Descubre las 5 plantillas clave para un reclutamiento de personal efectivo y aprovecha la tecnología para informes precisos.

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La medición de resultados siempre es motivo de discusión en RRHH. Por ejemplo:

–¿Crees que nos ayude usar People Analytics? ¿Deberíamos intentarlo?

–No estoy segura, tengo miedo de que nos pidan crear informes o métricas que no sé cómo obtener.

–Podríamos reunirnos con TI, explicarles nuestra situación…

–¡Ja! Ellos nunca nos contestan, pareciera que nos han bloqueado. Están ocupados con otras cosas.

–Bueno… ¡A seguir rezándole a San Excel!

Esta conversación refleja un gran problema. Aunque todos los profesionales deben medir sus indicadores, la mayoría desconoce cómo hacerlo eficientemente. Por eso, este blog presenta las 5 plantillas de reclutamiento que un gerente de RRHH debe tener para construir dashboards de People Analytics. Para el final del texto, el lector sabrá qué datos considerar para sus KPIs, qué cambios implementar para recabar estos datos y cómo aprovechar la tecnología para armar reportes efectivos.

¿Cómo ayudan los reportes y el People Analytics?

La gestión del capital humano y la productividad laboral se basan en datos. Por ejemplo, si una empresa quiere reducir su rotación de personal, un buen análisis le ayuda a identificar áreas problemáticas, causas raíz y soluciones. No solo eso. Los reportes permiten hacer seguimiento de la efectividad de lo que se implemente.

Para reconocer qué reportes son útiles, es importante definir las metas planteadas y las tareas que intervienen en estas metas. En función a ello, se identifican las métricas que se desean implementar. En otras palabras, se determinan los KPIs que ayudarán a medir el alcance de este éxito. Si una organización desea mejorar su cultura, las métricas de satisfacción, compromiso y motivación del empleado serán esenciales.

En el contexto del reclutamiento, los reportes y el People Analytics promueven la toma de decisiones informadas. ¿Cómo?

Primero, optimizan la selección de candidatos gracias a la información recogida de los postulantes, en donde se puede identificar sus características, rasgos y habilidades buscadas .

Segundo, reducen el tiempo de contratación, identificando cuellos de botella e ineficiencias en el proceso. ¿De qué manera resolver esto? Agilizando las etapas que toman demasiado tiempo. Esto se puede lograr con la automatización y digitalización de data, gracias al aporte de softwares especializados, como los ATS.

Tercero, se reduce el sesgo de elección. El People Analytics permite que los responsables de la selección se centren en los datos y la información objetiva, en lugar de en su intuición o en la subjetividad de sus opiniones.

Por ejemplo, mediante el análisis de los datos de los candidatos, se pueden identificar patrones de sesgo de selección, como la preferencia por candidatos de un género o una edad determinados. Los responsables de la selección pueden utilizar estos datos para ajustar sus procesos de selección y evitar sesgos futuros.

La cadena Hilton automatiza su reclutamiento gracias a un servidor de RPO digital (RDO). Este le provee dashboards de datos que la compañía usa para su estrategia de People Analytics. Gracias a los insights que generan, Hilton ha incrementado la diversidad de su pool de candidatos y reducido su tiempo de contratación en 90%.

Las 5 plantillas de reclutamiento que debes usar

Excel puede ser una herramienta valiosa para recopilar, analizar y presentar datos importantes para el People Analytics y la toma de decisiones informada.

¡Ojo! Estas plantillas deben ser trasladadas a dashboards para procesarlas de la mejor manera. Una alternativa digital que cumple la misma función son los ATS, ya que incluyen dashboards preconfigurados para plantear y monitorear KPIs.

Estas son 5 plantillas de reclutamiento que se deben usar:

1. Plantilla de levantamiento de perfil

Se usa para generar claridad acerca del tipo de talento que se requiere para cubrir una vacante. Incluye datos como: funciones, requisitos académicos, experiencia previa, competencias, condiciones de trabajo, oferta salarial, preguntas de entrevista, canales preferidos de comunicación, entre otros.

Esta información puede recopilarse de una investigación en el mercado, encuestas a candidatos potenciales, evaluaciones de desempeño del área (para distinguir qué competencias son necesarias) y registros de la empresa.

Tip: Las empresas que contratan un ATS o un RDO disponen de toda esta información en una plataforma centralizada. Como no tienen que recurrir a distintas fuentes de contratación para armar la plantilla, ahorran tiempo y esfuerzo.

2. Plantilla de control de gastos

Se usan para administrar los gastos derivados del área (publicación de vacantes, pruebas psicométricas, evaluaciones técnicas, entrevistas, gastos de reclutadores…). Incluye estos datos:

• Salarios y beneficios (seguros médicos, vacaciones pagadas, etc).

• Costos de reclutamiento y selección (publicidad, pago de agencias, pruebas de habilidades).

• Capacitación y desarrollo, materiales, recursos, costos de viaje.

• Costos de licencias y permisos (licencias de maternidad o paternidad, permisos de enfermedad, permisos de estudios).

• Costos asociados a la tecnología, como herramientas de análisis de datos, softwares de nómina, etc.

• Otros gastos generales, como el alquiler de la oficina, los suministros, servicios de impresión, entre otros.

Algunos de los sistemas que se pueden necesitar para esta plantilla son: Sistemas de seguimiento y asistencia, que registran con precisión los datos de la jornada laboral. O plataformas de gestión de talento, que permiten gestionar costos asociados al reclutamiento. 

3. Plantilla de planificación de vacantes y requerimientos de personal

Permite que los clientes internos soliciten un requerimiento de personal y que el equipo de reclutamiento obtenga la aprobación de finanzas y compensaciones, antes de iniciar el proceso de contratación. Así, se asegura que esté en línea con los objetivos y políticas de la empresa. 

Sirve también para planificar y calcular la capacidad del equipo de reclutamiento. Los datos que se deben tener en cuenta son:

• La estructura de la organización, incluyendo número de departamentos, equipos y niveles jerárquicos.

• Funciones y responsabilidades de cada departamento, para determinar las necesidades de personal, considerando las tendencias del mercado laboral.

• Requisitos de educación, habilidades, experiencias de cada puesto.

• Volumen de trabajo actual y futuro para determinar cuántos empleados serán necesarios para cumplir con los objetivos de la organización, considerando las tasas de rotación de personal.

• Presupuesto de recursos humanos.

Para obtener esta información, es de ayuda contar con un ATS, que contiene bases de datos sobre los procesos de selección pasados de la empresa. Es decir, ofrece patrones como la frecuencia con que se requiere una vacante específica, el perfil que suele requerir la empresa, ¡e incluso un benchmarking de los profesionales disponibles en el mercado (sus competencias, habilidades y background de experiencia y educación)!

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4. Plantilla de estimación de tiempos de contratación

Al utilizar esta plantilla, los gerentes y supervisores pueden identificar cuellos de botella en el proceso de contratación y tomar medidas para abordarlos. También les permite establecer plazos realistas para cada etapa, lo que ayuda a garantizar que se cumplan los plazos de contratación y que se eviten retrasos innecesarios. 

En función de los tiempos programados, la plantilla permite registrar cuánto demoran los procesos en la realidad y obtener indicadores de demora. Los datos necesarios son:

• Descripción detallada del trabajo, habilidades, experiencia y educación requeridas para el puesto.

• Conocimiento sobre las etapas de selección de la organización (cuánto suele demorar en cada actividad). Esto se automatiza con un buen ATS, o contratando un RDO que lleva el proceso de inicio a fin en plazos determinados.

• Demanda del mercado laboral. Es decir, la cantidad de candidatos disponibles y el tiempo que puede tomar encontrar el adecuado.

• Calidad de la oferta de empleo que se está ofreciendo (salario, beneficios, oportunidades de crecimiento profesional).

• Requisitos legales asociados a la contratación de empleados, incluyendo la verificación de antecedentes y documentación adicional.

En este caso, también un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es de ayuda. Facilita a los reclutadores el seguimiento del reclutamiento y la contratación. Además, muchos incluyen herramientas de análisis de datos, para identificar causas raíz de las demoras en el proceso. 

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5. Plantilla de Encuesta de Satisfacción de Candidatos y Clientes Internos

Esta plantilla se utiliza para recolectar y analizar información acerca de la experiencia de los candidatos y clientes internos. Se realiza durante el proceso de contratación y luego de 3 meses, para evaluar si se formó una relación de trabajo satisfactoria entre la nueva contratación y su jefe.

Son necesarios estos datos:

• Datos de identificación, como nombres, cargo, fecha de encuesta, etc.

• Experiencia del candidato, que se obtiene del feedback obtenido a lo largo del proceso (sobre todo si se ha usado un ATS, por ejemplo, que ayuda a registrar los comentarios realizados por el entrevistador o entrevistado durante todo el proceso de selección).

• Expectativas del candidato o el cliente interno, esto ayudará a fijar una meta esperada para los KPIs.

• Recomendaciones para el proceso.

• Información demográfica, como edad, género, nivel educativo, experiencia laboral.

Para esta plantilla, contratar un RDO es un gamechanger. Los RDO no solo automatizan y digitalizan el reclutamiento, también extraen insights acerca del proceso para identificar áreas de mejora. Esta información es entregada al cliente interno, de modo que juntos optimicen la experiencia de ambos, la empresa y los candidatos.

Tips para armar buenos reportes para People Analytics

1. Antes de comenzar a armar el reporte, es importante identificar su objetivo y definir los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que se van a medir. Esto ayudará a asegurarse de que esté enfocado en los resultados que se buscan.

2. Utilizar visualizaciones de datos efectivas (gráficos, tablas…). Estas pueden ayudar a presentar la información de manera clara y efectiva. Es importante asegurarse de que sean fáciles de leer e interpretar.

3. Incluir una sección de análisis que identifique las principales tendencias y áreas de oportunidad para reducir costos.

4. Incluir una sección de recomendaciones para mejorar la eficiencia y reducir costos en la gestión de RRHH.

5. Comunicar los hallazgos clave de manera clara y concisa. Esto puede incluir la identificación de tendencias, patrones o áreas de mejora en los datos.

6. Presentar los datos en relación con el objetivo del reporte, las metas y los KPIs, y proporcionar información adicional cuando sea necesario para garantizar que los datos se interpreten de manera adecuada en el contexto.

7. Adaptar el reporte al público objetivo. Por ejemplo, si el reporte se presenta a altos ejecutivos, se puede utilizar un lenguaje más estratégico y presentar los datos de una manera más visualmente atractiva. Si el reporte se presenta a los miembros del equipo de RRHH, se pueden incluir detalles más específicos sobre los procesos y las actividades.

8. Actualizar y mantener la consistencia en los datos y las visualizaciones de los informes. De esta manera, se puede realizar un seguimiento del progreso y los cambios a lo largo del tiempo.

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Una empresa que aplica estos tips es Google. Utiliza una variedad de KPIs para sus reportes de People Analytic (tasas de rotación, tiempos de contratación, diversidad e inclusión y compromiso de los empleados). Gracias a su software de seguimiento, ofrece visualizaciones efectivas con gráficos dinámicos, para presentar la información de manera clara con todos sus públicos.

Conclusión

Las plantillas de gestión de RRHH son muy valiosas, ya que permiten recopilar y analizar información sobre determinados procesos y políticas. Esto, a su vez, mejora la eficiencia del área y aumenta la satisfacción y retención de los empleados.

Antes de empezar el People Analytics, para tomar decisiones informadas, es importante registrar los datos de las 5 plantillas recomendadas.

Si no se dispone de tiempo para realizar estas mediciones, existen alternativas como los RDO. Estos proveedores no solo asumen las actividades operativas del reclutamiento. Además, digitalizan el proceso, por lo que extraen insights y analytics que entregan al cliente interno.

Los ATS también son útiles, ya que recaban información para que el equipo de RRHH cree dashboards de indicadores. Algunos incluso incorporan dashboards preconfigurados para los KPIs más importantes.

Si eres de quienes prefiere obtener el paquete completo (con un RDO), te recomendamos aprender más sobre sus ventajas y desventajas. Entérate de las alternativas disponibles en el mercado para elegir la más adecuada a tu empresa.

¿Quieres saber más? Lee este blog sobre otras opciones “Cómo elegir la mejor empresa de reclutamiento y selección de personal”