Aprende cómo empezar con éxito la digitalización de tu empresa

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Según el Banco Interamericano de Desarrollo: “La adopción de tecnologías digitales es una fuente de aumento de productividad y aceleración de crecimiento en las empresas, una realidad que se confirma también para las pequeñas empresas en Latinoamérica”. Tal como infiere esta cita, la digitalización es un proceso clave en la era moderna que implica la conversión de información y procesos analógicos en formato digital, desempeñando un papel fundamental en la optimización de diversas áreas de una organización.

En este artículo, se explorará qué implica la digitalización,  cómo se diferencia de la transformación digital, y se proporcionará el paso a paso para digitalizar una empresa de manera efectiva.

¿Qué es la digitalización?

Digitalización se refiere al proceso de convertir información, datos, documentos y procesos en formato digital. Esto implica la conversión de contenido físico (como documentos impresos) en archivos electrónicos, así como la adopción de tecnologías digitales para mejorar y optimizar diversos aspectos de una organización mejorando la eficiencia y proporcionando acceso rápido a la información; sin embargo, no hay que confundir el verdadero significado detrás de la digitalización empresarial y la transformación digital.

Diferencia entre digitalización y transformación digital

La transformación digital tiene un enfoque integral, es un cambio profundo que engloba cultura, estrategia y operación de una organización. Es utilizar tecnología para mejorar la eficiencia, innovación y satisfacción del cliente interno como externo. Incluye la digitalización, pero también va más allá, transformando la forma en que una empresa hace negocios.

La digitalización es el primer paso de una  estrategia de transformación digital. La diferencia principal es que la transformación digital cambia toda la estructura de la empresa mientras que la digitalización solo busca mejorar la eficiencia de procesos mediante herramientas digitales.

Paso a paso de cómo digitalizar una empresa

1. Definir la visión y los objetivos: Comienza por definir una visión clara de lo que significa la transformación digital para tu organización. Establece objetivos específicos y medibles que desees lograr con la transformación.

2. Evaluar la situación actual: Realizar un análisis en profundidad de la situación actual de tu organización, incluyendo sistemas, procesos, cultura y recursos disponibles.

3. Involucrar a los stakeholders: Comunica la visión y los objetivos de la transformación digital a todos los miembros de la organización. Involucra a los líderes, empleados y otros stakeholders en el proceso de toma de decisiones.

4. Desarrollar una estrategia: Crea una estrategia que describa cómo alcanzarás tus objetivos. Esto puede incluir la adopción de nuevas tecnologías, la reestructuración de procesos, la capacitación de empleados, etc.

5. Asignar recursos: Asigna los recursos necesarios, tanto financieros como humanos.

6. Seleccionar tecnologías: Identifica las tecnologías apropiadas que respaldarán tu estrategia. Esto puede incluir la adopción de software de gestión, análisis de datos, automatización, inteligencia artificial, etc.

7. Desarrollar un plan de implementación: Crea un plan detallado que describa cómo se implementarán las tecnologías y se realizarán los cambios en los procesos. Establece hitos y plazos para medir el progreso.

8. Capacitar a los empleados: Proporciona capacitación a los empleados para que adquieran las habilidades necesarias para trabajar con las nuevas tecnologías y procesos.

Digitalización como medio para mejorar procesos

1. Digitalización administrativa

Este tipo de digitalización no tiene como objetivo impactar en las actividades comerciales de la empresa, sino más bien automatizar ciertas funciones esenciales para eliminar carga operativa. Involucra la introducción de sistemas digitales con el propósito de mejorar la eficiencia en las operaciones administrativas, financieras y de Recursos Humanos.

Ejemplos de iniciativas de digitalización administrativa incluyen:

• Gestión de Documentos Electrónicos: Utilizar software de gestión documental para digitalizar y organizar documentos internos, contratos, informes y otros archivos, lo que agiliza la búsqueda y el acceso a la información.

• Automatización de Procesos de Recursos Humanos: Implementar un sistema de gestión del proceso de selección (ATS) para automatizar y administrar de manera eficiente el ingreso de nuevo personal a la empresa de manera que se ahorre tiempo y dinero.

2. Digitalización operativa

Este enfoque de digitalización implica la integración de sistemas digitales en las actividades diarias de una empresa, lo que conlleva una modificación en la forma de operar y en las actividades comerciales de la organización. El aumento de la productividad y la mejora de los procesos son los principales objetivos de este tipo de digitalización. Además, la digitalización operativa exige que el personal se capacite y adquiera habilidades digitales para poder utilizar y aprovechar al máximo las tecnologías.

Ejemplos de digitalización operativa incluyen:

• IoT y mantenimiento predictivo: Utilizar sensores y dispositivos IoT para monitorear y predecir el mantenimiento de equipos y activos, lo que reduce el tiempo de inactividad no planificado.

• Gestión de inventario y cadena de suministro: Permite el seguimiento en tiempo real del inventario y la optimización de la cadena de suministro, lo que reduce los costos de almacenamiento y mejora la eficiencia logística.

3. Digitalización de servicios

Este tipo de digitalización se centra más en mejorar la oferta comercial y la atención al cliente que en la adopción de tecnologías digitales para las tareas internas de la empresa. Su objetivo principal es proporcionar una experiencia contemporánea a las audiencias actuales y, como resultado, está sujeta a las últimas innovaciones tecnológicas y a las tendencias en comunicación y consumo.

Algunos ejemplos de digitalización de servicios incluyen:

• Banca en línea y aplicaciones móviles: Los bancos ofrecen servicios bancarios completos en línea y a través de aplicaciones móviles, permitiendo a los clientes realizar transacciones, pagar facturas y gestionar sus finanzas desde cualquier lugar.

• Comercio electrónico: Tiendas en línea como Amazon permiten a los clientes comprar una amplia variedad de productos y recibir entregas a domicilio, con opciones de pago en línea y seguimiento de pedidos vía Internet.

4. Digitalización de proyectos

La digitalización de proyectos es otro enfoque que va más allá de las operaciones regulares de una empresa, se incorpora la digitalización como el núcleo de su modelo de negocio, generando una oferta comercial digital. Aunque esto puede servir como una etapa inicial de la transformación digital, en muchas ocasiones las empresas limitan su oferta a productos o servicios en forma de software, sin llevar a cabo una migración completa de sus operaciones y procesos administrativos hacia una utilización integral de las tecnologías.

Ejemplos de digitalización de proyectos incluyen:

• Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML): Utilizar IA y ML para analizar grandes volúmenes de datos y proporcionar información valiosa sobre el progreso del proyecto y las áreas de mejora.

5. Digitalización holística

Como sugiere su nombre, este enfoque tiene como objetivo la incorporación de sistemas digitales en diversas áreas de la empresa. Por ejemplo, la digitalización holística puede abarcar la implementación de sistemas con propósitos administrativos, operativos, de servicios y proyectos. Estas incorporaciones a menudo conducen a transformaciones digitales integrales.

Ejemplos de digitalización holística incluyen:

• Utilización de sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM): Los CRM permiten a las empresas gestionar eficientemente sus relaciones con los clientes al recopilar y almacenar datos clave sobre ellos. Esto facilita la personalización del servicio, la anticipación de las necesidades del cliente y la toma de decisiones basadas en datos.

• Implementación de servidores privados para la gestión interna de la empresa: Permite el almacenamiento seguro de datos y aplicaciones internas. Facilitan la colaboración y la comunicación interna, además de proporcionar un mayor control y seguridad sobre los datos corporativos.

Ejemplos de malas prácticas en la transformación digital

1. Empresas que invierten en herramientas digitales para mejorar la eficiencia comercial y la relación con los clientes, pero no proporcionan formación para desarrollar las habilidades digitales necesarias y comprender el propósito y los beneficios de estas herramientas, están desperdiciando las oportunidades que brindan las herramientas digitales, lo que equivale a una pérdida financiera.

2. Empresas que delegan la transformación digital solo a departamentos de marketing y ventas limitan su enfoque a aspectos digitales relacionados con clientes, ventas y beneficios, descuidando la transformación digital integral de la organización.

3. Empresas que quieren reducir tareas operativas con la incorporación de un ATS, pero olvidan que deben capacitar a su personal y comenzar con una transformación para obtener resultados, obviando otra solución como el outsourcing estratégico.

¿Digitalizar o tercerizar? Cuál es la mejor estrategia

La decisión de digitalizar o tercerizar depende de las necesidades y recursos de una empresa. La digitalización puede ser beneficiosa para el control interno y la eficiencia, pero puede requerir inversiones significativas. La tercerización puede ser una opción para delegar ciertas funciones o procesos a expertos externos. La elección dependerá de los objetivos y recursos específicos de la organización.

Conclusión

Desde la conversión de documentos físicos hasta la implementación de sistemas digitales en todas las áreas de una empresa, la digitalización puede mejorar la eficiencia, la productividad y la satisfacción del cliente. Sin embargo, es crucial diferenciar entre la digitalización y la transformación digital, ya que esta última implica un cambio más profundo en la cultura y la estrategia de una organización. La elección entre digitalizar internamente o tercerizar dependerá de las necesidades y recursos específicos de cada empresa, pero ambas opciones tienen sus ventajas y desafíos.

Para saber más sobre si es conveniente tercerizar o digitalizar en tu empresa, recomendamos leer los siguientes artículos: ¿Tercerizar o Digitalizar?: Ahorrando tiempo al equipo de RRHH y Outsourcing estratégico en Recursos Humanos.