Adaptamos el Kanban para que Recursos Humanos pueda manejar un proceso de selección más organizado. ¿Quieres saber cómo? Haz click aquí.

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Se abre un proceso de selección para cubrir una vacante y los reclutadores comienzan a recibir cientos de postulaciones. El líder lo toma como un buen augurio, pues a más candidatos, más posibilidades de encontrar al mejor talento.

Pasan los días y se sigue revisando el CV, la carta de presentación, los formularios de todas esas personas que desean ingresar a la empresa. Da la sensación de que no se avanza. Sin embargo, ya se ha comenzado a recibir los mensajes de siempre: “Quisiera saber cuál es el estado de mi proceso”.

Aunque el principal objetivo es llenar la vacante lo más pronto posible, no responder a esos mensajes afectarán a la Marca Empleadora.

Entonces, ¿cómo encargarse de la experiencia del candidato, mantenerse organizado y acelerar el proceso de selección? En este blog, se explican las ventajas de aplicar un Kanban al reclutamiento y cómo puede utilizarse.

¿Qué es Kanban?

Esta palabra, proveniente del japonés, significa “tarjetas visuales”. Se basa en la visualización del trabajo en curso y en la limitación del número de tareas en progreso para evitar cuellos de botella y mejorar el rendimiento. Originalmente, se desarrolló en el sector de la producción de la industria automotriz, pero hoy en día se utiliza en una variedad de campos.

La ​​metodología Kanban funciona mediante el uso de un tablero visual que muestra el progreso de las tareas a lo largo del proceso de trabajo. El tablero se divide en diferentes columnas que representan los diferentes estados de las tareas, como “por hacer”, “en progreso” y “completado”. Los miembros del equipo añaden tarjetas o post-it, representando las tareas individuales al tablero y las mueven a medida que avanzan en el proceso.

El uso de Kanban se basa en 3 principios:

1. Visualización: El tablero Kanban permite a los miembros del equipo ver el progreso actual de las tareas y detectar cuellos de botella en el proceso.

2. Limitación de sobrecarga de trabajo, para mejorar la eficiencia.

3. Mejora continua: Kanban promueve la mejora continua mediante la retroalimentación y el análisis del WIP: "Work in Progress" (trabajo en progreso; es decir, el número de tareas que se están trabajando simultáneamente). Es importante analizar el WIP con los datos del tablero, para identificar problemas y oportunidades de mejora.

Visualizar será de mucha ayuda al momento de integrar en un todo el desarrollo de un proyecto. El tablero se construye sobre una superficie plana (puede ser un papelógrafo) y divide el trabajo en tres etapas: Por hacer, en progreso y hecho (a las que se les pueden asignar colores).

En la etapa de por hacer pueden haber como máximo seis tareas; y en progreso, un total de dos. Esta regla tiene la finalidad de mantener a los equipos concentrados en terminar tareas y, de esta forma, procurar un avance continuo.

El Kanban está pensado para llevar procesos en simultáneo. Todos pueden ver el avance de la estrategia conjunta y, con ello, se suscita un ambiente de colaboración y transparencia.

Kanban para reclutamiento y selección

Se puede modificar el template original para adecuarlo a las necesidades de cada empresa. En el caso del reclutamiento y selección, se requeriría una matriz Kanban similar a esta:

El propósito es hacer el seguimiento de los candidatos y llevar un registro de las etapas en las que ellos se encuentran.

Esto también permitirá mejorar la Marca Empleadora, o Employer Branding, pues se sabrá qué candidatos pasaron a la siguiente ronda y cuáles no. De esa manera, se les podrá comunicar su estado, demostrando que Recursos Humanos tiene un líder responsable y considerado, que forma parte de una empresa con las mismas características.

¿Qué fases puede haber?

Etapa 1: Atracción de los candidatos. Se visualizan a todos los candidatos que han sido invitados a la convocatoria, ya sea por correo electrónico o por llamada, para que formen parte del proceso.

Etapa 2: En esta etapa aparecen todos los candidatos que han postulado a la vacante, puede que hayan visto el anuncio desde un portal de empleo o desde la invitación por correo electrónico. Los postulantes en esta etapa cargan su información básica (CV, datos generales) y preguntas pre-filtro personalizadas que sirven para conocer su nivel de conocimiento con los requisitos del puesto y su conformidad (o no) con las condiciones del trabajo.

Etapa 3: Participan las personas que han sido presentadas en la primera, segunda o tercera terna y han sido aprobadas por los clientes interesados en la vacante. En este caso, son quienes cumplen, en un primer filtro, con lo que se busca cubrir. En la etapa 3, se espera conocer más del candidato. Se aplican pruebas psicométricas, se solicitan referencias laborales, video entrevista por competencias y se solicitan algunos documentos.

Etapa 4: ¡Proceso ganador! En esta etapa, se coloca a los candidatos ganadores, con el fin de gestionar su documentación y algunos trámites necesarios para su contratación.

Ventajas

• Mejora el candidate experience: Uno de los objetivos de contar con una metodología Kanban en los procesos de reclutamiento es ayudar a los candidatos a saber cuál es el estatus de su postulación. Si en algún momento uno de los cientos que postulan solicita información de su vacante, en el tablero se puede indicar en qué etapa quedó y darle un feedback.
  
  Por otro lado, a los pasan a etapas posteriores, se les comunica el estatus de avance para que presenten los documentos o tareas pendientes.
  
  
• Optimiza los tiempos del equipo: Al visualizar todo en un tablero, los reclutadores ya saben en qué personas enfocarse. Por ejemplo: Si ven que hay 10 candidatos en la etapa 3, saben que el proceso está avanzado y deben enfocar sus energías en solicitarles que llenen sus documentos o programen sus entrevistas.
  
  
• Detectar cuellos de botella: Si se ve todo a través de la metodología Kanban, puede notarse si existe alguna parte del proceso estancada. Por ejemplo, si en una convocatoria se invitaron a 100 personas, pero solo 5 quisieron resolver las preguntas pre-filtro, es probable que se deba a que hay muchas preguntas por responder o están mal planteadas. Al identificar el problema, se puede cambiar de inmediato para mejorar el flujo.
  
  
• Mejorar la coordinación entre los miembros del equipo. Unos se encargan de ayudar a los que están en etapa 1. Otros, de dar accesos a las pruebas psicométricas de aquellos que están en la etapa 3.