Coordina exámenes médicos ocupacionales separando aptitud, restricciones, historia clínica, accesos y conservación.

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RR. HH. necesita saber si una persona puede realizar una tarea y qué restricciones deben aplicarse, no conocer su diagnóstico completo. Mezclar aptitud e historia clínica expone datos sensibles y dificulta decisiones objetivas.

Este expediente de exámenes médicos ocupacionales separa el flujo médico del control laboral.

Aviso: este contenido es informativo y no sustituye criterio médico, asesoría legal o de SST. Los exámenes aplicables dependen del riesgo y normativa sectorial.

Qué necesita saber la empresa y qué no

El Reglamento de la Ley de SST establece que los resultados completos se informan al trabajador por el médico y que, por confidencialidad, el empleador recibe información general colectiva. Para decisiones individuales, usa el certificado de aptitud y restricciones permitidas, no la historia clínica.

El área médica define qué información clínica necesita. RR. HH. no debe pedir valores de laboratorio, imágenes o antecedentes para “verificar” la conclusión. Si hay duda sobre la aptitud, el canal es el médico ocupacional, no una interpretación administrativa.

En reportes colectivos, evita grupos tan pequeños que permitan inferir quién tiene una condición. La finalidad es diseñar prevención, no identificar personas.

Separación documental

Mantén dos dominios: el servicio médico conserva resultados clínicos; RR. HH. conserva aptitud, vigencia y medidas del puesto. El sistema no debe permitir adjuntar diagnósticos en campos abiertos.

Define responsables, repositorios y tiempo de acceso. Si el proveedor médico usa un portal, confirma quién administra usuarios, cómo se revocan y qué pasa al terminar el contrato.

Flujo entre trabajador, servicio médico y RR. HH.

1. SST define examen según riesgos.
2. RR. HH. programa y comunica finalidad.
3. El servicio médico evalúa y entrega resultados al trabajador.
4. La empresa recibe aptitud y restricciones.
5. SST coordina controles o ajustes.
6. RR. HH. registra vigencia sin diagnóstico.

La normatividad SST recopilada por SERVIR ayuda a revisar el marco general; confirma además normas sectoriales.

Programación y comunicación

La convocatoria debe explicar finalidad, lugar, preparación y canal de consultas sin revelar el tipo de examen a terceros. Coordina horarios para no exponer a la persona ni generar mensajes grupales con datos sensibles.

Registra asistencia y resultado administrativo —realizado, reprogramado o pendiente— separado del resultado médico.

Aptitud, restricciones y ajustes del puesto

Una restricción no equivale automáticamente a inaptitud ni a cese. El médico describe condiciones funcionales dentro de su competencia; SST y operación evalúan controles y ajustes; legal revisa decisiones sensibles.

Documenta puesto evaluado, riesgos, aptitud, restricción, vigencia y responsable de implementar el ajuste. Evita interpretaciones como “no rinde” o referencias a enfermedades.

Cuando existe restricción, reúne solo a las áreas necesarias. Analiza ajustes de tarea, horario, equipo o exposición y registra la medida. Informa a la jefatura qué debe hacer, no por qué clínico.

Define una fecha de revisión cuando el médico la indique. El sistema debe alertar sin mostrar el diagnóstico. Si no es posible adaptar inmediatamente, aplica una medida temporal validada y con vencimiento.

Si cambia el puesto o exposición, reevalúa la necesidad de examen. Integra la decisión con las seguro complementario de trabajo de riesgo.

Acceso, confidencialidad y solicitudes del titular

El Reglamento de Protección de Datos Personales exige controles de seguridad y acceso. Los datos de salud requieren protección reforzada.

Define permisos: médico para historia clínica, SST para aptitud necesaria, RR. HH. para estado y vigencia, jefatura solo para restricciones operativas que debe aplicar. Registra accesos extraordinarios.

Si el trabajador solicita sus datos, verifica identidad y deriva al custodio correcto. No entregues información de terceros ni uses el canal de la jefatura.

Registra descargas, envíos y accesos extraordinarios. No uses correo personal ni mensajería. Si una aptitud se envía por error, preserva evidencia y activa el procedimiento de incidente de datos.

El consentimiento, cuando corresponda, debe ser informado y específico; no lo utilices para trasladar al trabajador obligaciones que corresponden al empleador o al servicio médico.

Errores frecuentes:

• pedir el informe clínico completo a RR. HH.;
• enviar aptitudes por grupos abiertos;
• convertir una restricción en decisión automática;
• guardar diagnósticos en hojas compartidas;
• omitir el puesto evaluado;
• conservar acceso después de un cambio de rol.

Conservación y respuesta inspectiva sin revelar de más

La RM 050-2013-TR define información mínima de registros del SGSST. Construye una tabla de conservación separando registro obligatorio, certificado de aptitud e historia clínica.

Ante una inspección, lee el alcance y entrega evidencia pertinente. No adjuntes historias completas si el requerimiento puede atenderse con registro o certificado, salvo validación jurídica específica.

Tabla de conservación

Separa certificado de aptitud, registro de vigilancia, constancia de entrega e historia clínica. Para cada uno define custodio, fuente legal, plazo, acceso y eliminación. No uses el periodo más largo para justificar todas las copias.

Al cambiar de proveedor, exige transferencia segura o conservación conforme al contrato y norma. Revoca accesos y documenta devolución o eliminación de copias de trabajo.

Control de entregas y excepciones

Toda salida de información debe registrar solicitante, finalidad, base evaluada, conjunto entregado, canal y responsable. Prepara una copia específica para el requerimiento; no otorgues acceso temporal al repositorio clínico. Si el documento contiene información que excede el alcance, pide al custodio médico una versión adecuada en vez de editar diagnósticos en RR. HH.

Las excepciones requieren aprobación y vencimiento. Un acceso concedido para atender un caso no debe convertirse en permiso permanente. Revisa después quién descargó, imprimió o reenvió el archivo y elimina copias de trabajo conforme al procedimiento.

Ensaya la respuesta con un caso ficticio: solicitud del trabajador, inspección y cambio de proveedor. El ejercicio revela si la empresa puede localizar la aptitud correcta sin abrir historias clínicas ni compartir datos de otros trabajadores. Registra la mejora como acción del sistema de SST y del programa de privacidad.

Comunicación funcional sin diagnóstico

Prueba cómo recibe la jefatura una conclusión que exige una medida en el puesto. El mensaje debe indicar la acción necesaria y su periodo de revisión sin revelar diagnóstico, resultados clínicos o antecedentes. Si el supervisor pide más detalle, deriva la consulta al profesional autorizado.

Conserva la instrucción funcional separada de la historia clínica y registra quién accedió. Así la empresa puede implementar prevención sin convertir el correo operativo en un repositorio paralelo de salud.

Coordina el proceso con el comité de SST sin divulgar casos individuales, y conserva evidencia de capacitación para quienes gestionan información médica. La confidencialidad es parte del control de salud, no un obstáculo.