La transformación digital es la reestructuración de una organización, con el objetivo de crear valor mediante la implementación de tecnología a escala.

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En su última encuesta a ejecutivos senior, McKinsey concluyó que desde el COVID-19 se ha notado una urgencia entre los líderes empresariales para digitalizar y modernizar sus procesos y sistemas operativos. Según los encuestados, el 64% reconoce que los modelos de negocio tradicionales han quedado obsoletos y que las empresas necesitan reinventar un nuevo modo de negocio digital. Por otro lado, solo el 11% cree que sus sistemas podrían ser económicamente viables durante los próximos años.

El caso es que para las empresas de hoy el tema no es si se digitaliza o no su contenido para competir en el mercado actual, sino de cuánto están dispuestos a arriesgar para comenzar el camino de la transformación digital. En este artículo se aprenderá sobre qué es la transformación digital, sus beneficios y los errores más comunes que se cometen al intentar implementarlo en el área de Recursos Humanos, específicamente durante el proceso de reclutamiento y selección de personal.

¿Qué es transformación digital?

Como muchas otras frases, el término “transformación digital” puede usarse de diferentes maneras según el uso de cada persona y he ahí el problema pues a menudo se piensa que solo consiste en convertir información y documentos en formatos analógicos y digitales. Por el contrario, la transformación digital es un cambio organizacional y cultural sin el que las empresas de ahora no podrían sobrevivir.

Acorde con el portal de IBM, la transformación digital es el uso de herramientas y tecnologías digitales para modernizar los procesos y la estrategia empresarial. Esto se logra a través de mejoras en la eficiencia, la agilidad, la colaboración, el análisis de datos e inteligencia artificial. Esto ofrece a las empresas una mayor flexibilidad y velocidad para abordar los cambios del mercado y la competencia, así como la oportunidad de realizar nuevos negocios.

4 Claves para la transformación digital 

1. Cambio cultural: Este es uno de los aspectos más críticos para una transformación digital exitosa. Implica un cambio en la mentalidad y actitudes de todos los miembros de la organización. Los líderes deben fomentar una cultura que abrace la innovación, la agilidad y la adaptabilidad al cambio.

2. Formación en Competencias Digitales: La adopción de tecnologías digitales requiere que los empleados adquieran nuevas habilidades y conocimientos. Esto puede incluir la capacitación en el uso de herramientas y plataformas digitales, la comprensión de conceptos como análisis de datos, inteligencia artificial y ciberseguridad, y la mejora de habilidades de comunicación y colaboración en línea.

3. Cambio Organizacional: La transformación digital a menudo implica una reestructuración de la organización para aprovechar al máximo las ventajas de las tecnologías digitales. Puede implicar la redefinición de roles y responsabilidades, la creación de equipos multidisciplinarios para abordar desafíos digitales y la implementación de nuevas formas de trabajo y procesos más ágiles.

4. Incorporación Paulatina de las Tecnologías Exponenciales: Esto se refiere a la adopción gradual de implementar tecnologías exponenciales, como inteligencia artificial, Internet de las cosas (IoT), análisis de datos avanzados y automatización.

Transformación Digital en Recursos Humanos

GOintegro, una empresa latinoamericana de soluciones tecnológicas, creó el primer punto de referencia regional para evaluar la inversión en transformación digital en Recursos Humanos en empresas de América Latina. Los resultados fueron positivos: el 38% de las organizaciones tienen una estrategia formal de tecnología en Recursos Humanos, indicando una automatización continua alineada con sus objetivos. Esto es relevante dado que el 25% de los encuestados identificó como desafío principal la alineación de empleados y cultura con metas empresariales, seguido de la mejora del ambiente laboral (13%) y la reducción de rotación (12%).

En síntesis, la transformación digital en el área de Recursos Humanos puede mejorar la eficiencia y productividad a través del uso de herramientas como software de seguimiento de talentos, plataformas de evaluación de desempeño y sistemas de gestión de proyectos. Estas herramientas proporcionan información en tiempo real a los gerentes de Recursos Humanos para ayudarles a tomar mejores decisiones y mejorar la administración de los recursos humanos. Esto a su vez permite a las empresas contratar más rápido, mejorar la retención de empleados y monitorear el progreso de recursos humanos.

Sin embargo, la transformación digital en RR.HH también plantea desafíos para las empresas. Estos incluyen la adopción de nuevas tecnologías y procesos, adaptar los Recursos Humanos a los cambios, gestionar la privacidad de los datos y garantizar la seguridad de la información. Además, los equipos de TI deben luchar contra un entorno cambiante, lo que a veces puede ser difícil de mantener con los presupuestos limitados.

7 Beneficios de la transformación digital

Los CEOs de empresas como Sealed Air y Air BP ya han mencionado como la transformación digital puede generar un gran impacto positivo en la toma de decisiones de los gerentes de Recursos Humanos al proporcionarles información más precisa y oportuna, lo que les permite tomar mejores decisiones estratégicas. A continuación se señala 7 beneficios que impactan en la empresa al realizar una transformación digital:  

1. Mejora la Gestión de Talento: Según Karl Johnny Hersvik (CEO de Aker BP) tener el mejor talento es algo valioso en las empresas, por ello es importante capturar y organizar información de candidatos, realizar seguimientos más precisos y tomar decisiones informadas sobre el reclutamiento y la selección de talento. Estas herramientas también ayudan a evaluar el desempeño actual y futuro del personal, detectar habilidades clave para promociones específicas y establecer límites de rendimiento para el equipo.

2. Reducción de costos por automatización: Al automatizar tareas como el reclutamiento, la formación, la evaluación del desempeño y las remuneraciones se evitan redundancias innecesarias y se reducen los costos generales. Esto también contribuye a una mejor gestión del tiempo.

3. Accesibilidad: Las herramientas digitales permiten a los gerentes de Recursos Humanos tener acceso a la información relevante para su trabajo desde cualquier lugar. Esto significa que los gerentes pueden mejorar la comunicación con sus colaboradores y tomar decisiones importantes sin tener que estar presentes físicamente en la oficina.

4. Retención del Talento: Medidas como un plan de compensación equitativo, incentivos para el desempeño y capacitaciones adecuadas. Estas herramientas permiten que el equipo de Recursos Humanos sea más eficiente a la hora de manejar los problemas del personal y mantener un clima laboral saludable. Esto ayuda a mejorar la productividad y retener al talento clave para la empresa.

5. Flexibilidad: Los  gerentes pueden desarrollar herramientas para capacitación continua, programas de horarios flexibles y nuevos canales de comunicación con el personal. Esto mejora la motivación y contribuye a la satisfacción del trabajador, lo que se traduce en un equipo más productivo y comprometido.

6. Integración: La integración de cada departamento  facilita la administración con mayor exactitud y precisión, lo que se traduce en decisiones informadas y resultados óptimos. También ayuda a mejorar la colaboración entre los departamentos internos y externos.

7. Innovación: Establecer formas novedosas de capacitación, evaluación del desempeño o incluso mecanismos de retroalimentación para el personal. Estas prácticas contribuyen a la satisfacción del trabajador y al desarrollo continuo de la empresa.

Errores más comunes en la transformación digital

Como se ha recalcado al inicio del blog, algunas personas confunden lo que realmente significa transformación digital. Por ello, se enseñará en los siguientes párrafos los errores más comunes en la transformación digital:

Muchos proyectos de transformación digital fracasan debido a varias razones

1. Asegurarse de tener un equipo preparado. La transformación digital requiere rediseñar procesos, implementar tecnologías, optimizar workflows, analizar datos y gestionar proyectos. Resulta que casi siempre las áreas de Recursos Humanos carecen de ingenieros expertos en transformación digital. Es necesario recordar que las competencias digitales necesarias para implementar una transformación digital exitosa tienen que ser adquiridas por el equipo presente a través de auto-capacitarse o, si el presupuesto lo permite, añadir miembros nuevos al equipo con competencias digitales como la innovación, la iniciativa y el auto-aprendizaje.

2. Miedo al fracaso. Ya lo dijo Thomas Edison: “No he fracasado. He encontrado 10.000 formas que no funcionan.” .tienen incentivos para innovar. Según un estudio del New Yorker algunas empresas castigan a su persona  por fallar, lo que tiene como consecuencia que los empleados tengan miedo de fracasar y no se atrevan a tomar riesgos.  Esto significa que en caso se quiera desarrollar una transformación digital a tomar riesgos y prefiere seguir el camino seguro.Su innovación se verá limitada.

3. No preparar a los empleados para el cambio. Muchas empresas no tienen un plan de gestión del cambio para asegurarse de que los empleados estén preparados para la transformación. Para ilustrar esto, imaginemos a una empresa que ha contratado a un equipo de profesionales de tecnología para implementar la transformación, pero no ha hecho nada para preparar al resto de los empleados para los cambios. Confusión, desmotivación y oposición son las reacciones más comunes.

4. Tener presupuestos limitados para proyectos de transformación digital. Esto significa que no pueden gastar mucho dinero en la implementación de la transformación. Muchos arrancan sus proyectos y se quedan a la mitad porque subestimaron el alcance del presupuesto. Recordar que quedarse a la mitad es lo mismo que no hacerlo.

5. Enfoque erróneo de la transformación digital. Creen que la transformación digital es un proceso que se puede hacer una vez y ya está. Esto no es así, ya que la transformación digital es un proceso iterativo que requiere una constante evaluación y mejora. Esto quiere decir que se prueba, el fracaso enseña y en función del aprendizaje se mejora. Se vuelve a probar una 2da vez y se vuelve a aprender de lo que no salió bien.

Conclusión

En conclusión, la transformación digital en los recursos humanos es una tendencia importante que puede mejorar la productividad, la eficiencia y la satisfacción de los empleados. Muchos proyectos de transformación digital fracasan debido a varias razones, como la falta de competencias técnicas y digitales, la falta de incentivos para innovar, la falta de gestión del cambio, el presupuesto limitado y el enfoque erróneo de la transformación digital.

No es fácil digitalizarse por uno mismo. Las dificultades enumeradas explican porque, aún siendo un proyecto muy deseado, muy pocos lo implementan.

Si tu equipo está demasiado dedicado a tareas rutinarias y operativas podrías tercerizar muchas de sus funciones y liberar sus tiempos para implementarlos proyectos más estratégicos como este. Lee sobre este artículo: como un RDO digitaliza todo el proceso de reclutamiento sin cobrar por ello.