Constancia y certificado de trabajo: cómo emitirlos (modelo)
Guía para empleadores: diferencias entre constancia y certificado de trabajo, qué deben y no deben incluir, y modelos listos para usar en tu empresa.
Cuando un colaborador deja la empresa —o simplemente necesita acreditar su vínculo laboral para un trámite— tarde o temprano el área de Recursos Humanos recibe la misma solicitud: “necesito mi constancia” o “necesito mi certificado de trabajo”. Aunque en el día a día muchas personas usan ambos términos como sinónimos, para el empleador conviene tener claro qué documento corresponde emitir en cada caso, qué información debe contener y qué es mejor no incluir para evitar problemas legales.
En esta guía te explicamos, desde el lado del empleador, la diferencia entre constancia y certificado de trabajo, cuándo corresponde emitir cada uno y te dejamos dos modelos listos para adaptar a tu empresa.
Constancia de trabajo vs. certificado de trabajo: la diferencia real
En la práctica peruana, ambos términos suelen usarse indistintamente para referirse al documento que acredita que una persona trabajó o trabaja en tu empresa. Sin embargo, cuando una empresa quiere ser precisa en su gestión documentaria, conviene distinguirlos por el nivel de detalle que incluyen:
- Constancia de trabajo: acredita hechos objetivos y verificables del vínculo laboral —quién es el trabajador, qué cargo tuvo, en qué fechas— sin entrar en descripciones de funciones ni evaluaciones de desempeño. Es el documento que más se pide para trámites bancarios, de vivienda o migratorios.
- Certificado de trabajo: contiene la misma información que la constancia, pero añade una descripción de las funciones o responsabilidades que desempeñó el trabajador en el cargo. Algunas empresas también incluyen una breve mención al desempeño, aunque esto es opcional y debe manejarse con cuidado (lo explicamos más abajo).
Tabla comparativa
| Aspecto | Constancia de trabajo | Certificado de trabajo |
|---|---|---|
| Qué acredita | Existencia del vínculo laboral, cargo y fechas | Vínculo laboral, cargo, fechas y funciones desempeñadas |
| Cuándo se usa | Trámites bancarios, migratorios, de vivienda, verificación de antecedentes | Postulaciones a nuevos empleos, portafolios profesionales, trámites que requieren detalle de experiencia |
| Incluye funciones desempeñadas | No | Sí |
| Incluye valoración de desempeño | No | Opcional, con cuidado |
| Nivel de detalle | Básico | Ampliado |
| Formato | Breve, una página | Puede extenderse un poco más si se detallan funciones |
Si tu empresa emite ambos documentos de forma diferenciada, es más fácil responder con precisión cuando el trabajador especifica para qué necesita el documento. Si no diferencias, lo más seguro es entregar siempre la versión con funciones (el certificado), ya que cubre ambos usos.
¿Cuándo debe emitirlos el empleador?
Como empleador, debes emitir la constancia o el certificado de trabajo cuando el trabajador lo solicita, tanto durante la relación laboral vigente como al finalizar el vínculo, sin importar el motivo del cese —renuncia, término de contrato, mutuo disenso u otro—. Es una obligación del empleador entregarlo cuando el trabajador lo pide, especialmente al término de la relación laboral [verificar dato].
Algunas recomendaciones operativas para tu equipo de RRHH:
- Ten un formato estandarizado listo. No esperes a que llegue la solicitud para improvisar el documento desde cero; ten una plantilla aprobada por el área legal.
- Define un responsable de firma. Puede ser el representante legal, el gerente de RRHH o quien la empresa designe formalmente.
- Registra la entrega. Guarda copia del documento emitido y, de ser posible, un cargo de recepción firmado por el trabajador. Esto te protege ante reclamos posteriores.
- No condiciones la entrega. No es recomendable atar la emisión del documento a la firma de otros papeles o a la devolución de bienes, salvo que exista un proceso de liquidación pendiente que lo justifique.
Si además del documento el trabajador está pasando por el cierre de su vínculo laboral, revisa también cómo calcular correctamente los montos que le corresponden en liquidación de beneficios sociales en Perú, y ten presente el tipo de contrato bajo el cual trabajó, ya que puede afectar los conceptos a liquidar; puedes repasarlo en tipos de contrato de trabajo en Perú.
Qué debe contener el documento (y qué NO debe incluir)
Contenido mínimo recomendado
Independientemente de si emites una constancia o un certificado, el documento debería incluir:
- Membrete o encabezado con la razón social de la empresa y su RUC.
- Nombre completo del trabajador y número de DNI.
- Cargo o puesto desempeñado.
- Fecha de ingreso y, si ya terminó el vínculo, fecha de cese.
- Tipo de contrato (a plazo fijo, indeterminado, etc.), si aplica.
- Fecha de emisión del documento.
- Firma y sello del representante autorizado.
En el certificado, además, se agrega un párrafo con las principales funciones o responsabilidades del cargo.
Lo que no debes incluir
Este es el punto donde más cuidado debe tener el área de RRHH: la constancia y el certificado de trabajo no deben contener valoraciones negativas sobre el desempeño del trabajador ni motivos de cese que puedan perjudicarlo en futuros procesos de selección u otros trámites. Evita frases como “cese por bajo rendimiento”, comentarios sobre conflictos internos o cualquier apreciación subjetiva desfavorable.
Si el motivo del cese es relevante para el trámite que solicita el trabajador, limítate a consignarlo de forma neutral (por ejemplo, “término de contrato” o “renuncia voluntaria”) sin agregar juicios de valor. Si tu empresa quiere emitir una evaluación más completa del desempeño —positiva, con fines de referencia laboral—, ese es el propósito de una carta de recomendación, no de la constancia ni del certificado. Puedes ver ejemplos y plantillas en carta de recomendación laboral: ejemplos y plantillas.
Nota informativa: este artículo tiene fines orientativos y no reemplaza la asesoría de un especialista legal o laboral. Ante dudas sobre casos específicos, consulta con tu equipo legal antes de emitir documentos que puedan tener implicancias legales.
Modelo de constancia de trabajo
Puedes adaptar este modelo al membrete y formato de tu empresa:
[Razón social de la empresa] RUC N.° [número de RUC] [Dirección de la empresa]
CONSTANCIA DE TRABAJO
[Nombre de la empresa], con RUC N.° [número], deja constancia que:
El(la) señor(a) [nombre completo del trabajador], identificado(a) con DNI N.° [número], prestó servicios en nuestra empresa desempeñando el cargo de [cargo], bajo la modalidad de [tipo de contrato: plazo indeterminado / plazo fijo / otro], desde el [fecha de ingreso] hasta el [fecha de cese] / hasta la actualidad.
Se expide la presente constancia a solicitud del(la) interesado(a), para los fines que estime conveniente.
[Ciudad], [fecha de emisión]
_______________________ [Nombre del representante autorizado] [Cargo] [Sello de la empresa]
Modelo de certificado de trabajo
Este modelo agrega la descripción de funciones desempeñadas:
[Razón social de la empresa] RUC N.° [número de RUC] [Dirección de la empresa]
CERTIFICADO DE TRABAJO
[Nombre de la empresa], con RUC N.° [número], certifica que:
El(la) señor(a) [nombre completo del trabajador], identificado(a) con DNI N.° [número], laboró en nuestra empresa desempeñando el cargo de [cargo], bajo la modalidad de [tipo de contrato], desde el [fecha de ingreso] hasta el [fecha de cese] / hasta la actualidad.
Durante su permanencia, sus principales funciones fueron:
- [Función 1] - [Función 2] - [Función 3]
Se expide el presente certificado a solicitud del(la) interesado(a), para los fines que estime conveniente.
[Ciudad], [fecha de emisión]
_______________________ [Nombre del representante autorizado] [Cargo] [Sello de la empresa]
Buenas prácticas para estandarizar la emisión en tu empresa
- Digitaliza el proceso. Tener una plantilla editable (Word o generada desde tu sistema de RRHH) reduce el tiempo de respuesta y evita errores de tipeo en fechas o cargos.
- Centraliza las solicitudes. Define un solo canal (correo, ticket interno, formulario) para pedir constancias y certificados, así puedes hacer seguimiento a los tiempos de respuesta.
- Capacita a quien firma. La persona autorizada a firmar debe conocer qué información es correcta incluir y qué no, especialmente en casos de ceses sensibles.
- Ten presente los derechos del trabajador. Emitir estos documentos a tiempo y sin trabas forma parte de una gestión de RRHH respetuosa de los derechos laborales. Puedes repasar el marco general en beneficios y derechos laborales en Perú.
Si buscas cómo redactar la solicitud desde la perspectiva del trabajador —por ejemplo, para explicarle a tu equipo qué puede esperar cuando la pide—, revisa también constancia de trabajo en Perú: qué es y cómo pedirla, que cubre este mismo tema desde el otro lado de la relación laboral.
Conclusión
Diferenciar la constancia del certificado de trabajo —y tener modelos estandarizados listos para ambos— facilita la respuesta del área de RRHH ante una de las solicitudes más frecuentes que recibe de sus colaboradores, actuales y ex trabajadores. Lo más importante es mantener el contenido objetivo, evitar valoraciones negativas o motivos de cese que puedan perjudicar al trabajador, y dejar registro de cada documento emitido. Una gestión documentaria ordenada en este punto reduce reclamos, agiliza los trámites de tus colaboradores y refuerza la reputación de tu empresa como empleador.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a emitir la constancia o el certificado de trabajo?
Sí, cuando el trabajador lo solicita, tanto durante la relación laboral vigente como al finalizar el vínculo [verificar dato]. Negarse sin justificación puede generar reclamos ante la autoridad laboral competente.
¿Puedo cobrar por emitir estos documentos?
No es una práctica recomendada. Se trata de un documento vinculado a los derechos del trabajador, y cobrar por su emisión puede generar cuestionamientos [verificar dato].
¿Puedo incluir el motivo del cese si fue por una falta grave?
Puedes consignar el motivo de forma neutral y objetiva (por ejemplo, “término de la relación laboral por decisión del empleador”), pero evita agregar valoraciones o detalles que puedan perjudicar al trabajador en futuros procesos. Si tienes dudas sobre un caso específico, consulta con tu equipo legal.
¿Qué pasa si el trabajador pide corregir un dato del documento?
Verifica la información en tu sistema de RRHH o en el contrato original y, si el reclamo es válido, emite una versión corregida a la brevedad. Mantener buena disposición ante estas solicitudes evita conflictos innecesarios.
¿La constancia y el certificado reemplazan a la carta de recomendación?
No. La constancia y el certificado acreditan hechos objetivos del vínculo laboral. La carta de recomendación es un documento distinto, de carácter voluntario, donde la empresa expresa una valoración positiva del desempeño del trabajador. Revisa carta de recomendación laboral: ejemplos y plantillas si tu empresa quiere ofrecer también este tipo de documento.
¿Debo emitir el documento aunque el trabajador tenga un proceso disciplinario pendiente?
La emisión de la constancia o el certificado de trabajo es independiente de otros procesos internos. Si tienes dudas sobre cómo proceder en un caso particular, consulta con tu equipo legal antes de negar o condicionar la entrega del documento.