¿Qué es y cómo implementar KPIs en Recursos Humanos?

Un gerente deseoso de optimizar la contratación se reunió con una reclutadora buscando datos sobre procesos, satisfacción, abandono y origen de candidatos. La reclutadora no pudo ofrecer respuestas, frustrando al gerente en su búsqueda de mejoras basadas en datos. Este caso refleja el dilema común de líderes y expertos de Recursos Humanos, atrapados en tareas operativas sin tiempo para elaborar planes estratégicos. Ante esto, surge la solución de implementar KPIs y Data Analytics para liberar tiempo y fomentar el crecimiento empresarial.

Este artículo es un mini-manual acerca de qué son los KPIs y cómo implementarlos en Recursos Humanos, especialmente en el proceso de reclutamiento y selección. El uso de KPIs corresponde a una metodología que bien podría ser utilizada para implementar Data Analytics en cualquier parte de una organización. El objetivo final será que el lector comprenda cuáles son las partes de un proyecto de implementación de Data Analytics en reclutamiento y selección.

¿Que es un KPI?

Un KPI (Key Performance Indicator) o conocido en español como Indicador de desempeño es una unidad métrica que mide el rendimiento de una actividad o proceso concreto. El objetivo es que sirvan de referencia a la hora de evaluar procesos o actividades en función a los objetivos que se quieran alcanzar. La medición de resultados es un paso imprescindible para aquellas empresas que quieren crecer y evolucionar dentro de los mercados. Los KPIs permitirán medir el éxito de las acciones realizadas, detectar posibles errores o deficiencias y ayudar a tomar mejores decisiones.

¿Qué son los indicadores de KPI de Recursos Humanos? 

Los KPIs (indicadores clave de rendimiento) son valiosas herramientas para medir el rendimiento en el proceso de reclutamiento y selección, proporcionando información precisa y objetiva sobre su desarrollo. Al evaluar objetivamente el rendimiento, es posible detectar áreas que necesitan mejoras y tomar acciones correctivas.

Características de los KPI en Recursos Humanos

Para determinar si unos KPIs son efectivos se debe aplicar una regla muy sencilla: la regla SMART, es decir:

• Specific (específico): el KPI debe referirse a una tareas o acción concreta. Por ejemplo: reducir en un 2% la tasa de absentismo laboral.

• Mensurable (medible): si no se puede medir, no podemos interpretar los datos ni utilizar herramientas específicas para ello.

• Achievable (alcanzable): los objetivos que establecemos para cada KPI tiene que ser alcanzable con las condiciones con las que se cuenta.

• Relevant (relevante): es importante, también, elegir métricas que sean relevantes para el negocio y que aporten información de valor.

• Timely (temporal): por último, cada KPI debe estar limitado en el tiempo y ser revisado con cierta periodicidad.

Los KPIs más importantes en Recursos Humanos

Los KPIs son esenciales en la planificación estratégica y la auditoría de Recursos Humanos. Cada organización debe crear sus propios KPIs según sus necesidades. Aquí se presentan ejemplos de KPIs comunes y cómo miden la productividad laboral del departamento.

1. Retención de Talento

La retención de talento en Recursos Humanos indica la estabilidad laboral y preferencia de permanencia de empleados en una empresa. Este indicador se vincula con factores como salario y ambiente. La pérdida de talento implica costos directos, tiempo y recursos para reclutar y formar nuevos empleados. Una alta rotación puede resultar en gastos considerables. Se calcula comparando nuevos empleados en un período con los que se mantienen durante ese lapso.

2. Duración en el puesto

La pérdida de talento en una empresa a menudo está relacionada con la permanencia prolongada de un empleado en el mismo cargo. Si los períodos de tiempo son demasiado largos, muchos empleados tienden a buscar nuevas oportunidades fuera de la empresa. Puedes determinar el tiempo promedio que tarda un empleado en ascender calculando la suma de los meses que cada empleado ha estado en el mismo cargo y luego dividiendo ese resultado entre el número total de empleados en la empresa.

3. Tiempo medio por contratación

El tiempo que transcurre entre que un empleado comunica su baja y deja la empresa hasta que otro candidato es seleccionado y empieza a trabajar supone un gran coste para la empresa. Este proceso se puede optimizar, pero es una métrica que debe analizarse con precaución ya que influyen muchos factores.

4. Formación y capacitación

La capacitación de los empleados tiene un impacto directo en el desarrollo de la actividad profesional de la empresa. Este indicador clave de desempeño (KPI) permite mejorar la productividad de cada trabajador. A través de programas de formación subvencionada para empresas, es posible mejorar diversos aspectos, como la imagen de marca empleadora (employer branding), la motivación de los empleados, aumentar sus niveles de satisfacción y reducir el tiempo que tarda un empleado en completar una tarea.

5. Promedio de tiempo para alcanzar objetivos

El indicador esencial para evaluar la eficiencia de los empleados de una empresa puede ser medido tanto en nuevas contrataciones como en empleados de larga data. Este KPI de Recursos Humanos tiende a disminuir con el tiempo, ya que la experiencia mejora el rendimiento laboral. Sin embargo, este indicador tiende a estabilizarse, ya que la optimización de la tarea tiene límites en el tiempo.

6. Nivel de satisfacción de los empleados

¿Tienes estrategias para mantener un buen ambiente dentro de tu organización? ¿Tus colaboradores se sienten satisfechos con los procesos dentro de la empresa? Estos, son factores sumamente importantes que se ven complementados con otros indicadores mencionados anteriormente. Como por ejemplo, para lograr disminuir la tasa de rotación o el absentismo laboral. O, también, mejorar su desempeño laboral y el tiempo en el que se alcanzan los objetivos.

7. Coste de contratación

Otro indicador importante que hay que tomar en cuenta es el coste de contratación por cada colaborador. Es importante tomar en cuenta tanto los recursos que va a requerir una nueva contratación, como el coste que este va a tener. Tomando en cuenta que dentro de este coste hablamos de herramientas, capacitaciones, curva de aprendizaje.

KPIs en el proceso de reclutamiento y selección

Medir y analizar el proceso de captación de talento en empresas, especialmente en grandes organizaciones con contrataciones continuas, es esencial para optimizar los recursos. Los KPIs desempeñan un papel clave en este sentido:

1. Costo por contratación: Este indicador evalúa la inversión de recursos en cada contratación, incluyendo publicidad, plataformas de empleo y tiempo del equipo, además de la formación del nuevo empleado.

2. Tasa de conversión en la contratación: Permite determinar el rendimiento de los procesos de selección y los métodos o canales más efectivos. Mide la proporción de candidatos que avanzan en el proceso o son contratados, lo que ayuda a optimizar los procedimientos y reducir costos asociados.

3. Tiempo medio de contratación: Mide el tiempo desde que se publica una oferta de empleo hasta que se contrata a un candidato. Su objetivo es evaluar la eficiencia del proceso de contratación, aunque encontrar al candidato adecuado es más relevante que mantener un tiempo mínimo.

4. Gestión del talento: Atraer a profesionales destacados no será efectivo si no se les ofrece un entorno laboral satisfactorio, motivador y productivo. La gestión del talento es un aspecto crucial en la estrategia empresarial.

¿Cuál es la relación entre KPIs y Data Analytics?

Los KPI y el Data Analytics (Análisis de Datos) están estrechamente relacionados en el contexto empresarial y de gestión. Como ya se ha mencionado, los KPI son métricas específicas que se utilizan para medir el desempeño y el éxito de una organización, departamento, proyecto o proceso en función de objetivos y metas predefinidos. El Data Analytics, por otro lado, es el proceso de recopilar, analizar y transformar datos en información significativa para tomar decisiones informadas y estratégicas. La relación entre KPI y Data Analytics se puede entender de esta manera en los siguientes párrafos:

• Selección de KPI adecuados: Para medir el rendimiento y el progreso hacia los objetivos, las organizaciones deben seleccionar los KPI adecuados. Estos KPI deben ser relevantes, medibles, alcanzables y alineados con los objetivos empresariales. El Data Analytics entra en juego al proporcionar la capacidad de analizar datos para determinar qué KPI son más relevantes y cómo medirlos de manera efectiva.

• Recopilación de datos: Para medir los KPI, es necesario recopilar datos relevantes. Esto implica la recopilación de datos tanto internos como externos, como datos financieros, datos de ventas, datos de operaciones y más. El Data Analytics se utiliza para recopilar, limpiar y estructurar estos datos de manera que sean útiles para el análisis.

• Análisis de datos: El análisis de datos es esencial para comprender el rendimiento y las tendencias relacionadas con los KPI. El Data Analytics permite identificar patrones, tendencias y relaciones en los datos que pueden proporcionar información valiosa sobre el rendimiento y ayudar a la toma de decisiones informadas.

• Monitoreo y reporte: Los KPI se monitorean de manera constante para evaluar el progreso y realizar ajustes si es necesario. El Data Analytics proporciona herramientas para crear informes y visualizaciones que permiten a los responsables de la toma de decisiones comprender rápidamente el estado actual y el rendimiento en relación con los KPI.

• Optimización y toma de decisiones: El análisis de datos derivado del Data Analytics puede revelar áreas de mejora y oportunidades para optimizar el rendimiento en función de los KPI. Esto puede llevar a la toma de decisiones estratégicas que impactan directamente en la consecución de los objetivos organizacionales

Las 4 partes de un proceso de Data Analytics para Reclutamiento y Selección.

1. Estrategias: Antes de implementar KPIs en el proceso de reclutamiento y selección, es crucial tener en cuenta los objetivos específicos del área. Es necesario definir claramente qué se quiere lograr y qué aspectos se quieren medir. Por ello se sugiere utilizar objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo de tiempo). Por ejemplo, se pueden medir el número de candidatos, la calidad de los mismos mediante evaluaciones estandarizadas y el tiempo del proceso. Una vez establecidos estos objetivos, es importante identificar los indicadores que ayudarán a medir los objetivos establecidos, teniendo en cuenta las herramientas y técnicas disponibles para obtener la información necesaria.

2. Definición: En esta etapa, es esencial definir qué es el  indicador y cómo se calculará. Por ejemplo, en el caso del tiempo de cierre del proceso de selección, se debe acordar claramente cuándo se considera el inicio y el fin. Lo mismo sucede con el cierre del proceso: ¿se considera cuando el candidato es contratado o cuando el cliente interno aprueba al candidato? Es importante llegar a un acuerdo claro y consensuado entre las partes involucradas, ya que no existe una respuesta única y correcta.

3. Identificación de datos: Identificar la fuente de los datos puede ser un desafío en esta etapa de implementación de KPIs, ya que rara vez están disponibles en una única base de datos ordenada. A veces, los datos ni siquiera existen o no se han recopilado de manera organizada y constante. Por ejemplo, al medir la rapidez de cierre de un proceso de selección, surge la pregunta sobre cómo verificar la duración si no existe un registro claro de la fecha de cierre. La disponibilidad y confiabilidad de los datos pueden cuestionarse, especialmente si se ingresan manualmente en hojas de cálculo como Excel, donde varios usuarios pueden cometer errores o manipular la información. Garantizar datos precisos puede requerir soluciones y tecnologías adecuadas para asegurar la calidad de la información.

4. Reportes: En esta etapa, resulta crucial contar con expertos en herramientas como Power BI o Tableau para generar informes. Se requieren habilidades en bases de datos, procesos ETL y análisis avanzado de datos, especialmente cuando se trata de big data. Es fundamental comprender los objetivos del proyecto y realizar una planificación previa para evitar la creación de informes irrelevantes. La multidisciplinariedad del proyecto demanda habilidades estratégicas, de gestión, ejecución y conocimientos tecnológicos para administrar y analizar la información de manera efectiva. La participación activa de los usuarios resulta fundamental para seleccionar indicadores pertinentes y obtener los datos necesarios

   

Conclusión

Es crucial tener un sistema centralizado y digitalizado de recopilación y almacenamiento de datos para generar dashboards de control efectivos y sólidos indicadores en el proceso de selección. La digitalización es especialmente valiosa para KPIs, ya que facilita el acceso y análisis de información. Aunque complejo, se sugiere buscar ayuda de especialistas como Recruitment Digital Outsourcing (RDO) para implementar y mantener el sistema, crear dashboards y mejorar el proceso. Asesoría en proyectos de data analytics es esencial; es preferible utilizar plataformas con indicadores ya integrados como los ATS en reclutamiento. Considera que un RDO puede ser la solución al evitar el esfuerzo de implementación, al ya contar con todo establecido.

Krowdy te da alternativas acerca de cómo implementar este proyecto.