La requisición de personal es el primer paso oficial para cubrir una vacante. Aprende qué incluye, los tipos que existen y cómo completar el formato paso a paso.

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Antes de que un reclutador publique una oferta o convoque candidatos, existe un documento que lo antecede y lo autoriza: la requisición de personal. En muchas empresas pasa desapercibido o se completa de forma informal, y ese descuido genera demoras, contrataciones fuera de perfil y costos evitables.

Esta guía explica qué es una requisición de personal, qué debe incluir el formato, los tipos que existen y cómo completarla paso a paso, con una sección de preguntas frecuentes para resolver las dudas más comunes.

¿Qué es una requisición de personal?

Una requisición de personal es un documento formal mediante el cual un área o jefatura solicita al equipo de Recursos Humanos la cobertura de una vacante, ya sea por un puesto nuevo o por reemplazo de un colaborador. Es el punto de partida oficial del proceso de reclutamiento y garantiza que la necesidad de incorporar talento cuente con autorización y datos suficientes antes de iniciar cualquier búsqueda.

Sin este documento, el equipo de RR. HH. trabaja sin dirección clara, lo que multiplica las iteraciones y alarga el tiempo de cobertura.

¿Qué incluye el formato de requisición de personal?

Un formato de requisición de personal bien estructurado reúne la información mínima que el área de selección necesita para buscar al candidato correcto desde el primer contacto. Los campos esenciales son:

• Nombre del puesto y código de posición (si la empresa utiliza uno).
• Área o departamento que genera la solicitud.
• Jefe directo al que reportará el nuevo colaborador.
• Motivo de la vacante: puesto nuevo, reemplazo, cobertura temporal o expansión de equipo.
• Descripción general de funciones: las responsabilidades principales del rol.
• Requisitos del perfil: formación académica, experiencia mínima, competencias técnicas y blandas.
• Rango salarial aprobado o referencial.
• Fecha de inicio requerida: cuándo se necesita que el colaborador esté operativo.
• Modalidad de trabajo: presencial, remoto o híbrido.
• Cantidad de posiciones a cubrir.
• Firma de aprobación del gerente del área y, según la política de la empresa, de Finanzas o Gerencia General.

Para construir el perfil con mayor precisión antes de completar estos campos, conviene revisar los criterios explicados en nuestra guía de descripción de puestos: conceptos, consejos y plantillas.

Tipos de requisición de personal

No todas las solicitudes responden al mismo motivo. Identificar el tipo permite establecer prioridades y flujos de aprobación diferenciados:

Requisición por reemplazo

Se genera cuando un colaborador renuncia, es desvinculado o se ausenta de forma prolongada. La posición ya existe en el organigrama y el perfil es conocido por el área, lo que normalmente agiliza el proceso.

Requisición por puesto nuevo

Surge cuando la empresa abre una posición que no existía previamente. Requiere una justificación más detallada —impacto esperado, presupuesto adicional— y habitualmente necesita una aprobación de mayor nivel jerárquico.

Requisición temporal o por proyecto

Aplica para cubrir picos de trabajo, proyectos con fecha de cierre o licencias de corta duración. La contratación puede ser directa o a través de un servicio externo, según la duración y el volumen.

Requisición masiva

Se usa cuando se necesita incorporar un alto volumen de colaboradores en un plazo determinado, situación frecuente en retail, logística y manufactura. Exige procesos especializados y herramientas que sostengan ese ritmo de convocatoria.

Cómo completar una requisición de personal: paso a paso

Un formato bien completado reduce las idas y vueltas entre el área solicitante y RR. HH. y acorta directamente el tiempo de cobertura. Seguir este orden ayuda a evitar los errores más comunes.

Paso 1 — Confirmar que la contratación es la solución correcta

Antes de llenar el formulario, el jefe del área debe verificar si la carga de trabajo justifica una nueva incorporación o si puede resolverse redistribuyendo funciones, automatizando tareas o capacitando al equipo actual. Este paso evita solicitudes que no prosperan en la aprobación.

Paso 2 — Definir el perfil con precisión

Completar los requisitos del candidato: formación, experiencia, competencias técnicas y blandas. Evitar pedir condiciones que no son estrictamente necesarias, porque reducen el universo de candidatos sin agregar valor al proceso. Un error frecuente en este paso es sobredimensionar el perfil; los detalles están explicados en el artículo sobre errores al relevar un perfil del puesto en reclutamiento.

Paso 3 — Establecer fechas y condiciones laborales

Indicar la fecha de inicio requerida, el rango salarial y la modalidad de trabajo. Si existe presupuesto aprobado, referenciarlo para agilizar la validación de Finanzas y evitar que la solicitud quede bloqueada en ese paso.

Paso 4 — Obtener las firmas de aprobación

Cada empresa define su flujo de autorización. En algunos casos basta la firma del gerente del área; en otros, se requiere la aprobación de Gerencia General o del área financiera para confirmar el presupuesto. Lo importante es que ese flujo esté documentado y sea consistente.

Paso 5 — Entregar a RR. HH. y abrir el proceso

Con el documento aprobado, el equipo de selección puede publicar la vacante, activar la búsqueda en su base de candidatos y dar inicio formal al proceso de reclutamiento y selección de personal. Sin la requisición aprobada, el reclutador no debería iniciar ninguna acción.

Paso 6 — Dar seguimiento activo

El área solicitante no desaparece después de entregar el formulario. Participa en la validación de los perfiles preseleccionados, en las entrevistas con finalistas y en la decisión final de contratación. Su involucramiento reduce los rechazos de última hora.

Plantilla y formato descargable

Una requisición de personal puede presentarse en distintos soportes: un documento Word estructurado, una hoja Excel con campos predefinidos o un formulario digital integrado al ATS de la empresa.

Nota para el equipo Laborum: esta sección está reservada para incluir el enlace de descarga a la plantilla oficial en formato Excel y Word. Subir los archivos al repositorio de recursos del blog y reemplazar esta nota con el botón de descarga correspondiente.

Si buscas modelos de documentos complementarios para tu área de selección, el artículo con las top 5 plantillas de reclutamiento de personal en Excel reúne formatos listos para adaptar a las necesidades de tu organización.

Preguntas frecuentes sobre la requisición de personal

¿Qué diferencia hay entre una requisición de personal y una orden de contratación?

La requisición de personal la genera el área solicitante y es el punto de partida de la búsqueda. La orden de contratación la emite RR. HH. o el área legal una vez que se seleccionó al candidato y se acordaron las condiciones del empleo. Son documentos distintos dentro del mismo flujo, y uno no reemplaza al otro.

¿Quién debe firmar una requisición de personal?

Depende de la política interna de cada empresa. Como mínimo, la firma el jefe inmediato del puesto solicitado. En organizaciones con controles más estrictos también la valida la Gerencia de RR. HH. y el área de Finanzas para confirmar que el presupuesto está disponible.

¿Con cuánta anticipación debe presentarse una requisición de personal?

Se recomienda presentarla con al menos 4 a 6 semanas de anticipación [verificar dato según industria y nivel del puesto] respecto a la fecha de inicio requerida. Posiciones especializadas o de liderazgo pueden requerir plazos de 2 a 3 meses adicionales.

¿Puede rechazarse una requisición de personal?

Sí. Los motivos más comunes son presupuesto no aprobado, perfil sobredimensionado respecto a las funciones reales, fecha de inicio no viable o necesidad que puede cubrirse internamente con reasignación de tareas.

¿Qué pasa si inicio el reclutamiento sin una requisición aprobada?

El reclutador asume el riesgo de presentar candidatos para una posición que aún no tiene luz verde, lo que puede derivar en procesos cancelados a último momento y deterioro de la experiencia del candidato. La requisición aprobada es la garantía de que la búsqueda tiene respaldo real.

¿Cómo se conecta la requisición con el onboarding?

La información del formato —funciones, fecha de ingreso, jefe directo— alimenta directamente el plan de incorporación del nuevo colaborador. Una requisición bien completada facilita un onboarding de empleados más ágil y estructurado desde el primer día.

Estandarizar el proceso marca la diferencia

La requisición de personal no es un trámite burocrático: es la herramienta que alinea al área solicitante con el equipo de RR. HH. antes de iniciar cualquier búsqueda. Un formato bien completado y aprobado a tiempo reduce los errores de perfil, acorta el tiempo de cobertura y mejora la calidad de las contrataciones.

Si tu empresa todavía gestiona este proceso de forma manual o sin un flujo de aprobación claro, formalizar el documento es el primer paso para ganar eficiencia en todo el ciclo de selección.