Baja de accesos al cese: control conjunto entre RR. HH. y TI
Coordina el cese con inventario de cuentas, secuencia de revocación, excepciones y evidencia de cierre entre RR. HH. y TI.
Un cese registrado en planilla no desactiva correo, nube, VPN, aplicaciones ni accesos del proveedor. La baja requiere una orden trazable entre RR. HH., jefatura, TI, seguridad y terceros.
El objetivo es retirar privilegios a tiempo sin destruir evidencia o información empresarial necesaria.
Aviso: este contenido es informativo y no sustituye asesoría laboral, legal o de seguridad. Ajusta la secuencia al tipo de cese, riesgo y obligaciones aplicables.
Qué dispara la baja y quién autoriza
Define eventos: renuncia, vencimiento, despido, mutuo acuerdo, fallecimiento, término de destaque, cambio de proveedor o movilidad interna. No uses solo “fecha de planilla”.
RR. HH. confirma evento y momento; jefatura identifica funciones y datos; seguridad define urgencia; TI ejecuta; dueño de aplicación valida. Nadie debería solicitar y aprobar su propia excepción.
El nuevo Reglamento de Protección de Datos Personales refuerza controles de acceso y responsabilidad proactiva. Una cuenta activa sin necesidad amplía exposición.
Orden de baja
Registra persona, identificadores, fecha y hora efectiva, tipo de cese, nivel de riesgo, activos, aplicaciones, responsables y restricciones de comunicación. Usa un ID único para relacionar tickets.
Mantén un canal urgente para ceses no programados. La confidencialidad no debe impedir que TI reciba la información mínima a tiempo.
Inventario de cuentas, roles y activos
Construye inventario desde identidad central, aplicaciones, dispositivos, llaves, tarjetas, firmas, repositorios, grupos, API, cuentas de servicio y accesos de terceros. Concilia con jefatura y registros de autenticación.
| Elemento | Dueño | Acción |
|---|---|---|
| Identidad central | TI | Bloquear sesión y credenciales |
| Aplicación | Área | Revocar rol y reasignar tareas |
| Dispositivo | Activos | Recuperar y preservar |
| Token o llave | Seguridad | Revocar o rotar |
| Cuenta compartida | Dueño | Eliminar práctica o rotar |
No dependas de una lista manual histórica. Integra altas, cambios y bajas, y realiza descubrimiento de cuentas huérfanas.
Incluye accesos personales autorizados a redes sociales, dominios y plataformas de proveedores. El correo corporativo puede ser método de recuperación de otros servicios.
Secuencia según tipo de cese y riesgo
Para un cese programado, prepara tareas y ejecuta en el momento autorizado. Para alto riesgo o salida inmediata, coordina bloqueo simultáneo, preservación y recuperación de activos.
Secuencia orientativa:
- confirmar autoridad y hora;
- preservar según instrucción legal;
- cerrar sesiones y revocar identidad;
- retirar roles, tokens y accesos físicos;
- reasignar flujos y propietarios;
- recuperar activos;
- verificar logs y cuentas residuales.
No borres buzón o archivos automáticamente. Define custodia, acceso excepcional y conservación con privacidad y legal. Un respaldo no autoriza a la jefatura a leer comunicaciones sin control.
Cambio interno
Un traslado también requiere baja de privilegios anteriores. Añadir el rol nuevo sin retirar el anterior crea acumulación. Programa recertificación después del cambio.
Excepciones, accesos compartidos y terceros
Las excepciones necesitan finalidad, alcance, responsable, aprobación y vencimiento. Si alguien requiere continuidad para transferencia, usa acceso supervisado o reasignación, no mantengas la cuenta del cesado.
Elimina cuentas compartidas. Si todavía existen, rota credenciales, identifica integraciones y crea identidades individuales. Registra impacto y plan de corrección.
Para contratistas, el dueño del contrato confirma término y lista de personas. Revoca tanto al proveedor como a usuarios individuales según corresponda.
El compendio oficial de protección de datos permite revisar seguridad, conservación y responsabilidades.
Errores frecuentes:
- ejecutar solo la baja de correo;
- esperar el cierre de planilla;
- borrar antes de preservar;
- mantener cuentas para “por si acaso”;
- olvidar aplicaciones de área y proveedores;
- no tratar movilidad interna como cambio de acceso.
Evidencia de cierre y revisión posterior
TI entrega evidencia por sistema: acción, hora, ejecutor, resultado y excepción. RR. HH. verifica activos; jefatura confirma reasignación; seguridad revisa actividad posterior.
Conciliación al día siguiente
Compara el listado del cese con directorio, correo, VPN, aplicaciones críticas, accesos físicos y proveedores. Incluye alias, correos secundarios y cuentas creadas por el área. Las diferencias se abren como incidencias, no se corrigen sin registro.
Revisa intentos posteriores al bloqueo. Un intento puede ser sesión automática o riesgo real; seguridad clasifica antes de concluir. Preserva logs y rota secretos relacionados cuando el acceso era compartido.
Preservación y privacidad
Define por escrito qué buzón, archivo o dispositivo debe conservarse y quién puede consultarlo. El dueño de área recibe documentos empresariales necesarios mediante un proceso controlado, no la contraseña del ex trabajador.
La conservación debe permitir atender los derechos ARCO orientados por la ANPD sin mantener cuentas activas ni accesos innecesarios.
Configura respuesta automática y reasignación sin divulgar el motivo del cese. Limita el periodo y revisa mensajes personales o datos de terceros con asesoría.
Indicadores del control
Mide bajas ejecutadas a tiempo, cuentas residuales, excepciones vencidas, activos pendientes y aplicaciones fuera del inventario. No premies rapidez si la ejecución elimina evidencia o interrumpe obligaciones críticas.
Analiza causas: alta manual, dueño ausente, identidad duplicada o proveedor sin API. Cada causa necesita una mejora y fecha.
Prueba semestral
Usa una identidad ficticia con accesos representativos y ejecuta el flujo en horario normal y de contingencia. Confirma que la orden llega, las sesiones cierran y el reporte se genera. Elimina el usuario de prueba al terminar.
Incluye un tercero y una movilidad interna. Así se detecta si el proceso depende demasiado de planilla o correo.
Presenta el resultado a los dueños de aplicaciones y actualiza el inventario. Una cuenta descubierta durante la prueba debe incorporarse al flujo, no quedar como excepción conocida.
Si la prueba falla, asigna contención temporal y repítela solo después de corregir completamente la causa. Conserva ambos resultados para demostrar mejora.
Realiza una prueba de acceso controlada, consulta logs y busca cuentas por identificadores alternativos. No uses credenciales del ex trabajador para probar.
Dependencias que aparecen después del cese
Algunas cuentas siguen activas porque ejecutan integraciones, administran calendarios o poseen archivos compartidos. Identifícalas antes de revocar y transfiere propiedad a una cuenta institucional; no mantengas la identidad del extrabajador como solución técnica. Registra cada dependencia, responsable y fecha de resolución.
Revisa también tokens, sesiones móviles, reglas de reenvío, repositorios y accesos de proveedor. La confirmación de baja debe provenir del sistema correspondiente, no solo del ticket cerrado. En la revisión posterior, busca autenticaciones o cambios realizados después de la fecha efectiva. Si aparecen, preserva evidencia, limita el acceso y activa el procedimiento de incidente que corresponda.
Registra incidentes y causas. Audita mensualmente una muestra entre ceses y cuentas activas. Conecta el proceso con transferencia de conocimiento, entrevista de salida y acceso y retención de datos.
El caso cierra cuando la organización demuestra que retiró privilegios, preservó lo necesario y corrigió cualquier cuenta residual.