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Ahorrar tiempo y dinero, mejorar la eficiencia y precisión en la selección de personal, y aumentar la visibilidad y alcance de las búsquedas de talento: Por estas y muchas otras razones optimizar los procesos de reclutamiento y selección es una obligación. Una forma de hacerlo es centralizando varios portales y bolsas laborales al proceso de reclutamiento y selección en una única herramienta. A continuación, se profundizará los obstáculos del proceso de reclutamiento y cómo la centralización en un software de reclutamiento (ATS) ofrece una serie de beneficios a las empresas para encontrar los mejores candidatos para sus puestos de trabajo.

Principales obstáculos en el proceso de reclutamiento y selección de personal

Cuando el área de recursos humanos inicia un proceso de reclutamiento y selección de personal, se enfrenta a una serie de problemas que afectan el tiempo y los recursos que podrían haberse destinado a otras actividades. Entre los principales obstáculos que conlleva este proceso se encuentran los siguientes:

1. Información diseminada: Usualmente, la gran mayoría de los CVs e información necesaria para la selección se encuentra dispersa en discos duros o drives, haciendo imposible la reutilización para búsquedas posteriores similares.

2. Seguimiento a los candidatos: ¿Cuántas veces se le pide a los candidatos que creen un usuario? ¿Avanzó el candidato en su evaluación? Seguir el proceso de selección de personal a través de varias plataformas o en un excel aumenta la posibilidad de errores y confusión por la falta de buena trazabilidad en línea.  

3. Seguimiento al proceso de reclutamiento: ¿Cuáles son mis indicadores y cuánto tiempo demora en cerrar un proceso? ¿Están postulando candidatos de las mejores universidades? ¿Cuáles son mis fuentes de reclutamiento más efectivas? ¿Cuántas veces los reclutadores entran a drive, correo electrónico, evaluaciones psicológicas para mirar el CV o los resultados de un candidato? Llevar el seguimiento del proceso de selección a través de varias plataformas impide mantener una visión general del proceso.

   

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Todos estos problemas conllevan a que los reclutadores destinen mucho más tiempo y esfuerzo en encontrar a los mejores candidatos para la empresa. Esto último no contempla los otros problemas que como equipo interno de Recursos Humanos deben lidiar.

4 Motivos para centralizar toda la documentación en un solo lugar

La centralización en un solo software de reclutamiento y selección o ATS, proporciona numerosos beneficios, tanto para las empresas como para los candidatos. Entre los principales beneficios se encuentran los siguientes:

1. Ahorro de tiempo y esfuerzo: Un software de reclutamiento centraliza el proceso de selección de personal (end-to-end). Por lo tanto, no será necesario perder el tiempo logueandose en uno y otro lugar para publicar la vacante, encontrar el CV o, incluso, ver los resultados de la evaluación psicométrica de un candidato.

2. Mayor visibilidad y alcance: Al utilizar un único software de reclutamiento o ATS que tenga la funcionalidad de Multiposting, hace más fácil para las empresas llegar a una audiencia más amplia de candidatos, ya que sus ofertas de empleo son más visibles que cualquier otra, pues su vacante aparece en todos los portales seleccionados.

3. Mayor eficiencia y precisión en la selección de personal: Todas las evaluaciones técnicas, psicométricas y de competencias en un mismo lugar permiten comparar candidatos y tomar una decisión más rápida. Además, aprender a usar un único software de reclutamiento resulta más fácil para las empresas y candidatos, pues permite que la información fluya de una etapa a otra del proceso de selección de personal. 

4. Revisar el historial de un proceso de selección de personal y reutilizar los datos para uno nuevo: Si se conserva a los candidatos en una base de datos ordenada, se cuenta con lo siguiente: resultados de las evaluaciones y las pruebas, entrevista por competencias grabada, y opiniones de los clientes internos que los evaluaron: ¿por qué se lanza un proceso de selección de cero? ¿No sería mejor tener todo centralizado y llamar a los mejores de tu propia base de datos?

En resumen, la centralización en softwares de reclutamiento y selección de personal o también conocidos como ATS, proporciona una serie de ventajas a nivel de tiempo y esfuerzo que impactan positivamente en su búsqueda por nuevos candidatos.

¿A qué empresas les beneficia?

Centralizar evaluaciones y documentos es beneficioso para cualquier tipo de empresa. Hay muchas que han implementado medidas para mejorar y optimizar sus procesos de reclutamiento y selección. A continuación, se mostrará algunos ejemplos de empresas:

• Talma: La empresa de gestión logística y aeroportuaria ha implementado una serie de iniciativas con un RDO para mejorar su proceso de reclutamiento de personal operario y masivo. Este sistema incluye información de postulantes en una única base de datos con documentos legales (provistos por el gobierno) y herramientas para el seguimiento en línea y comunicación masiva.

• Interseguro: La empresa de aseguramiento perteneciente al grupo Intercorp utiliza en una misma plataforma herramientas de evaluación en línea y la grabación de sus entrevistas por competencias que, finalmente, son compartidas con el evaluador del puesto.

• Farmacias Peruanas: Una de las empresas retail más grandes de la región ha desarrollado, en sociedad con un RDO, una herramienta de selección de candidatos automatizada llamada "Fa-Pe Engine" que utiliza algoritmos para evaluar en una base de datos a millones de candidatos y seleccionar a los mejores para entrevistas.

En resumen, la centralización de los documentos de reclutamiento de personal puede ser beneficiosa, ya que permite una mayor facilidad de acceso, gestión, seguridad y eficiencia en el proceso de selección y contratación de personal.

¿Qué etapas se pueden centralizar en un solo ATS?

• Publicación de vacantes: Ahora, existe tecnología para publicar y llegar a una audiencia de candidatos mayor desde un ATS con un solo clic.

• Evaluación de candidatos: Un ATS que incluye herramientas de evaluación automatizadas para un proceso más eficiente y preciso.

• Gestión de los documentos de candidatos: Ahora, existe una única plataforma para almacenar de forma centralizada los documentos del proceso de selección de personal y entregarlos ordenadamente a los responsables del onboarding a la hora de la contratación.

Recomendaciones para implementar un ATS en una empresa

1. Definir los objetivos y necesidades: No todas las plataformas cuentan con las mismas evaluaciones, posibilidad de almacenar, administrar documentos, capacidad de grabar comunicaciones y entrevistas de los candidatos. Por eso es importante saber qué necesidades tiene la empresa, en términos de centralización de documentos, a fin de elegir un software de reclutamiento (ATS) que se ajuste a los requisitos y necesidades.

2. Investigar las opciones disponibles: Se debe entender que hay una gran variedad de ATS que están disponibles en el mercado, con virtudes y defectos. Es indispensable investigar y comparar opciones, características y precios para encontrar la más idónea.

3. Considerar la facilidad de uso: Toda nueva tecnología requiere de capacitación y adopción. La capacitación es la inversión que se realiza para entrenar a los empleados y dar soporte a los candidatos para que usen bien la herramienta. La adopción es el costo que se incurre cuando se hace gestión del cambio y se supera la idea de hacer las cosas de la manera tradicional.

4. Adecuarse al proceso actual: Muchas plataformas exigen que se adecúen los procesos de selección de personal. Sin embargo, la empresa no se debe adecuar a la nueva tecnología, pues el software debe ser suficientemente flexible y funcionar con los procesos y documentos existentes.

En conclusión, una alternativa interesante si no se quiere comprar un ATS, pero se desea centralizar todo el proceso de reclutamiento, es contratar una empresa de reclutamiento que trae un ATS y que garantice que, al término del contrato, le dejará toda la base de datos a sus clientes para futuras ocasiones.

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