Expediente de ingreso del trabajador: documentos, accesos y trazabilidad desde el día uno

Qué registrar al ingreso de un trabajador en Perú: T-Registro, EsSalud, AFP/ONP, SCTR, contrato y datos mínimos según Ley 29733.

El expediente de ingreso del trabajador no es una carpeta con todos los documentos posibles: es la evidencia mínima y suficiente de que el alta en planilla, las coberturas obligatorias, el contrato y la entrega de políticas ocurrieron a tiempo y con el dato justo. Este artículo no incluye un checklist descargable; usa la tabla y las listas siguientes como guía para construir el tuyo según el caso concreto.

Aviso: este artículo ofrece criterios generales de organización y referencias normativas vigentes a la fecha de revisión. No sustituye asesoría legal ni determina por sí solo qué documentos son exigibles en un caso concreto, porque los requisitos varían según régimen, actividad y puesto.

Minimiza los datos personales desde el diseño del expediente

La Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su reglamento obligan a aplicar cuatro criterios antes de pedir un documento:

Finalidad: define para qué sirve cada dato antes de solicitarlo; “por si se necesita después” no es una finalidad válida.
Proporcionalidad: el dato debe ser adecuado y no excesivo respecto del control que sustenta. Copiar el DNI completo cuando basta con validar el número es exceso.
Consentimiento y base legal: los datos que la ley exige recolectar (planilla, seguros) no requieren consentimiento adicional; los que no son obligatorios sí lo requieren, de forma libre, previa, expresa e informada.
Conservación limitada: define cuánto tiempo conservas cada copia y quién la elimina cuando deja de ser necesaria. Una copia que solo sirvió para validar un dato no debe quedar indefinidamente en el expediente.

Usa un identificador de caso (por ejemplo, RUC-sede-año-correlativo) en vez del DNI como nombre de carpeta, y separa el expediente en subcarpetas con acceso restringido por rol.

Registros y coberturas obligatorias al momento del ingreso

Cada registro tiene un plazo distinto y no todos corresponden a cada caso. Verifica la versión vigente de cada trámite antes de ejecutarlo.

Documento / registro	Obligatorio / opcional	Plazo	Evidencia	Base legal
Alta en T-Registro (Planilla Electrónica)	Obligatorio	Mismo día en que el trabajador inicia la prestación de servicios, antes de empezar a laborar	Constancia de alta entregada al trabajador a más tardar el día hábil siguiente	Orientación oficial de SUNAT sobre T-Registro
Afiliación EsSalud (Seguro Regular)	Obligatorio	Se activa con la declaración del alta en Planilla Electrónica del periodo	Constancia de afiliación o acreditación EsSalud	Ley 26790 y registro vía T-Registro
Elección de sistema pensionario (AFP u ONP)	Obligatorio si el trabajador no está afiliado	Boletín informativo: 5 días hábiles desde el inicio del vínculo; el trabajador tiene 10 días desde la entrega para elegir, más 10 días para ratificar o cambiar	Formato de Elección de Sistema Pensionario firmado y cargo de entrega del boletín	Ley 28991 y R.M. N.° 112-2013-TR
SCTR (salud y pensión)	Obligatorio solo si el puesto realiza una actividad de riesgo del Anexo 5	Antes de que el trabajador inicie la actividad de riesgo	Póliza vigente con el trabajador incluido en la nómina asegurada	D.S. N.° 009-97-SA
Contrato escrito para modalidades sujetas a plazo	Obligatorio para contratos sujetos a modalidad; recomendable en otros casos	Presentación a la Autoridad Administrativa de Trabajo dentro de 15 días naturales de suscrito	Copia del contrato con cargo de presentación	D.S. N.° 003-97-TR, art. 72
Reglamento Interno de Trabajo (entrega)	Obligatorio solo si la empresa tiene 100 o más trabajadores	Entrega dentro de los 5 días naturales de aprobado o modificado	Cargo firmado y fechado por el trabajador	D.S. N.° 039-91-TR
Inducción de seguridad y salud en el trabajo	Obligatorio para todo puesto	Antes de iniciar labores	Registro con temario, facilitador, fecha y firma	Ley N.° 29783 y D.S. N.° 005-2012-TR
Boleta de pago (primer periodo)	Obligatorio	A más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago	Boleta firmada, sellada o entregada por medio electrónico válido	D.S. N.° 001-98-TR, art. 19

La guía oficial de formalización laboral para empleadores explica el uso del T-Registro dentro de la Planilla Electrónica; confirma siempre la versión vigente de reglas y formularios antes de ejecutar un alta.

Documentos condicionados y documentos prohibidos

No existe un checklist único para todos los regímenes. Separa lo que puedes pedir siempre, lo que depende del caso y lo que la ley prohíbe exigir como condición de ingreso.

Condicionado al puesto o riesgo: licencias, certificaciones de aptitud, exámenes médico-ocupacionales vinculados a la actividad y autorizaciones sectoriales. Cada uno necesita un responsable de validación y una regla de conservación.
Prohibido exigir sin justificación objetiva: antecedentes penales, policiales o judiciales del postulante, que solo proceden ante una necesidad concreta, proporcional y vinculada al puesto, conforme a la Ley N.° 29733 de Protección de Datos Personales y a los principios de no discriminación en el empleo; y reportes de centrales privadas de riesgo crediticio como condición para contratar o descalificar, cuyo uso restringe expresamente la Ley N.° 31944.
Prohibido como requisito de ingreso: pruebas de descarte de VIH. La Ley N.° 26626 establece que no son requisito para iniciar ni mantener una relación laboral; son voluntarias y requieren consejería previa y autorización escrita.
Prohibida como examen de ingreso obligatorio: la prueba de embarazo. Exigirla como condición de contratación constituye un acto discriminatorio sancionable, salvo que el puesto implique un riesgo objetivo para la salud de la trabajadora gestante o el feto, informado previamente y con consentimiento de la trabajadora.

Si un documento no aparece en ninguna de las tres categorías del expediente base, por modalidad o por puesto, no lo solicites: aumenta el riesgo de protección de datos sin sustentar ningún control.

Coherencia entre contrato, T-Registro y seguros

El punto crítico no es reunir documentos, sino que coincidan entre sí. Compara, antes del inicio, estos datos:

Dato	Contrato o acuerdo	Registro / planilla	Operación
Identidad	Nombres y documento	Misma identificación	Credencial correcta
Fecha de inicio	Fecha acordada	Fecha declarada	Primer día efectivo
Puesto y sede	Condición aprobada	Categoría aplicable	Jefatura y ubicación
Jornada	Condición contractual	Datos de planilla	Horario configurado
Modalidad	Sustento documentado	Registro coherente	Necesidad real

Cuando el puesto involucra una actividad de riesgo, el responsable debe validar la cobertura SCTR antes de autorizar el ingreso: registra compañía, vigencia y población cubierta, sin exponer información médica innecesaria. La guía sobre contenido del reglamento interno de trabajo ayuda a verificar que la versión entregada coincida con la vigente.

Cómo registrar entregas, firmas y accesos

Una firma solo prueba lo que el documento permite identificar: nombre, versión, fecha, persona receptora y medio utilizado. Evita el archivo “políticas.pdf” sin código ni fecha.

Para accesos y activos, aplica un flujo de solicitud, aprobación, habilitación y confirmación con el principio de mínimo acceso: cada permiso debe responder a una función real, con registro de quién lo aprobó y desde cuándo está activo. El plan de onboarding para los primeros días detalla cómo secuenciar esta entrega sin bloquear el inicio de funciones.

Errores frecuentes del ingreso:

activar correo o credencial antes de cerrar las validaciones críticas;
aceptar firmas sin fecha o documentos sin versión identificable;
duplicar datos personales en varias carpetas del mismo caso;
no definir quién corrige una inconsistencia entre contrato y planilla;
dar por cerrado el caso solo porque la persona ya empezó a trabajar.

Revisión de cierre del expediente

El cierre debe hacerlo alguien distinto de quien reunió los documentos, al menos para los controles críticos. Usa una hoja de revisión con estado “conforme”, “no aplica” (con motivo) o “pendiente justificado” (con responsable y fecha). Si el puesto tiene periodo de prueba, confirma que su cómputo parte de la fecha real de inicio y no de la firma del contrato.

El expediente cerrado no queda abandonado: cambios de puesto, sede, jornada o modalidad pueden exigir nuevos documentos, coberturas o accesos. Define qué eventos reabren el caso y qué área los comunica.

La Ley General de Inspección del Trabajo contempla facultades de obtención de información dentro de la función inspectiva; por eso conviene poder reconstruir cada expediente con rapidez y sin remitir material ajeno al requerimiento. Para coordinar fechas, responsables y evidencia de estos registros en el equipo, el calendario de pagos y obligaciones laborales organiza alertas internas sin sustituir el criterio legal de cada caso.

Fuentes primarias consultadas

Última revisión: 1 de septiembre de 2026.