Aviso de privacidad para postulantes: información que RR. HH. debe entregar
Explica a postulantes cómo se usarán sus datos, qué proveedores participan, cuánto se conservarán y cómo ejercer derechos.
Un aviso de privacidad para postulantes no debe ser un enlace genérico escondido al final del formulario. Tiene que explicar, antes de recolectar, qué hará RR. HH. con la información del proceso.
La claridad reduce sorpresas y obliga a la empresa a ordenar proveedores, finalidades y conservación.
Aviso: este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal. La redacción final debe responder al tratamiento real y al marco peruano vigente.
En qué momento informar al postulante
Entrega la información antes de que la persona envíe su CV, complete pruebas, grabe un video o comparta referencias. Si el proceso incorpora una nueva finalidad, informa antes de ese tratamiento adicional.
El nuevo Reglamento de Protección de Datos Personales se encuentra vigente desde el 31 de marzo de 2025, con disposiciones específicas sujetas a su calendario. Revisa el texto aplicable al diseñar el aviso.
Usa capas:
- una síntesis visible junto al formulario;
- el aviso completo accesible sin barreras;
- información específica antes de pruebas sensibles o nuevas herramientas.
No consideres suficiente una política publicada si la persona no pudo verla en el punto de recolección. Conserva versión, fecha, canal y evidencia de presentación.
Prueba el recorrido como postulante externo y desde un teléfono. Confirma que el enlace abre antes del botón de envío, que el texto no depende de una cuenta corporativa y que puede guardarse. En procesos asistidos por teléfono o feria laboral, ofrece un medio equivalente y registra su entrega.
Mapa de puntos de captura
Lista portal propio, bolsa de empleo, correo, referidos, agencia, chatbot, prueba, entrevista y verificación. Cada punto debe entregar información coherente y remitir al responsable correcto.
Qué finalidades y datos debes describir
Identifica al responsable y explica finalidades concretas: gestionar postulación, evaluar requisitos, coordinar entrevistas o conservar el perfil para futuras vacantes. Evita frases amplias como “fines relacionados con recursos humanos”.
Describe categorías de datos y separa lo necesario de lo opcional. Si se recogen datos sensibles, evaluaciones psicolaborales, voz, imagen o información de salud, revisa la necesidad y las garantías reforzadas.
El compendio oficial de protección de datos permite consultar normativa y criterios interpretativos actuales.
El aviso debe corresponder con la práctica. Si el sistema infiere compatibilidad, movilidad o probabilidad de permanencia, esa operación no desaparece por llamarla “analítica”.
Explica si ciertos datos son necesarios para participar y qué ocurre si no se proporcionan. No presentes todos los campos como obligatorios por comodidad del sistema. Revisa formularios antiguos que pueden seguir recogiendo estado civil, fotografía, edad exacta u otros datos sin una finalidad demostrada.
Cuando se obtengan datos de una fuente distinta al postulante, identifica la fuente o categoría y revisa el deber de información aplicable. Una referencia laboral no convierte toda conversación en dato reutilizable.
Distingue bases y decisiones jurídicas de la interfaz de aceptación. Un botón no convierte en necesario cualquier dato ni autoriza finalidades ilimitadas.
Para reducir exposición desde el origen, aplica la guía sobre datos de contacto en el CV.
Proveedores, transferencias y decisiones automatizadas
Informa categorías de destinatarios y proveedores que procesan datos: plataforma de reclutamiento, evaluador, servicio de video, verificación o almacenamiento. Identifica transferencias nacionales o internacionales según corresponda.
No ocultes subencargados detrás de “socios comerciales”. Mantén un inventario con servicio, ubicación, datos, finalidad, acceso y eliminación. Si cambia de forma material, evalúa cómo actualizar la información.
Cuando exista perfilado o apoyo automatizado, explica qué función cumple, qué datos usa y cómo interviene una persona. No presentes una revisión humana nominal si nadie puede modificar el resultado.
Prueba de coherencia del proveedor
Antes de publicar el aviso, contrasta contrato y configuración. Revisa región de alojamiento, integraciones activas, soporte, analítica, entrenamiento de modelos y retención. El aviso no puede prometer eliminación inmediata si el contrato conserva respaldos sin plazo.
Para herramientas de alto impacto, documenta una evaluación previa. No uses el aviso para trasladar al postulante riesgos que la empresa puede evitar.
Plazos o criterios de conservación
Explica cuánto se conservarán los datos o qué criterio determina el cierre. Diferencia postulación activa, controversia, obligación aplicable y futura base de candidatos.
La conservación indeterminada, por regla general, está prohibida en el nuevo Reglamento. Define eventos: cierre de vacante, vencimiento del periodo informado, retiro válido o fin de una preservación.
Si deseas considerar a la persona para futuras posiciones, descríbelo como finalidad separada y ofrece un control compatible con el fundamento aplicable. No reutilices indefinidamente un CV recibido para una vacante específica.
Construye una matriz:
| Conjunto | Inicio | Evento de cierre | Acción |
|---|---|---|---|
| Postulación | Recepción | Fin del proceso | Depurar o preservar justificadamente |
| Evaluación | Aplicación | Decisión y periodo definido | Restringir y eliminar |
| Banco futuro | Inclusión informada | Vencimiento o retiro | Eliminar y registrar cierre |
La eliminación abarca copias de trabajo y proveedores. Conserva solo la constancia mínima necesaria para demostrar atención cuando corresponda.
Derechos, contacto y prueba de entrega
Explica cómo ejercer acceso, rectificación, cancelación y oposición, qué canal usar y quién responde. La ANPD mantiene una orientación oficial sobre derechos ARCO.
Pide identidad proporcional. No obligues a enviar documentos completos por correo abierto si existe una alternativa segura. Confirma recepción y registra el caso.
Control editorial y operativo
Privacidad revisa exactitud jurídica; RR. HH. confirma finalidades y canales; TI valida proveedores y ubicaciones; comunicaciones comprueba legibilidad. Cada responsable firma la misma versión. Si el sistema cambia, el dueño del producto debe activar una revisión antes de publicar.
Mantén una matriz entre párrafo del aviso y control real. La frase sobre eliminación se vincula con una tarea automática; el canal ARCO, con una bandeja y suplente; la lista de proveedores, con el inventario. Así, una promesa deja de ser solo texto.
Errores frecuentes:
- mostrar el aviso después del envío;
- usar finalidades genéricas;
- omitir proveedores o transferencias;
- no describir perfilado;
- conservar CV sin criterio de cierre;
- publicar un canal que nadie atiende.
Versiona el aviso y prueba su visualización en móvil, correo y portales externos. Registra qué versión recibió cada grupo. Si una agencia recluta, acuerda quién informa y conserva la evidencia.
Enseña también al postulante a verificar dónde entrega sus datos y separa tratamientos invasivos mediante la guía sobre polígrafo y derechos en selección.
Un buen aviso describe el proceso real y permite decidir con información antes de entregar datos, no cuando la evaluación ya terminó.