Datos de salud ocupacional: matriz de acceso entre médico, SST y RR. HH.
Separa historia clínica, aptitud y restricciones para otorgar acceso mínimo a medicina ocupacional, SST, RR. HH. y jefaturas.
Salud ocupacional produce información con niveles distintos de confidencialidad. RR. HH. puede necesitar saber si una persona está apta o requiere una restricción, pero no conocer su diagnóstico.
Una matriz de acceso traduce esa diferencia en permisos, entregas y registros verificables.
Aviso: este contenido es informativo y no sustituye asesoría médica o legal. Define accesos con el servicio de salud ocupacional y la normativa aplicable.
Qué tipos de datos produce la vigilancia de salud
Separa historia clínica, resultados de exámenes, certificado de aptitud, restricciones funcionales, registros colectivos de vigilancia, citas y constancias. No los almacenes como un único “legajo médico”.
El Reglamento de la Ley de SST dispone que los resultados médicos completos se informen al trabajador por el médico y que el empleador conozca condiciones generales colectivas para diseñar prevención. Revisa el DS 005-2012-TR.
Clasificación práctica
| Conjunto | Uso principal | Sensibilidad operativa |
|---|---|---|
| Historia clínica | Atención médica | Máxima restricción |
| Aptitud | Compatibilidad puesto-salud | Acceso limitado |
| Restricción | Ajuste funcional | Solo acción necesaria |
| Agregado | Prevención colectiva | Sin identificar |
No copies diagnósticos a observaciones de planilla, correos o tickets. La separación debe existir en sistema y contrato.
Roles y necesidad de acceso
El médico accede a información clínica; SST recibe lo necesario para prevención; RR. HH. gestiona estado, vigencia y acciones; la jefatura conoce restricciones que debe aplicar, no su causa clínica.
El nuevo Reglamento de Protección de Datos Personales exige seguridad y responsabilidad proactiva. Define permisos por función, no por jerarquía.
Matriz sugerida:
| Rol | Puede conocer | No debe recibir por defecto |
|---|---|---|
| Médico | Historia, examen, evolución | — |
| SST | Aptitud y control preventivo necesario | Diagnóstico completo |
| RR. HH. | Estado, vigencia, medida coordinada | Historia clínica |
| Jefatura | Restricción funcional aplicable | Resultado o diagnóstico |
| Proveedor TI | Soporte mínimo y auditado | Contenido visible |
Recertifica permisos y registra accesos extraordinarios. Retira usuarios que cambian de rol.
Flujo de aptitud y restricciones funcionales
El servicio médico emite un documento separado con puesto evaluado, estado, restricción funcional, vigencia y revisión cuando corresponda. Evita frases que revelen enfermedad.
RR. HH. recibe, valida integridad y abre una tarea de ajuste. SST evalúa exposición; la jefatura implementa la acción. El diagnóstico permanece con el custodio clínico.
Reunión de ajuste
Comparte el mínimo: tarea afectada, límite funcional, medida, responsable y fecha. No invites áreas sin acción. Documenta alternativas y decisión sin interpretar médicamente.
Si cambia puesto, exposición o vigencia, solicita revisión profesional. No prolongues una aptitud suponiendo que las condiciones siguen iguales.
Solicitudes, inspecciones e investigación de incidentes
Ante una solicitud del titular, verifica identidad y deriva historia o resultado al custodio adecuado. La ANPD ofrece orientación sobre derechos ARCO.
Para una inspección, lee el requerimiento y entrega evidencia pertinente. No adjuntes historias completas cuando el objetivo puede atenderse con aptitud, registro o agregado, salvo evaluación jurídica específica.
En un incidente, separa causa laboral de información médica. El equipo investigador recibe restricciones y hechos necesarios; los anexos clínicos quedan restringidos.
Registra cada entrega: solicitante, fundamento, conjunto, canal, fecha y aprobador. Aplica revisión de cuatro ojos antes de enviar.
Errores frecuentes:
- guardar diagnósticos en el legajo general;
- dar acceso por cargo jerárquico;
- enviar aptitudes a grupos abiertos;
- explicar una restricción con su causa médica;
- entregar más de lo requerido a una inspección;
- mantener permisos después de cambiar de función.
Conservación, registro de acceso y eliminación
Define tabla por tipo documental, norma, custodio, plazo o criterio, bloqueo y eliminación. No uses el periodo más largo para todas las copias.
Diseño técnico de la matriz
Asigna permisos para ver, cargar, modificar, exportar y eliminar por separado. Un usuario que necesita consultar aptitud no debería poder descargar lotes ni editar resultados. Los administradores técnicos operan con contenido oculto cuando la plataforma lo permite.
Configura campos estructurados para estado, vigencia y restricción; evita observaciones libres donde alguien pueda escribir diagnósticos. Implementa alertas que muestren la acción pendiente, no información clínica.
Los accesos de emergencia requieren motivo, aprobador, duración y revisión posterior. No crees una cuenta “médica” compartida para todo el equipo.
Auditoría de entregas
Selecciona solicitudes, inspecciones y ajustes. Comprueba que el conjunto entregado fue el mínimo, que el canal era seguro y que existe cargo. Busca exportaciones fuera de horario y usuarios que consultan personas sin caso asignado.
Cuando encuentres exceso, preserva evidencia, revoca acceso y evalúa si ocurrió un incidente de datos. No borres el log para corregir la configuración.
Cambio de proveedor
Antes de migrar, clasifica historias, aptitudes, agregados y copias. Define qué transfiere el custodio médico, qué recibe la empresa y qué conserva el proveedor anterior por obligación. Prueba integridad con una muestra sin abrir diagnósticos desde RR. HH.
Revoca cuentas, integraciones y enlaces después de confirmar la recepción. Exige eliminación o custodia residual documentada. Una cláusula genérica no demuestra que las copias de soporte desaparecieron.
Indicadores de gobierno
Mide permisos recertificados, accesos extraordinarios, entregas, solicitudes, incidentes y eliminaciones vencidas. No uses número de diagnósticos o restricciones como indicador de desempeño del área.
Presenta a dirección brechas de control sin identificar personas. El objetivo es mejorar segregación, tiempos y seguridad.
Documenta cada corrección de permisos y vuelve a verificar con una cuenta técnica de prueba. No uses expedientes clínicos reales para comprobar pantallas o reportes.
El compendio de protección de datos permite contrastar conservación y seguridad.
Prueba restauración, revocación y eliminación. Si cambia el proveedor médico, controla transferencia, accesos y copias de trabajo.
Acceso excepcional o de emergencia
Define un flujo separado para situaciones en las que una persona necesita información fuera de su rol habitual. El acceso debe indicar motivo, conjunto mínimo, aprobador y vigencia; el sistema registra la consulta y retira el permiso al terminar. No uses cuentas compartidas ni permisos permanentes “por si acaso”.
Después del evento, un responsable revisa si el acceso fue proporcional, si hubo descargas y si corresponde notificar o corregir. La revisión no debe revelar diagnósticos al área que solo gobierna permisos. Prueba el mecanismo con datos ficticios y verifica que una urgencia operativa no permita navegar todo el expediente de salud. Este control complementa, no reemplaza, los perfiles ordinarios.
Integra la matriz con acceso y retención en RR. HH., los criterios de compra de IA y el manejo de informes psicolaborales. La confidencialidad funciona cuando cada rol recibe solo lo necesario para proteger y actuar.