Conoce las ventajas de usar un software para reclutamiento y selección de personal y logra la transformación digital del área de RRHH de tu empresa.

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Está decidido. Pedro, gerente de Recursos Humanos, va a contratar un software para reclutamiento y selección. Ya argumentó al negocio por qué lo necesita: para liberar tiempo de su equipo interno, digitalizar procesos operativos, centralizar los datos del reclutamiento… ¡Y ellos entendieron! Sin embargo, Pedro todavía no sabe cómo funcionan realmente los ATS, ni cuál alternativa le conviene más. Necesita más detalles antes de escoger un proveedor.

Este blog presenta respuestas a todas las preguntas frecuentes que un usuario pueda tener acerca de un ATS. Para el final del texto, el lector entenderá perfectamente en qué consiste este ATS, cómo funciona su software, qué ventajas y desventajas tiene, y, sobre todo, por qué debe elegir a Krowdy.

¿Qué distingue al ATS de Krowdy?

El ATS de Krowdy resuelve muchos males en el proceso de reclutamiento. ¿Cuáles son? ¿Cómo lo hace? En esencia, al adquirir este sistema de seguimiento, los profesionales de RRHH resuelven tres dolores crónicos:

1. ¿¡Por qué no puedo ver los datos de los candidatos en un solo lugar!? Pierdo tiempo buscando en distintos archivos…

“¡Estoy enfermo de datos! Me frustra no poder visualizar los de mis candidatos en una sola plataforma. Tener que revisar documentos dispersos (hojas de Excel de diferentes carpetas, o reportes extraídos de distintas bolsas), para luego agrupar todo, consume demasiado tiempo (...)

Somos excelentes en lo que hacemos, pero se nos va toda la jornada laboral solo en procesar la información de CVs. ¡Necesitamos una solución! Algo que reduzca errores, mejore la experiencia de los reclutadores y los motive a ser más productivos… Pero, ¿qué?”.

Es sencillo. El síndrome de datos de postulación desordenados y dispersos (también conocido como la enfermedad del acumula Excels) se resuelve con un ATS que centralice toda la información de los candidatos. 

¿El lector tiene dudas? Los siguientes párrafos explican la receta médica, y por qué el mejor antídoto entre todos es Krowdy.

Krowdy ofrece una plataforma en la que se centralizan los datos de los candidatos, vengan de la fuente que vengan. Cuando los profesionales ingresan al sistema, pueden seleccionar una de las empresas con que trabajan y crear un aviso de empleo. 

Estos quedan registrados en el historial de dicha compañía. incluso se permite seleccionar un conjunto de postulantes de un proceso para invitarlos a alguno posterior que requiera un perfil similar.

Esto no quiere decir que todas las postulaciones provengan de una misma fuente. ¡Al contrario! Las vacantes pueden publicarse en múltiples bolsas laborales. A esto se le llama multiposting, y se hace tanto con sitios de empleo nacionales como extranjeros. Krowdy envía un anuncio a variados espacios de difusión con tan solo un clic, automatizando la difícil tarea de inscribir datos en cada sitio web. Esta herramienta hace a los reclutadores más eficientes, ahorrándoles horas de trabajo operativo.

La información queda guardada en una base de datos ordenada e indexada, que se puede analizar con filtros inteligentes de conocimientos, funciones, experiencias, etc. De este modo, se eliminan los perfiles repetidos y se optimiza la búsqueda de candidatos.

Además, Krowdy permite subir hojas de Excel con los datos de candidatos potenciales. A ellos, los invita a participar del proceso.

2. Estoy seguro de que tengo los resultados de la video entrevista de este candidato, y también de sus pruebas psicométricas, ¿¡pero dónde!?

“Ya he entrevistado a este candidato… Juraría que los resultados y mis anotaciones estaban en el Drive, pero no los encuentro. Habría que ir abriendo una por una las carpetas de Excels. ¡Qué desgaste! Mejor iniciamos desde cero el proceso. Hasta ahora, esa es la única cura que conozco para mi enfermedad: amnesia de información de los candidatos. ¿Existirán otras soluciones? ¿Hay manera de que todos los datos de mis postulantes estén en un expediente único?”.

Sí, la hay. El ATS de Krowdy centraliza la data de los postulantes en un expediente personal, que se llena automáticamente mientras ellos van avanzando durante las distintas etapas. Este remedio se explica mejor en los siguientes párrafos.

En un primer paso, el profesional describe qué perfil necesita. Si ya existe una plantilla con la información, simplemente la selecciona y continúa. Una vez se crea el aviso, la interfaz del ATS permite crear etapas y pasos, entre los cuales se incluyen formularios de datos, de conocimientos, funciones previas, experiencias, habilidades, etc.

Las dos primeras actividades que se le presentan al candidato son pruebas de conocimientos y competencias, con alternativas para marcar que son calificadas numéricamente. De acuerdo al resultado de estas evaluaciones, aparecerán estrellas en el nombre del candidato, para identificar quiénes cumplen mejor con los requisitos. ¡No hay necesidad de abrir múltiples hojas de Excel para comparar datos!

Además de los formularios mencionados, entre las opciones para incluir en el tablero de tareas o etapas, están: 

• Video cuestionario. Es decir, que los candidatos se graben respondiendo a preguntas predeterminadas. Esto mejora la experiencia del postulante, que puede grabarse desde dónde sea, preparándose incluso. En cuanto a los reclutadores, el síntoma de “descoordinación de horarios para las entrevistas” desaparece.

• Video entrevista. Funciona con crowdsourcing, se entrevista en vivo (a diferencia de los video cuestionarios) en el momento pactado entre el Krowder experto y el candidato. Esta píldora es tan efectiva, que se han escrito artículos sobre su excelente impacto en los RRHH. Aquí, uno de este blog: 5 tips para sacar el máximo provecho de la tecnología de video entrevistas en tu proceso de selección

• Pruebas psicométricas. El ATS incorpora plantillas de pruebas psicométricas. La información de estas se registra con el nombre del candidato, de modo que al abrir su expediente se pueden ver sus resultados finales. Esto le quita de encima al candidato la necesidad de resolver el mismo test dos o tres veces, y a los reclutadores les ahorra mucho tiempo, volviéndolos más efectivos.

• Pruebas de técnicas y conocimientos. Estas son configurables de acuerdo al tipo de vacante que se abra. Son la primer herramienta con la que interactúan los candidatos, de modo que se puedan excluir aquellos que no son adecuados para el perfil propuesto. Por supuesto, también los resultados quedan registrados en el expediente del postulante.

• Registro de documentos en el expediente centralizado del postulante. ¡El componente esencial para curar la amnesia de información de candidatos. En el expediente, se puede observar todo el proceso, datos, anotaciones de los entrevistadores, etc, que se han realizado. 
  
  Si se continúa con la metáfora, el ATS de Krowdy ofrece la posibilidad de guardar un historial médico de cada candidato. De este modo, los reclutadores están más informados al momento de tomar decisiones de contratación.
  
  

• Referencias de trabajos anteriores. También utiliza el crowdsourcing. Un Krowder se hace cargo de la tarea, entrevistando a cada referencia según una lista de preguntas predeterminadas. 

  Esta información se registra en el ATS y se incorpora al expediente único del candidato. En otras palabras, es como si la plataforma dispusiera de terceras opiniones expertas, que también se anexan a la información del postulante y permiten determinar si es o no un buen fit cultural.

  ¿La era en que los reclutadores llamaban incesantemente, uno por uno, a las referencias? Olvidada, desfasada, innecesaria. Hoy en día, sistemas como el de Krowdy ahorran ese estrés y carga laboral a los expertos de RRHH.

• Existe un tablero de información de seguridad, que aparece automáticamente a partir de las bases de datos en la web. No es necesario pedirle al candidato que la obtenga por su cuenta, o contratar a proveedores que demorarán días en entregar esta data. De nuevo, el síntoma de las demoras queda aplacado.

Con estas opciones a disposición del reclutador, el segundo paso es, simplemente, abrir el expediente de un candidato cuando su perfil haga posible match con una convocatoria abierta. La interfaz presentará de manera amigable todos los datos mencionados antes.

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3. Sí hago seguimiento de mis indicadores en un proceso… pero están en diferentes lugares. ¡Ojalá pudiera centralizar mis resultados!

“Yo sé que es necesario medir para identificar áreas de mejora en mi proceso de reclutamiento. ¡Y lo hago! Delego a mi equipo la tarea de seguir de cerca cada etapa, extrayendo datos sobre cómo las realizamos. A parte, tengo un equipo de feedback, dedicado a pedir y registrar la retroalimentación de los candidatos. Pero a la hora de la hora, ¡qué difícil es agruparlo todo! ¿Cómo lo presento de manera entendible? ¿Cómo lo reúno en un solo espacio? ¿Cómo centralizo mis resultados de selección?”

A esta enfermedad se le conoce como el “trastorno de los resultados múltiples”. Es decir, los reclutadores disponen de datos, pero están tan dispersos, que resultan irreconciliables en una sola tabla dinámica. La terapia para este mal, por suerte, es también un buen ATS, que centraliza los resultados en una sola interfaz.

Como el ATS de Krowdy procesa automáticamente los datos de quiénes avanzan de una fase a otra, o quiénes desisten de su postulación,  puede mostrar dashboards con la siguiente información importante:

• Demora del proceso de selección. La cantidad de días que tomó encontrar al candidato ideal. ¿El indicador clave asociado? El tiempo de contratación. La diferencia entre Krowdy y un Excel es que el ATS permite reconocer en qué etapa se presentan las demoras, sin necesidad de que el reclutador haya registrado manualmente los inconvenientes. 

  Lo cierto es que el sistema de Krowdy es un profesional acelerando procesos de selección. Sino, habría que mirar su récord: en 24 horas, llenó una vacante y termina un proceso de postulación (incluyendo la publicación, entrevista y contratación del colaborador).

• Candidatos exitosos. Tras resolver las pruebas y culminar con cada tarea, Krowdy despliega una lista de los candidatos más exitosos. Esto es importante porque ayuda a definir si se está atrayendo el talento adecuado, además de conservar los datos de los finalistas para futuras convocatorias. 

  Ya no es necesario revisar y anotar qué candidatos se ajustan mejor al perfil, de acuerdo a los requerimientos de la convocatoria. Por lo que los reclutadores se salvan de la carga laboral y el dolor de vista por estar largas horas transfiriendo y filtrando datos en un Excel.

  El ATS de Krowdy asigna estrellas al talento que postula. Aquellos que consiguen el máximo de cinco, son quienes más probablemente encajen en la empresa.

• Satisfacción de la experiencia del candidato y el cliente interno. El candidato pasa por una experiencia digital, rápida y segura. Mientras tanto, el cliente ve que su tiempo de contratación disminuye hasta en 50%, y dispone de mayor tiempo para que su equipo se dedique a tareas estratégicas. Esto resuelve distintos dolores de los RRHH: los profesionales se vuelven más efectivos, se puede impulsar la marca empleadora identificando áreas de mejora, se aprovechan mejor los recursos del área, etc.

Un punto adicional de Krowdy es que no es una panacea excluyente. Se puede integrar a otras herramientas de gestión de los Recursos Humanos, permitiendo una entrega de resultados más rica en datos. De esta forma, a la larga, Krowdy promueve la toma de decisiones informada y la sostenibilidad del reclutamiento.

Consejo adicional: La principal ventaja del software ATS es el ahorro de tiempo y de dinero, que se consigue gracias a la automatización de tareas manuales. Entonces, ¿no será mejor aprovecharlo y contratar un RDO, que se haga cargo del reclutamiento de inicio a final? Nada mejor que contar con un equipo externo experto cumpliendo el reclutamiento (digital de pies a cabeza), mientras el equipo interno experto se ocupa de actividades más estratégicas, como la marca empleadora o la gamificación.

Conclusión

No existe ninguna otra herramienta que tenga toda la información centralizada en una sola plataforma. El ATS de Krowdy ofrece esto, además de un alcance internacional en la difusión de la vacante.

El ATS de Krowdy permite la personalización de las herramientas según cada empresa, incluyendo la opción de integrarse a otros softwares de tecnología. Por eso, no dudes más en tu elección. Pide una reunión con un miembro de nuestro equipo para saber más.

Consejo: La opción del RDO es verdaderamente valiosa, pues ofrece el reclutamiento por completo digitalizado y conducido por expertos en reclutamiento. Así, los también expertos del equipo interno se liberan de ese peso de encima y comienzan proyectos mucho más estratégicos en el área.

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