruanas se habla de “le pasaron un memorando” como sinónimo de una llamada de atención. Conviene separar las cosas. Un memorando puede usarse para recordar a un colaborador una obligación o pedirle que explique un hecho, pero el nombre del documento no lo convierte en sanción ni lo vuelve suficiente para sustentar una medida disciplinaria.
Si lo que corresponde es una amonestación, usa el documento y el procedimiento previstos para ello: describe los hechos con precisión, indica la norma interna incumplida y respeta lo que establezca tu Reglamento Interno de Trabajo. Para eso, revisa el modelo de carta de amonestación laboral para empleadores y el contenido mínimo del reglamento interno de trabajo en el Perú. Y si el caso pudiera escalar a un cese, ten presente que un memorando genérico no reemplaza la imputación detallada que exige el procedimiento de despido, como se explica en la guía sobre carta de despido, causa y derecho de defensa.
Ejemplos de memorando laboral
Los nombres, fechas y áreas son ilustrativos. Adáptalos a tu empresa.
Ejemplo 1: cambio de horario
MEMORANDO N.° 022-2026-GGH
Para: Personal de almacén – Sede Lurín De: Jefatura de Gestión Humana CC: Gerencia de Operaciones Fecha: Lima, 15 de octubre de 2026 Asunto: Ajuste del horario de ingreso desde el 3 de noviembre
Les informamos que, a partir del lunes 3 de noviembre de 2026, el horario del turno mañana será de 7:30 a. m. a 4:15 p. m., con 45 minutos de refrigerio. El horario actual es de 8:00 a. m. a 4:45 p. m. El número de horas de trabajo no varía.
El ajuste responde al nuevo horario de recepción de mercadería acordado con nuestros proveedores. Si este cambio les genera alguna dificultad personal, pueden comunicarse con la analista de Gestión Humana de la sede hasta el 24 de octubre.
Atentamente, [Firma, nombre y cargo]
Ejemplo 2: recordatorio de plazo
MEMORANDO N.° 023-2026-GGH
Para: Jefaturas de área De: Jefatura de Gestión Humana Fecha: Lima, 20 de octubre de 2026 Asunto: Cierre de evaluaciones de desempeño – 31 de octubre
Les recordamos que el plazo para registrar las evaluaciones de desempeño del segundo semestre vence el viernes 31 de octubre. A la fecha, el 60 % de las evaluaciones está completo (dato de ejemplo).
Les pedimos registrar las pendientes en la plataforma y agendar las reuniones de retroalimentación con sus equipos antes del 14 de noviembre. Para dudas sobre el formulario, escriban a la analista de Desarrollo Organizacional.
Atentamente, [Firma, nombre y cargo]
Ejemplo 3: nueva instrucción
MEMORANDO N.° 024-2026-GGH
Para: Todo el personal De: Jefatura de Gestión Humana CC: Gerencia de Administración y Finanzas Fecha: Lima, 22 de octubre de 2026 Asunto: Nuevo procedimiento para solicitar reembolsos de movilidad
Desde el 1 de noviembre de 2026, las solicitudes de reembolso de movilidad se registrarán únicamente en el formulario digital de la intranet, adjuntando el sustento correspondiente. Ya no se recibirán solicitudes en físico.
Las solicitudes registradas hasta el día 25 de cada mes se abonarán junto con la remuneración de ese mes. La guía de uso del formulario está disponible en la intranet.
Atentamente, [Firma, nombre y cargo]
Errores comunes al redactar un memorando
| Error | Por qué es un problema | Cómo corregirlo |
|---|---|---|
| Asunto vago (“Comunicado importante”) | Nadie sabe de qué trata hasta leerlo completo | Escribe el tema y la fecha clave en el asunto |
| Varios temas en un mismo documento | Se pierde el mensaje y es difícil archivarlo | Un memorando por asunto |
| Tono de reproche frente a todo el equipo | Expone a personas y deteriora el clima | Habla del hecho o la regla; los casos individuales se tratan en privado |
| Sin fecha de vigencia | Genera dudas sobre desde cuándo aplica | Indica fecha de inicio y, si corresponde, de término |
| Sin constancia de recepción | No se puede demostrar que se comunicó | Firma de cargo o confirmación de lectura |
| Usarlo como sanción encubierta | Puede debilitar la posición de la empresa ante un reclamo | Sigue el procedimiento disciplinario del RIT |
En equipos remotos o híbridos, el memorando convive con otros canales escritos. Si quieres ordenar qué se comunica por correo, chat o documento formal, la guía de comunicación asincrónica en equipos remotos e híbridos te ayudará a definir reglas claras.
Preguntas frecuentes sobre el memorando
¿Es lo mismo memorando que memorándum?
Sí. Ambas formas se usan para el mismo documento. “Memorándum” mantiene la forma latina y “memorando” es la forma adaptada al español; en las empresas peruanas se usan las dos.
¿Un memorando debe estar firmado?
No existe un formato legal único para el memorando interno, pero conviene que lleve firma o el nombre y cargo de quien lo emite, y algún registro de recepción. Sin eso, su valor como constancia es menor.
¿Se puede enviar un memorando por correo electrónico?
Sí, siempre que la empresa pueda acreditar que el destinatario lo recibió. Muchas organizaciones lo adjuntan en PDF desde el correo corporativo y piden confirmación de lectura o una respuesta de conformidad.
¿Un memorando es una sanción?
No por sí mismo. Es un documento de comunicación. Si se busca aplicar una amonestación o una suspensión, hay que seguir el procedimiento disciplinario previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y en la normativa laboral.
¿Cuánto debe durar un memorando?
Lo ideal es que quepa en una página. Si necesitas más espacio, probablemente se trata de una política, un procedimiento o un informe, y conviene emitirlo como tal y usar el memorando solo para anunciarlo.
Conclusión
Un buen memorando es corto, tiene un solo asunto, dice desde cuándo aplica y deja constancia de que se entregó. Estandarizar su formato en una plantilla ahorra discusiones. Úsalo para informar, instruir, recordar y solicitar; para sancionar, recurre a los documentos y procedimientos que corresponden.