Estas son las 10 plataformas digitales que las grandes empresas utilizan para optimizar su gestión de los recursos humanos.

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• En términos de reclutamiento, no hay presencia digital en redes ni portales de empleo, lo que se traduce en un bajo número de candidatos por vacantes.
• En términos de mediciones, no hay aún KPIs establecidos para medir el desempeño de los trabajadores y de los procesos.
• En términos de almacenamiento de datos, no existe una fuente central para almacenar los cientos de datos que día a día gestiona el área
• En términos de clima laboral, el último semestre los resultados han arrojado una percepción negativa de la empresa
• En términos de rotación de personal, el último trimestre el índice de rotación ha incrementado en un 5%, siendo gran porcentaje de ellas a causa de una renuncia voluntaria.
• En términos de productividad del área, a pocos meses de que acabe el año, sólo se han logrado cumplir 2 de los 10 objetivos anuales: Se cumplió la cobertura de vacantes en más de un 80% y la satisfacción del pago puntual de la nómina.

Esta es la situación de un área de RR.HH. que aún sigue amarrada a manejar todos sus procesos de manera manual. Un área que aún confía en que los apuntes en notas o post-it son el mejor medio para hacer los reportes anuales. Un área que confía en que recordará todo lo que evaluó de un candidato en un futuro lejano, si es que lo vuelve a necesitar.

Existen muchos motivos por los que una empresa sigue trabajando manualmente:

• Desconocen sobre las herramientas digitales que ya existen en la actualidad y las ventajas que ofrecen.
• Tienen temor a encargar a un dispositivo tecnológico su valiosa información.
• Consideran que el avance tecnológico es sinónimo de una fuerte inversión (que no tienen…).

Es momento de enfrentar los miedos que hacen a una organización trabajar de modo manual, cuando las grandes empresas ya usan tecnologías digitales.

Este blog expone todos los procesos de Recursos Humanos que pueden ser digitalizados y automatizados gracias a los poderes tecnológicos. Además, detalla qué herramientas existen para cada uno de esos procesos y qué ventajas hay en contar con una plataforma en el área de Recursos Humanos.

¿Qué procesos pueden ser digitalizados en un área de Recursos Humanos?

1. Gestión de tiempo y asistencia:  La digitalización permite a los empleados registrar sus horas de trabajo, solicitar permisos, descansos médicos y vacaciones a través de la misma plataforma. Estas solicitudes llegan como alertas o notificaciones a los gerentes para que revisen la información de la solicitud y aprueben o denieguen lo solicitado. También pueden generar informes automatizados para ayudar a los líderes a monitorear la asistencia y el tiempo de los empleados.

2. Procesos de reclutamiento y selección: Las plataformas de reclutamiento pueden automatizar estos procesos gracias a su tecnología. Esta permite publicar ofertas de empleo en línea y en múltiples fuentes simultáneamente, almacena y centraliza la información de todos los candidatos interesados en la vacante de manera segura, cuenta con formularios personalizados para hacer el prefiltro de los candidatos, también tiene funcionalidades como el filtrado automático de CVs, secciones de reportería y seguimiento de los candidatos. Además, permite la programación y ejecución de evaluaciones y entrevistas en línea.

3. Proceso de nómina y compensaciones: Las plataformas digitales permiten registrar el pago de nóminas de los trabajadores. Suelen incluir funciones como la gestión de sueldos y salarios, la gestión de impuestos y deducciones, la generación de cheques de pago, la generación de informes financieros y la generación de boletas para los empleados. Algunas más sofisticadas ya cuentan con integraciones con los sistemas de contabilidad y finanzas.

4. Proceso de gestión de beneficios: Estos softwares permiten a los empleados acceder a la información desde un aplicativo sobre los beneficios, descuentos, cupones o paquetes de alimentación o recreación que tienen disponibles por formar parte de la empresa y por algunos méritos adicionales. También permiten al área de RRHH monitorear los costos de los beneficios y los ayuda a cumplir con las regulaciones relacionadas con los beneficios. Por ejemplo, puede ayudar a las empresas a cumplir La ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEO) al proporcionar información sobre los beneficios disponibles de los empleados y así garantizar un acceso equitativo a estos. 

5. Proceso de capacitación y desarrollo: Estas plataformas permiten a las empresas crear y asignar programas de capacitación en línea, además de monitorear su progreso, verificar la asistencia y medir el impacto de la capacitación en el desempeño de los empleados. También tienen funcionalidades como el desarrollo de planes de carrera y los planes de crecimiento para los empleados. 

¿Qué plataformas disponibles hay para cada uno de los procesos?

En gestión de tiempo y asistencia

Algunas de las más conocidas en el mercado son:

• TSheets y Replicon: Una plataforma de seguimiento de tiempo y asistencia en tiempo real, que permite a los empleados registrar sus horas de trabajo y solicitar vacaciones en línea, mientras que los gerentes pueden revisar y aprobar estos registros desde una plataforma en línea.

• Deputy y When I work: Su valor agregado es el enfoque en la gestión de turnos y la programación de trabajadores.

• ClockIn Portal: Su valor agregado es que hace seguimiento de las horas trabajadas, vacaciones y permisos. Además, genera informes automatizados.

  En reclutamiento y selección

  
  

• Plataformas de búsqueda de empleo: Lugares donde los candidatos buscan ofertas de trabajo y pueden aplicar en línea. Algunos ejemplos populares son Indeed, LinkedIn, Hiring Room, Laborum, entre otros.

• Plataformas de evaluación: Ayudan a las empresas a evaluar habilidades y conocimientos de los candidatos mediante cuestionarios, pruebas y evaluaciones técnicas. Algunos ejemplos populares son Evaluar, Hirevue, Test Gorila, entre otros.

• Plataformas de video entrevistas: Permiten a las empresas realizar entrevistas de trabajo a través de videoconferencia. Algunos ejemplos populares son Zoom, Skype, Google Meet, entre otros.

• Plataformas de selección automatizadas: Utilizan algunos algoritmos para automatizar la selección de los candidatos y crear una lista de los mejores a través de la identificación de patrones. Algunos ejemplos son Mya, Hirevue Insights, entre otros.

• Plataformas de referencia: Permiten a las empresas recolectar y verificar referencias de los candidatos. Algunos ejemplos son Chekster, SkillSurvey, entre otros

• Applicant Tracking System (ATS): Los sistemas de gestión de candidatos son plataformas digitales diseñadas para facilitar y automatizar el proceso de reclutamiento y selección. La ventaja y factor diferencial de esta plataforma es que soporta el proceso de reclutamiento y selección end to end. Los ATS van desde la publicación de ofertas de trabajo en línea, la recolección y almacenamiento de CVs, programación de entrevistas y el seguimiento del progreso del proceso de selección. Algunos más conocidos son Workable y Lever.

  En nómina y compensaciones

  
  

• Sistema de nómina en línea: Automatiza los procesos de nómina y compensación. Algunas plataformas son ADP GlobalView, SAP Success Factors, Gusto, entre otros.

• Software de contabilidad: Ayuda a las empresas a llevar un control de sus finanzas, entre ellas las nóminas y generar informes financieros. Algunas plataformas son Xero, Sage, Microsoft Dynamics GP, entre otros.

• Aplicaciones móviles: Se descargan en dispositivos móviles y permiten a los empleados acceder a sus informes de nómina, solicitar vacaciones o verificar estados de pago. Algunas apps son: ADP Mobile, Gusto, SAP SuccessFactors, entre otros.

• Plataformas de gestión de beneficios: Se integran estas plataformas con la gestión de la nómina y permiten a los empleados acceder a visualizar su paquete de beneficios en tiempo real. Zenefits, ADP, Benefitfocus, Sodexo, entre otros.

• Gestión de compensaciones: Plataformas dedicadas a establecer y monitorear los salarios y compensaciones de los empleados. Algunas son: Mecer, SAP, entre otros

  En capacitación y desarrollo

  

• Plataformas de aprendizaje en línea: plataformas que ofrecen cursos y programas de capacitación en línea. Ejemplos populares son Coursera, Udemy, LinkedIn Learning, Skillsoft, entre otros.

• Plataformas de gestión de aprendizaje: plataformas que ayudan a las empresas a planificar, implementar y monitorear programas de capacitación. Ejemplos populares son Docebo, Talentsoft, SAP SuccessFactors, entre otros.

• Herramientas de creación de contenido: permiten a los instructores y desarrolladores de capacitación crear y compartir contenido personalizado. Ejemplos populares son Articulate, Adobe Captivate, entre otros.

• Plataformas de evaluación: permiten a las empresas evaluar el desempeño de los empleados y medir el impacto de la capacitación. Ejemplos populares son Talentsoft, SAP SuccessFactors, entre otros.

• Plataformas de gamificación: utilizan elementos de juego para motivar a los empleados a aprender y desarrollarse. Ejemplos populares son Bunchball, Big Door, entre otros.  

05 beneficios que se obtienen al contar con una plataforma en el área de RRHH.

1. Ahorro de tiempo y reducción de costos: Reduce el tiempo y el esfuerzo requerido para realizar tareas como el reclutamiento, la nómina y la gestión de beneficios. También reduce la probabilidad del error humano y la necesidad de utilizar papeles.

2. Mayor eficiencia: Permiten a las empresas llevar un control más preciso de los procesos.

3. Mayor satisfacción del empleado: Permiten a los empleados acceder a información relevante y realizar solicitudes en línea, lo que puede mejorar su experiencia y su satisfacción.

4. Acceso a información en tiempo real: Se puede acceder a información en tiempo real sobre el desempeño de los empleados y el progreso de los procesos, lo que ayuda a tomar decisiones más rápidas y precisas.

5. Mejora en la seguridad de la información: Algunas plataformas digitales ofrecen medidas de seguridad para proteger la información confidencial de los empleados y obedecer las regulaciones de privacidad y cumplimiento.

Antes  de adquirir uno de ellos, hay que considerar lo siguiente:

1. Es indispensable responder a las necesidades específicas de la empresa (si no las resuelve, hay una alta probabilidad de que sea una compra en vano).

2. Evaluar que la plataforma tenga integración con otros sistemas

3. Debe ser flexible y escalable. Estas son 02 características de una buena tecnología, debe adaptarse a los cambios y a futuras necesidades.

4. Debe ser fácil de usar. Si esto no ocurre, es probable que exista mayor aversión hacia el mundo digital, los miembros del equipo preferirán sus métodos tradicionales

5. Verificar que cuenten con un área de soporte disponible en el lugar de residencia del equipo y a tiempo completo.

6. No tener sesgos por los precios. Ya se ha mencionado que hay cientos de proveedores y todos varían en costos, funcionalidades. No todos son baratos, no todos son caros y no todos son malos. ¡Se debe investigar, cotizar, comparar y comprar!

En conclusión, la digitalización ha sido creada para que las áreas de las empresas dejen de dedicar tanto tiempo a las tareas operativas y puedan comenzar a hacer proyectos buenísimos, como People Analytics, marca empleadora o Business Intelligence.  Si ya estás evaluando contratar una plataforma en reclutamiento y selección, conoce más de los ATS en este artículo: 02 buenas alternativas de reclutamiento externo .