Define una política de conservación de planilla que separe obligaciones, finalidades, accesos, respaldos y eliminación segura.

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Guardar todas las planillas y boletas para siempre parece prudente, pero aumenta exposición y dificulta identificar la versión oficial. El archivo necesita reglas por tipo documental, finalidad, plazo y acceso.

Esta política de conservación de planillas y boletas integra necesidades laborales, tributarias y de protección de datos sin inventar un plazo único.

Aviso: este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal, tributaria o de privacidad. Define plazos con las normas vigentes y el contexto de la empresa.

Qué documentos integran el archivo de nómina

Inventaría T-Registro, PLAME, boletas, reportes de cálculo, pagos, retenciones, aportes, rectificaciones y constancias. Separa originales, archivos de trabajo y copias.

La Planilla Electrónica distingue T-Registro y PLAME. Esa estructura ayuda a identificar qué sistema es fuente y qué reporte es derivado.

Incluye también archivos de entrada y salida que permiten explicar un cálculo: maestro de conceptos, novedades aprobadas, reportes de validación y constancias de pago. No todos deben conservarse igual. Un archivo temporal puede eliminarse después de verificar que la declaración oficial y su evidencia estén completas.

Separa documentos individuales de reportes agregados. Esta distinción permite dar acceso a contabilidad sin exponer remuneraciones por persona.

Catálogo documental

Para cada tipo registra dueño, finalidad, formato, ubicación, población, fecha de corte y fuente legal. No incluyas todos los archivos de escritorio de planillas como registros oficiales.

Añade clasificación de datos, plazo, evento de inicio del cómputo, método de eliminación y preservación activa. Si una fila no tiene dueño, no está lista para aprobarse.

Cómo separar plazo legal, necesidad y litigio

Construye una tabla con plazo normativo, necesidad operativa y suspensión por litigio o inspección. Si existe una obligación de conservación, cita la norma y versión. Si no, documenta la finalidad y revisión periódica.

Las normas oficiales de Planilla Electrónica son un punto de validación tributaria, pero pueden coexistir con reglas laborales y de datos.

No uses “posible reclamo” para conservar todo indefinidamente. Una preservación por caso debe identificar alcance, custodio, inicio y condición de cierre.

Cómo decidir sin un plazo único

Legal identifica prescripción y obligaciones; tributario revisa declaraciones; privacidad aplica necesidad y proporcionalidad; negocio explica uso. Documenta la decisión por tipo documental. Revisa la tabla cuando cambie una norma, sistema o finalidad.

Si dos reglas exigen periodos distintos, conserva por el mayor aplicable solo los elementos necesarios para ambas finalidades, no todas las copias del proceso.

Matriz de acceso y registro de consultas

Planillas necesita operar; jefaturas no necesitan ver cuentas, retenciones o datos de otras personas. Aplica acceso por rol y registra consultas extraordinarias.

Rol	Acceso mínimo
Planillas	Datos necesarios para cálculo y declaración
Contabilidad	Totales y soportes autorizados
RR. HH.	Expediente individual según función
Legal	Casos definidos
Trabajador	Sus propios documentos por canal seguro

El nuevo Reglamento de Protección de Datos Personales exige medidas de seguridad y control de accesos. Revisa permisos al cambiar puestos o finalizar vínculos.

Registra descargas masivas, accesos fuera de horario y exportaciones extraordinarias. Una aprobación debe indicar finalidad y periodo. Los reportes para auditoría se ubican en una carpeta temporal con fecha de cierre.

Realiza una recertificación periódica: el dueño confirma que cada usuario todavía necesita el acceso. Retira permisos heredados de puestos anteriores.

Copias, respaldos y eliminación segura

Un respaldo no debe convertirse en repositorio sin dueño. Define frecuencia, cifrado, restauración, acceso y eliminación. Prueba que el respaldo pueda recuperarse.

Busca copias en correos, carpetas locales y exportaciones. Retíralas cuando dejan de ser necesarias. La eliminación debe cubrir archivo principal, réplicas y soportes, con constancia proporcional.

Prueba la eliminación con una muestra: busca el identificador en repositorios conocidos y confirma que solo permanezcan las copias autorizadas. No destruyas evidencia bajo preservación. Si el proveedor administra respaldos, exige confirmación según contrato.

Documenta incidentes de acceso o envío equivocado y activa el procedimiento de privacidad. No ocultes el evento eliminando el correo sin preservar lo necesario para investigarlo.

El compendio oficial de protección de datos permite revisar normas y criterios antes de aprobar la política.

Errores frecuentes:

• conservar borradores junto al original;
• compartir planillas completas por correo;
• dar acceso por área y no por rol;
• no probar restauraciones;
• eliminar sin revisar preservaciones;
• aplicar un plazo idéntico a todo.

Cómo responder una inspección o solicitud del titular

Ante un requerimiento, identifica alcance, periodo y canal. Extrae solo documentos pertinentes y conserva copia exacta de lo entregado. No remitas una carpeta completa.

Para una solicitud del titular, verifica identidad, localiza sus datos y protege a terceros. El equipo de privacidad coordina la respuesta y registra búsquedas, decisiones y entrega.

La respuesta debe salir desde una copia controlada. Registra fuente, filtros, versión y revisor. Si un documento incluye datos de otras personas, evalúa separación o protección antes de entregarlo.

Después de la inspección o solicitud, elimina copias de trabajo cuando termine su finalidad y conserva el expediente de respuesta conforme a la política.

Expediente de atención

Abre un registro único con requerimiento recibido, identidad o autoridad solicitante, alcance, fuentes consultadas, filtros aplicados, documentos entregados y fecha de cierre. Añade las decisiones de protección de terceros y las aprobaciones excepcionales. Esta bitácora permite reproducir la respuesta sin conservar indefinidamente todas las exportaciones utilizadas para prepararla.

Antes del envío, aplica una revisión de cuatro ojos: una persona verifica correspondencia con el pedido y otra confirma integridad, destinatario y canal. Después, guarda el cargo o confirmación de entrega en el expediente, no en el repositorio general de planilla. Si aparece una omisión, corrige mediante un nuevo envío identificado; no sustituyas silenciosamente la versión anterior.

Prueba de recuperación documental

Selecciona al azar una persona, un periodo antiguo y un tipo de documento. El custodio debe localizar la versión correcta, demostrar su integridad, explicar el permiso utilizado y registrar la consulta sin abrir carpetas ajenas. Repite el ejercicio sobre respaldo para comprobar que la recuperación no depende del servidor principal ni de una persona específica.

Evalúa legibilidad, metadatos, relación con rectificaciones y capacidad de exportar solo lo solicitado. Si el archivo existe pero no puede interpretarse, el control de conservación no está completo. Documenta el tiempo interno, los accesos innecesarios y las copias generadas; elimina las temporales al terminar y convierte cada falla en una acción verificable.

Integra la política con el checklist de PLAME y T-Registro, la guía de costos de planilla y la explicación de nómina y automatización. Un archivo gobernado permite recuperar evidencia sin exponer todo el historial.