Registro de asistencia en Perú: formato y guía para empleadores
Cómo implementar el registro de asistencia en Perú: formato, obligados, datos mínimos, soporte físico o digital, correcciones, sobretiempo y custodia.
Aviso: Este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal. Antes de aplicarlo, valide la normativa vigente y las particularidades del régimen laboral de su empresa.
Todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe mantener un registro permanente de asistencia. El control debe reflejar el tiempo real de labores, conservar la identidad de quien marca y proteger la información frente a alteraciones, deterioro o pérdida. Una plantilla editable sin controles de integridad no basta por sí sola para demostrar cumplimiento.
La ruta operativa es directa: definir a quiénes alcanza el registro, capturar los datos mínimos, documentar incidencias sin borrar la marcación original, conciliar el cierre con planillas y conservar evidencia verificable.
Quiénes deben figurar en el registro
El Decreto Supremo N.° 004-2006-TR, con sus modificaciones, comprende a:
- Trabajadores del régimen laboral de la actividad privada.
- Personas bajo modalidades formativas laborales.
- Personal destacado o desplazado al centro de trabajo por empresas de intermediación, contratistas o subcontratistas.
La norma excluye de esta obligación a los trabajadores de dirección, a quienes no están sujetos a fiscalización inmediata y a quienes prestan servicios intermitentes durante el día. La empresa debe sustentar la exclusión según las funciones y condiciones reales del puesto; no es suficiente cambiar el nombre del cargo en el organigrama.
Para evitar omisiones, RRHH puede mantener una matriz de alcance con cuatro columnas: persona, vínculo o empresa de origen, centro de trabajo y motivo documentado de inclusión o exclusión.
Datos mínimos que debe contener
El registro debe permitir identificar al empleador, a la persona y el tiempo de permanencia. La redacción vigente del artículo 2, modificada por el Decreto Supremo N.° 011-2006-TR, exige como mínimo:
| Dato | Qué debe quedar registrado |
|---|---|
| Empleador | Nombre, denominación o razón social |
| Identificación tributaria | Número de RUC del empleador |
| Persona | Nombre y número del documento obligatorio de identidad |
| Jornada | Fecha, hora y minutos del ingreso y de la salida |
| Permanencia adicional | Horas y minutos fuera de la jornada de trabajo |
¿Existe un formato obligatorio?
La norma no impone una plantilla única. La empresa puede diseñar su formato o configurar un sistema, siempre que incluya la información mínima y cumpla los controles aplicables al soporte elegido. La posibilidad de usar un medio físico o digital no elimina la obligación de proteger la integridad de los datos.
En el lugar donde se controla la asistencia también debe exhibirse permanentemente el horario vigente, la duración del refrigerio y las tolerancias aplicables, si existen. La guía oficial sobre registro de asistencia resume estos requisitos y la conservación del registro.
Soporte físico o digital: qué debe protegerse
El registro puede llevarse en soporte físico o digital. En ambos casos, el artículo 3 exige medidas que impidan su adulteración, deterioro o pérdida. La herramienta elegida debe permitir, como mínimo:
- Atribuir cada marcación a la persona correspondiente.
- Conservar fecha, hora y minutos sin reemplazar el dato original.
- Restringir quién puede administrar el sistema.
- Respaldar la información y recuperarla durante el plazo de conservación.
- Exportar los registros sin perder su secuencia ni contexto.
Una hoja de cálculo puede servir para revisar o conciliar información, pero no debe presentarse como sistema de cumplimiento si cualquier usuario puede reescribir las marcas sin historial. El control principal necesita protección y trazabilidad acordes con el riesgo.
Si el trabajador llega después de la hora de ingreso o de la tolerancia, solo puede impedirse la marcación cuando no se le permita ingresar. Si la empresa admite el ingreso, la asistencia debe registrarse. También está prohibido disponer una salida anterior a la conclusión efectiva de las labores.
Cómo corregir una marcación sin perder trazabilidad
La norma no establece un formato único para subsanar olvidos o errores. Como control interno, conviene conservar la marca original y añadir una incidencia vinculada, en lugar de sobrescribir el dato.
Una corrección trazable debería registrar:
- Fecha y marcación afectada.
- Motivo de la incidencia.
- Evidencia de respaldo, cuando corresponda.
- Persona que solicita y persona que aprueba.
- Fecha y hora de la corrección.
- Valor anterior y valor corregido.
Este flujo no convierte automáticamente la corrección en válida ni reemplaza la evaluación laboral. Su finalidad es permitir que una revisión posterior reconstruya qué ocurrió y quién intervino.
Conciliación con planillas, sobretiempo y feriados
Antes de cerrar la planilla, RRHH debe comparar el registro con horarios, incidencias aprobadas, descansos, licencias y reglas de pago. Un proceso mensual puede seguir estos pasos:
- Fijar una fecha de corte y bloquear cambios no autorizados.
- Detectar marcas faltantes, duplicadas o fuera de horario.
- Resolver cada incidencia con evidencia y trazabilidad.
- Separar tardanzas, inasistencias, sobretiempo y trabajo en días de descanso o feriados.
- Enviar a planillas un resumen aprobado y conservar el detalle que lo sustenta.
- Comparar el resultado con los conceptos incorporados en la boleta de pago.
La permanencia antes del ingreso o después de la salida no debe ignorarse. El artículo 7 presume que el empleador dispuso trabajo en sobretiempo por todo ese periodo, salvo prueba objetiva y razonable en contrario. Por eso, una política de autorización previa ayuda a ordenar el proceso, pero no permite borrar tiempo efectivamente trabajado.
La Corte Suprema reforzó dos controles en 2026. La Casación N.° 20814-2023 La Libertad recuerda el deber de llevar y conservar el registro; la Casación N.° 15129-2022 La Libertad señala que el pago de todo el sobretiempo requiere acreditar de manera fehaciente la prestación efectiva de servicios. Ambas están publicadas en el listado oficial de jurisprudencia laboral del Poder Judicial.
El trabajo en feriado o descanso semanal debe identificarse por separado, porque no siempre sigue la misma lógica que una prolongación de la jornada ordinaria.
Uniforme y EPP: registrar el tiempo real
SUNAFIL precisó en mayo de 2026 que el tiempo destinado a colocarse uniforme o equipos de protección personal forma parte de la jornada cuando su uso es exigido por el empleador, deriva de la naturaleza del trabajo o responde a necesidades de seguridad, higiene, imagen o atención al público.
En esos supuestos, el mecanismo de asistencia debe capturar el tiempo real de labores. Si la marcación se realiza después de colocarse el uniforme o el EPP, la empresa debe revisar la ubicación del control y el diseño del proceso. La explicación completa está en la orientación oficial de SUNAFIL.
Checklist de control y custodia
Configuración
- La matriz identifica a todas las personas alcanzadas y documenta las exclusiones.
- El sistema captura todos los datos mínimos exigidos.
- El horario, refrigerio y tolerancias están visibles donde se marca.
- Los permisos de administración están limitados y revisados.
- Existe respaldo y recuperación probada de la información.
Operación
- Cada persona registra personalmente su ingreso y salida.
- Las incidencias conservan la marca original y el historial de cambios.
- No se programa ni exige una salida anterior al término real de las labores.
- El proceso contempla trabajo remoto, sedes, turnos y personal desplazado.
- La colocación obligatoria de uniforme o EPP se evalúa dentro del tiempo real.
Cierre y evidencia
- Asistencia, incidencias y conceptos de planilla se concilian en cada periodo.
- Sobretiempo y trabajo en feriados o descansos se revisan por separado.
- El registro puede entregarse a quienes están autorizados por la norma.
- Los archivos se conservan hasta cinco años después de ser generados.
- Cada exportación mantiene identidad, periodo, secuencia y aprobaciones.
No elimine registros al terminar la relación laboral ni dependa de una sola persona para recuperarlos. La custodia debe sobrevivir cambios de proveedor, responsables y sistemas.
Próximo paso: revisar el sobretiempo
El registro de asistencia aporta evidencia, pero no calcula por sí solo el importe que corresponde pagar o compensar. Para revisar recargos, acuerdos y casos frecuentes, consulte la guía de horas extras en Perú: cómo se calculan y cuánto se pagan.