En la era de la transformación digital es necesario contar con herramientas que nos ayuden en las tareas estratégicas. Descubre cómo implementarlas.

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De acuerdo con McKinsey & Company, la transformación digital se refiere al proceso de adoptar tecnologías digitales en todos los aspectos de una organización para mejorar su funcionamiento y ofrecer un mayor valor a los clientes. En este panorama, los recursos tecnológicos son fundamentales para llevar a cabo esta transformación, ya que permiten la automatización de procesos, la recopilación y análisis de datos, la mejora de la comunicación interna y externa, y la optimización de la eficiencia operativa.

En este artículo, se explorará cómo aprovechar la transformación digital y cuáles son los recursos tecnológicos en Recursos Humanos para optimizar procesos y mejorar resultados.

¿Cuáles son los recursos tecnológicos de una empresa?

Las empresas eligen recursos tecnológicos, que pueden ser tangibles o intangibles, según sus necesidades específicas:

1. Recursos tecnológicos tangibles: incluyen elementos físicos como computadoras, teléfonos fijos, dispositivos móviles, maquinaria de producción y equipo biométrico.

2. Recursos tecnológicos intangibles: carecen de una forma física y abarcan aspectos como aplicaciones móviles, acceso a Internet, sistemas de Intranet y redes informáticas, así como software tanto de ofimática como especializado.

¿Cómo usar la tecnología en Recursos Humanos?

Los recursos tecnológicos para Recursos Humanos abarcan una amplia gama de herramientas y sistemas que facilitan su gestión. Estos recursos incluyen:

a. Software de Gestión de Talento

Los softwares de gestión de talento en Recursos Humanos, también conocidos como sistemas TMS (Talent Management System) o HRIS (Human Resource Information System) son herramientas tecnológicas para administrar y optimizar procesos relacionados con el talento humano. Se usan para atraer, retener, desarrollar y gestionar empleados de manera efectiva. Aquí se describen algunas herramientas:

Sistemas de Seguimiento de Candidatos (ATS)

Un ATS (Applicant Tracking System) es un software que automatiza la búsqueda y evaluación de candidatos en el proceso de selección de personal. Su objetivo es optimizar tiempos y costos en la contratación, ordenar la información para proyectos de People Analytics y centralizar una base de datos de candidatos. La falta de un ATS en Recursos Humanos puede llevar a un equipo agotado por tareas operativas, mientras que su presencia ayuda a gestionar ofertas de empleo de manera más eficiente. Otra alternativa es la tercerización de todo el proceso de reclutamiento a empresas que ya integran este tipo de tecnologías en su proceso dando resultados rápidos y eficientes.

Sistemas de Gestión del Desempeño

Los sistemas de gestión de desempeño en Recursos Humanos son herramientas empleadas por las organizaciones para evaluar y administrar el rendimiento de los empleados. Comienzan con la definición de objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos (objetivos SMART) para cada empleado. Además, se establece un proceso de seguimiento continuo del desempeño que incluye reuniones de retroalimentación y revisiones periódicas para evaluar el progreso hacia los objetivos.

b. Herramientas de Comunicación Interna

La comunicación interna en Recursos Humanos es fundamental para mantener a los empleados informados, comprometidos y alineados con los objetivos de la organización. Aquí se tiene algunas herramientas que se utilizan comúnmente en Recursos Humanos para facilitar la comunicación interna:

• Slack: Es una herramienta de comunicación en equipo que permite la creación de canales temáticos para discutir proyectos, compartir información y enviar mensajes directos. En Recursos Humanos, se pueden crear canales para temas como reclutamiento, formación, políticas internas, entre otros.

• Asana: Aunque es principalmente una herramienta de gestión de proyectos, Asana también se utiliza en Recursos Humanos para coordinar actividades relacionadas con la gestión de personal. Los equipos de RRHH pueden utilizar Asana para asignar tareas, hacer seguimiento de los procesos de contratación y gestionar proyectos de desarrollo de empleados.

• Bamboo HR: Esta es una plataforma de Recursos Humanos que incluye funciones de comunicación interna. Permite a los empleados solicitar tiempo libre, acceder a sus expedientes y documentos importantes, y recibir notificaciones sobre eventos y actualizaciones de RRHH.

• Workplace from Meta: Workplace es una plataforma de comunicación empresarial que se asemeja a Facebook, pero está diseñada para uso interno. Los departamentos de RRHH pueden utilizarla para crear grupos y comunidades, compartir noticias y eventos de la empresa, y fomentar la interacción entre los empleados.

c. Plataformas de Formación en Línea

Son herramientas tecnológicas que gestionan programas de capacitación y desarrollo profesional. A través de Internet, brindan una amplia gama de recursos y funcionalidades que facilitan la creación, entrega y seguimiento de cursos y contenido de formación en línea. Algunos ejemplos de estas plataformas son:

• TalentLMS: es una plataforma de gestión del aprendizaje en línea (LMS, por sus siglas en inglés) que se utiliza para crear, entregar y gestionar cursos de formación en línea. Esta plataforma está diseñada para ayudar a las organizaciones a ofrecer capacitación y desarrollo de habilidades a empleados, clientes, socios y otros grupos de interés de manera eficiente.

• Moodle: Una plataforma de código abierto que permite crear cursos personalizados y gestionar el aprendizaje de los empleados. Es muy flexible y puede adaptarse a las necesidades específicas de una empresa.

• Cornerstone OnDemand: Ofrece una suite completa de gestión del talento que incluye formación en línea, gestión del rendimiento, gestión de aprendizaje y más.

• Adobe Captivate Prime: Proporciona una plataforma de gestión de aprendizaje fácil de usar que permite crear cursos y evaluar el progreso de los empleados.

d. Analítica de Datos

La analítica de datos en Recursos Humanos, también conocida como People Analytics, utiliza datos y análisis estadísticos para comprender y mejorar la gestión de talento en una empresa. Esto incluye el análisis de datos demográficos, rendimiento laboral, satisfacción de empleados, experiencia y otros aspectos relevantes. Los datos se utilizan para tomar decisiones más informadas y estratégicas en la gestión de personal, identificando patrones y tendencias que proporcionan información valiosa a los líderes de Recursos Humanos.

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4 Beneficios del uso de recursos tecnológicos en Recursos Humanos

El uso de recursos tecnológicos en Recursos Humanos ofrece 4 varios beneficios clave:

• Eficiencia en la gestión de procesos: Las herramientas tecnológicas automatizan tareas rutinarias y procesos administrativos, como la gestión de nóminas, la revisión de currículums, la programación de entrevistas y la evaluación del desempeño. Esto permite a los profesionales de Recursos Humanos ahorrar tiempo y recursos, reducir errores humanos y centrarse en actividades estratégicas, como la retención de talento y el desarrollo de empleados.

• Mejora de la experiencia del empleado: Las soluciones tecnológicas pueden mejorar la experiencia de los empleados al ofrecer autoservicio para la gestión de beneficios, formación en línea, acceso a políticas internas y retroalimentación continua a través de encuestas y herramientas de retroalimentación. Esto conduce a una mayor satisfacción y compromiso de los empleados.

• Análisis de datos y toma de decisiones basadas en datos: Las herramientas de análisis y gestión de datos permiten a los departamentos de Recursos Humanos recopilar y analizar información sobre el desempeño de los empleados, la rotación de personal, la diversidad e inclusión, entre otros aspectos. Esto proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas, como la identificación de tendencias de retención y la planificación de la sucesión.

• Reducción de costos: La automatización de procesos a través de software de RRHH puede reducir significativamente los costos operativos. Esto incluye la eliminación de la necesidad de impresión y almacenamiento físico de documentos, así como la reducción de la carga de trabajo administrativo, lo que permite a los profesionales de RRHH enfocarse en tareas estratégicas. Además, la automatización puede ayudar a evitar errores costosos, como el pago incorrecto de salarios o la falta de cumplimiento normativo.

El antes y el después de implementar la transformación digital

La implementación de la transformación digital puede tener un impacto significativo en la forma en que una organización opera y en la experiencia de los colaboradores. Aquí se tiene un resumen del antes y el después de la transformación digital en una empresa:

Antes de la Transformación Digital:

Procesos manuales y lentos

Los procesos internos dependían en gran medida de tareas manuales, lo que resultaba en una eficiencia limitada y en la necesidad de dedicar mucho tiempo a tareas administrativas.

Dificultades en el seguimiento del rendimiento

Era complicado realizar un seguimiento efectivo del desempeño de los colaboradores debido a la falta de datos y herramientas adecuadas.

Comunicación interna limitada

La comunicación interna se veía obstaculizada por la falta de herramientas y plataformas efectivas para la colaboración y la interacción entre equipos y departamentos.

Formación presencial y costosa

La formación y el desarrollo de habilidades se realizaban principalmente de manera presencial, lo que implicaba costos elevados y limitaciones geográficas.

Decisión basada en intuición en lugar de datos

Las decisiones estratégicas y de gestión se basaban en gran medida en la intuición y la experiencia personal, en lugar de en datos concretos.

Después de la Transformación Digital:

Procesos automatizados y eficientes

La implementación de la transformación digital ha llevado a la automatización de procesos internos, lo que ha aumentado significativamente la eficiencia y reducido la carga de trabajo manual.

Toma de decisiones basada en datos

La disponibilidad de datos y herramientas de análisis ha permitido que las decisiones se tomen de manera más informada y estratégica.

Comunicación interna mejorada

Las plataformas de comunicación interna en línea han mejorado la colaboración y la comunicación entre equipos y departamentos, facilitando la interacción y el intercambio de información.

Formación en línea personalizada

La formación en línea y los recursos de desarrollo profesional personalizados están disponibles, lo que permite a los colaboradores mejorar sus habilidades de manera conveniente y asequible.

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Casos de éxito al implementar recursos tecnológicos

Las siguientes son 3 compañías que apostaron por el futuro de su reclutamiento y la reducción de sus costos a largo plazo:

Accenture utiliza una herramienta que hace el screening de los CVs y coordina los horarios de entrevistas. Reduciendo su tiempo de selección en un 30% y su costo por contrato en un 40%. Adicionalmente, en línea con su filosofía de diversidad, la compañía mejoró sus indicadores de diversidad en el equipo de trabajo.

 

Unilever aplica formularios en línea de inscripción, entrevistas por video y seguimiento simultáneo por internet. La consecuencia directa fue un tiempo menor en un 25% para llenar sus vacantes.

 

Amazon usa un chatbot que se encarga de solucionar las dudas de los postulantes y coordinar las entrevistas. Esta herramienta redujo el costo por contratación en un 30%.

¿Cómo iniciar un proceso de digitalización en RRHH?

a. Evaluar las Necesidades

Comenzar por identificar las áreas de RRHH que pueden beneficiarse más de la digitalización. Esto puede incluir la gestión del talento, el reclutamiento, la formación o la gestión de nóminas.

b. Seleccionar los recursos tecnológicos adecuados

Investigar y elegir las herramientas y softwares que mejor se adapten a las necesidades específicas de la empresa. Considere todas las opciones, incluso tercerizar el proceso con una empresa que ya haya implementado la tecnología. Por ejemplo, en reclutamiento y selección se puede delegar el servicio con un RPO que cuente con ventajas tecnológicas valiosas.

c. Capacitar al personal

La capacitación es clave para una implementación exitosa. Asegúrese de que su equipo esté familiarizado con los nuevos recursos y procesos.

e. Evaluar y ajustar continuamente

Realizar un seguimiento constante de los resultados y hacer ajustes según sea necesario. La transformación digital es un proceso en evolución.

Conclusión

En este artículo se ha explorado la importancia de la transformación digital en Recursos Humanos y cómo aprovechar los recursos tecnológicos para optimizar procesos y mejorar resultados en la gestión del talento. La era de la transformación digital ha llevado a un panorama en el que las herramientas tecnológicas desempeñan un papel fundamental en la automatización de tareas, la recopilación y análisis de datos, la mejora de la comunicación interna y externa, y la optimización de la eficiencia operativa.

Si se está interesado en descubrir cómo la transformación digital está revolucionando el ámbito de Recursos Humanos y cómo las herramientas tecnológicas pueden potenciar la gestión del talento en tu organización.

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