Define alcance, custodia, entrevistas, defensa, hallazgos, decisiones y conservación en una investigación interna.

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Una investigación interna debe buscar hechos, no confirmar una conclusión elegida. El expediente tiene que proteger al denunciante, respetar defensa y conservar evidencia sin circular datos por toda la organización.

La metodología se ajusta al tipo de denuncia y a las vías legales aplicables.

Aviso: este contenido es informativo y no sustituye asesoría penal, laboral, corporativa o de privacidad. Coordina con especialistas ante delitos, hostigamiento, SST u otros regímenes específicos.

Admisión, alcance y conflicto de interés

Registra denuncia original, fecha, canal, personas, hechos, riesgos y evidencia. El triage decide competencia, urgencia, medidas y alcance inicial; no la culpabilidad.

La Ley 30424 actualizada y el Reglamento enmarcan investigaciones asociadas al modelo de prevención. Otros casos siguen procedimientos propios.

Carta de encargo

Define preguntas, periodo, entidades, investigador, autoridad, entregables, confidencialidad y restricciones. Revisa conflictos por jerarquía, relación, participación previa o interés económico.

Si el encargado de prevención o RR. HH. está involucrado, designa una vía independiente. Registra la decisión sin divulgar la denuncia.

Plan de investigación y custodia de evidencia

Construye hipótesis alternativas, fuentes, entrevistas, documentos, sistemas y cronograma. Prioriza evidencia volátil: mensajes, cámaras, logs o accesos.

Los lineamientos de la SMV describen canal, investigación y protección dentro del procedimiento de denuncia.

Preserva sin modificar. Registra origen, recolector, fecha, copia, huella cuando corresponda y transferencias. No accedas a cuentas personales o dispositivos sin autoridad y análisis.

Repositorio restringido

Separa evidencia original, copias de trabajo, actas, análisis e informe. Usa permisos individuales, logs y cifrado. Prohíbe descargas a equipos personales.

Documenta evidencia no obtenida y razón. Ausencia no equivale a ocultamiento.

Entrevistas, privacidad y derecho de defensa

Planifica orden y preguntas abiertas. Entrevista por separado, explica rol, uso, confidencialidad y prohibición de represalia. No prometas secreto absoluto si la defensa requiere conocer hechos.

La persona investigada debe conocer imputaciones con precisión suficiente y tener oportunidad real de responder y aportar evidencia, conforme al procedimiento aplicable.

El nuevo Reglamento de Protección de Datos Personales exige finalidad y seguridad. Comparte solo lo necesario.

Acta verificable

Registra fecha, participantes, preguntas, respuestas y documentos ofrecidos. Permite revisar o formular observaciones. No reescribas el relato para hacerlo más contundente.

Evalúa credibilidad con hechos y contexto, no con estereotipos de conducta. Contrasta contradicciones y explica su relevancia.

Hallazgos, decisión y medidas

Separa hecho, evidencia, análisis, estándar aplicado y conclusión. Distingue probado, no probado, inconcluso y fuera de alcance. “No probado” no significa denuncia falsa.

El informe identifica limitaciones y conflictos resueltos. La autoridad competente toma decisión; el investigador no debe imponer sanción si no le corresponde.

Las medidas pueden ser disciplinarias, correctivas, de control, protección, capacitación o remisión. Cada una necesita responsable, fecha y eficacia.

Errores frecuentes:

• investigar para confirmar una versión;
• dejar que una persona involucrada dirija;
• copiar evidencia sin custodia;
• entrevistar en grupo;
• negar detalle suficiente para defenderse;
• declarar falsa una denuncia no probada.

Conservación, acceso y lecciones del caso

Comunica resultados con el alcance permitido. El denunciante puede recibir estado y cierre sin acceder a datos personales o sanciones más allá de lo aplicable.

Revisión de calidad del informe

Una persona que no investigó comprueba alcance, evidencia citada, contradicciones, estándar, defensa y limitaciones. Cada conclusión debe apuntar a hechos verificables. Corrige errores mediante versión nueva, no reemplazo silencioso.

Verifica que recomendaciones correspondan a causas. Una capacitación genérica no corrige un conflicto de interés o control financiero débil.

Gestión de evidencia digital

Documenta herramientas, consultas, filtros y exportaciones. Conserva originales y metadatos; trabaja sobre copias. Limita búsqueda por cuentas, términos y fechas autorizadas.

Si un proveedor aloja evidencia, registra solicitud, zona horaria, formato y cadena. Una captura de pantalla aislada puede omitir contexto.

Medidas de protección

Evalúa durante toda la investigación, no solo al recibir. Nuevas entrevistas o accesos pueden revelar identidad. Ajusta comunicación, separación de funciones o contacto.

Registra no represalia y un canal de alerta. La medida debe tener responsable, revisión y fecha de cierre.

Casos paralelos

Una denuncia puede activar procedimiento laboral, penal, datos o SST. Define quién coordina y qué expediente conserva cada evidencia. No frenes una obligación externa porque la investigación interna sigue abierta.

Evita decisiones contradictorias: comparte hechos confirmados con acceso mínimo y registra la fuente. Mantén estándares y competencias separados.

Lección y verificación

Extrae debilidad, control, responsable, fecha e indicador. El informe anonimizado no debe permitir deducir identidades por cargo único o detalle.

Después de implementar, prueba el control. Si falla, reabre la acción correctiva, no la conclusión del caso salvo nueva evidencia.

Cierre comprensible para las partes

Prepara comunicaciones distintas para quien reportó, la persona investigada y los responsables de las medidas. Cada una debe explicar el estado, el alcance que puede revelarse, los canales de consulta y la prohibición de represalias, sin copiar el informe completo. Evita prometer confidencialidad absoluta si existen deberes de comunicación o defensa.

Registra fecha, medio y recepción. Si una parte cuestiona el proceso, conserva su observación y responde sobre el procedimiento sin improvisar nuevos fundamentos. El cierre no exige exponer sanciones o datos de terceros; exige demostrar que el reporte fue tratado, que la decisión tuvo base y que las medidas cuentan con seguimiento.

Define conservación por norma, litigio y necesidad; restringe acceso y elimina copias de trabajo. Mantén una versión ejecutiva anonimizada para tendencias.

La orientación de la SMV sobre el modelo ofrece recursos actualizados. Extrae debilidades del control y asigna mejoras.

Control de cronología y contradicciones

Construye una línea de tiempo que cite la evidencia de cada hito y diferencie fecha del hecho, fecha del registro y fecha de obtención. Cuando dos fuentes no coincidan, conserva ambas versiones y formula una pregunta de verificación; no ajustes el relato para que encaje con la conclusión preliminar.

Usa la cronología para preparar entrevistas y detectar periodos sin información. Una segunda persona revisa saltos, zonas horarias y documentos creados después del evento. El informe debe explicar las contradicciones relevantes y el peso asignado, sin afirmar certeza donde solo existe una inferencia. Este control reduce sesgos y facilita el derecho de defensa.

Integra el expediente con cómo ordenar una queja por hostigamiento sexual, la guía para documentar hostilidad laboral y la política de acceso y retención de datos.

Una investigación defendible explica qué buscó, qué encontró, qué no pudo confirmar y cómo protegió los derechos durante todo el proceso.