Aprende sobre el outsourcing estratégico para maximizar tiempo y recursos en liderazgo empresarial. Descubre ventajas y cómo trabajar con outsourcing.

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Así como estar ocupado y ser productivo no necesariamente son lo mismo, ser esencial no es igual que ser el encargado. Los mejores líderes son los que sabiamente logran activar a aquellos que los rodean y aprecian el tiempo, esfuerzo y talento no sólo de miembros de su equipo sino también de otros integrantes de la organización y hasta de proveedores externos estratégicos. Por eso el outsourcing es una alternativa ineludible para liberar el tiempo limitado del equipo de Recursos Humanos y enfocarlo en las tareas más estratégicas de la organización.

En este artículo no sólo se explicará qué es el outsourcing en reclutamiento, también se brindará una propuesta de SLA (Acuerdo del Nivel de Servicio) para guiar a la empresa al momento de contratar una firma de outsourcing.

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing, también conocido como externalización o tercerización, es un término utilizado para describir casi cualquier actividad empresarial que es gestionada por un proveedor externo, desde la gestión del comedor de la empresa hasta la prestación de servicios de mensajería.

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Tipos de outsourcing

Las empresas pueden encontrar en el outsourcing lo que necesitan para elevar sus capacidades de producción. Por ello, es importante identificar cual es el tipo de subcontratación idóneo que ofrece el mercado para las compañías.

Tipos de tercerización según su finalidad:

• Outsourcing táctico: es la externalización de labores no fundamentales para la empresa.

• Outsourcing estratégico: se externalizan las funciones medulares con el propósito de mejorar los procesos y la efectividad organizacional.

Tipos de subcontratación según su naturaleza:

El outsourcing puede ser implementado a través de múltiples modalidades y dependerá de las actividades que necesite el área contratada.  

• Co-Sourcing: la empresa contratante y la subcontratada comparten las obligaciones y peligros que puedan aparecer durante el ejercicio de las tareas acordadas.

• In-house: los servicios contratados se desarrollan en las instalaciones de la compañía contratante.

• Off-site: los servicios se realizan en la empresa subcontratada.

• Off-Shoring: los servicios son externalizados a una empresa que está en el extranjero.

Outsourcing en recursos humanos

En el caso particular de Recursos Humanos, el outsourcing se ha centrado en dos responsabilidades centrales, pero operativas y rutinarias: encargar el proceso de selección y contratación de nuevos colaboradores y administrar la nómina y los beneficios laborales de los empleados.

En el primer caso, en lugar de tener un departamento interno de reclutamiento y selección que se encargue de realizar entrevistas, evaluaciones y contrataciones, la empresa decide externalizar este proceso a una empresa de outsourcing especializada en la dotación de personal.

En el segundo caso, el área de Recursos Humanos contrata a una empresa externa para llevar a cabo la administración de la nómina y los beneficios laborales de los empleados. En lugar de contar con un departamento interno encargado de calcular salarios, impuestos y beneficios, la empresa decide externalizar esta tarea a una empresa de outsourcing que brinde servicios de administración de la nómina y beneficios laborales.

Diferencias entre headhunters y RPO

Suele haber una confusión entre headhunters o consultoras de reclutamiento y empresas de RPO (Recruitment Process Outsourcing) ya que ambos ofrecen servicios dedicados a la dotación de personal, y en algunos casos pueden parecer similares. Sin embargo, existen algunas diferencias clave entre ellas:

Headhunters:

• Su objetivo es encontrar candidatos para una posición específica que a una empresa le cuesta cubrir, pues es muy especializado o está siendo buscado de manera confidencial.

• Cobran una tarifa por sus servicios relacionada a la remuneración del puesto que buscan. A estos niveles de precios es imposible considerar tercerizar todo el proceso de reclutamiento con un headhunter o una consultora.

• Trabajo  especializado en una red de contactos particular. La fortaleza de los headhunters es su red de contactos en un sector de la economía o región muy específica. Ellos usan esa red para pedir referidos y llegar a contactar a candidatos de alta jerarquía a los que normalmente es difícil llegar.

Empresas de RPO

• Son equipos de reclutamiento similares a los que utilizaría una compañía internamente, pero gestionados por una empresa externa.

• Buscan un parcial o un total de todas las vacantes que requiere cubrir una empresa.

• Cobran una tarifa según el tamaño del equipo que se haya conformado para brindar el servicio. No debería costar más que el equipo interno de reclutamiento.

• Se encargan de todo el proceso de reclutamiento y selección como la definición de requisitos, la promoción de la marca empleadora, la comunicación interna con los jefes contratantes y la contratación final.

• Ofrecen servicios a una escala más amplia: desde obreros y operarios hasta ejecutivos de primera línea y puede cubrir desde posiciones especializadas hasta puestos más genéricos.

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5 ventajas de la externalización

1. Una empresa que ofrece el servicio de outsourcing es capaz de agrupar la actividad de un gran número de clientes y así alcanzar mayores economías de escala. Este último término se refiere a que las empresas tienen menores costos por el solo hecho de que venden más. Por lo tanto, suele ser más barato para una empresa externalizar actividades especializadas en las cuales un proveedor puede tener más escala porque agrupa a varios clientes. A mayor escala, menores costos.  

2. La transformación digital en Recursos Humanos ha sido particularmente afectada por la falta de atención de los equipos de Tecnología de la información (TI) a las necesidades de los gestores de talento. Con la tercerización, un externo especializado en reclutamiento puede digitalizar y desplegar, en nombre del cliente, todos las tecnologías necesarias sin involucrar al departamento de TI.

3. La forma en que permite a las pequeñas empresas hacer cosas para las que no podrían justificar contratar a empleados a tiempo completo. Por ejemplo, hay empresas pequeñas que no contratan un equipo especializado en reclutamiento porque cubren tan pocas vacantes que un empleado dedicado estaría inactivo la mayor parte de su tiempo. Ocurre que los líderes de dicha organización terminan reclutando a su personal y dejan de lado las funciones más estratégicas que tienen encargadas.

4. Al externalizar servicios, las empresas pueden enfocarse más en su negocio principal y dejar que las empresas de outsourcing se encarguen de tareas secundarias. Este concepto se desprende del famoso paper escrito en 1994 por JB Quinn de la universidad de MIT en el que se menciona que las empresas deben identificar sus “core competences” (competencias centrales de la empresa) y dedicarse enfocadamente a ellas para ganarle a la competencia. Según Quinn, toda aquella función que no sea “core” debe ser delegada a un tercero.

5. El outsourcing también puede ofrecer a las empresas mayor flexibilidad en términos de escalabilidad. Estas pueden contratar a una empresa de outsourcing para manejar un aumento temporal en la demanda de servicios, sin tener que contratar a más personal de manera permanente.

El SLA. Trabajando con una empresa de outsourcing

Un SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) es un acuerdo entre dos partes (por ejemplo, una empresa y un proveedor de servicios) en el que se establecen las expectativas y los requisitos para la calidad y el rendimiento de un servicio en particular. Los SLA suelen incluir información como:

• Los servicios que se prestarán y sus requisitos

• Las medidas de productividad que se utilizarán para evaluar el rendimiento del servicio.

• Los tiempos de respuesta y resolución para problemas o incidencias.

• La frecuencia con la que se brindará el servicio.

• Los procesos de notificación y resolución de problemas.

• Las políticas de cancelación y renovación del acuerdo.

Los SLA son importantes porque establecen las expectativas y los requisitos para el rendimiento de un servicio y proporcionan una base para medir y evaluar su rendimiento. También pueden proporcionar una base para resolver disputas o problemas que surjan con el servicio.

Es imprescindible, antes de iniciar una relación con un proveedor externo, saber cuáles serán los puntos más críticos a cumplir. Por ejemplo, con un RPO, se deben tener claros cuáles serán las medidas de rendimiento (p.e. tiempos de respuesta y de contratación, tasa de éxito de contratación y nivel de satisfacción del cliente). Adicionalmente con un RDO (la versión digital del RPO) se debe tener claros los compromisos de transformación digital que se incluirán en el servicio (p.e. Incluir un ATS, dejar la base de datos de candidatos como propiedad del cliente, proveer una herramienta donde se centraliza toda la documentación y evaluación del candidato).

Outsourcing en el tiempo

Las prácticas de outsourcing han crecido de manera excepcionalmente rápida en los últimos años. Según una estimación, en 1946 solo el 20% del valor añadido de una empresa manufacturera típica en producción y operaciones provenía de fuentes externas; 50 años más tarde, la proporción se triplicó al 60%. La industria del automóvil en la década de los 90, las empresas con mayor rentabilidad por vehículo fabricado, como Toyota, Honda y Chrysler, también fueron las más externalizadoras (suministrando alrededor del 70% a varios proveedores). Aquellas que externalizaron menos (por ejemplo, General Motors, que externalizó solo el 30% de su valor añadido) fueron las menos rentables.

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Conclusión

Si se considera que ya es momento de aplicar las buenas prácticas de estas grandes empresas, evalúa entre las distintas alternativas que hay para tercerizar sus procesos de reclutamiento y selección. Conoce las ventajas que ofrecen distintos proveedores como los RPO y RDO. Si quieres indagar más en todo lo que debes contemplar antes de elegir al mejor, lee: La guía completa de tercerización del reclutamiento y toma la mejor decisión para liberar el tiempo de tu equipo y dedicarlo a lo que realmente genera valor.